文件編碼編號(hào)及格式管理制度.doc

1、東方紙箱機(jī)械實(shí)業(yè)有限公司規(guī)章制度文件編號(hào)DF/QR-HA-13文件編碼編號(hào)及格式管理制度文件版本A生效日期2003-04-011. 目的本文件規(guī)定文件類別的劃分和編號(hào)及格式的規(guī)定，確保實(shí)施有序管理。2. 范圍適用于公司所質(zhì)量管理體系文件。3. 公司代號(hào)DF：表示東方紙箱機(jī)械實(shí)業(yè)有限公司4. 管理類別劃分及其代號(hào)規(guī)定：類別序號(hào)管理類別代號(hào)說明業(yè)務(wù)類1技術(shù)管理T2采購物料管理B3質(zhì)量管理Q4生產(chǎn)管理P5運(yùn)輸管理D支持類6市場(chǎng)管理M7人力資源管理H8行政管理A9環(huán)境管理E10安全衛(wèi)生管理S11基礎(chǔ)設(shè)施管理I含投資12財(cái)務(wù)管理F13目標(biāo)計(jì)劃管理O含實(shí)體績(jī)效管理、年度經(jīng)營計(jì)劃目標(biāo)14信息管理N15客戶關(guān)

2、系管理C5. 文件類別劃分及其代號(hào)規(guī)定：序號(hào)文件類別定義代號(hào)1質(zhì)量手冊(cè)規(guī)定組織質(zhì)量管理體系的文件QM2程序文件質(zhì)量管理體系中描述為進(jìn)行某項(xiàng)活動(dòng)或過程所規(guī)定的途徑的文件QP3規(guī)章制度QR4計(jì) 劃規(guī)定用于某一具體情況的管理體系要素和資源的文件QL5作業(yè)指導(dǎo)書有關(guān)如何實(shí)施和記錄的詳細(xì)描述WI6表 單用于記錄管理體系所要求的信息的文件QF7清單目錄QT8技術(shù)規(guī)范TS6. 部門代號(hào)根據(jù)組織架構(gòu)圖中設(shè)置的各部門名稱，以兩個(gè)英語單詞第一個(gè)大寫字母進(jìn)行標(biāo)識(shí)，如總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、生產(chǎn)副總、營銷副總均縮寫成CE、生產(chǎn)部PD、人事行政部HA、財(cái)務(wù)部FD、物控部MC、開發(fā)部RD、市場(chǎng)部MD、品管部QM、售后服務(wù)部C

3、S。7. 文件編號(hào)組成要素7.1 質(zhì)量手冊(cè)和程序文件： DF/QM - ××順序號(hào)（00， 01， 02） 公司代號(hào)及文件類別號(hào)7.2 三級(jí)文件及其它文件：DF/××-××-×× 文件的序號(hào)（01，02，） 部門代號(hào)(其中物控部原已印刷的表單按“OP”,但等ERP正式運(yùn)行后改為“PMC”) 作業(yè)指導(dǎo)書（WI）、規(guī)章制度（QR）、技術(shù)規(guī)范（TS）、質(zhì)量記錄（QF）等文件類別號(hào) 公司代號(hào)7.3 物控部計(jì)劃編號(hào)：×××/××××/××

4、;/×××/×××此供應(yīng)商當(dāng)月生產(chǎn)計(jì)劃單或追加計(jì)劃單或更改計(jì)劃單的流水號(hào) 計(jì)劃編制的當(dāng)月流水號(hào) 計(jì)劃編制的月份 計(jì)劃編制的年份供應(yīng)商編號(hào)8. 程序文件的結(jié)構(gòu)和基本要求8.1 程序可用文字、流程圖、表格或其組合描述。8.2 程序文件可采用任何載體，如書面文檔和電子文檔。8.3 程序文件的名稱應(yīng)簡(jiǎn)短地反映程序的內(nèi)容。8.4 程序文件由封面、內(nèi)容頁、流程圖（必要時(shí)）、修改狀況記錄頁及附錄組成。注：如有流程圖，流程圖放在“內(nèi)部頁”之后，“修改狀況記錄頁”之前。8.5 程序文件的封面字體采用楷體-GB2312；修改狀況記錄頁、內(nèi)容頁的格式中字體

5、的采用宋體。8.6 文件的版本號(hào)用大寫英文字母表示，例如第一版的編號(hào)為A。8.7 文件的修改次第號(hào)用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，例如第二次修改的編碼為02。8.8 文件的頁碼數(shù)和總頁數(shù)用“第 × 頁， 共 × 頁”表示，例如一份共有六頁的文件，第一頁則表示為“第 1 頁 共 6 頁”。8.9 日期表示方法為：2002-12-24。9. 程序文件封面的格式具體格式參見附錄一：程序文件封面格式。10. 程序文件內(nèi)容頁的格式10.1 程序文件內(nèi)容頁的章號(hào)和名稱包括：目的、范圍、定義、職責(zé)、內(nèi)容、記錄、相關(guān)/支持性文件、附錄。10.2 程序文件章節(jié)號(hào)規(guī)定如下：1.章1.1節(jié)1.1.1條1.

