常用事務文書寫作

1、第三章 常用事務文書寫作【學習引導】文化是人類生活方式的整體，人們的日常生活和工作則是這個整體中的主體。當各種各樣的日常事務進入到應用寫作層面，必然會出現(xiàn)種類繁多的事務性文書。因為日常，所以常用，我們把計劃、總結、調查報告、典型材料、改進工作方案、規(guī)章制度、公示、啟事、海報、申請書、讀書筆記等最常用的應用文歸納集中為“常用事務性文書”。這類文書直面我們的生活，以工作和生活中的實際需要為寫作動機，以解決方方面面的日常問題為寫作目的。這類文書看似容易，但各種文種均有自己相對獨特的寫作規(guī)范和技巧，大學生朋友千萬不能掉以輕心，更應該以踏實、務實的心態(tài)對待這類與生存技能、自身發(fā)展和職場工作密切相關的應用

2、文體?？梢赃@樣說，只有掌握了常用事務性文書，大學生才能真正從校園進入社會、適應社會、融入社會?！局R目標】 重點掌握計劃、總結、調查報告、啟事、申請書的相關知識和寫作要求。掌握事務文書的概念、特點和寫作要領；區(qū)分事務文書和法定公文；事務文書的分類；讀書筆記、海報的相關知識和寫作要求。了解典型材料、改進工作方案、規(guī)章制度和公示的相關知識和寫作要求?！灸芰δ繕恕?能對具體的事務文書就觀點、材料、結構、格式、語言等方面加以分析評鑒。 能修改常用事務文書的格式、語言、體例。 能熟練寫出觀點正確、內容充實、結構合理、層次分明、表達清晰、語言得體、標點正確的各類常用事務文書。第一節(jié) 常用事務文書概述【情景

3、導入】調查報告與政府決策【知識要點】一、事務文書的概念事務文書是指國家機關、企事業(yè)單位、社會團體或個人為溝通信息、總結經驗、探求問題、指導工作、處理日常事務而撰寫的應用文體，又稱“常規(guī)文書”或“業(yè)務文書”。傳統(tǒng)的事務文書包括計劃、總結、調查報告等，但隨著日常事務的增多，典型材料、改進工作方案、申請書、讀書筆記等也進入到了常用事務文書的范疇。 二、事務文書的特點（一）指導性事務文書雖然不具有行政公文的法定權威性，但仍然具有很強的現(xiàn)實指導價值。（二）規(guī)范性事務文書的格式雖然不像行政公文有主管部門的嚴格規(guī)定，但在長期使用的過程中已形成了比較固定的慣用格式。各種文體的構成要素以及體式、樣式，通常都有一

4、定的規(guī)則，具有相對的穩(wěn)定性，不能隨意更改。（三）靈活性與行政公文相比，事務文書在遵循一定規(guī)范的前提下，有更大的靈活性。（四）時效性事務文書往往針對的是具體工作中出現(xiàn)的問題或情況，這些情況或問題可能沒有法定公文那樣緊迫，但同樣也要在限定的時間內及時完成，否則很難發(fā)揮事務文書的作用。三、事務文書的作用（一）宣傳教育作用通過文體的寫作和傳播，可以起到宣傳教育群眾，檢查督促工作的作用，使人們明辨是非、提高認識、統(tǒng)一思想。（二）溝通聯(lián)系作用各種事務文書是傳遞信息的有效工具，在工作中起到了橋梁和紐帶的作用。（三）積累資料作用 事務文書中的多數(shù)文種，如計劃、總結、調查報告等一旦實際運用之后就作為歸檔稿本存檔

5、，成為歷史資料保存。在開展有些工作時可以起到為人們提供資料的作用。（四）規(guī)約指導作用 事務文書雖不像法律、法令和法規(guī)文書那樣具有很強的法規(guī)性和強制性，但由于它產生在管理過程之中，對發(fā)文單位來講有一種很明顯的自律性。四、事務文書的寫作要領（一）寫作目的要明確在具體工作中，寫作者會根據(jù)具體事項選擇相應的文種，因而事務文書具有很強的針對性。（二）運用材料要真實各類事務文書產生于具體的工作實踐當中，是為解決問題、處理事務而撰寫的，因而對材料的運用上，就一定要求真實具體，是符合生活真實的，沒有虛假或做秀的成份，這樣才有利于文書的處理和文書內容的落實。（三）寫作態(tài)度要誠實誠實的態(tài)度是寫好事務文書的重要條件

