付款申請審批制度

1、付款申請審批制度為規(guī)范本企業(yè)范圍內(nèi)的對內(nèi)對外支付行為，防范付款過程中的差錯和舞弊，確保付款業(yè)務(wù)的真實性、合法性，根據(jù)XX公司有限公司章程，制定本制度。l 本制度為XX公司財務(wù)內(nèi)控制度的一個組成部分。l 本制度不涉及付款申請前的業(yè)務(wù)審批制度和流程。l 本制度不涉及因擴(kuò)大生產(chǎn)而產(chǎn)生的大型設(shè)備采購及工程款等投資性支出，此部分支出由集團(tuán)資金統(tǒng)一調(diào)度。l 本制度由公司決策層共同研究制定，并委托公司財務(wù)部編撰和解釋。具體條款如下：一、付款審批權(quán)限（不同于業(yè)務(wù)審批權(quán)限）：l 所有支付款項對應(yīng)的業(yè)務(wù)的審批手續(xù)必須完備。l 所有付款必須經(jīng)過業(yè)務(wù)審核（部門），財務(wù)審核（二級審核）和有權(quán)簽署的分管領(lǐng)導(dǎo)（具體分管領(lǐng)導(dǎo)

2、審批權(quán)限見付款類型及審批權(quán)限表）核準(zhǔn)，并嚴(yán)格按指定的順序執(zhí)行審批流程，否則財務(wù)有權(quán)拒絕支付款項，相關(guān)責(zé)任由經(jīng)辦人及其部門承擔(dān)。l 各級審批人因故不能履行審批手續(xù)時，則由其書面指定所屬下級為代理人，并粘貼公告于公司內(nèi)部，同時到財務(wù)部備案。指定代理人可在委托代理期間行使相應(yīng)的審批權(quán)力，并于代理期限過后向委托人報告。代理人在代理期間的審批責(zé)任由委托人負(fù)責(zé)。l 負(fù)責(zé)各類型付款審核的分責(zé)會計：項 目審核人n 生產(chǎn)用設(shè)備、材料、配件國外采購付款、采購費(fèi)用采購應(yīng)付會計n 非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)采購、工程款項、工資獎金、托收費(fèi)用、稅款、市場銷售費(fèi)用及各部門日常費(fèi)用報銷、內(nèi)部借款、銷售退款、關(guān)聯(lián)企業(yè)往來款預(yù)算管理專員

3、l 各分責(zé)會計對負(fù)責(zé)的付款申請的合理性、合法性、規(guī)范性，及付款金額的正確性負(fù)有審查責(zé)任；l 各分責(zé)會計對負(fù)責(zé)的單據(jù)收集整理工作負(fù)有確保單據(jù)完整、正確、及時的責(zé)任；l 如被發(fā)現(xiàn)存在工作失誤、不作為或推諉責(zé)任的行為，經(jīng)認(rèn)定，扣發(fā)其部分或全部獎金，屢犯或情節(jié)嚴(yán)重的可將其調(diào)離工作崗位。二、付款申請審批流程：付款申請審批分為業(yè)務(wù)經(jīng)辦、業(yè)務(wù)審核、財務(wù)審核（二級審核）、有權(quán)簽署、付款計劃、支付款項六個步驟。凡無事先審批手續(xù)、越級越權(quán)操作和審批、超出預(yù)算額定范圍或不按流程辦理的付款申請將不予受理。l 業(yè)務(wù)經(jīng)辦：按付款類型收集整理齊全完整的付款憑據(jù)作為附件，并正確填寫相應(yīng)的付款申請單據(jù)，簽名確認(rèn)后報送部門經(jīng)理進(jìn)

