供應(yīng)商往來(lái)賬核對(duì)管理規(guī)定

1、鵬潤(rùn)投資（國(guó)美電器）有限公司經(jīng)營(yíng)管理手冊(cè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)分冊(cè)貨款結(jié)算管理子冊(cè)制度名稱供應(yīng)商往來(lái)賬核對(duì)管理規(guī)定文件編號(hào)鵬潤(rùn)財(cái)貨款結(jié)算003供應(yīng)商往來(lái)賬核對(duì)管理規(guī)定歸屬體系：鵬潤(rùn)投資（國(guó)美電器）有限公司經(jīng)營(yíng)管理手冊(cè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)分冊(cè)文件編號(hào)：鵬潤(rùn)財(cái)貨款結(jié)算003撰寫(xiě)單位：鵬潤(rùn)投資（國(guó)美電器）財(cái)務(wù)中心版 本：第一版生效日期：2004年4月1日機(jī)密等級(jí)： 機(jī)密 一般合計(jì)頁(yè)數(shù)：11頁(yè) 正文頁(yè)數(shù)：4頁(yè)附件個(gè)數(shù)： 6個(gè)制度正文目錄：目 錄頁(yè)次1、目的12、范圍13、名詞解釋14、職責(zé)15、作業(yè)內(nèi)容16、注意事項(xiàng)47、附件4總裁審批管理研究室審核撰寫(xiě)人1. 目的：為保證各公司與供應(yīng)商往來(lái)賬務(wù)記錄的完整、準(zhǔn)確，各管理部門能及

2、時(shí)掌握各分部與供應(yīng)商往來(lái)賬務(wù)的實(shí)際情況，特制定本規(guī)定。2. 范圍：2.1適用范圍：本規(guī)定適用國(guó)美電器各分部財(cái)務(wù)部、采銷部門。2.2發(fā)布范圍：鵬潤(rùn)投資（國(guó)美電器）各中心、各部門；各分部3. 名詞解釋：往來(lái)帳：為本規(guī)定的往來(lái)賬款具體指的是“應(yīng)付賬款（代銷商品款）、應(yīng)收降價(jià)款、應(yīng)收退殘款”，其他應(yīng)收款項(xiàng)不在此列。4. 職責(zé)： 無(wú)5. 作業(yè)內(nèi)容：5.1日常結(jié)款的往來(lái)賬核對(duì)A 代銷商品每月結(jié)款前必須核對(duì)清楚“代銷商品款”余額，否則禁止支付貨款；B 經(jīng)銷商品每次結(jié)款前必須核對(duì)該批商品的入庫(kù)明細(xì)，包括商品名稱、規(guī)格、數(shù)量和金額，核對(duì)無(wú)誤后才可繼續(xù)結(jié)算貨款。A. 經(jīng)銷商品需要核對(duì)“應(yīng)付賬款”、“應(yīng)收降價(jià)款”、

3、“應(yīng)收退殘款”三項(xiàng)內(nèi)容；B. 核對(duì)“應(yīng)付賬款”時(shí)應(yīng)結(jié)合財(cái)務(wù)的“商品入庫(kù)單”結(jié)算聯(lián)內(nèi)容相符，審核商品的入庫(kù)價(jià)格與廠家的供價(jià)是否一致；C. 核對(duì)“應(yīng)收降價(jià)款”時(shí)應(yīng)結(jié)合銷售部的“調(diào)價(jià)通知單”、“廠家確認(rèn)函”，應(yīng)仔細(xì)審核所調(diào)商品的規(guī)格型號(hào)、價(jià)格及數(shù)量。A. 代銷商品主要核對(duì)結(jié)算期內(nèi)的“代銷商品款”，結(jié)算期內(nèi)的實(shí)際銷售數(shù)量及金額；B. 代銷商品的核對(duì)依據(jù)有：業(yè)務(wù)的“進(jìn)貨申請(qǐng)單”、廠家的“送貨同行單”、庫(kù)房的“入庫(kù)單”、財(cái)務(wù)的“商品入庫(kù)單”結(jié)算聯(lián)；C. 業(yè)務(wù)的“進(jìn)貨申請(qǐng)單”、廠家的“送貨同行單”、庫(kù)房的“入庫(kù)單”三單應(yīng)該相互核對(duì)，保證與財(cái)務(wù)的“商品入庫(kù)單”結(jié)算聯(lián)內(nèi)容相符，以保證入庫(kù)商品的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、金

