文件歸檔管理規(guī)范

1、文件歸檔管理規(guī)范一、目的為進一步規(guī)范公司文件管理，完善公司文件檔案管理制度，確保公司文件具有統(tǒng)一編碼，便于文件的識別、查詢和控制，保證公司文件管理體系的有效運轉(zhuǎn)以及確保文件資料的完整性，特編制本規(guī)范。2、 使用范圍適用于公司各部門歸檔文件資料3、 文件歸檔管理要素1、 文件夾統(tǒng)一分類編碼1。1文件夾編碼格式：保密級別 HH/ X XX - XX - X文件明細碼（如有)文件類別碼部門代碼企業(yè)代碼（禾合)1.2文件夾編碼參照表(如有更新需根據(jù)實際情況添加）1。2。1 部門代碼部門代碼行政部A銷售部B技術(shù)部C財務(wù)部D1.2。2文件類別碼A：行政部（待補充）類別代碼（各部門）制度管理文件01人員管理

2、文件02會議紀要03通知文件04其它管理文件05B：銷售部類別代碼市場信息管理文件01出差管理文件02資質(zhì)報告管理文件03招投標管理文件04項目管理文件ZC:技術(shù)部（待補充)類別代碼產(chǎn)品資料01培訓(xùn)資料02參會資料03D：財務(wù)部（待補充）類別代碼預(yù)算表費用分析表工資表分月費用表（行政、銷售）月流水011.2.3 文件明細碼行政部:類別明細代碼02員工考勤培訓(xùn)相關(guān)員工檔案01周報、月報、年終總結(jié)02績效考評03招聘簡歷04銷售部:類別明細代碼01產(chǎn)品報價信息01市場調(diào)研信息02競爭對手信息03相關(guān)表格0402出差申請01出差登記02出差報告03報銷明細04項目費用報表05相關(guān)表格0603企業(yè)資質(zhì)

3、文件01收發(fā)文件登記02報告樣本（標定報告等）03技術(shù)協(xié)議04合同樣本05產(chǎn)品資料06其它07類別明細代碼04投標審批01標書購買材料02招標文件03投標文件04投標結(jié)果05保證金返還手續(xù)06Z調(diào)研報告項目流水號+A立項報告項目流水號+B出差報告項目流水號+C技術(shù)協(xié)議項目流水號+D商務(wù)談判、技術(shù)交流報告項目流水號+E采購合同項目流水號+F其它文件項目流水號+G注:項目文件獨立編碼（Z）2、 文件名稱格式統(tǒng)一2。1出差申請:XXXX(年） XX（月） XXX（流水號）- X（類別碼）類別代碼需提交的出差報告市場調(diào)研A調(diào)研報告項目出差B出差報告招投標C招投標結(jié)果反饋報告節(jié)日拜訪D拜訪明細參加會議E會議報告其它F出差總結(jié)報告注：出差申請與出差報告編碼一致2。2報銷明細：報銷人姓名+報銷日期2.3招投標:XXXX（年)XX(月）XX（月流水號)注:每一個招投標編碼是招投標項目所有分項的唯一編碼2。4周報、月總結(jié)、技術(shù)考題：提交人姓名+提交日期3、 文件保密級別保