萬科集團(tuán)文書管理辦法(共6頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上萬科集團(tuán)文書管理辦法（MHKG-ZG-ZD-007）1. 目的為了適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理，做好公司公文管理工作，使之規(guī)范化和制度化，特制定本制度。2. 適用范圍萬科控股集團(tuán)有限公司及下屬各控股子公司。3. 術(shù)語與定義 無4. 職責(zé)4.1. 集團(tuán)綜合管理部4.1.1. 制訂和修訂萬科集團(tuán)文書管理辦法。4.1.2. 負(fù)責(zé)公文的收發(fā)、分發(fā)、傳遞、繕印、用印、歸檔、銷毀等。5. 程序和內(nèi)容5.1. 公文管理要求5.1.1. 公司公文是傳達(dá)國家的方針政策、發(fā)布指示、請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)和商洽工作，報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具，各部門必須認(rèn)真做好公文管理工作。5.1.2.

2、公文處理必須做到準(zhǔn)確、及時、簡便。公文由綜合管理部統(tǒng)一收發(fā)、分發(fā)、傳遞、用印、立卷、歸檔。5.1.3. 公文管理工作必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保公司機(jī)密。5.2. 公文主要種類5.2.1. 決定：對重要事項(xiàng)或重大行動作出安排，用“決定”。5.2.2. 決議：經(jīng)會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決議”。5.2.3. 通告：公布應(yīng)當(dāng)普遍遵守或周知的事項(xiàng)，用“通告”。5.2.4. 通知：發(fā)布規(guī)章制度，轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬部門的公文，批轉(zhuǎn)下級部門的公文，要求下級部門辦理和需要周知或共同執(zhí)行事項(xiàng)，用“通知”。5.2.5. 通報(bào)：表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要情況，用“通報(bào)”。5.2.6. 報(bào)告：向上

3、級部門、領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，反映情況，提出建議，用“報(bào)告”。5.2.7. 請示：向上級請求指示、批準(zhǔn)，用“請示”。5.2.8. 批復(fù)：答復(fù)請示事項(xiàng)或?qū)ο录壊渴鸸ぷ鳎谩芭鷱?fù)”。5.2.9. 會議紀(jì)要：傳達(dá)會議議定事項(xiàng)和主要精神，要求與全公司共同遵守執(zhí)行，用“會議紀(jì)要”。5.2.10. 工作志：記錄日、周、月工作情況（包括工作安排、工作進(jìn)度、工作業(yè)績、工作設(shè)想與建議等），用“工作志”。5.2.11. 工作計(jì)劃：進(jìn)行本年、季、月、周工作安排，用“工作計(jì)劃”。5.2.12. 函：平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門請示批準(zhǔn)等詢問或答復(fù)問題，用“函”。5.2.13. 以公司名義簽訂的合同（

4、協(xié)議）。5.3. 公文格式5.3.1. 公文一般由標(biāo)題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、審核人、秘密等級、緊急程度、抄報(bào)單位、正文、附件、印章、發(fā)文時間、抄送單位、附注等部分組成。5.3.2. 公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，一般應(yīng)注明發(fā)文機(jī)關(guān)和公文種類。除批轉(zhuǎn)規(guī)章制度外，一般不加書名號和其他標(biāo)點(diǎn)符號。5.3.3. 發(fā)文字號，包括公司代字、年號、順序號。公司各類發(fā)文標(biāo)準(zhǔn)文號規(guī)定如下：5.3.3.1. 股東會、董事會紀(jì)要、決議：標(biāo)明第幾屆第幾次股東會、董事會.5.3.3.2. 總裁辦公會會議紀(jì)要：萬科總*年第*號.5.3.3.3. 公司上報(bào)文件：萬科請*年第*號5.3.3.4. 公司下發(fā)文件：萬