4、額等無(wú)誤。5.2定期與供應(yīng)商往來(lái)賬務(wù)的核對(duì) A. 按各分部的工作安排整理填寫(xiě)“往來(lái)賬務(wù)對(duì)賬函（附件7.1）”，并在每季賬務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)后的第七個(gè)工作日之前向供應(yīng)商發(fā)出；B. 當(dāng)結(jié)算人員收回經(jīng)供應(yīng)商財(cái)務(wù)確認(rèn)簽字蓋章后的對(duì)賬確認(rèn)函,按供應(yīng)商回函所記載的數(shù)據(jù)分類整理，并將回函存檔備查。A. 對(duì)供應(yīng)商回函中所載數(shù)據(jù)與公司數(shù)據(jù)存在差異的，由各分部根據(jù)實(shí)際工作情況與供應(yīng)商聯(lián)系對(duì)賬事宜，在季度終了后的第一個(gè)月20日前必須將有差異的賬務(wù)核對(duì)清楚，找出詳細(xì)原因并與供應(yīng)商協(xié)調(diào)解決；B. 賬務(wù)核對(duì)完畢各分部按往來(lái)賬務(wù)的核對(duì)情況，如實(shí)填寫(xiě)“國(guó)美電器（ ）分部第*季度往來(lái)賬務(wù)核對(duì)匯總表（附件7.2）”及“國(guó)美電器（ ）分部第*

5、季度往來(lái)賬務(wù)核對(duì)明細(xì)表（附件7.3）”，兩表經(jīng)本分部財(cái)務(wù)經(jīng)理、結(jié)算主管簽字確認(rèn)后，于季度終了后的第一個(gè)月25日前一同上報(bào)總部財(cái)務(wù)中心資金管理部；C. 結(jié)算會(huì)計(jì)在編制往來(lái)賬務(wù)核對(duì)匯總表及明細(xì)表時(shí)，將供應(yīng)商按品類進(jìn)行羅列，按供應(yīng)商回寄的函件及對(duì)賬后的結(jié)果，簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)明差異存在的原因及賬務(wù)核對(duì)后的處理結(jié)果，不能自行處理的應(yīng)及時(shí)向上級(jí)報(bào)告，說(shuō)明問(wèn)題的詳細(xì)情況及合理的建議。A. 在與供應(yīng)商往來(lái)賬務(wù)的核對(duì)中，因未達(dá)賬項(xiàng)造成的差異，按正常時(shí)間入賬，不需進(jìn)行具體的賬務(wù)調(diào)整；B. 在賬務(wù)核對(duì)中發(fā)現(xiàn)的因公司會(huì)計(jì)人員賬務(wù)數(shù)據(jù)錄入造成的差異，如：供應(yīng)商名稱、品類；商品數(shù)量、價(jià)格等，由往來(lái)賬務(wù)核對(duì)會(huì)計(jì)填寫(xiě)“國(guó)美電器（

6、 ）分部往來(lái)賬務(wù)修正申請(qǐng)單（附件7.4）”，報(bào)本分部結(jié)算主管、財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字確認(rèn)后，發(fā)送相關(guān)系統(tǒng)錄入員按審批結(jié)果于財(cái)務(wù)系統(tǒng)中給予更正；C. 因采購(gòu)人員采購(gòu)批單價(jià)格錯(cuò)誤造成的差異，由采購(gòu)人員重新填寫(xiě)采購(gòu)批單，報(bào)采購(gòu)經(jīng)理、總經(jīng)理等按授權(quán)審批，審批后的單據(jù)交財(cái)務(wù)部相關(guān)人員憑以進(jìn)行賬務(wù)處理；D. 在賬務(wù)核對(duì)中查明了詳細(xì)原因，但未與供應(yīng)商達(dá)成一致處理意見(jiàn)的，由對(duì)賬會(huì)計(jì)持“往來(lái)賬務(wù)核對(duì)明細(xì)表”通知采購(gòu)人員盡快協(xié)調(diào)辦理；E. 分部采購(gòu)人員未能及時(shí)協(xié)調(diào)解決或不能解決的，由分部結(jié)算會(huì)計(jì)匯總填寫(xiě)“國(guó)美電器（ ）分部遺留問(wèn)題及往來(lái)差異處理申報(bào)明細(xì)表（附件7.5）”，并在申報(bào)表中給出合適的處理建議和方法。申報(bào)表報(bào)經(jīng)分部

