企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)對(duì)內(nèi)部控制要素的影響

1、企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)對(duì)內(nèi)部控制要素的影響    內(nèi)部控制是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要內(nèi)容，COSO（Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission）將內(nèi)部控制定義為合理保證單位經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的效益性、財(cái)務(wù)報(bào)告的可靠性和法律法規(guī)的遵循性而自行檢查、制約和調(diào)整內(nèi)部業(yè)務(wù)活動(dòng)的自律系統(tǒng)。企業(yè)達(dá)成內(nèi)部控制目標(biāo)所必需的要素包括控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息溝通、監(jiān)督，這五個(gè)要素的關(guān)系如圖1所示：圖1隨著越來(lái)越多的企業(yè)引入企業(yè)資源計(jì)劃（Enterprise Resource Planning，ERP）

2、系統(tǒng)，原有的人工控制系統(tǒng)需要轉(zhuǎn)化為人機(jī)協(xié)同控制系統(tǒng)，以完成內(nèi)部控制所要達(dá)到的目標(biāo)。本文在探討引入ERP系統(tǒng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制理論框架及其要素影響的基礎(chǔ)上，對(duì)如何將ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制系統(tǒng)相整合提出了自己的看法和建議。（一）對(duì)控制環(huán)境的影響?？刂骗h(huán)境指企業(yè)的控制氛圍，是內(nèi)部控制的基礎(chǔ)。ERP系統(tǒng)在以下幾方面對(duì)企業(yè)的控制環(huán)境具有積極的影響：（1）員工的道德觀。員工的道德觀是企業(yè)文化層面的內(nèi)容，ERP系統(tǒng)作為管理信息系統(tǒng)，似乎與企業(yè)文化沒(méi)有直接關(guān)系，但ERP系統(tǒng)是一套鉤稽關(guān)系嚴(yán)密、各職能間關(guān)系密切的信息共享系統(tǒng)，其造成的工作環(huán)境和氛圍有利于管理層塑造誠(chéng)實(shí)的企業(yè)文化。（2）員工的勝任能力。ERP系統(tǒng)中固化

3、了很多預(yù)測(cè)和執(zhí)行方法，可以幫助員工提高計(jì)算速度模擬能力，大大提高員工的勝任能力。（3）董事會(huì)或?qū)徲?jì)委員會(huì)。如董事會(huì)是否獨(dú)立于管理層，審計(jì)委員會(huì)、獨(dú)立董事是否能夠完成其監(jiān)督職責(zé)。這一點(diǎn)是超越ERP系統(tǒng)能力范圍之外的。（4）管理哲學(xué)和經(jīng)營(yíng)方式。通常認(rèn)為，ERP系統(tǒng)的建設(shè)過(guò)程，就是企業(yè)從粗放式經(jīng)營(yíng)向集約化經(jīng)營(yíng)的轉(zhuǎn)變過(guò)程。ERP系統(tǒng)的實(shí)施，標(biāo)志著企業(yè)的管理哲學(xué)和經(jīng)營(yíng)方式向精確、快速、量化的轉(zhuǎn)變。（5）組織結(jié)構(gòu)。ERP系統(tǒng)可以通過(guò)業(yè)務(wù)流程重組來(lái)改變企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)。在系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，ERP系統(tǒng)首先解決組織結(jié)構(gòu)中的信息傳遞問(wèn)題；然后，解決業(yè)務(wù)流程的順暢與規(guī)范問(wèn)題；最后，潛移默化地使企業(yè)組織結(jié)構(gòu)走向合理化。

