互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代科技檔案資源開發(fā)利用工作的認(rèn)識(shí)與思考

1、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代科技檔案資源開發(fā)利用工作的認(rèn)識(shí)與思考科技檔案是科學(xué)技術(shù)檔案的簡(jiǎn)稱，“是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)形成的，對(duì)國(guó)家、社會(huì)、本單位和個(gè)人具有保存價(jià)值的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件”?？萍紮n案既是維護(hù)單位與個(gè)人信息利益、保障知識(shí)產(chǎn)權(quán)的重要內(nèi)容與依據(jù)，也是推動(dòng)科研活動(dòng)、提升創(chuàng)新能力的前提和基礎(chǔ)。作為一種重要的科學(xué)技術(shù)信息資源和知識(shí)資產(chǎn)，科技檔案的實(shí)際管理狀況卻不容樂觀，特別是1995年全國(guó)首屆企業(yè)檔案工作會(huì)議和1998年國(guó)務(wù)院機(jī)構(gòu)改革后，我國(guó)“企業(yè)檔案”概念日益強(qiáng)化而“科技檔案”概念日漸淡化，給我國(guó)科技檔案管理事業(yè)和日?？萍紮n案管理活動(dòng)帶來(lái)了負(fù)面影響15-16。近年來(lái)，隨著我國(guó)整體

2、科技實(shí)力的增強(qiáng)以及科技投入的增多，科技檔案的數(shù)量也日益增多，特別是+”環(huán)境下，如何充分利用最新信息技術(shù)開發(fā)科技檔案資源、服務(wù)一流科研研究，成為我國(guó)科技檔案管理機(jī)構(gòu)的重要使命。一、常前科技檔案資源開發(fā)利用工作面臨的主要問(wèn)題隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)的檔案資源開發(fā)利用方式已經(jīng)不能滿足多元的社會(huì)需求，當(dāng)前我國(guó)科技檔案管理工作存在的科技檔案管理思想落后、科技檔案管理分散、管理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)缺失、科技檔案監(jiān)督工作薄弱、科技檔案管理人才隊(duì)伍匱乏等狀況14-21，極大限制了我國(guó)科技檔案資源開發(fā)利用的整體水平。從影響科技檔案資源開發(fā)利用的角度看，主要有以下幾方面的問(wèn)題。1 .科技檔案管理體制機(jī)制問(wèn)題?？萍紮n案資源

3、開發(fā)利用工作涉及科技（科研）主管部門、檔案主管部門、科研項(xiàng)目承擔(dān)單位、科研團(tuán)隊(duì)或科研工作者、普通民眾等眾多的利益相關(guān)者，而依據(jù)現(xiàn)有的檔案法、科技檔案管理辦法等法規(guī)制度，檔案部門、科技主管部門和科技生產(chǎn)部門主要圍繞科技檔案的移交與提供憑證性服務(wù)來(lái)開展，并未對(duì)科技檔案資源的深度開發(fā)利用提出明確的規(guī)定?？萍紮n案管理體制存在的問(wèn)題導(dǎo)致科技檔案管理的職責(zé)與權(quán)限模糊，未能通過(guò)各方合力推進(jìn)科技檔案資源的有效開發(fā)利用。相關(guān)的調(diào)查表明，無(wú)論是科研機(jī)構(gòu)、高校或企業(yè)，在科技檔案管理的制度化建設(shè)以及權(quán)、責(zé)、利的劃分等方面，均存在不同程度的問(wèn)題81-8211-13。2009年，中央企業(yè)檔案工作會(huì)議之后，按照“出資人管理

4、”的原則，國(guó)家檔案局將中央企業(yè)檔案工作的直接指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查職能移交國(guó)務(wù)院國(guó)資委，這也導(dǎo)致了國(guó)家檔案局和地方各級(jí)檔案局對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案工作（含科技檔案管理工作）監(jiān)督工作的進(jìn)一步弱化。在高校，科技檔案特別是科研過(guò)程材料的收集、歸檔一直是難點(diǎn)37，這實(shí)際上隱含著科技檔案管理體制機(jī)制的缺陷所帶來(lái)的監(jiān)管乏力問(wèn)題。2 .科技檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)問(wèn)題?？萍紮n案工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)既是推動(dòng)科技檔案管理規(guī)范化的基層，也是科技檔案資源開發(fā)利用工作的前提。在國(guó)家層面，自科學(xué)技術(shù)檔案工作條例（1980）、科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定（1987）之后，國(guó)家層面未出臺(tái)過(guò)相關(guān)的規(guī)章制度，甚至未有修訂，導(dǎo)致相關(guān)部門有意修訂卻未能

