Excel在學(xué)生醫(yī)保管理工作中的運(yùn)用

1、Excel在學(xué)生醫(yī)保管理工作中的運(yùn)用摘要：學(xué)生醫(yī)保管理方面的工作細(xì)致繁瑣，責(zé)任重大, 經(jīng)常需要面對各種各樣的數(shù)據(jù)，如統(tǒng)計、分類、處理。隨著 辦公自動化的發(fā)展，可以借助Excel強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能減 輕工作量，從而更準(zhǔn)確、順利、高效地完成各項學(xué)生醫(yī)保管 理方面的工作。關(guān)鍵詞：醫(yī)保管理Excel數(shù)據(jù)處理Excel是個人電腦普及以來用途最廣泛的辦公軟件之 一，是Microsoft Windows平臺下最成功的應(yīng)用軟件之一， 具備強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析工具和數(shù)據(jù)處理功能。無論用戶身處哪 個行業(yè)，所在單位有沒有實施信息系統(tǒng)，只要需要和數(shù)據(jù)打 交道，Excel幾乎是不二選擇。用戶可以按照自己的思路創(chuàng) 建電子表格，

2、并在Excel的幫助下出色地完成工作任務(wù)。本 文結(jié)合我校學(xué)生管理的實際工作，以學(xué)生醫(yī)保信息表為例介 紹了 Excel的一些基本應(yīng)用。學(xué)生的醫(yī)保信息是學(xué)生每學(xué)年購買醫(yī)保的重要數(shù)據(jù)， 它的原始數(shù)據(jù)的填寫要求絕對準(zhǔn)確。如果填寫錯誤，則會給 以后的醫(yī)保的使用和賠付帶來不必要的麻煩。利用Excel可 以最大限度地降低手動錄入信息的出錯率。1. 身份證號碼針對身份證號碼的輸入，未作任何修改的Excel表格, 單元格格式是常規(guī)。如果學(xué)生直接輸入身份證號，則身份證 號的后3位為會自動置為Oo因為身份證號碼是文本型數(shù)據(jù), 我們將D整列設(shè)置身份證號列的單元格區(qū)域的單元格格式為 文本，這樣在D列輸入身份證號碼時后三

3、位數(shù)字就不會改變。 關(guān)于身份證號碼的長度，可以通過設(shè)置數(shù)據(jù)的有效性避免填 錯。點擊“數(shù)據(jù)”-> “有效性”-> “設(shè)置”-> “允許”選擇 “文本長度”、“數(shù)據(jù)”選擇“等于”、“數(shù)值”填寫 “18”，意思為該空格必須填寫18位數(shù)字，若輸入少于或 多于18位的號碼，Excel就會提示出錯。2. 出生日期及性別第2代身份證一共18位數(shù)字，其中第714位代表 出生的年月日，第17位代表性別，奇數(shù)為男，偶數(shù)為女。 由此，我們可以通過相關(guān)函數(shù)，從身份證號碼中提取出生日 期、性別完成此表。利用Excel內(nèi)置的MID函數(shù)提取出生日 期，公式為：二MID (D2, 7, 8),該函數(shù)是指在D

4、2單元格的 身份證號碼中，從第7位數(shù)字開始，提取8位數(shù)字出來，恰 恰是出生日期。利用Excel內(nèi)置的IF函數(shù)、MOD函數(shù)和MID 函數(shù)取得性別。如表1所示，獲取出生日期的公式二IF (MOD (MID (D2, 17, 1), 2) =0,“女”,“男”)。該公式是個嵌套函數(shù)，它的含義是將身份證號碼的第17位數(shù)字提取 出來，然后相除取余數(shù)，如果余數(shù)為0,則該數(shù)為偶數(shù)，即 為女性，反之為奇數(shù)，即為男性。3. 參保類型針對參保類型欄，一般參保類型有三種：正常參保、 低保參保和停保。每位學(xué)生可能會寫出不同的內(nèi)容，如低保 參保，有的學(xué)生寫低保生，有的寫有低保證。為避免填寫內(nèi) 容的不規(guī)范，可以設(shè)置成下拉

5、菜單。先在另一個分表中寫上 下拉菜單中的內(nèi)容，再回到有原數(shù)據(jù)的分表中，點擊“數(shù) 據(jù)” 一 “有效性”“允許”選擇“序列”、“來源”，將 另一個分表中的內(nèi)容框進(jìn)。設(shè)置完成后，點擊該單元格，右 邊就會出現(xiàn)下拉箭頭，點擊箭頭在這三種參保類型中選擇其 中一項。4. VLOOKUP 函數(shù)我們時常會碰到這種情況，一個表中有系院、班級、 姓名、身份證號、參保類型，另一個表中有姓名、身份證號、 繳費(fèi)情況，希望把兩個表的內(nèi)容合在一起，這樣更便于查看, 于是可以利用VLOOKUP函數(shù)。在第一個表的F2單元格輸入 “二VLOOKUP (D2, Sheet2! $B$2： $C$7, 2, 0) ”，意思是 根據(jù)第一

6、個表中的身份證號，在第二個表中查找到相同的身 份證號對應(yīng)的繳費(fèi)情況，顯示在F2單元格內(nèi)，于是得到表2, 具有完整的數(shù)據(jù)。5. 數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表的作用，就是幫助我們看透數(shù)據(jù)背后的意 義，洞悉管理的真相。官方對此的解釋簡單到位：使用數(shù)據(jù) 透視表可輕松排列和匯總復(fù)雜數(shù)據(jù)，并可進(jìn)一步查看詳細(xì)情 況。再換個角度講，它是自動生成分類匯總表的工具，可以 根據(jù)源數(shù)據(jù)表的數(shù)據(jù)內(nèi)容及分類，按任意角度、任意多層度、 不同的匯總方式，得到不同的匯總結(jié)果1。用數(shù)據(jù)最全面的表2演示，點擊“數(shù)據(jù)”一“數(shù)據(jù)透 視表”-> “創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”請選擇單元格區(qū)域”將A1 到H7的數(shù)據(jù)內(nèi)容框進(jìn)，點擊“確定”一在創(chuàng)建出的新分表 里，右側(cè)數(shù)據(jù)透視表的分析中，將“字段列表”中的“系 院”拖進(jìn)“行區(qū)域”、將“繳費(fèi)情況”拖進(jìn)“列區(qū)域”、再 將“繳費(fèi)情況”拖進(jìn)“數(shù)據(jù)區(qū)域”，新分表就會出現(xiàn)關(guān)于各 個系院繳費(fèi)情況的分析統(tǒng)計，如表3。6. 結(jié)語用好Excel意味著，可以大大減少工作量和勞動強(qiáng)度, 節(jié)省時間處理更重要的問題，是及時快速的決策支持。以上 僅列舉了 Ex