6、1.1.1款1.1.1.1.1目注1：盡可能少用款和目的編號(hào)。注2：a), b) 可用于節(jié)以下的條文，一般用于短句以及不成句的短語或詞組。10.3 具體格式參見附錄二：程序文件內(nèi)容頁格式。11. 程序文件修改狀況記錄頁的格式具體格式參見附錄三：程序文件修改狀況記錄頁格式。12. 程序文件“內(nèi)容頁”的內(nèi)容12.1 目的簡(jiǎn)要闡明本程序文件的意圖及實(shí)施本程序所期望達(dá)到的效果。描述方法示例：a) 本程序規(guī)定，通過實(shí)施確保b) 制訂本程序之目的在于c) 本程序旨在確保d) 為了，建立和保持本程序12.2 范圍界定本程序文件適用的范圍，可就部門、產(chǎn)品、過程和活動(dòng)之一或其組合闡述，以便明確本程序控制的對(duì)象，

7、必要時(shí)可說明不適用情況。描述方法示例：本程序適用于。12.3 定義為正確和統(tǒng)一理解本程序所涉及的術(shù)語，在定義中可包含：a) 雖然ISO 9000標(biāo)準(zhǔn)已有定義，但組織內(nèi)在概念上易混淆的術(shù)語；b) 組織內(nèi)專用的術(shù)語；c) 在定義中可列出縮略語的全文。注：僅在必要時(shí)，才闡述術(shù)語的定義。熟知的和無歧義的術(shù)語可不闡述其定義，在該欄里標(biāo)明“無”。12.4 職責(zé)概括闡明實(shí)施本程序規(guī)定活動(dòng)責(zé)任者的職責(zé)和權(quán)限。描述方法示例：a) 負(fù)責(zé)b) 負(fù)責(zé)組織實(shí)施c) 承擔(dān)（某項(xiàng)或某些活動(dòng)）注：責(zé)任者是指部門和/或崗位而不是某個(gè)人，要盡可能指明崗位。12.5 內(nèi)容本項(xiàng)內(nèi)容是程序文件的主要內(nèi)容，按照工作流程中各個(gè)過程、活動(dòng)的

8、先后順序，規(guī)定活動(dòng)的途徑、步驟。在描述時(shí)應(yīng)考慮：a) 規(guī)定組織及其顧客和供方的需要；b) 過程的輸入、轉(zhuǎn)換和輸出的內(nèi)容和控制要求；c) 由誰或哪個(gè)部門，為什么，于何時(shí)何地做什么，以及如何做，如何控制和記錄；d) 規(guī)定完成活動(dòng)所需的資源（人員、培訓(xùn)、設(shè)備和材料）；e) 規(guī)定與要求的活動(dòng)有關(guān)的文件；f) 規(guī)定所采取的測(cè)量。注1：本章的第一節(jié)應(yīng)描述是否有流程圖，如有流程圖，列出流程圖名稱。注2：本項(xiàng)內(nèi)容的細(xì)節(jié)可在作業(yè)指導(dǎo)書中闡述。12.6 記錄列出實(shí)施本程序過程中生成的各項(xiàng)記錄、表格，包括記錄的編碼（如有時(shí)）及名稱。12.7 相關(guān)/支持性文件12.7.1 列出在本程序正文中引用的其他文件的編碼及名稱

9、，包括程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)。12.7.2 在相關(guān)文件中不宜列出版本號(hào)/修改次第，這樣能避免因被引用文件的修訂而使引用失效。12.8 附錄12.8.1 附錄提供程序文件的支持性信息。12.8.2 附錄可包括：對(duì)本程序內(nèi)容的補(bǔ)充、圖表、記錄表格等。12.8.3 在程序文件正文中的第8章“8. 附錄”中列出本程序中附錄的目錄，以正文中表述先后的次序列出編碼及名稱，如：“8.1 供方評(píng)價(jià)審批表”。13. 程序文件編寫的應(yīng)用軟件及排版要求13.1 文字文件采用Microsoft Word軟件編寫，流程圖采用Microsoft Word/Microsoft Excel編寫。13.2 正文排版要