4、行業(yè)務(wù)審核。（付款類型詳見附文）l 業(yè)務(wù)審核：部門經(jīng)理審核確認(rèn)后，由部門指定的專人于每周四上午之前送交財務(wù)部審核，并在審核單據(jù)流轉(zhuǎn)表上登記送單記錄，并將單據(jù)存于相應(yīng)部門的待審單據(jù)文件夾。l 財務(wù)審核：分責(zé)會計檢查付款憑據(jù)是否齊全，業(yè)務(wù)是否合規(guī)、合理，支出金額是否超出預(yù)算或合同、單據(jù)是否合法完整，同時核實賬務(wù)記錄后簽字確認(rèn)。分責(zé)會計將付款單證整理分類報送至復(fù)核人審查并簽字確認(rèn)后，交由分責(zé)會計報送有權(quán)簽署人審批。超出預(yù)算和超出合同規(guī)定支付金額的款項，由分責(zé)會計詢問并記錄詳細(xì)說明情況，最后由分管的有權(quán)簽署人確認(rèn)是否允許開支，分責(zé)會計定期統(tǒng)計非正常支出報告提供給公司決策層和預(yù)算管理部門參考。l 有權(quán)簽

5、署：分管有權(quán)簽署人最終判定是否核準(zhǔn)并簽字后，由分責(zé)會計定期取回單據(jù)。分管有權(quán)簽署人個人費(fèi)用報銷需要董事長審批。l 付款計劃：預(yù)算管理專員每周四統(tǒng)計一周付款單據(jù)，周五上午召開付款計劃會議，根據(jù)預(yù)測現(xiàn)金流和付款的優(yōu)先等級安排付款，統(tǒng)一調(diào)度資金，并由付款計劃有權(quán)簽署人（一般為總經(jīng)理或分管財務(wù)的副總）審核后，按計劃安排付款。l 支付款項：出納根據(jù)付款計劃及手續(xù)完整的單據(jù)付款并登記資金日記賬。三、付款結(jié)算方式l 除工資和差旅費(fèi)借款外，結(jié)算金額在3000元以上的付款項目必須通過銀行轉(zhuǎn)賬支付。四、關(guān)于借款的規(guī)定l 員工因經(jīng)辦業(yè)務(wù)或出差可以向公司預(yù)支款項，因私不得借款。l 借款必須按規(guī)定的流程履行相關(guān)手續(xù)，借

6、款人必須在借款單上簽字確認(rèn)借款。l 累計借款最高限額職務(wù)限額（單位：人民幣元）總經(jīng)理20000副總經(jīng)理總工程師15000總經(jīng)理助理副總工程師10000部門經(jīng)理/副經(jīng)理5000銷售業(yè)務(wù)人員5000其他經(jīng)辦人員1000l 借款人員出差回公司或業(yè)務(wù)完成后，五日內(nèi)應(yīng)按規(guī)定到財務(wù)部報賬，報賬后結(jié)欠部分金額。欠款逾期1個月的，財務(wù)部有權(quán)通知人事在當(dāng)月工資中扣回。l 試用人員因出差或經(jīng)辦業(yè)務(wù)借款，須由正式員工出具擔(dān)保書或簽認(rèn)擔(dān)保，方能辦理，若借款人未能償還借款，擔(dān)保人應(yīng)負(fù)有連帶責(zé)任。l 借款人員全額歸還借款時，可取回借款單。倘若借款單已入賬則不再退還，改由出納開據(jù)等額的統(tǒng)一收款收據(jù)證明其已還款。五、關(guān)于預(yù)付

7、款的規(guī)定l 合同規(guī)定需要預(yù)付的款項，方可辦理預(yù)付款。l 預(yù)付款必須按規(guī)定的流程履行相關(guān)手續(xù)。l 經(jīng)辦人應(yīng)在業(yè)務(wù)完成三日內(nèi)應(yīng)按規(guī)定收集相關(guān)單據(jù)到財務(wù)部報賬核銷，核銷流程同付款流程。l 經(jīng)辦人員工作移交前需落實預(yù)付款的核銷工作。六、單據(jù)及附件l 單據(jù)中的各項必須按要求填寫完整，不得有任何涂改事項。l 單據(jù)的付款單位全稱、金額必須同所附票據(jù)載明的單位、金額相符。l 各付款類型所需的附件必須齊全、各附件的所載明的單位、數(shù)量、金額鉤稽關(guān)系正確。附文：一、付款類型定義及有權(quán)簽署的分管領(lǐng)導(dǎo)：本企業(yè)付款可分為12大類，具體劃分如下：1) 生產(chǎn)用設(shè)備、材料、配件國外采購2) 生產(chǎn)用設(shè)備、材料、配件國內(nèi)采購3)

