職位說明書的編制方法

1、職位說明書的制作方法1議 程n企業(yè)職能設計與職能分解n組織結構設計與工作設計n工作分析：目標/內(nèi)容/程序/方法n職位說明書：重要性/用途/格式/編制n案例解析與摹擬演練2過程框圖職能設計職能設計根本職能根本職能 / 關鍵職能關鍵職能職能分解職能分解機構設置機構設置工作設計工作設計工作分析工作分析職位說明書職位說明書工作標準工作標準3職能設計n什么是職能設計？n 對企業(yè)的經(jīng)營和管理業(yè)務進行總體設計，確定企業(yè)應當從事哪些生產(chǎn)經(jīng)營活動和管理業(yè)務，并規(guī)定其合理的結構比例。n職能設計是企業(yè)組織設計的第一道“工序思想是：n 因事定機構 因機構配人員4職能設計的作用n使企業(yè)的戰(zhàn)略任務和經(jīng)營目標在管理組織上得

2、到落實n為企業(yè)管理組織的框架設計提供依據(jù)n管理組織的各個層次、部門、職務和崗位，只是企業(yè)各項職能和業(yè)務的載體。 n先有職能 才有結構n不能先給病人吃藥，后診斷病情5職能設計的內(nèi)容n根本職能設計n關鍵職能設計n職能分解6根本職能設計n目的：對 人、財、物、信息等經(jīng)營資源 研、供、產(chǎn)、銷等經(jīng)營環(huán)節(jié)進行 系統(tǒng)、有效的管理。n參考國內(nèi)、國外較先進同類企業(yè)n應考慮的權變因素： 環(huán)境 戰(zhàn)略 技術 規(guī)模n案例一：7某投資管理公司根本職能n經(jīng)營開展戰(zhàn)略n財務審計n投資管理n資產(chǎn)運營管理n人力資源n行政辦公n經(jīng)營方案n公關與宣傳8建筑公司的根本職能n采購管理：n設備管理：n本錢管理：n施工管理：n質(zhì)量管理：n平

3、安管理：9房地產(chǎn)開發(fā)公司n工程前期n資金n設計n市場分析與營銷籌劃n工程監(jiān)理n銷售10練習一n寫出你所在公司的根本職能11關鍵職能設計n各項職能磚瓦材料/構件n關鍵職能承擔負荷量最大的構件n關鍵職能應配置在組織結構中心地位12關鍵職能確實定n如何確定？由企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略決定n確定關鍵職能應思考三個問題：n？為到達企業(yè)戰(zhàn)略目標，什么職能必須得到出色履行，取得優(yōu)異成績n？什么職能履行不佳，會使企業(yè)遭受嚴重損失，甚至危及企業(yè)生存n？對表達企業(yè)經(jīng)營宗旨具有重要價值的活動是什么13練習二n投資管理公司總部的關鍵職能？n你所在子公司的關鍵職能？n你所在部門的關鍵職能？14職能分解一n定義：將根本職能、關鍵職能

4、逐步分解 n 化為獨立、可操作的具體業(yè)務n目的：n將各項職能具體化 可執(zhí)行、可落實n 如：生產(chǎn)、營銷、財務 分解 具體業(yè)務n 分派 不同部門/人來負責n為后續(xù)組織設計工作提供前提條件n 部門劃分和組合；縱向：集權、分權；橫向：協(xié)調(diào)方式選擇；部門/崗位責任制；職務設計等15職能分解二n根本要求n業(yè)務活動的獨立性舉例n 不能把性質(zhì)不同的業(yè)務活動混合為一項活動n業(yè)務活動的可操作性舉例n防止重復和脫節(jié)舉例16職能分解三n職能分解的方法：逐級分解法 n一級職能-根本職能設計列出的職能n二級職能-為完成一級職能必須開展的n 幾方面管理工作n三級職能-由二級職能分解的具體業(yè)務n 活動 n案例二：某公司職能分

5、解例如17組織結構設計n縱向組織結構設計 管理層次/幅度；集權/分權；n橫向組織結構設計 部門/專業(yè)分工；橫向協(xié)調(diào)方式；橫向制約機制n職責與權限設計18工作設計n方法： 1、事件流法：把相互密切關聯(lián)的事件或活動歸并在一起形成一個工作 2、歸類法：把性質(zhì)完全相同或相似的活動歸并在一起，形成一個工作 3、目標分解法：把一個部門職能的總體目標分解為各個分目標，以分目標為中心設定工作。n原那么：n1、相對獨立，防止工作關系復雜化。n2、工作結果易于衡量/考核n3、防止任務重疊、交叉n4、有一定的深度和廣度n5、相對穩(wěn)定，防止頻繁調(diào)整n6、防止資格要求過高，找不到適宜的人選19工作分析n工作分析職務分析

6、：是以工作為對象，觀察和分析其內(nèi)容、責任、特征、必要的資格條件等，將其結果載入工作說明書職位說明書，判斷與其他工作的性質(zhì)差異的過程。n為管理活動提供信息7Wn工作分析技術是現(xiàn)代人力資源管理的根本技術和核心技術20工作分析術語n任務：為到達某一特定目的所進行的一項活動。n職責：一個人擔負的一項或多項任務組成的活動。n職位：由特定人所擔負的一個或數(shù)個職責組成，=崗位n工作：由一組主要職責相似的職位所組成 工作=職務n工作簇：由兩個或兩個以上的相似的工作組成。n職業(yè)：由不同時間內(nèi)不同組織中的相似工作組成。21工作分析的目標n組織管理n人力決策n聘用管理n績效考核n人力資源開發(fā)n薪資管理n工作評價22