10、求：a) 字體：采用宋體；各章標(biāo)題用粗體，其他用常規(guī)字體。b) 字號(hào)：正文用小四號(hào)；標(biāo)題用小三號(hào)；表格用小四或五號(hào)。c) 段落：每段兩端對(duì)齊；行距為1.5倍。d) 頁邊距：采用A4紙張時(shí)，上頁邊距為1.6厘米，下頁邊距為1.4厘米，左、右頁邊距為1.3厘米。14. 程序文件的編制過程要點(diǎn)14.1 質(zhì)量管理體系程序文件應(yīng)由參與過程和活動(dòng)的部門的骨干人員編寫，部門負(fù)責(zé)人審核，以有利于對(duì)過程和活動(dòng)要求的正確理解，確保程序文件既符合質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)要求，又適合本組織實(shí)際運(yùn)作需要，提高體系的有效性和運(yùn)行效率。14.2 程序文件編制人員應(yīng)對(duì)照ISO 9001:2000標(biāo)準(zhǔn)對(duì)質(zhì)量管理體系的要求，評(píng)審現(xiàn)有的文

11、件，識(shí)別質(zhì)量管理體系中存在的不足，以便予以糾正和改進(jìn)。14.3 程序文件所規(guī)定的是質(zhì)量管理體系中一個(gè)邏輯上獨(dú)立的部分，包括：某一個(gè)或一組相關(guān)聯(lián)的過程/活動(dòng)，通常是描述跨部門的活動(dòng)。因此，程序文件編制人員不能局限于本部門，應(yīng)從組織的全局出發(fā)，分析工作流程，理解邏輯上的縱向順序和橫向協(xié)調(diào)關(guān)系，作出具體規(guī)定，確保體系的有效性。14.4 程序文件應(yīng)確保流程清晰、接口明確、層次分清、言簡(jiǎn)意賅。15. 程序文件的批準(zhǔn)、發(fā)布和控制要點(diǎn)15.1 評(píng)審和批準(zhǔn)15.1.1 程序文件發(fā)布前，應(yīng)由組織被授權(quán)人員對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審，確保內(nèi)容正確、適合、充分、有效，結(jié)構(gòu)符合規(guī)定要求。15.1.2 為使文件具有系統(tǒng)性、符合性、

12、適合性和可操作性，在程序文件批準(zhǔn)前，需要時(shí)可采取會(huì)簽方式由文件使用部門對(duì)文件的適合性和是否符合實(shí)際運(yùn)行需要進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)意見及其后續(xù)措施應(yīng)予以保持。15.1.3 程序文件應(yīng)由組織被授權(quán)人員批準(zhǔn)才能發(fā)布，且具有明確的批準(zhǔn)標(biāo)識(shí)，組織應(yīng)保存文件批準(zhǔn)的證據(jù)。15.2 發(fā)放15.2.1 程序文件被批準(zhǔn)后應(yīng)由指定部門人員發(fā)放，發(fā)放的方法應(yīng)確保文件使用的人員在正確的時(shí)間、正確的地點(diǎn)得到有效版本的適用文件。15.2.2 為確保正確發(fā)放程序文件和有效控制，可使用部門代號(hào)（如序列號(hào)）對(duì)每份發(fā)放的文件予以標(biāo)識(shí)。15.3 更改控制15.3.1 組織應(yīng)規(guī)定文件更改的提出、評(píng)審、實(shí)施、控制等過程，文件更改過程應(yīng)執(zhí)行原文件相同的評(píng)審和批準(zhǔn)過程。15.3.2 組織應(yīng)采取合適的方法實(shí)現(xiàn)對(duì)文件更改的過程。15.3.3 為確保各部門使用正確的文件，組織可使用表明文件更改狀態(tài)（版本/修改次第）的文件總目錄，或采取其他合適的方法，予以控制。文件總目錄應(yīng)納入受控文件范圍。15.3.4 更改的形式主要為換頁或換本。15.4 作廢文件處置組織應(yīng)建立作廢文件處置的過程，以防止作廢文件的誤用。15.5 程序文件控制狀態(tài)標(biāo)識(shí)15.5.1 程序文件是組織各項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)的依據(jù)，也是指導(dǎo)質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行的準(zhǔn)則，對(duì)此應(yīng)