費用報銷管理標準

1、上海XX制造有限公司文件編號TJCW-ZD-003編 制受控狀態(tài)審 核批 準費用報銷管理標準版 次A/0總頁數(shù)91.目的進一步加強公司工友出差、借款和費用報銷管理，規(guī)范審批手續(xù)及費用報銷標準，強化成本管理意識，合理控制可控費用開支。2.范圍 2.1 本標準規(guī)定了XX車業(yè)集團工友出差、借款、費用報銷的審批程序、審批權限、費用報銷標準及報銷程序等。 2.2 本標準適用于XX車業(yè)集團汽車有限公司及下屬單位的費用報銷管理。3.規(guī)范性引用文件下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。財務預

2、算管理制度薪酬管理制度考勤管理制度4.術語 4.1 借款借款指集團內(nèi)部工友因公出差、零星物資采購以及個別工友在工資尚未結算或自身特殊原因急需用錢的情況下，經(jīng)相關審批手續(xù)辦理的借款。 4.2 出差出差指集團內(nèi)部工友因業(yè)務需要離開公司到外辦事。出差分國內(nèi)出差、國內(nèi)培訓、境外出差和境外培訓（注：“境外”指其它國家和港澳臺等地區(qū)）等幾種。 4.3 費用報銷費用報銷指集團內(nèi)部工友在外因出差發(fā)生的各項實際費用及補助到財務進行憑票核銷。包括差旅費、業(yè)務招待費、油費、郵電通信費、修理費、咨詢費、訴訟費、職工福利費、廣告宣傳費、贊助費、水電費、代理費、租賃費、印刷費、輔料消耗等各項實際發(fā)生的經(jīng)營管理費用，財務憑

3、票進行報銷。5 .職責 5.1 借款人填寫暫借單，并說明借款原因報上級單位有效審批人審批。 5.2 出差人員負責填寫員工出差審批單，并寫明出差的實質性內(nèi)容，如出差單位、聯(lián)絡人、聯(lián)絡方式、辦理事由等。 5.3 財務部負責按費用報銷管理標準進行審核辦理并對借款的收回進行監(jiān)控與執(zhí)行。 5.4 綜合管理部負責招待費用的控制管理。6.管理內(nèi)容與要求 6.1 費用支出的預算管理 費用支出執(zhí)行年度財務預算，由財務中心（部）按公司及各二級公司（機構）的年度費用預算標準執(zhí)行。 公司財務部對各二級公司（公司各部門、項目組）費用支出進行總額控制、按需撥付，每月根據(jù)核準的年度預算、各二級公司（公司各部門、項目組）上報

4、的當月費用計劃及批準的追加預算，向各二級公司（公司各部門、項目組）撥付費用資金。 每月對超預算并未核準的費用支付需求，公司財務部不得撥付資金，財務中心（部）不得給予核銷。 月預算范圍內(nèi)的費用支出在辦妥審批手續(xù)后可直接到財務中心（部）報銷，預算外或總額超預算部分需申報追加預算獲特準后，方可辦理報銷手續(xù)。 公司各部門（項目組）追加預算由公司財務部長審核后，中心財務負責人審核同意，報公司總經(jīng)理批準；基地公司（項目組）追加預算由基地財務部長及各二級公司總經(jīng)理審核后，報公司分管副總裁審核，財務中心負責人復核同意，報總裁批準。 單個公司內(nèi)部部門追加預算申請，在單個公司整體預算范圍內(nèi)的，由二級公司總經(jīng)理審核

5、批準。 各二級公司費用預算管理實行總經(jīng)理負責制。 6.2 出差費用報銷審批規(guī)定出差人財務部長單位/中心總經(jīng)理財務中心總經(jīng)理常務副總裁/總裁三級四級審核審批四級以下人員審核審批審核財務部長審核審批涉及培訓、公司常規(guī)性福利等方面費用開支，須經(jīng)公司人力資源主管機構審核 6.2.1 外出培訓、考察、參加會議等情況涉及到其他規(guī)定的，遵循相關規(guī)定審批。 6.2.2 項目負責人的費用由項目所在地財務中心（部）審核，項目所屬二級公司總經(jīng)理或分管副總根據(jù)權限審批，在屬地財務中心（部）報銷。 6.2.3 辦公所在地與公司所在地不一致的人員（派駐人員）費用，根據(jù)上述審批權限，除有明確規(guī)定報銷地外，由辦公所在地財務中

6、心（部）負責人審核，由二級公司總經(jīng)理或分管副總根據(jù)權限審批，在辦公所在地財務中心（部）報銷。 6.3 借款、出差、費用報銷審批權限，詳見預算內(nèi)資金使用審核審批一覽表。 公司工友出差的層級審批:公司工友出差的層級審批程序，執(zhí)行考勤管理制度中“各類外出審批期限按以下程序、權限審批”的相應規(guī)定。 6.3.2 各二級公司工友出差的層級審批，由各二級公司總經(jīng)理根據(jù)公司的規(guī)定，在框架內(nèi)自行擬定。 6.4 差旅費用報銷規(guī)定 6.4.1 城市類別標準城市類別標準按下表（表2）規(guī)定執(zhí)行。表2 城市類別標準表城市類別城市名稱一級城市北京、上海、廣州、深圳、天津、重慶、南京、杭州、青島、大連二級城市拉薩、長沙、武漢

