文件歸檔管理規(guī)范

1、文件歸檔管理規(guī)范一、目的為進(jìn)一步規(guī)范公司文件管理，完善公司文件檔案管理制度，確保公司文件具有統(tǒng)一編碼，便于文件的識(shí)別、查詢和控制，保證公司文件管理體系的有效運(yùn)轉(zhuǎn)以及確保文件資料的完整性，特編制本規(guī)范。2、 使用范圍適用于公司各部門歸檔文件資料3、 文件歸檔管理要素1、 文件夾統(tǒng)一分類編碼1。1文件夾編碼格式：保密級(jí)別 HH/ X XX - XX - X文件明細(xì)碼（如有)文件類別碼部門代碼企業(yè)代碼（禾合)1.2文件夾編碼參照表(如有更新需根據(jù)實(shí)際情況添加）1。2。1 部門代碼部門代碼行政部A銷售部B技術(shù)部C財(cái)務(wù)部D1.2。2文件類別碼A：行政部（待補(bǔ)充）類別代碼（各部門）制度管理文件01人員管理

2、文件02會(huì)議紀(jì)要03通知文件04其它管理文件05B：銷售部類別代碼市場(chǎng)信息管理文件01出差管理文件02資質(zhì)報(bào)告管理文件03招投標(biāo)管理文件04項(xiàng)目管理文件ZC:技術(shù)部（待補(bǔ)充)類別代碼產(chǎn)品資料01培訓(xùn)資料02參會(huì)資料03D：財(cái)務(wù)部（待補(bǔ)充）類別代碼預(yù)算表費(fèi)用分析表工資表分月費(fèi)用表（行政、銷售）月流水011.2.3 文件明細(xì)碼行政部:類別明細(xì)代碼02員工考勤培訓(xùn)相關(guān)員工檔案01周報(bào)、月報(bào)、年終總結(jié)02績(jī)效考評(píng)03招聘簡(jiǎn)歷04銷售部:類別明細(xì)代碼01產(chǎn)品報(bào)價(jià)信息01市場(chǎng)調(diào)研信息02競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息03相關(guān)表格0402出差申請(qǐng)01出差登記02出差報(bào)告03報(bào)銷明細(xì)04項(xiàng)目費(fèi)用報(bào)表05相關(guān)表格0603企業(yè)資質(zhì)

3、文件01收發(fā)文件登記02報(bào)告樣本（標(biāo)定報(bào)告等）03技術(shù)協(xié)議04合同樣本05產(chǎn)品資料06其它07類別明細(xì)代碼04投標(biāo)審批01標(biāo)書購(gòu)買材料02招標(biāo)文件03投標(biāo)文件04投標(biāo)結(jié)果05保證金返還手續(xù)06Z調(diào)研報(bào)告項(xiàng)目流水號(hào)+A立項(xiàng)報(bào)告項(xiàng)目流水號(hào)+B出差報(bào)告項(xiàng)目流水號(hào)+C技術(shù)協(xié)議項(xiàng)目流水號(hào)+D商務(wù)談判、技術(shù)交流報(bào)告項(xiàng)目流水號(hào)+E采購(gòu)合同項(xiàng)目流水號(hào)+F其它文件項(xiàng)目流水號(hào)+G注:項(xiàng)目文件獨(dú)立編碼（Z）2、 文件名稱格式統(tǒng)一2。1出差申請(qǐng):XXXX(年） XX（月） XXX（流水號(hào)）- X（類別碼）類別代碼需提交的出差報(bào)告市場(chǎng)調(diào)研A調(diào)研報(bào)告項(xiàng)目出差B出差報(bào)告招投標(biāo)C招投標(biāo)結(jié)果反饋報(bào)告節(jié)日拜訪D拜訪明細(xì)參加會(huì)議E會(huì)議報(bào)告其它F出差總結(jié)報(bào)告注：出差申請(qǐng)與出差報(bào)告編碼一致2。2報(bào)銷明細(xì)：報(bào)銷人姓名+報(bào)銷日期2.3招投標(biāo):XXXX（年)XX(月）XX（月流水號(hào))注:每一個(gè)招投標(biāo)編碼是招投標(biāo)項(xiàng)目所有分項(xiàng)的唯一編碼2。4周報(bào)、月總結(jié)、技術(shù)考題：提交人姓名+提交日期3、 文件保密級(jí)別保