7、結(jié)算主管、財(cái)務(wù)經(jīng)理、采購(gòu)經(jīng)理、總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后，報(bào)總部采購(gòu)中心總（副總）經(jīng)理、資金管理部部長(zhǎng)、財(cái)務(wù)中心總（副總）經(jīng)理審核批復(fù)；F. 各分部采購(gòu)人員或結(jié)算會(huì)計(jì)根據(jù)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核批復(fù)的處理申報(bào)表，對(duì)往來(lái)款項(xiàng)中存在的問(wèn)題及差異給予調(diào)整及跟進(jìn)。A. 在各分部定期的往來(lái)賬務(wù)核對(duì)后，對(duì)所有相關(guān)賬務(wù)應(yīng)做到即對(duì)即止。即在每次賬務(wù)核對(duì)后，雙方財(cái)務(wù)人員應(yīng)對(duì)當(dāng)前賬務(wù)做到清楚明了，對(duì)所存在的差異以清單詳細(xì)列示備查（由各分部會(huì)計(jì)人員根據(jù)對(duì)賬情況自行制作），在下一次賬務(wù)核對(duì)時(shí)憑本次的差異清單即可對(duì)前期賬務(wù)一目了然；B. 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在“處理申報(bào)明細(xì)表”的審核中，可于表中相關(guān)欄內(nèi)簡(jiǎn)要說(shuō)明處理建議或方法，各分部按其審核批復(fù)后的最終

8、結(jié)果進(jìn)行差異調(diào)整或處理；C. 經(jīng)批復(fù)由其他分部協(xié)作解決的，由分部采購(gòu)人員與協(xié)作分部人員聯(lián)系跟蹤相關(guān)情況，得以解決的必須及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門進(jìn)行內(nèi)部往來(lái)賬務(wù)的處理；D. 對(duì)于差異問(wèn)題按批復(fù)辦法給予確認(rèn)，而供應(yīng)商不予承認(rèn)的相關(guān)款項(xiàng)，各分部不得擅自調(diào)整其賬務(wù)，各分部結(jié)算部應(yīng)暫時(shí)停止對(duì)該供應(yīng)商貨款的支付，直到采購(gòu)人員按批復(fù)意見(jiàn)與供應(yīng)商協(xié)調(diào)一致后方可恢復(fù)對(duì)供應(yīng)商貨款的結(jié)算；E. 供應(yīng)商不按期寄回對(duì)賬函或與供應(yīng)商預(yù)約對(duì)賬供應(yīng)商不予理會(huì)的，各分部結(jié)算部必須暫停與該供應(yīng)商往來(lái)款項(xiàng)的結(jié)算，由采購(gòu)人員協(xié)調(diào)解決雙方核對(duì)賬務(wù)后才能恢復(fù)辦理結(jié)算；F. 因采購(gòu)人員采購(gòu)批單價(jià)格錯(cuò)誤造成的差異，采購(gòu)人員須在2天內(nèi)重做批單給予糾正

9、，采購(gòu)人員不予糾正的，該筆貨款不得予以結(jié)算，并可采用恰當(dāng)?shù)姆绞较虿少?gòu)總監(jiān)、分部總經(jīng)理進(jìn)行反映，要求采購(gòu)人員及時(shí)糾正，直至采購(gòu)人員制作批單予以糾正后，方可恢復(fù)對(duì)該供應(yīng)商貨款的結(jié)算。6.注意事項(xiàng)：6.1所有結(jié)算人員應(yīng)該結(jié)合目前商品管理系統(tǒng)的實(shí)際情況認(rèn)真、仔細(xì)的核對(duì)同供應(yīng)商的往來(lái)款項(xiàng)，保證往來(lái)款的準(zhǔn)確無(wú)誤，及時(shí)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)款。對(duì)核對(duì)中出現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)查明原因進(jìn)行處理。6.2往來(lái)賬務(wù)對(duì)賬函的填寫(xiě)要求及注意事項(xiàng)必須以打印形式填寫(xiě)，禁止手寫(xiě)；“￥”，小寫(xiě)金額后必須填寫(xiě)大寫(xiě)金額；白項(xiàng)應(yīng)以“無(wú)”標(biāo)注。6.3對(duì)于發(fā)出的季度對(duì)賬函可以以傳真件形式收回，但年度往來(lái)賬務(wù)確認(rèn)函的原件必須保證全部在次年2月25日前收回。6.3收回的經(jīng)供應(yīng)商確認(rèn)簽字蓋章的季度對(duì)賬函和年度往來(lái)賬務(wù)確認(rèn)函，應(yīng)按供應(yīng)商回函所 記載的數(shù)據(jù)分類整理，并由結(jié)算組將回函存檔備查，視同公司重要文件管理。7.附件：7.1