4、（6）授予權(quán)利和責(zé)任的方式。ERP系統(tǒng)的運(yùn)行要求企業(yè)有規(guī)范嚴(yán)格的授權(quán)體系，系統(tǒng)的登錄權(quán)、單據(jù)與報(bào)表的查詢(xún)權(quán)，每筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的審批權(quán)等，在系統(tǒng)中都有明確的授權(quán)、審批與執(zhí)行過(guò)程，并對(duì)所有的過(guò)程進(jìn)行記錄。ERP系統(tǒng)的實(shí)施極大地強(qiáng)化了這個(gè)環(huán)節(jié)。（7）人力資源政策和實(shí)施。ERP系統(tǒng)中的人力資源管理系統(tǒng)能夠?yàn)楣芾韺犹峁┤婵旖莸娜肆Y源信息，更好地執(zhí)行企業(yè)的人力資源政策。同時(shí)，ERP系統(tǒng)的引入本身也對(duì)控制環(huán)境提出了更高的要求，因?yàn)镋RP技術(shù)本身也會(huì)給企業(yè)帶來(lái)一定的風(fēng)險(xiǎn)，如程序或資料也有可能被不適當(dāng)?shù)匦薷?，系統(tǒng)中也可能會(huì)未經(jīng)授權(quán)進(jìn)行交易處理等，需要管理層充分認(rèn)識(shí)并分配足夠的資源去管理這些技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)

5、估。指企業(yè)對(duì)經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)報(bào)告、復(fù)合性目標(biāo)有影響的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)和外部風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別與分析，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估主要是為了協(xié)助企業(yè)及時(shí)制定和修正內(nèi)部控制措施，主要包括風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和風(fēng)險(xiǎn)分析。在風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別過(guò)程中，對(duì)于技術(shù)發(fā)展、競(jìng)爭(zhēng)格局、經(jīng)濟(jì)環(huán)境變化等外部風(fēng)險(xiǎn)，ERP系統(tǒng)的識(shí)別作用有限；對(duì)于內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別則可以起到很好的作用。因?yàn)镋RP系統(tǒng)有一部分報(bào)表與流程是專(zhuān)門(mén)用以分析內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)的，如庫(kù)存上下限分析、崗位與人員的契合度分析、訂單履約能力與盈利能力分析等。在風(fēng)險(xiǎn)分析過(guò)程中，ERP系統(tǒng)對(duì)于重要程度方面的問(wèn)題，如時(shí)間（如交貨期）、數(shù)量（如物料配套狀況）、金額（如成本波動(dòng)）等，可以直接得出量化數(shù)據(jù)供管理層參考；對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性，如銷(xiāo)

6、售預(yù)測(cè)誤差率、人員流失率等，ERP系統(tǒng)可以通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行結(jié)構(gòu)性分析、趨勢(shì)分析等，得出近似的可能性參考值；對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)管理途徑，ERP系統(tǒng)則不能直接給出解決辦法，系統(tǒng)只是預(yù)置盡可能多的參考方案，以便在提供分析結(jié)果后供管理人員選擇使用。應(yīng)當(dāng)看到，ERP系統(tǒng)在增強(qiáng)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估能力的同時(shí)，也增加了企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的內(nèi)容，如對(duì)提供實(shí)時(shí)信息的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行辨認(rèn)和管理，因此，應(yīng)當(dāng)考慮風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估中ERP系統(tǒng)自身相關(guān)內(nèi)容。（三）控制活動(dòng)。指確保管理層的指令得以實(shí)施的政策和程序，主要包括：（1）業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)。指將實(shí)際業(yè)績(jī)與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比較，將不同系列的數(shù)據(jù)相聯(lián)系，如經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)正是ERP系統(tǒng)的所長(zhǎng)，沒(méi)有ERP系統(tǒng)的幫助，

7、企業(yè)難以及時(shí)準(zhǔn)確進(jìn)行業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)。（2）信息處理。信息處理分為應(yīng)用控制和一般控制兩類(lèi)。應(yīng)用控制指?jìng)€(gè)人操作過(guò)程中的控制，如對(duì)輸入資料進(jìn)行檢查、對(duì)系統(tǒng)產(chǎn)生的非常規(guī)報(bào)告進(jìn)行處理。一般控制是關(guān)于應(yīng)用控制的政策和程序。ERP系統(tǒng)可以自動(dòng)進(jìn)行一定的應(yīng)用控制，而在一般控制方面，則需要增加有關(guān)ERP系統(tǒng)本身的內(nèi)容，如數(shù)據(jù)中心和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行控制、系統(tǒng)軟件的獲得和維護(hù)等。（3）實(shí)物控制。也稱(chēng)資產(chǎn)和紀(jì)錄接近控制，包括實(shí)物安全控制、計(jì)算機(jī)及數(shù)據(jù)資料接觸授權(quán)控制、定期盤(pán)點(diǎn)等。在實(shí)物控制領(lǐng)域，ERP系統(tǒng)不能提供較好的幫助，而且ERP系統(tǒng)本身會(huì)增加實(shí)物控制的內(nèi)容。（4）職責(zé)分離。將各種不相容職責(zé)分離，以防止員工單獨(dú)作業(yè)時(shí)從事或隱藏