6、，對事務文書寫作態(tài)度的反映，往往就是對工作態(tài)度的反映?！鞠嚓P鏈接】劉錫慶主編事務文書寫作，北京師范大學出版社，2008年岳海翔主編綜合事務文書寫作要領與范文，中國言實出版社，2008年【特別提示】事務文書與上一章的行政公文之間既有聯(lián)系又相互區(qū)別，它是國家機關、社會團體和企事業(yè)單位以及個人處理日常事務的重要工具。因此，我們不僅要理解相關的理論知識，更要從實際出發(fā)，通過例文的賞析、模擬寫作等方式掌握各種事務文書的寫作要求，以保證和促進日常工作的順利開展。第二節(jié) 計劃【情景導入】哈佛的目標測試【知識要點】一、計劃的概念國家機關、社會團體、企事業(yè)單位或個人，對預計在一定時間內要達到的目標或完成的任務，

7、提出具體要求，制定相應的措施和執(zhí)行步驟，并寫成系統(tǒng)化、條理化的書面材料，這就是計劃。計劃是對未來一定時期的工作或任務作出預想性安排的應用文書。計劃是個廣義的概念，因其涉及內容和期限的不同，計劃還有設想、要點、打算、規(guī)劃、安排等名稱。其中初步的草案性計劃是“設想”；列出工作主要目標的計劃是“要點”；準備近期要做的事情，但對其中的細節(jié)考慮還不完全的計劃是“打算”；對較長時期內工作和任務的總體性設想稱為“規(guī)劃”；對短期內工作進行具體布置的計劃是“安排”。在撰寫計劃時，要根據(jù)具體情況，使用不同的名稱。二、計劃的種類根據(jù)不同的分類標準，可以把計劃分成不同的種類：按性質劃分，可分為專題性計劃和綜合性計劃兩

8、種。前者又稱單項計劃，是針對特定方面的工作或任務制定的；后者又稱總體計劃，是對單位、部門或個人一定時期內的所有工作或任務作出全面安排的計劃。按內容劃分，可分為工作計劃、學習計劃、銷售計劃、科研計劃等；按范圍劃分，可分為個人計劃、部門計劃、單位計劃、國家計劃等；按時間劃分，可分為周計劃、月份計劃、季度計劃、年度計劃等。三、計劃的特點（一）科學的預見性古語云：“凡事預則立，不預則廢。”預見性是計劃最明顯的特點之一。（二）明確的針對性計劃不是千人一面，千篇一律的。同樣是工作計劃，有單位和個人之分，即使是同一單位內部，不同部門的工作計劃也不一樣。（三）切實的可行性有了準確的預見性和明確的針對性作為基礎

9、，計劃才有切實的可行性。（四）一定的約束性計劃一經制定并公布，在計劃所涉及的單位、人員等范圍內，就具有一定的約束性。在執(zhí)行中，局部必須服從全局，各部門必須按計劃的方案行動，不得隨意更改，更不能盯著不辦。即使是個人的計劃，也不能隨意更改，應該遵照執(zhí)行，并最終達到目標，完成任務。四、計劃的結構和內容計劃的常見寫作格式有三種：一是條文式，二是表格式，三是條文與表格結合式。但不論采取哪種格式，計劃都應具備標題、正文、落款三個部分。（一） 標題計劃的標題一般有四種：一是制定單位+適用時期+內容+文種，如四川省教育廳2010年工作要點；二是適用時期+內容+文種，如2010年第一季度工作計劃；三是適用內容+

10、文種，如值班安排；四是只有文種，如計劃。（二） 正文正文是計劃的主體部分，一般包括前言、主體和結尾三個方面。1. 前言。這部分主要回答“為什么”和“憑什么”的問題，即“為什么要制定這個計劃”和“依據(jù)什么來制定了這個計劃”。需要注意的是，這部分應該高度概括，簡單明了。如果是個人的短期小型計劃，這部分還可以省略。2. 主體。這部分是計劃的核心，一般包括目標、措施和步驟三個內容。3.結尾。這部分與前言相互照應，使文章結構更加完整。一般用簡潔的語言對整個計劃進行展望。需要說明的是，這部分在格式上不是必須的，可以隨著計劃條文的終了而自然結束文章。（三） 落款單位的計劃一般都要求有單位名稱和成文日期。如果

11、是以文件形式下發(fā)的計劃，還需要加蓋公章。單位名稱一定要寫全，不能用簡稱；日期也要寫全年、月、日，年份要寫全四位數(shù)，公章要清晰醒目。如果是個人計劃，則只用個人署名和成文日期。五、計劃的寫作要求為了保證計劃的實行，在制定計劃時要注意以下幾點：（一）實事求是，切實可行制定計劃不能靠主觀愿望和臆想，必須通過深入地調查研究，從實際情況出發(fā)，準確地把握客觀實際和事物發(fā)展的規(guī)律。（二）要求明確，措施具體為了使計劃得到良好的實施，在整體設計上要注意目標明確，表述清晰，并將實現(xiàn)目標的途徑和辦法一條一條地列出來。（三）留有余地，防患未然計劃是根據(jù)客觀情況制訂的，客觀情況在不斷的變化，所以計劃還要有靈活性，應留有一

