辦公室管理形成性考核冊

1、. .2013 年電大（清昕版 ) 辦公室管理形成性考核冊答案小 雨作業(yè) 11一、將辦公室實務工作的簡要容填入下列表格，容基本相同的填在一行中。辦公室實務工作一覽表序 國一般性國外一般性國企業(yè)（含外企）1文書撰寫 按上司的口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會談、會議容2文書制作 復印資料。打印文稿及表格3文書處理 在權限按自己的意思發(fā)出信函。信函和的處理。4檔案管理 檔案管理。5會議組織 安排會議事務，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議容。6調查研究 協(xié)助上司準備書面的財務報告、研究報告。7信息資料 準備好公司要公開的資料；收集及整理各種信息8信訪工作 替上司接洽外界人士。例如記

2、者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪。9接待工作 接待來訪賓客；接待賓客和員工的來訪。10 協(xié)調工作 以往來維持和外界的良好公共關系。（空）11 督查工作 督導一般職員或速記員。（空）12 日程安排 替上司定約會并做好記錄；（空）13 日常事務 "閱讀并分類信件通訊事務、；14 辦公室管理 （空）辦公室環(huán)境的布置和整理 , 保管辦公室設備及用品15 其他臨時交辦的事項 -以速記記下上司交待的事項；執(zhí)行上司交辦事項16 （空）替上司申報交納所得稅及辦理退稅。（空）17（空）（空）外出辦事，如銀行、郵局等。2 公用易耗品主要包括哪些？辦公用易耗品主要有：（ 1）信封、紙； （2）軟盤、光

3、盤等； （ 3）鉛筆； （4）圓珠筆； （5）簽字筆或鋼筆； （6）修正液或修正帶； （7）印盒； （8）各種小型機器，word 教育資料. .如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線） 、日期機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；（ 9）小刀；（10）日歷等；（ 11）其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。3 簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關系如何？文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。（1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作容，并思考以什么方法進行效率會最佳。（2）實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所

4、指示的工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預期的期限。（3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質的工作加以比較分析。其次，說明三個步驟之間的關系。三者的關系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查結果， 圍繞“計劃實施檢查”這樣一個滾動的過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。文員首先要仔細制定計劃， 然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴格檢查其結果， 使得這個結果對下一次的計劃有所幫助和啟示。word 教育資料. .4、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務）計劃書。5、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作

5、體會或對此工作方法的認識。1 請示方法和報告方法；2 計劃方法和總結方法；3 受意方法；4 傳達方法；5 進言方法；6 變通方法和擋駕方法；7 分工方法與合作方法。受意就是文員接受和領會上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤?（即領會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等， 易于文員判斷和領會） 和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。受意方法要注意：（1）善于領會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（4）必要時可以提問，直至

6、明了意圖為止，但不要打斷談話；word 教育資料. .（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。結合實際談體會。我曾經經歷過一件事情， 使我充分認識到， 在受意時，充分做好記錄的重要性。才開始工作時， 我到一家房地產公司當文員。有一天，總經理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介， 容要包括四個部分公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、 公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當時，我沒有經驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯得自己沒有能力， 而沒有去請示總經理。 只好憑自己大腦中的記憶寫，結果寫出來的簡介根本就不行。后來，我再次向總

7、經理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。注意：同學們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進行回答。但是要注意按照以上的思路作答； 而且要注意結合教材， 聯(lián)系實際作答。 既要簡要說明教材中的相關知識點， 又要結合實際談談自己的體會。 本題失分的原因大多是不結合實際談自己的感受，同學們在回答本題時要加以注意。作業(yè) 21 、從文員工作的角度對比說明打和接聽的異同。（1）都應先問好，再傳達自己的信息；（2）都應保持耐性、熱情的態(tài)度；word 教育資料. .（3）通話結束，應讓對方感受到自己愉快的心情；（

8、4）都應簡明扼要表達自己的意思。異：（1）打應首先查清楚對方的；接應等鈴響24 聲就接聽。（2）打應將重點部分在掛之前再確認一遍；接則沒有這一步。2. 怎樣做好為領導篩選的工作，主要做法有那些？需要掌握四個情況： 一是了解領導的工作。 二是了解領導的性格。 三是了解領導的意圖。四是了解領導的作息時間。平常做好來電目錄，對特殊的人，特殊的進行登記。最好有一本各單位的， 和其它單位領導人的本。 如果領導不在， 需要傳話的話，記錄下來，以防忘記。3、簡要回答分揀的一般標準。（1）按照收件人的分揀；（2）按照的重要性分揀；（3）按照收件部門的名稱分揀。4、怎樣處理上司不在時的？領導不在秘書處理信件或時