7、、宜昌、鄭州、洛陽、南昌、合肥、濟南、威海、煙臺、濰坊、太原、大同、石家莊、秦皇島、呼和浩特、包頭、長春、沈陽、哈爾濱、西安、蘭州、銀川、西寧、烏魯木齊、庫爾勒、成都、貴陽、昆明、西雙版納、南寧、珠海、汕頭、佛山、順德、惠州、中山、江門、東莞、湛江、?？?、三亞、蘇州、揚州、常州、無錫、泉州、廈門、漳州、溫州、紹興、嘉興、寧波。三級城市以上表格中未列皆屬于三級城市。 差旅費用報銷標準: .1 正常出差住宿費用按出差人數(shù)計算，同性出差應合住一個房間，核銷時兩人標準可合并使用。 .2 長期駐外出差，每月在當?shù)鼐幼〕^15天的，應當在當?shù)刈夥俊?.3 國內(nèi)出差、國內(nèi)培訓住宿及補貼標準（單位：元人民幣/

8、天）按下表（表3）執(zhí)行。職 級正常出差差旅費用核銷標準長期出差月租房及餐補標準住宿標準（元/晚）補助標準（元/天）租房標準（元/月）補助標準（元/天）一類地區(qū)二類地區(qū)三類地區(qū)一類地區(qū)二類地區(qū)三類地區(qū)一類地區(qū)二類地區(qū)三類標準一類地區(qū)二類地區(qū)三類地區(qū)一、二級按實際費用報銷三、四級50040030012010080400030002000605040五、六級4003002001109070320024001600554535七、八、九、十級350260200807060240018001200403530十一、十二級28020015060504020001400800302520備 注補助標準可憑票

9、據(jù)報銷，報銷限額為地區(qū)規(guī)定值。表3:差旅費、住宿費、交通費、餐補標準表 .4 市場業(yè)務人員差旅補貼標準另行制定。 .5 出差交通工具規(guī)定出差交通工具規(guī)定按下表（表4）執(zhí)行。表4:出差交通工具類別表職級出差交通工具飛機火車高鐵（動車）一、二級公務艙軟臥一等座三、四級經(jīng)濟艙硬臥一等座五、六、七、八級經(jīng)濟艙硬臥二等座九、十、十一、十二級硬臥二等座注：工友職級按照XX車業(yè)集團內(nèi)部工友職級發(fā)展通道執(zhí)行。若有八級以下工友有坐飛機，同等價格可以選擇交通工具，但報銷費用參照你相應級別的交通工具的費用執(zhí)行。 出差補助費用按人數(shù)計算，但以下情況不享受出差補助。 .1 經(jīng)批準接待客戶用餐并隨同用餐。 .2 參加各種

10、會議、講座、培訓或同行交流活動，已繳納會務費，主辦單位提供免費餐的，不享受出差補貼。 .3 已享受出差補貼的，其餐費、交通費不可進行報銷。 .4 已報銷招待費，或是在出差期間已由合作單位招待的，不再進行出差補貼核銷。 .5 基地工友在基地所在地外出辦事，原則上必須當天返回，公司不報銷住宿費用及補助費用。 6.4.4 公司內(nèi)職能部門、各二級公司工友到公司所在地、其他各二級公司出差流程。 .1 二級公司工友到公司辦事出差或到其他基地出差協(xié)助工作，凡出差需超過15天以上的由所在公司綜合管理部根據(jù)已批準的員工出差申批單聯(lián)系公司綜合管理部或當?shù)囟壒拘姓块T在基地內(nèi)安排住宿，若無法在公司內(nèi)部安排住宿，

11、則由公司綜合管理部或基地行政管理機構負責按長期出差標準在當?shù)嘏R時租房。 .2 二級公司工友到公司辦事臨時出差或到其他基地臨時出差，由所在公司綜合管理部根據(jù)已批準的員工出差申批單聯(lián)系公司綜合管理部在基地內(nèi)按標準辦理住宿，費用由招待公司財務部與出差者所在公司財務結算，出差人不再報銷費用。若基地無房間安置則可由對應綜合管理部按對應招待標準聯(lián)系相關酒店住宿，費用回派出公司按正常出差住宿標準憑票據(jù)報銷。 .3 所有到基地出差的人員按正常出差標準予以50%補助，出差人員在出差其間，派出公司發(fā)放正常餐補。 .4 工友出差到基地原則上不報銷出租車費用，但在無公交車到達基地且路程較遠時，可報出租車費用，但必須首