8、辦公用設(shè)備、物料采購，物料包含辦公用品、汽車配件等4) 采購輔助稅費(fèi)，包括進(jìn)口關(guān)稅、進(jìn)口增值稅、檢疫費(fèi)、碼頭費(fèi)用、保管費(fèi)、保險費(fèi)、運(yùn)費(fèi)、倉儲費(fèi)、提貨費(fèi)、郵寄費(fèi)、進(jìn)口代理費(fèi)等5) 市場銷售費(fèi)用，包括廣告費(fèi)、宣傳費(fèi)、發(fā)運(yùn)費(fèi)、保險費(fèi)、快件費(fèi)、傭金等6) 員工日常費(fèi)用報銷，包含行政部門辦公費(fèi)，市內(nèi)交通費(fèi)、招待費(fèi)、移動話費(fèi)、汽車費(fèi)用等7) 員工差旅費(fèi)用報銷8) 集團(tuán)內(nèi)部往來及其他單位往來9) 預(yù)付貨款和銷售退款10) 工資獎金11) 業(yè)務(wù)經(jīng)辦、差旅費(fèi)借款、備用金12) 其他：國稅、地稅稅金繳交，電話費(fèi)、水電費(fèi)、人事代理、社保金等托收項目二、各類付款申請需要填寫的單據(jù)及提供的附件付款類型申請單據(jù)填寫內(nèi)容所

9、需附件注意事項有權(quán)簽署人1) 生產(chǎn)用設(shè)備、材料、配件國外采購付款申請/核銷單合同號發(fā)票號付款幣種應(yīng)付金額收款人銀行及賬號款項說明付款期限采購審批表、進(jìn)口合同、代理協(xié)議（代理進(jìn)口）、進(jìn)口發(fā)票、進(jìn)口報關(guān)單（自營進(jìn)口）、設(shè)備驗收單（或材料入庫單）、代理費(fèi)用發(fā)票及明細(xì)（代理進(jìn)口）收款人與發(fā)票出具人必須一致（代理進(jìn)口除外）發(fā)票及清單應(yīng)與入庫單相符XX副總經(jīng)理2) 生產(chǎn)用設(shè)備、材料、配件國內(nèi)采購合同號發(fā)票號付款幣種應(yīng)付金額收款人銀行及賬號款項說明付款期限采購審批表、采購協(xié)議（僅第一次或變更時提供）、采購訂單、供應(yīng)商增值稅發(fā)票、運(yùn)費(fèi)發(fā)票，其他費(fèi)用發(fā)票，設(shè)備驗收單（或材料入庫單）收款人與發(fā)票出具人必須一致發(fā)票

10、及清單應(yīng)與入庫單相符XX副總經(jīng)理3) 辦公用設(shè)備、物料合同號發(fā)票號付款幣種應(yīng)付金額收款人銀行及賬號款項說明付款期限非生產(chǎn)用品采購審批表、采購合同、供應(yīng)商增值稅發(fā)票、運(yùn)費(fèi)發(fā)票，其他費(fèi)用發(fā)票，設(shè)備驗收單（或材料入庫單）收款人與發(fā)票出具人必須一致發(fā)票及清單應(yīng)與入庫單相符XX2副總經(jīng)理經(jīng)理4) 采購輔助稅費(fèi)付款申請/核銷單合同號發(fā)票號付款幣種應(yīng)付金額收款人銀行及賬號款項說明付款期限立項審批表、業(yè)務(wù)合同，廣告業(yè)專用發(fā)票/其他合法票據(jù)，傭金支付計算表收款人與發(fā)票出具人必須一致XX副總經(jīng)理5) 市場銷售費(fèi)用XX副總經(jīng)理6) 員工日常費(fèi)用報銷費(fèi)用報銷單應(yīng)付金額報銷人費(fèi)用項目事項說明費(fèi)用發(fā)票部門審核核準(zhǔn)金額、分