9、， 應該將公司和外來的信件或分開， 并把容大致記錄下來。主動與上司聯(lián)系， 告訴上司需要親自處理的或信件。 把信件或交給公司有權處理的人回復。把寄給上司的信件或連續(xù)編號。(1) 將公司和外來的信件或分開，并把容大致記錄下來。(2) 主動與上司聯(lián)系，告訴上司需要親自處理的或信件。(3) 把信件或交給公司有權處理的人回復。(4) 把寄給上司的信件或連續(xù)編號。(5) 把需要上司親自處理的信件或保存下來，并在通知發(fā)件人已收到的信中告訴對方何時可以得到回復。(6) 把積壓的信件或分別裝入紙袋中，標上“需要××處理”的字樣。5、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？（1）上司正在開會時

10、；“讓您久等，抱歉。他正在緊急會議中，無法離開，可不可以讓代理人與你先談？”（ 2）上司繁忙時； “真對不起， 某某（上司）現(xiàn)在正忙，放不下手邊的事。您看這樣好不好，改日再與您聯(lián)系，實在麻煩您，很抱歉。”（3）上司即將外出時；“對不起，某某先生（上司），word 教育資料. .已經安排好有事外出，現(xiàn)在正忙著，沒法與您見面。我們上司說讓您白跑一趟，真是不好意思，能否由我轉達留言。我叫××，是他的文員?！比缓髮⒘粞杂涗浵聛?。（ 4）遠道來訪或有重要事情的來訪時。先告訴來訪者“他（上司）即將外出 ”再去通報上司。若上司指示代理人， 便向來訪者傳達“抱歉， 讓您久等，某某急著外出，

11、 但他請代理人與您見面。 請往這邊走 ”使對方能充分了解情況。作業(yè) 31、提高會議效率，文秘人員應注意那些方面，請列出相關要點。工作會議注意事項（1）、會議通知：會議通知的發(fā)放時間一般是會前一周發(fā)放，以便于參加會議的人員做工作計劃（緊急會議可以通知）。會議通知的容應包括如下幾項：會議標題：標題要簡潔、明了，要突出會議容。會議時間：具體開會時間，會議地點：具體開會地點（如果是在外部開會要具體詳細，最好附帶行車路線，在會議地點擺放指示牌）會議容：具體工作會議的容。參會人員：具體參加會議的人員。署 名：發(fā)文單位 / 部門的署名、日期（在通知的右下角）（ 2）、會議材料的準備：會議材料最好要提前一天準

12、備好。 3、會議會場布置： 、會議條幅：要提前一天制作好并認真仔細檢查條幅的容的正確性 （特別是要注意詞義的具體情境），最好在會議的前一天下午掛好 （會議在第二天上午召開） 或上午掛好（會議在當天的下午召開） ； 、音響、話筒 : 會議前一天要把音響、 話筒調試好（注意話筒的電池有無充足的電量，最好換未經使用的電池）； 、投影設備：會議前一天要調試好； 、桌椅位置的擺放：位置的擺放要講究次序，特別是領導的座次（具體情況具體分析，一般情況下領導是很在乎的，一定要小心哦），領導出席牌的排放位置。 、茶水：安排工作后勤人員的倒茶工作，領導到茶水到，工作后勤人員要具備基本的禮儀常識。 、簽到表：一般的

13、會議要準備簽到表，要求到會的各位簽到，一邊留底登記。 、會議紀要：一般會以結束后有會議記錄人員撰寫會議紀要，紀要會議的主要容，留底存檔，作為歷史資料。word 教育資料. .社會化大生產和快節(jié)奏生活要求節(jié)約會議成本， 提高會議效率，這也是企事業(yè)單位提高經濟和社會效率最本質的要求。 要提高會議效率， 文秘人員必須注意以下幾點：1、遵循法律法規(guī)2、合理確定會議目標3、確定必要的與會者4、減少會議數(shù)量5、縮小會議規(guī)模6、簡化會議程序7、縮短會議時間8、控制會議經費9、分析會議成本2、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預定表。日程安排計劃表的種類：（1）

14、年預定表。是企業(yè)在每年度例行的主要業(yè)務活動，及有關公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀念日、年休假等。一般于年初將整個年度的活動事項整理成表，再通知各部門。（2）月預定表、周預定表、日預定表。月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃， 以一個月為單位， 填寫該月要進行的會議、面談、出差、訪問等預定計劃。周預定表是一個月預定計劃中的一周計劃，此預定計劃比月預定表更詳細。日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定計劃， 進一步以時間為單位， 詳細地預定從早到晚的業(yè)務活動。各種預定表的編制請同學們參照教材P.166P.170 上的例子，編寫。3. 文秘人員應為上司的商務

15、旅行做好哪些準備工作？請列出工作要點。(1) 準備旅行計劃和旅館信息。旅行計劃表要說明出發(fā)和到達地點、是乘飛機還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達的日期及時間、座位情況、旅館情況。word 教育資料. .旅行計劃要準備三份， 一份給上司， 一份給他 ( 她) 的家人，一份給辦公室存檔。如果辦公室其他人想要并有權利要，應再額外準備一份。(2) 制定約會計劃。約會計劃表應該包括：城市名和省 ( 州) 名( 如果是國外旅行，寫明城市名和國家名 ) ，日期和時間，與上司約會者的、公司和地址，及任何備注或特別要提醒的事情。如果上司與某位洽談業(yè)務的人以前見過面， 要把當時記錄的檔案找出， 交給上司。(3) 為