7、工作分析工程一n一般資料分析1.工作名稱： 2.工作代碼： 3.工作地點：n工作實體分析1.主要目的2.工作任務分析3.工作責任分析4.督導與組織關系5.工作量分析23工作分析工程二n工作環(huán)境分析n工作的物理環(huán)境n工作的平安環(huán)境n人際與社會環(huán)境n聘用備件n任職條件分析1.教育培訓情況2.必備知識3.經(jīng) 驗4.心理素質(zhì)24工作分析設計n選擇有代表性、典型性的職位n確定工作分析工程和調(diào)查方法n制訂工作分析標準n 包括工作分析標準用語；工作分析工程標準n選擇信息來源：n 包括：任職人、管理者、客戶、工作分析人員、有關工作分析資料n選擇工作分析人員n 來源：參謀公司專家n 培訓內(nèi)部人員25工作調(diào)查方法

8、n觀察法：n 運用感覺器官或其他工具，觀察特定對象的實際工作動作和工作方式，并以文字、圖表、圖象記錄下來n訪談法：n 與任職人員面對面談話來收集信息和數(shù)據(jù)n 訪談問題舉例n問卷法： 由任職人員填寫經(jīng)過特 別設計的調(diào)查問卷n方法選?。?三種調(diào)查方法各有利弊， 根據(jù)實際情況選擇使用。26工作分析工具職位問卷n職位問卷是收集工作信息的根本工具n職位問卷框架n根本資料姓名、性別、年齡、職稱、 部門、學歷、職務、直屬主管、職等、職級、入職日期n工作時間調(diào)查正常工作時間、休息 時間、加班時間、出差情況、工作均衡27v工作內(nèi)容調(diào)查工作目標、工作概要、工 作程度 工作事項、各事項占全部工作時間的百分比，工作權

9、限和結果v工作責任調(diào)查風險控制責任、本錢控制責任、協(xié)調(diào)責任、指導監(jiān)督責任、組織管理責任、工作結果責任、決策范圍v任職資風格查最低學歷要求、知識多樣性、熟練期、工作復雜性、工作經(jīng)驗、文字知識、數(shù)學知識、工作靈活性、綜合能力28v工作強度調(diào)查工作壓力、精力集中程度、體力要求、創(chuàng)新與開拓、工作緊張程度、工作均衡性v工作環(huán)境調(diào)查工作環(huán)境舒適性、工作環(huán)境危險性等v 問卷設計要點v問卷應簡短、填寫起來簡單、方便v調(diào)查工程應為具有操作性的具體問題v用語標準、準確、通俗易懂，不能模棱兩可v不能面面俱到，應突出重點29問卷形式v開放式問卷v封閉式問卷v開放式與封閉式相結合工作問卷實例分析v開放式問卷實例v封閉式

10、問卷實例30工作說明書n又稱職務說明書，是根據(jù)工作分析得到的資料對工作的職務、條件以及責任的描述做成的正式文件。它的目的是在某些條件限制下確認工作的職責，并說明工作的范圍和內(nèi)容。n工作說明書是人力資源管理中最為重要的文件之一。31工作說明書的重要性n說明在公司內(nèi)誰應該負責什么工作n有助于在職者了解該職位的責任n幫助管理階層分析并改進公司的組織結構n作為職位評價、薪資調(diào)查以及建立薪資結構的根底32工作說明書的用途n人力規(guī)劃n人員招聘及甄選n人員任用及配置n薪資調(diào)查n薪資結構n員工培訓與開展n職業(yè)規(guī)劃n工作評價n職位分類n績效評估n目標管理方案n工作流程分析n組織研究33工作說明書格式n依情況不同

11、而異，根本由五大局部構成：n職位根本資料n主要目的n工作描述n工作環(huán)境n任職資格34職位根本資料n職位名稱n直屬主管n所屬部門n工資等級n工資標準n所轄人數(shù)n工作性質(zhì)n工作地點n職務分析日期n職務分析人35工作描述n工作概要：用簡練的語言說明工作的性質(zhì)、中心任務和責任n工作活動內(nèi)容：逐項說明工作活動內(nèi)容；各活動內(nèi)容所占時間百分比；活動內(nèi)容權限；執(zhí)行依據(jù)n工作職責：n工作結果：最好定量n工作關系：受誰監(jiān)督，監(jiān)督誰；此工作可晉升的職位、可轉(zhuǎn)換的職位以及可以升遷至此的職位；與哪些職位發(fā)生關系n運用設備和信息說明36任職資格n所需最低學歷n所需培訓時間/科目n從事本職工作和其他相關工作的年限和經(jīng)驗n一般能力：如方案、協(xié)調(diào)、實施、組織、控制、領導、公關等及需求程度n興趣愛好n個性特征：如情緒穩(wěn)定性、責任心、外向/內(nèi)向、支配性、主動性等n職位所需的性別、年齡特征n體能：視力、聽力、反響、耐力、體力37工作環(huán)境n工作場所：室內(nèi)/室外/其他特殊場所n工作環(huán)境的危險性：發(fā)生可能性；傷害程度；發(fā)生頻率；原因n職業(yè)?。嚎赡苄?輕重程度等n工作時間特性：正常工作時間、加班時間n工作的均衡性：是否忙閑不均及經(jīng)常性程度n工作環(huán)境舒適程度：溫度、濕度、粉塵、噪聲等38編制根本要求n內(nèi)容可依據(jù)職務分析目標加以調(diào)整，可繁可簡n可以用表格形式，也可采用表達型見范例n使用淺顯易懂的文字，用語要明確，不要