5、實(shí)施15-16。作為科研產(chǎn)出的重要單位，高等院校的科技檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)也未能令人滿意。2012年，武漢大學(xué)信息管理學(xué)院科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理研究課題組的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，武漢大學(xué)、華中科技大學(xué)等華中地區(qū)五所高校均未制定本單位的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理規(guī)范，科技檔案的完整性、系統(tǒng)性缺乏保障91-92?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代，科技檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化也直接影響著科研文件的采集、著錄、整理、保存、利用、共享等管理環(huán)節(jié)的在線開展和集成服務(wù)，是不可忽視的重要問(wèn)題。3 .科技檔案的數(shù)字化程度及利用率低。不少科研單位注重顯在效應(yīng)，對(duì)技術(shù)設(shè)備、人力和物力等方面的科研投入很多，對(duì)科研活動(dòng)的副產(chǎn)品科研文件和科技檔案的重要性缺乏足夠的認(rèn)知

6、，導(dǎo)致這方面的投入偏少，這也影響了科技檔案數(shù)字化工作的開展。相關(guān)調(diào)查顯示，截至2011年，吉林省科技檔案數(shù)字化方面，僅有4%的立檔單位全部實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，24%的立檔單位實(shí)現(xiàn)了大部分的數(shù)字化工作，56%的立檔單位開展了部分?jǐn)?shù)字化工作，還有16%的立檔單位甚至沒有進(jìn)行數(shù)字化工作81。近年來(lái)，隨著國(guó)家對(duì)檔案數(shù)字化工作投入的增多，這一現(xiàn)象得到了好轉(zhuǎn)，但由于不少單位前期數(shù)字化的整理工作投入不夠，導(dǎo)致數(shù)字化之后的利用工作進(jìn)展緩慢，難以達(dá)到數(shù)字化的真正效果。二、加強(qiáng)科技檔案資源開發(fā)利用工作的策略1 .理順體制機(jī)制，明確各開發(fā)利用主體的權(quán)責(zé)范圍。體制機(jī)制不完善，一方面會(huì)使科技檔案管理處于比較混亂、無(wú)序的狀態(tài)，

7、甚至造成科技檔案的資產(chǎn)流失；另一方面又會(huì)抑制各方的開放利用熱情，影響科技檔案服務(wù)工作的進(jìn)一步開展。為此，我們首先應(yīng)當(dāng)推動(dòng)國(guó)家層面科學(xué)技術(shù)檔案工作條例、科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定等規(guī)章制度的修訂，加快科技檔案知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的制度建設(shè)與實(shí)踐推進(jìn)，使科技檔案管理規(guī)范制度化建設(shè)符合社會(huì)時(shí)代潮流。其次，推動(dòng)科研主管部門、高等院校、企業(yè)在科技檔案管理與開發(fā)利用方面的制度化建設(shè)，明確科研文件與檔案形成者、管理者與利用者之間的權(quán)、責(zé)、利，保障科研文件與檔案的收集、存儲(chǔ)、獲取、利用、再利用、銷毀等全生命周期責(zé)任鏈的完整與規(guī)范。在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，各科技檔案單位應(yīng)樹立數(shù)字資產(chǎn)意識(shí)，運(yùn)用信息生命周期理論進(jìn)行業(yè)務(wù)再