16、商務洽談收集資料。把上司旅行中將要處理的每一個問題的文件準備好，如與某項要探討的問題有關的信件、 備忘錄及其他相關資料。 你可以用橡皮筋或大號回形針把所有相關的文件扎在一起，每一扎都要標得清清楚楚。(4) 決定旅行用品。把上司作商務旅行時需要帶的信箋信封和文具用品列出清單。打點行時按照清單檢查，這樣就不會落下任何東西。旅行用品一覽表·信紙、信封( 普通的、公司的、大號的 ) 、郵票·筆記本·地址目錄：、傳真等·日歷卡·世界各地時間表·國際表·文件夾·商業(yè)名片·聲像材料·手機、手提電腦、軟盤、微型

17、錄音機，或者是掌上電腦等·現(xiàn)金、私人與商業(yè)支票簿、私人與商業(yè)信用卡·相關檔案·旅行指南和地圖冊、旅行目的地的風土人情介紹·日程表、約會安排表、時間表和計劃表·護照、簽證等·鋼筆、鉛筆·回形針、剪刀、橡皮筋、透明膠帶、別針、尺子·圖章和印泥盒·急救藥盒(5) 行問題。上司也許想知道在飛機上可以免費帶多重和多大的行。文秘人員通過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人可了解這些信息。而且經word 教育資料. .常旅行的人總是增加他們的個人保險金以獲得毀壞、 損失的賠償。要準備隨身攜帶的行，有些。主管人員短途

18、旅行時隨身帶一只小提箱和一只公事包， 或者一只從旁邊打開有兩格的公文包?？梢园岩路旁谙赂?，這樣下飛機可直接去約會，而不必先去旅館放行。4、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？提神醒腦的服務。上司早上到公司上班或外出返回， 以及工作告一段落， 文員可適時端些飲料或準備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。私事方面的協(xié)助。協(xié)助的方法應視實際情況，其一是與業(yè)務有關的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項的時候雖然是上司的私事，但以為關系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。（2）純私人性請求時遇到這種情形

19、，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的關系來協(xié)助他解決私人的事務。財物管理。包括： （ 1）薪金收入管理薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)， 以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。（2）支票往來的管理最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致函，并做紀念保管。5舉辦一般規(guī)模的宴會，需要做哪些準備工作，請列出相關要點，并選擇其中某一項工作，做出較為具體的說明。舉辦一般規(guī)模

20、的宴會，需要做如下工作：1、 客人的選擇2、 確定時間3、 會場的選擇4、 擬訂菜單word 教育資料. .5、 寄發(fā)請柬6、 席次的排列以會場的選擇為例：決定舉行宴會后， 要及早選定會場。 會場的選擇應配合宴會的性質、客人的數(shù)目以及預算費用等，如果是新建筑物落成， 多半在自己公司舉行。 應注意下列幾點：1） 宴會的形式與氣氛2） 交通是否方便3） 場地大小是否合適4） 菜式有無停車場作業(yè) 41、簡要闡述社交話題的選擇。合適的話題包括：（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；（ 3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經

21、濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等；（5）積極、健康的生活體驗的話題；（6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。不合適的話題包括：（1）應當忌諱的話題。如個人私生活等 。（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。（ 3）過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習慣、信仰和政治觀點的分歧等。（4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應隨意發(fā)揮。（5）夸耀自己的話題。（6）庸俗的、的話題。（7）不宜談論的的話題。如涉及商業(yè)的話題。word 教育資料. .2、印章的使用主要有哪幾

22、種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用圍如何？印章的使用的主要形式為：（ 1）落款章；（ 2）更正章；（ 3）證見章；（ 4）騎縫章；（ 5）騎邊章；（ 6）密封章；（ 7）封存章。落款章、騎縫章、更正章的使用圍：（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。3、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。收文處理的程序：簽收和拆封登記分送擬辦批辦承辦催辦注辦。分送的基本原則：（1）屬于方針政策性的，關系本機

23、關工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告之類的文件，均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或處理；（2）屬于機關日常事務性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務的分工圍分送給有關部門或承辦人閱辦；（3）分送給機關領導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理；（5）在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門（或領導）多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。word 教育資料. .4、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。類型：（1）按問題特征立卷；（ 2）按作者特征立卷；（ 3）按文種特征立卷；（ 4）按時間特征立卷；（ 5）按地區(qū)特征立卷；（ 6）按通訊者特征立卷。按問題特征立卷的含義：將反映同一問題的文書組成案卷， 這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián)系和處理情況，運用最廣泛。5. 簡要說明電子文件歸檔的基本方法。（ 1）將應歸檔的最終版本的電子文件存入磁、 光介質上，脫機后可存放在別處；（2）采用數(shù)據(jù)壓縮工具對網絡上應歸檔的電子文件進行壓縮，然后刻入磁、光介質上，但采用壓縮工具的過程必須統(tǒng)一，規(guī)；（3）將確定要歸檔的電子文件