12、先報請主管批準并說明情況，且當日累計不應超過100元。 出差天數(shù)的確定：以車船票（或飛機票）所載時間為依據(jù)、每日中午12點為限，按半天為單位算實際出差天數(shù)，即： .1 12點前出發(fā)，出發(fā)日按一天計算；12點后出發(fā)，出發(fā)日按半天計算。 .2 12點前到達公司所在城市，當日按半天計算；12點后到達公司所在城市，當日按一天計算。 .3 當天往返的，按半天計算。 6.5 差旅費報銷程序 出差人員(業(yè)務經(jīng)辦人員)按規(guī)定粘貼需報銷發(fā)票，填寫差旅費報銷單，并附上出差審批單。 .1 差旅費報銷單需按時間順序填寫，不得將出差期內(nèi)某一項費用合計填寫，并在“備注”欄中注明單據(jù)的張數(shù)。 .2 所乘坐交通工具需經(jīng)事先審

13、批的，應于報銷時出具相應審批單據(jù)，否則按未經(jīng)事先審批處理。 .3 出差人員應嚴格按申請出差的內(nèi)容進行報銷，不得虛報、重報、多報或將無關單據(jù)列入差旅費報銷，如有違反報銷規(guī)定者，予以雙倍扣罰。 .4 因特殊需要超出標準的，需事先向主管領導請示，由主管副總或公司總經(jīng)理批準方可報銷。 報銷時先由部門主管（指部長）（分管領導，指總經(jīng)理助理、副總經(jīng)理或總經(jīng)理）審核簽字，對支出事項的真實性、合理性負責。 公司財務部相關審核人員對票據(jù)的有效性、合法性、合規(guī)性和準確性進行審核。 有效審批人批準。 財務部出納辦理費用報銷結算。 6.6 業(yè)務招待費報銷規(guī)定，預算內(nèi)按照授權由有效審批人自行控制。 6.7 日常費用補助

14、管理規(guī)定，按照人事及薪酬管理制度執(zhí)行。 6.8 借款、出差報銷規(guī)定 出差借款 .1 各直屬部門、二級公司工友因公出差，出差前必須填寫員工出差審批單及暫借單，按 6.3 條款完成審批后交財務部暫支款項。 .2 各有效審批人在審批時，需對借款金額應進行控制，借款金額應不大于此次出差預計發(fā)生費用的120%。 .3 工友出差回來后在5個工作日內(nèi)，憑出差報告及差旅費報銷單（附發(fā)生費用的發(fā)票）與財務核算費用。在5個工作日內(nèi)沒有報銷并結清所借款項的，從第6工作日開始，每天按所借款項的1%收取利息；已報銷，但余款未退回，從第6工作日開始，每天按余款的1%收取利息。若當事人不能出具出差報告審批簽字文本的，則財務

15、有權拒絕核銷。 零星采購借款 .1 各二級公司下屬部門進行零星采購需借款時，填寫暫借單并由部門主管簽字審核，經(jīng)財務部審核后交總經(jīng)理審批，批準后交財務部辦理暫支款項；公司中心機構的借款，由部門負責人審核，公司常務副總裁審批。 .2 各二級公司總經(jīng)理在審批時，需對借款金額應進行控制，借款金額應不大于此次采購預計費用。 .3 借款超過審批權限時，需公司財務負責人審核，由總經(jīng)理審批通過后，再到財務部辦理暫支款項。 .4 零星采購在每月28日前，必須對本月產(chǎn)生的采購發(fā)票填開完畢并入帳沖抵借款。 工友個人借款 .1 新入職工友工資未發(fā)之前借款不得超過500元；借款時本人填寫暫借單由部門主管擔保簽字，經(jīng)人力

16、資源主管機構審核，有效審批人（按5.1條款）審批后交財務暫支款項。 .2 老工友無特殊情況不得借款，一般情況下只可預支餐補，流程同上。 .3 遇到特殊情況，如：工友因家庭困難、生病或身體狀態(tài)不好及其它原因急需用錢，應提供相關證明并由部門主管擔保，有效審批人審批可向公司提前預支本月工資。 借款人在與財務清算費用之前，財務部應于該月發(fā)放工資之日從該工友工資中扣回借款，扣至完畢為止。 如借款人在未結清欠款前擅自離職,所欠借款由擔保人承擔。 借款單只限在有效審批人簽字三天內(nèi)有效，過期作廢。 6.9 費用節(jié)約獎勵 節(jié)約獎勵僅限住宿費和火車硬座與本標準價差在30%以上者，其它費用節(jié)約不予計算。節(jié)約部份按50%獎勵，可直接以補助形式核銷（四級含以上管理人員不得享受此項激勵）。 本獎勵計算辦法以正式發(fā)票為準，無正式發(fā)票或由客戶和親友安排住宿的不作為獎勵。7 管理流程 7.1 出差、報銷審批流程見附錄。附錄A(規(guī)范性附錄)出 差 報 告出差人姓 名出 差 時 間 年 月 日至 年 月 日出差行程時間起迄交通區(qū)間交通工具同行人目的地聯(lián)系電話至至至至至至至至出差成果小結： 出差人簽字：廠（部）領導簽字：有效審批人簽字：附錄B(規(guī)