8、不當(dāng)行為。一般來(lái)說(shuō)，應(yīng)將業(yè)務(wù)授權(quán)（管理功能）、業(yè)務(wù)執(zhí)行（保管職能）、業(yè)務(wù)記錄（會(huì)計(jì)職能）、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)（監(jiān)督職能）等職責(zé)分開(kāi)。ERP系統(tǒng)本身不能保障職責(zé)的分離，但在ERP系統(tǒng)職責(zé)劃分與授權(quán)體系下，可以利用系統(tǒng)的安全控制實(shí)現(xiàn)職責(zé)分離。    （四）信息溝通。指為了使員工履行其職責(zé)，企業(yè)必須識(shí)別、捕捉、交流內(nèi)外部的信息。ERP系統(tǒng)是一個(gè)提供內(nèi)部信息、規(guī)范內(nèi)部信息的系統(tǒng)，企業(yè)可以借鑒ERP系統(tǒng)擬定相關(guān)信息溝通制度，并將制度與數(shù)據(jù)的載體運(yùn)行于企業(yè)之中，通過(guò)ERP系統(tǒng)規(guī)范信息溝通制度的執(zhí)行。溝通包括使員工了解其職責(zé)、了解其工作如何與他人聯(lián)系、如何對(duì)上級(jí)報(bào)告例外情況等。

9、ERP系統(tǒng)可以通過(guò)其授權(quán)體系使員工了解自己的職責(zé)；通過(guò)參與業(yè)務(wù)流程、完成單據(jù)與報(bào)告，使員工了解自己的工作與他人的工作之間的關(guān)系。（五）監(jiān)督。也就是評(píng)價(jià)內(nèi)部控制運(yùn)行及改進(jìn)活動(dòng)進(jìn)行評(píng)價(jià)，包括持續(xù)監(jiān)控、獨(dú)立評(píng)價(jià)或兩者相結(jié)合。（1）持續(xù)監(jiān)控。持續(xù)監(jiān)控建立于單位內(nèi)部的業(yè)務(wù)循環(huán)當(dāng)中，包括日常的管理監(jiān)控活動(dòng)。如分部和總部采購(gòu)、生產(chǎn)和銷(xiāo)售部門(mén)之間的經(jīng)理保持日常經(jīng)營(yíng)聯(lián)系，對(duì)與他們觀點(diǎn)不同的報(bào)告提出質(zhì)疑，以保證相互間的監(jiān)督。ERP系統(tǒng)為持續(xù)監(jiān)控的實(shí)施提供了有力的幫助，對(duì)于保證持續(xù)監(jiān)控的客觀、科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)，有不可替代的作用。如ERP系統(tǒng)中的主生產(chǎn)計(jì)劃銜接銷(xiāo)售部門(mén)與生產(chǎn)部門(mén)、物料需求計(jì)劃銜接生產(chǎn)部門(mén)與采購(gòu)倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)、資金計(jì)

10、劃銜接業(yè)務(wù)部門(mén)與財(cái)務(wù)部門(mén)，相互之間的監(jiān)控以翔實(shí)的記錄為依據(jù)，以科學(xué)的計(jì)劃為準(zhǔn)繩，當(dāng)然可以實(shí)現(xiàn)持續(xù)有效的監(jiān)控。（2）獨(dú)立評(píng)價(jià)。獨(dú)立評(píng)價(jià)通常由內(nèi)部審計(jì)部門(mén)或人事部門(mén)執(zhí)行，對(duì)內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)和執(zhí)行情況進(jìn)行檢查評(píng)價(jià)，與有關(guān)人員進(jìn)行交流并收集改進(jìn)意見(jiàn)。ERP系統(tǒng)可以讓內(nèi)部審計(jì)人員快捷深入地了解業(yè)務(wù)流程與其間的控制體系，并在業(yè)務(wù)抽樣、正確性復(fù)核等方面節(jié)約部分工作量。    應(yīng)當(dāng)看到，使用ERP系統(tǒng)后，內(nèi)部審計(jì)人員需要更多地了解從交易發(fā)生到報(bào)表生成所有自動(dòng)以及人工過(guò)程，了解系統(tǒng)是如何捕捉對(duì)于報(bào)表而言的重大事件，并了解錯(cuò)誤可能發(fā)生的方式和環(huán)節(jié)。不僅如此，在監(jiān)督環(huán)節(jié)中，由于