5、科發(fā)*年第*號5.3.4. 公文一律加蓋印章，上報(bào)的公文，應(yīng)注明簽發(fā)人。5.3.5. 秘密公文應(yīng)分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。5.3.6. 緊急公文分別標(biāo)明“特急”、“急”。5.3.7. 請示一般只寫一個主送部門，如需同時送其他部門，應(yīng)用抄報(bào)形式。5.3.8. 公文如有附件，應(yīng)在正文之后注明附件名稱和順序。5.3.9. 發(fā)文部門應(yīng)寫全稱和規(guī)范化簡稱，幾個部門聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦部門排列在前。5.3.10. 會議通過的文件，應(yīng)在標(biāo)題之下、正文之前注明會議名稱和通過日期。5.3.11. 公文紙一般用A4大小，在左側(cè)裝訂，文字一律從左至右橫寫橫排。5.4. 公文處理5.4.1. 收文處理5.4

6、.1.1. 公文處理一般包括登記、分發(fā)、批示、承辦、催辦、擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序。5.4.1.2. 文件收發(fā)、傳真，由公司綜合管理部專人詳細(xì)登記，包括：日期、編號、份數(shù)、文件名、發(fā)件部門、收件單位（附表1：收文登記表；附表2：發(fā)文登記表）。5.4.1.3. 凡需辦理的公文，綜合管理部應(yīng)根據(jù)內(nèi)容和性質(zhì)送總裁、副總裁或交有關(guān)部門辦理，并提出辦理時限。5.4.1.4. 公文報(bào)批的有關(guān)程序詳見關(guān)于文件、合同報(bào)批程序的有關(guān)規(guī)定。5.4.1.5. 經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示需要傳閱的文件，或總裁、綜合管理部認(rèn)為有必要在公司各部門間或某幾個部門/個人間傳閱的文件，由綜合管理部負(fù)責(zé)安排傳閱。

7、文件傳閱使用文件流轉(zhuǎn)單（附表4），文件流轉(zhuǎn)單內(nèi)容包括：編號、緊急程度、經(jīng)辦人、文件名稱及說明、總裁批示、各部門/人員意見反饋和辦理結(jié)果說明。5.4.1.6. 流轉(zhuǎn)文件的緊急程度分為三個等級：一般、急、特急。緊急程度為“一般”的文件：應(yīng)于四個工作日內(nèi)辦理完畢并反饋意見；緊急程度為“急”的文件：應(yīng)于2個工作日內(nèi)處理完畢。如不能辦完，綜合管理部應(yīng)向送閱人說明原因；緊急程度為“特急”的文件，應(yīng)隨到隨辦，最遲于當(dāng)日辦理完畢。5.4.1.7. 需傳閱的文件由綜合管理部專人送閱，各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門員工傳閱、簽字后退還送閱人。5.4.1.8. 公司領(lǐng)導(dǎo)批閱后，明確指定交某部門或個人辦理的文件，要及時按批示意

8、見轉(zhuǎn)給有關(guān)部門或個人處理，處理結(jié)果通過文件督辦事項(xiàng)回告單（附表5）向領(lǐng)導(dǎo)反饋。文件督辦事項(xiàng)回告單包含文件編號、限期、領(lǐng)導(dǎo)批示和處理結(jié)果或意見反饋等項(xiàng)目，辦理部門或個人應(yīng)嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)的批示在規(guī)定期限內(nèi)辦理。一般文件應(yīng)在四個工作日內(nèi)處理完畢并將辦理結(jié)果通過文件督辦事項(xiàng)回告單反饋給交辦領(lǐng)導(dǎo)；領(lǐng)導(dǎo)要求抓緊辦理的文件，應(yīng)在兩個工作日內(nèi)處理完畢；領(lǐng)導(dǎo)要求緊急處理的文件，應(yīng)當(dāng)天辦理。綜合管理部保存文件督辦事項(xiàng)回告單的存根聯(lián)，經(jīng)辦人員應(yīng)按限期要求催辦，以免漏辦或延誤。5.4.1.9. 交有關(guān)業(yè)務(wù)部門辦理的公文，綜合管理部應(yīng)根據(jù)辦理時限檢查催辦，防止漏辦和延誤，凡逾期延誤或漏辦者，部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。5.4