8、造，以期實(shí)現(xiàn)科技檔案管理體制、機(jī)制的健全，為科技檔案的開發(fā)利用提供制度保障。2 .樹立科技檔案“資產(chǎn)”意識(shí)，倡導(dǎo)主動(dòng)服務(wù)理念?？萍紮n案作為一種重要的信息資源，其信息與知識(shí)屬性決定了其具有相當(dāng)?shù)慕?jīng)濟(jì)價(jià)值。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化組織在ISO*信息與文獻(xiàn)一一文件管理文本中明確指出，“文件是有價(jià)值的信息資源和重要的企業(yè)資產(chǎn)”。此后又在ISO*信息與文獻(xiàn)一一文件管理系統(tǒng)一一基礎(chǔ)和術(shù)語(yǔ)中進(jìn)一步指出，“文件作為一種信息資源，是組織智力資本的一部分，因此也屬于組織的資產(chǎn)”?？萍紮n案作為無(wú)形資產(chǎn)，具有數(shù)量大、類型多、價(jià)值大等特點(diǎn)，可以為所在機(jī)構(gòu)的知識(shí)管理等提供重要的保障，科技檔案管理機(jī)構(gòu)和人員應(yīng)當(dāng)改變傳統(tǒng)的“重藏輕用”、“

9、重管理輕利用”的傳統(tǒng)觀念，應(yīng)樹立主動(dòng)服務(wù)的精神理念，開發(fā)多元化的信息產(chǎn)品，既能切實(shí)提高服務(wù)水準(zhǔn)，又能增強(qiáng)相關(guān)主管部門和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)科技檔案工作的重視程度。在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，科技檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)注重本機(jī)構(gòu)科技檔案的歷史數(shù)據(jù)縱向把握，從中摸清本機(jī)構(gòu)科研活動(dòng)的規(guī)律性、周期性特點(diǎn)，為那些科研產(chǎn)出高的作者、管理人員有針對(duì)性的展開定向服務(wù)；另一方面，科技檔案管理人員應(yīng)密切注意本單位科研活動(dòng)開展、組織及傳播動(dòng)態(tài)中體現(xiàn)的關(guān)聯(lián)性，科學(xué)預(yù)判本單位科研管理活動(dòng)，積極參與到科研管理活動(dòng)的全過(guò)程。3 .打造集成化的科技檔案資源開發(fā)利用體系。當(dāng)前科技檔案管理與利用存在的主體多元、保存分散、服務(wù)手段落后等問(wèn)題，亟待引入集成化服

10、務(wù)理念來(lái)加以破解。集成化思想是當(dāng)前開展數(shù)字檔案館建設(shè)、促進(jìn)檔案資源共建共享的重要武器，對(duì)于強(qiáng)化科技檔案資源開發(fā)利用工作具有很強(qiáng)的借鑒價(jià)值。這里所說(shuō)的集成，包括兩個(gè)方面的涵義：一是集成科技檔案管理的多部門信息資源，實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)內(nèi)部跨部門的資源整合開發(fā)；二是將本單位的科技檔案資源平臺(tái)與其他單位的科技檔案資源平臺(tái)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)科技檔案資源的社會(huì)化整合利用與服務(wù)。前者主要涉及的是機(jī)構(gòu)內(nèi)部的隨著互協(xié)調(diào)與合作，后者則涉及更大范圍的多機(jī)構(gòu)整合與協(xié)調(diào)。聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、社交媒體的廣泛應(yīng)用，科技檔案資源的集成化開發(fā)利用體系建設(shè)也將具備更好的技術(shù)條件。利用集成化科技檔案資源平臺(tái)，有助于科技檔案管理人員進(jìn)行科技檔案資源的再利用，通過(guò)對(duì)科研報(bào)告的深度分析挖掘，分析科研投入、產(chǎn)出、科技成果轉(zhuǎn)化的咨詢報(bào)告，為相關(guān)管理者提供決策支持。2012年9月，中共中央、國(guó)務(wù)院聯(lián)合印發(fā)了關(guān)于深化科技體制改革加快國(guó)家創(chuàng)新體系建設(shè)的意見，倡導(dǎo)各級(jí)各類政府機(jī)構(gòu)“充分運(yùn)用信息技術(shù)等先進(jìn)手段，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)化、廣覆蓋的公共服務(wù)平臺(tái)”，并要“強(qiáng)化科技檔案資源開放共享”，“建立科研院所、高等學(xué)校和企業(yè)開放科