12、定的余地，當某種未預見的因素發(fā)生時，計劃能及時修正、補充和調整?！鞠嚓P鏈接】想象五年后的你【特別提示】無論計劃是單位的還是個人的、長期還是短期的，都首先要有目標。而對于大學生來說，制定個人的大學生涯規(guī)劃甚至職業(yè)生涯規(guī)劃也尤為重要。因此，一定要根據(jù)自己的特長、興趣等結合專業(yè)特點進行自我剖析，早日確定職業(yè)目標，縮短迷茫期，使學習生活更有目標和效率。第三節(jié) 總結【情景導入】成功與總結【知識要點】一、總結的概念總結是國家機關、社會團體、企事業(yè)單位或個人對過去一段時期內的工作或任務加以回顧、分析和研究，從中找出經驗和教訓，并把這些內容條理化、系統(tǒng)化，上升成規(guī)律性的理性認識，用以指導今后工作的一種文書。二

13、、總結的類型總結根據(jù)不同的分類標準，可以分成不同的類型。按內容分，有工作總結、生產總結、學習總結、思想總結、銷售總結等。按工作范圍分，有部門總結、單位總結、個人總結等。按時間分，有年度總結、季度總結、月份總結、階段總結、每周小結、每日小結等。從不同的分類標準，可把總結分為不同的類型。但不管哪類總結，都可從容量和表現(xiàn)形式分為綜合總結和專題總結。（一）綜合總結又叫全面總結。它是單位、部門在一定時限內對各方面工作進行的綜合性的分析、總結；是全方位、多角度、深層次的總結。它反映的是工作的全貌，內容包括基本情況、過程、成績、經驗、缺點、教訓等諸多方面。（二）專題總結又叫經驗總結。它是對某一方面的工作，如

14、生產、質量、思想、宣傳等所進行的總結。這類總結內容集中單一，重點突出，針對性強，偏重于總結經驗和成績，從所取得的成績中歸納、提煉出帶有規(guī)律性的經驗。三、總結的特點（一）回顧性與計劃的預見性相對，總結針對的是過去的情況，它必須在學習、工作結束或告一段落后才可以進行，它所闡述的內容要建立在回顧過去已經做過的工作或任務的基礎上。（二）概括性總結是對已經進行工作的反映和評價，這種反映和評價必須是總體的、概括的。（三）理論性寫總結，要陳述事實。但事實只是基礎，總結不僅僅是對已經完成工作的單純描述和再現(xiàn)，它需要提高到理論的高度，即用正確的立場、觀點、方法對事實進行分析，把感性認識上升到理性認識，從實踐中總

15、結出帶有規(guī)律性的認識。（四）指導性總結雖然是建立在回顧過去的基礎上，但目的卻是為了指導未來。有人把總結看成是“馬后炮”，認為沒有意義而不認真進行，其實總結是下階段工作和任務的“馬前炮”。四、總結的結構和內容總結常見的格式和計劃相近，由標題、正文、落款三個部分組成。（一）標題常見的總結標題可以歸納為六種：一是內容+文種，如學習總結、軍訓總結等；二是時限+文種，如學期總結、學年總結等；三是單位+內容+文種，如××大學引進高級專門人才總結、××市創(chuàng)文明城市總結等；四是單位+時限+內容+文種，如×公司關于××年度的工作總結等；五是正

16、題+副題，正題概括總結內容，揭示主旨。副題寫明單位、時限、內容和文種。如拿來主義加快了經濟的發(fā)展××市2009年經濟發(fā)展的經驗總結等；六是既無單位、時間，又無文種，以總結的內容和主題為標題，如股份制使企業(yè)走上成功之路等。（二）正文總結的正文由前言、主體和結尾三個部分組成。1. 前言，也叫導語。一般是概述基本情況或簡要交代工作背景和開展工作的條件、形勢等，寫法比較靈活。常見的寫法有兩種：一是概述式，即概括工作的基本情況和成效；二是結論式，即對工作得出的經驗和成果下個定論。但不論哪種形式，前言都要開門見山，簡明扼要，緊扣中心，統(tǒng)領全文，有吸引力。2. 主體。主體部分主要包括做法