9、.2. 發(fā)文處理5.4.2.1. 草擬公文必須符合下列要求：5.4.2.1.1. 要符合公司的規(guī)章制度及有關(guān)規(guī)定，如提出新的政策規(guī)定，應(yīng)加以說明。5.4.2.1.2. 情況要具體，觀點(diǎn)要明確，內(nèi)容要全面，表達(dá)要規(guī)范，條理要清楚，層次要分明，文字要精練，書寫要工整，標(biāo)點(diǎn)要正確，篇幅要簡短。5.4.2.1.3. 人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確，時間應(yīng)寫具體的年月日。5.4.2.1.4. 公文中的數(shù)字，除發(fā)文字號、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號、百分比、專用術(shù)語和其他必須用阿拉伯?dāng)?shù)字者外，一般用漢字書寫，在同一公文中，數(shù)字的使用要前后一致。5.4.2.2. 公司發(fā)文由總裁簽發(fā)，其他部門發(fā)文，由部門經(jīng)理簽發(fā)。5.

10、4.2.3. 凡以公司名義對外行文并需要打印者，經(jīng)辦人員必須以公司發(fā)文稿紙草擬文稿，由部門負(fù)責(zé)人審閱并經(jīng)公司總裁審批簽發(fā)后，綜合管理部才能受理。5.4.2.4. 行文部門在將公文送領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)之前，應(yīng)認(rèn)真做好審核工作，審核的重點(diǎn)為：是否需要行文，公文內(nèi)容，文字表達(dá)，文種使用，格式等是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定，然后上報(bào)總裁、部門經(jīng)理。5.4.2.5. 凡以公司名義簽訂的合同（協(xié)議），按關(guān)于文件、合同報(bào)批程序的有關(guān)規(guī)定履行報(bào)批手續(xù)。合同（協(xié)議）簽訂后，須將合同審批單及合同（協(xié)議）原件及時交回綜合管理部存檔并辦理登記手續(xù)；5.4.2.6. 各部門需打印的材料，由各部門擬好草稿，經(jīng)部門經(jīng)理簽字，交綜合管理

11、部專人負(fù)責(zé)，打印人員根據(jù)擬稿人的要求負(fù)責(zé)保密。印制前必須明確發(fā)放范圍和份數(shù)，并在密級后標(biāo)明。5.4.2.7. 打印文稿時，應(yīng)按原稿打印，不得擅自改動，如發(fā)現(xiàn)原稿有明顯錯誤或書寫不清時，應(yīng)主動與擬稿人及審批人聯(lián)系修改。5.4.2.8. 秘密公文不得翻印、轉(zhuǎn)發(fā)，傳遞秘密公文時，必須采取相應(yīng)的保密措施，確保文件安全。5.4.2.9. 發(fā)傳真時要保存底稿，收傳真時一般要將傳真件復(fù)印，傳真件留底（機(jī)密文件除外），復(fù)印件送收件人。5.4.2.10. 文件（物品）的快遞（郵寄）由綜合管理部專人負(fù)責(zé)，有關(guān)憑證應(yīng)妥善保存。原則上，遞送底單的留存期限為一年。5.5. 文件的管理5.5.1. 文件傳遞過程中，必須辦理登記、簽收等手續(xù)。公文辦完后，應(yīng)及時送綜合管理部專人歸檔管理。5.5.2. 各部門工作中形成的文書，包括文件、會議記錄、決議、照片、圖表、錄音、錄像等有保存價值的資料，都必須由承辦人收集齊全，分類整理，及時送綜合管理部歸檔。5.5.3. 公文立卷應(yīng)根據(jù)其特征、相互聯(lián)系和依存價值分類整理，保證齊全完整，正確反映部門主要情況，便于保管、查找、利用。5.5.4. 沒有存檔價值和存查必要的公文經(jīng)過鑒別并報(bào)綜合管理部經(jīng)理批準(zhǔn)，可定期銷毀，銷毀秘密公文要進(jìn)行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷。5.6. 附則。5.6.1. 本制度自 年