11、大部分監(jiān)督信息是由ERP系統(tǒng)本身產(chǎn)生的，在利用該類(lèi)信息之前，需要對(duì)信息本身的正確性進(jìn)行審核。以上所述影響可歸結(jié)為下表：值得注意的是，在考慮ERP系統(tǒng)對(duì)于企業(yè)內(nèi)部控制的影響時(shí)，不能簡(jiǎn)單地把ERP系統(tǒng)當(dāng)作作用于企業(yè)管理體系的客體，因?yàn)镋RP系統(tǒng)本身就是企業(yè)管理系統(tǒng)的組成部分，許多管理思想和管理程序固化在ERP系統(tǒng)當(dāng)中。表1總之，ERP系統(tǒng)對(duì)于內(nèi)部控制的影響既有積極的一面，也有消極的一面。積極的一面在于，由于使用了先進(jìn)的信息技術(shù)，ERP系統(tǒng)可以按照確定的規(guī)則來(lái)執(zhí)行復(fù)雜的處理和計(jì)算，減少了處理過(guò)程中的錯(cuò)誤；ERP系統(tǒng)可以實(shí)時(shí)提供信息，增強(qiáng)了信息的時(shí)效性、可獲取性和正確性；ERP系統(tǒng)能夠顯著增強(qiáng)監(jiān)督的功

12、能，并通過(guò)系統(tǒng)的設(shè)定降低因勾結(jié)而遭破壞的可能性；通過(guò)對(duì)于應(yīng)用程序、資料庫(kù)和作業(yè)系統(tǒng)的安全控制，可實(shí)現(xiàn)有效的職能分工。消極的一面在于，系統(tǒng)程序本身可能出現(xiàn)錯(cuò)誤而不易被察覺(jué)；可能由于授權(quán)系統(tǒng)本身的缺陷造成未經(jīng)授權(quán)的使用、變更、毀損資料；如果使用者過(guò)多，可能會(huì)影響系統(tǒng)的安全等。具體說(shuō)來(lái)，建立引入ERP系統(tǒng)后的內(nèi)部控制系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)注意兩方面的問(wèn)題。一是從ERP系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程入手，重新進(jìn)行控制點(diǎn)設(shè)置和控制流程設(shè)計(jì)。內(nèi)部會(huì)計(jì)控制所涵蓋的控制內(nèi)容包括貨幣資金、實(shí)物資產(chǎn)、對(duì)外投資、工程項(xiàng)目、采購(gòu)與付款、籌資、銷(xiāo)售與收款、成本費(fèi)用、擔(dān)保等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)控制。人工業(yè)務(wù)控制流程是建立在這些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)循環(huán)之上的，ERP系統(tǒng)的引入對(duì)于這些業(yè)務(wù)流程產(chǎn)生了顯著的影響。因此，建立ERP系統(tǒng)環(huán)境下的人機(jī)協(xié)同內(nèi)部控制系統(tǒng)，需要針對(duì)發(fā)生改變的業(yè)務(wù)流程重新進(jìn)行控制點(diǎn)設(shè)置及控制流程設(shè)計(jì)，將控制流程整合到ERP系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理流程中去。二是在ERP系統(tǒng)引入后，不應(yīng)當(dāng)僅僅考慮ER對(duì)于原有內(nèi)控系統(tǒng)的過(guò)程性影響，還應(yīng)當(dāng)考慮計(jì)算機(jī)系統(tǒng)本身的內(nèi)部控制問(wèn)題。也就是說(shuō)，E