17、、成績、體會、存在的問題、今后的工作設想等。這部分要求全面、簡要地說明某一時期所做的各項工作（綜合總結）或某項工作的各個方面（專題總結），可分項逐條闡述。（1）基本做法、成績和經驗。（2）存在的問題及原因。3.結尾。今后的設想和打算。這部分內容主要根據(jù)存在的問題，有針對性地提出今后工作的努力方向以及改進的意見。文字要簡練，不作具體的闡述。也有的總結可以沒有這部分，寫作時應視具體情況而定。（三）落款落款是在正文完成后，在右下方簽署總結單位的名稱和時間。如果用于上報的總結，在單位名稱處還應加蓋單位公章。但無論是單位總結還是個人總結，如果在標題下已署名，則在落款處可以省略。五、總結的寫作要求（一）尊

18、重客觀事實，實事求是總結的基本材料是那些能夠說明工作效果和規(guī)律的數(shù)字和事實，因此，在動手寫作前一定要通過不同形式全面了解客觀事實，要重實踐、重事實、用事實說話。（二）善于突出重點，點面結合總結需要實事求是，但絕不是有事必錄，而是應該突出重點，選擇那些具有代表性的，能反映出主要工作、主要成績和主要問題的材料來寫。（三）體現(xiàn)理論價值，切忌膚淺雖然材料和事實是總結的基石，但總結切忌停留在對表面現(xiàn)象的描述上，泛泛而談?！鞠嚓P鏈接】如何成為職場紅人【特別提示】總結是對過去實踐活動的回顧和評估，又是為今后的工作積累具有指導意義的經驗，因此，必須從實際出發(fā)，堅持實事求是。無論是總結成績，找出經驗，還是總結教

19、訓，找出問題，都應按照事物的本來面目如實反映，既不夸大，也不縮?。患炔换乇?，也不掩飾；既不片面化、絕對化，也不憑空杜撰，弄虛作假。第四節(jié) 公示、啟事、海報【情景導入】引人注目的告啟文書【知識要點】公示、啟事、海報都是企事業(yè)單位、機關團體、組織機構和個人在日常事務中經常使用的文書。往往是制作者就某一事項提請公眾注意或者要求其協(xié)助時而使用的，通常以張貼、標牌等進行展示，也可以通過報刊、廣播、電視、網(wǎng)絡等媒體進行傳播。一、公示（一）公示的概念公示是黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體等事先預告公眾周知，用以征詢意見、接受公眾監(jiān)督，從而改善工作的一種應用文書。（二）公示的特點公示具有以下幾個特點：1. 公開

20、性公示所包含的內容、承載的信息，都是要向周知對象公開，要讓大家知道和了解的，具有較強透明度，不允許有任何隱藏和暗箱操作。2真實性既然是要征詢意見，接受公眾監(jiān)督，公示的內容和信息就必須真實，不允許有任何的隱瞞和虛假成分。3. 時效性公示是事先的公示，不是事后的公示。公示的內容是初步的決定而非最終的決定，如果是最終的決定就必須在“公示”前言中加以說明。4. 民主性民主性是指公示的過程與結果，都是公開、公平、公正的，都是有群眾參與和監(jiān)督，并為他們所認可的。（三）公示的結構和內容公示有較為固定的格式，一般由標題、正文和落款三個部分組成。有時，也可有附錄或附表、附圖。1.標題一般有兩種。一種只有文種“公

21、示”，另一種就是事由+文種。2.正文正文一般包括幾個內容：進行公示的原因；公示事物的基本情況；公示的起始及截止日期（以工作日計）；意見反饋單位地址及聯(lián)系方式等。3.落款發(fā)布公示的單位名稱（一般要加蓋公章）及發(fā)布時間。二、啟事（一）啟事的概念啟事，是國家機關、企事業(yè)單位、團體或個人，因事需要向公眾說明或提請公眾注意，希望公眾協(xié)助辦理此事時使用的一種事務文書。一般通過張貼、標牌或廣播、電視、報刊等形式向社會公開說明、宣傳、介紹，使其周知。（二）啟事的分類啟事的種類很多，作用也不一樣。根據(jù)啟事事項的不同，可以分為：尋找、征招、周知、聲明四大類：1.尋找類啟事2.征招類啟事3.周知類啟事4.聲明類啟事（三）啟事的結構和內容大體而言，啟事的寫作格式包括如下幾方面：1.標題 標題的寫法一般有以下幾種：一是只有文種或只有事由；二是由事由+文種；三是發(fā)文者+文種；四是發(fā)文者+事由+文種。還有一種比較特殊，如果啟事重要和緊迫，為了引起公眾注意和配合，可標明為“重要啟事”或“緊急啟事”。2.正文不同類型的啟事正文內容有所不同，一般包括：啟事的目的、意義、具體辦理方法、要求、條件等。正文是啟事的主要部分，主要說明啟事的事項。正文要寫具體、明白、準確，簡練通俗，千萬不可模糊、含混、模棱兩可，以免產生歧義。3.落款在右下角寫明啟事單位名稱