11、責(zé)會計審核預(yù)算執(zhí)行情況各部門的分管領(lǐng)導(dǎo)7) 員工差旅費(fèi)用報銷差旅費(fèi)報銷單起訖日期、行程、說明、附件張數(shù)、城市間交通費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)、房費(fèi)、雜項費(fèi)用出差計劃表、車票、船票、機(jī)票、機(jī)場建設(shè)費(fèi)票據(jù)、乘機(jī)保險費(fèi)票據(jù)、酒店房費(fèi)發(fā)票分責(zé)會計審核時計算補(bǔ)助天數(shù)、差旅補(bǔ)貼，并審核預(yù)算執(zhí)行情況XX2副總經(jīng)理經(jīng)理8) 集團(tuán)內(nèi)部往來及其他單位往來付款申請/核銷單付款幣種應(yīng)付金額收款人銀行及賬號款項說明付款期限內(nèi)部調(diào)撥往來收據(jù)、稅務(wù)局或行政部門統(tǒng)一收據(jù)（外單位）XX2副總經(jīng)理經(jīng)理9) 預(yù)付貨款和銷售退款合同號付款幣種應(yīng)付金額收款人銀行及賬號款項說明付款期限銷售款項收款記錄/銷售發(fā)貨單號采購協(xié)議（合同）、采購訂單/退貨協(xié)

12、議/退貨入庫單XX2副總經(jīng)理經(jīng)理10) 工資獎金工資發(fā)放表，工資匯總表工資發(fā)放表，工資匯總表XX2副總經(jīng)理經(jīng)理11) 業(yè)務(wù)經(jīng)辦、差旅費(fèi)借款、備用金借款申請單金額借款人事由業(yè)務(wù)經(jīng)辦借款需提供相關(guān)業(yè)務(wù)審批單，差旅費(fèi)借款提供出差計劃，備用金根據(jù)公司的規(guī)定執(zhí)行XX2副總經(jīng)理經(jīng)理12) 國稅、地稅稅金繳交，電話費(fèi)、水電費(fèi)、人事代理、社保金等托收項目相關(guān)的申報付款單據(jù)相關(guān)的申報付款單據(jù)XX2副總經(jīng)理經(jīng)理規(guī)格24cm×12.5cm付款申請/核銷單年 月 日No.QK-12345678請款部門款項說明付款計劃號收款單位開戶銀行賬號付款期限付款金額佰拾萬仟佰拾元角分￥業(yè)務(wù)性質(zhì) 無合同預(yù)付款 有合同預(yù)付

13、款（合同號: ） 其他往來 預(yù)付款核銷 未結(jié)算付款 已結(jié)算到期付款 已結(jié)算提前付款（發(fā)票號: ）業(yè)務(wù)經(jīng)辦業(yè)務(wù)審核會計審核會計復(fù)核有權(quán)簽署規(guī)格24cm×12.5cm借款申請單年 月 日No.JK-12345678所屬部門崗位借款人簽名付款計劃號借款用途借款金額萬仟佰拾元角分￥支付方式現(xiàn)金 轉(zhuǎn)賬（戶名： 銀行及賬號： ）會計核定核定限額內(nèi)超出限額_賬面借款余額： ￥萬仟佰拾元角分￥業(yè)務(wù)經(jīng)辦業(yè)務(wù)審核會計審核會計復(fù)核有權(quán)簽署規(guī)格24cm×12.5cm費(fèi)用支出報銷單年 月 日No.BX-12345678所屬部門崗位報銷簽名付款計劃號費(fèi)用項目事項說明單據(jù)張數(shù)填報金額部 門核準(zhǔn)金額預(yù)算控制列支/超支_/預(yù)算外列支/超支_/預(yù)算外列支/超支_/預(yù)算外列支/超支_/預(yù)算外列支/超支_