煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范

1、煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范(征求意見稿前言本標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)國家檔案局的建議,由中國煤炭工業(yè)協(xié)會(huì)檔案分會(huì)組織起草的。本標(biāo)準(zhǔn)是為規(guī)范煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案管理,確保煤礦項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全,使之更好地服務(wù)于煤礦建設(shè)和生產(chǎn)經(jīng)營管理及今后的改擴(kuò)建工作。本標(biāo)準(zhǔn)是煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的基本規(guī)范。各單位應(yīng)結(jié)合實(shí)際認(rèn)真實(shí)施。其部分條款(黑體字部分為強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn),則必須嚴(yán)格執(zhí)行。本標(biāo)準(zhǔn)為首次發(fā)表。本標(biāo)準(zhǔn)是依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定的。本標(biāo)準(zhǔn)起草單位:本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人:本標(biāo)準(zhǔn)由批準(zhǔn)。本標(biāo)準(zhǔn)自起實(shí)施。本標(biāo)準(zhǔn)由解釋。煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范1.范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的組織原則和工作要求;也明確了煤

2、礦建設(shè)項(xiàng)目文件的歸檔范圍與保管期限。本規(guī)范適用于新建、改建、擴(kuò)建、技改、續(xù)建的煤礦建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作。與煤礦項(xiàng)目配套建設(shè)的電廠、鐵路專用線、化工廠等建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理按照國家有關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。2. 規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。DA/T 28-2002 國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范DA/T 422009 企業(yè)檔案工作規(guī)范GB/T 11822-2008 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求GB/T 18894-2002 電子文件歸檔與管理規(guī)范GB/T 10609.3 技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法GB/T 17678.11999 CAD 電子文件光盤存儲(chǔ)、

3、歸檔與檔案管理要求GB/T 503282001 建筑工程文件歸檔管理規(guī)范CJJ/T 1172008 建筑電子文件及電子檔案管理規(guī)范國家檔案局國家計(jì)委國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法(檔發(fā)字199715號(hào)文件3.術(shù)語和定義3.1 GB/T 15663-2008煤礦科技術(shù)語及煤礦安全規(guī)程中定義的術(shù)語適用于本標(biāo)準(zhǔn)。3.2 DA/T 12000確立的檔案工作基本術(shù)語以及下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。3.3 煤礦建設(shè)項(xiàng)目指為了開采煤炭而規(guī)劃設(shè)計(jì)和建設(shè)的井工礦或露天礦、洗煤廠等工程。它包括一個(gè)或多個(gè)單位工程,在經(jīng)濟(jì)上統(tǒng)一核算、行政上統(tǒng)一管理,建成后統(tǒng)一移交生產(chǎn)。3.4 煤礦建設(shè)項(xiàng)目文件指煤礦建設(shè)項(xiàng)目在地質(zhì)勘

4、探、立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。4. 煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案工作組織和職責(zé)4.1 煤礦建設(shè)項(xiàng)目(以下簡稱項(xiàng)目檔案工作實(shí)行項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制。項(xiàng)目法人或受其委托的建設(shè)單位(以下統(tǒng)稱項(xiàng)目建設(shè)單位全面負(fù)責(zé)做好本項(xiàng)目的檔案工作,并接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。4.2項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)明確檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo),確定各職能部門檔案工作的負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目檔案工作部門的負(fù)責(zé)人。4.3 項(xiàng)目建設(shè)單位必須設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)。根據(jù)項(xiàng)目規(guī)模、管理模式和工作需要,建立相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu),并向上級檔案管理部門備案。4.4 項(xiàng)目建設(shè)單位要配備適應(yīng)項(xiàng)目檔案工作需要的專職人

5、員;各主要職能部門或業(yè)務(wù)部門也應(yīng)根據(jù)需要配備相應(yīng)的專職或兼職檔案工作人員。4.5 各參建單位應(yīng)按建設(shè)單位要求或合同規(guī)定,設(shè)立檔案工作機(jī)構(gòu)或明確負(fù)責(zé)檔案工作的部門,并配備能滿足項(xiàng)目檔案工作需要的專職或兼職檔案人員。4.6 各單位均應(yīng)保證檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)操守適應(yīng)工作的需要,并保持其相對穩(wěn)定性。要建立檔案人員培訓(xùn)制度、考核制度和持證上崗制度,并認(rèn)真組織實(shí)施。4.7 項(xiàng)目檔案工作人員應(yīng)遵紀(jì)守法、忠于職守、具有煤礦建設(shè)專業(yè)和檔案專業(yè)知識(shí)。檔案部門負(fù)責(zé)人應(yīng)具有中級以上專業(yè)技術(shù)職稱或大學(xué)本科以上學(xué)歷。4.8 項(xiàng)目建設(shè)單位要建立以其檔案部門為核心、各職能部門、各參建單位檔案室或?qū)Ｂ殹⒓媛殭n案人員為

6、基礎(chǔ)的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系,并明確各方職責(zé)。建設(shè)單位檔案部門職責(zé):建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)、制定檔案工作制度、統(tǒng)一檔案工作標(biāo)準(zhǔn)要求、培訓(xùn)檔案工作人員、監(jiān)督檢查檔案工作情況;參與項(xiàng)目建設(shè)過程中重要會(huì)議、重大活動(dòng)、竣(交工驗(yàn)收;落實(shí)規(guī)范規(guī)定的各項(xiàng)要求,保證項(xiàng)目檔案的齊全完整、準(zhǔn)確可靠、系統(tǒng)安全和竣工驗(yàn)收移交。參建單位檔案工作人員職責(zé):按照建設(shè)單位制定的項(xiàng)目檔案工作制度和規(guī)范要求,做好所承建工程或承擔(dān)的任務(wù)文件的收集、整理和歸檔工作。確保所提供歸檔文件的真實(shí)有效、完整齊全,嚴(yán)禁偽造或隨意撤換。4.9 建立健全檔案管理制度。項(xiàng)目檔案工作必須與項(xiàng)目建設(shè)同步。把項(xiàng)目檔案管理工作納入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃,納入項(xiàng)目建設(shè)管理程序,

7、納入領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的崗位職責(zé),與項(xiàng)目建設(shè)管理同步實(shí)施、同步考核。4.10做好項(xiàng)目的檔案管理登記工作。屬于國家重點(diǎn)建設(shè)的項(xiàng)目,項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)按照國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法,做好項(xiàng)目的檔案管理登記工作。同時(shí)抄送項(xiàng)目所在省煤炭行業(yè)主管部門。非國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目參照該辦法進(jìn)行登記。由項(xiàng)目主管部門的檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織填寫“煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表”,報(bào)項(xiàng)目所在省檔案行政管理部門,同時(shí)抄送省(自治區(qū)煤炭行業(yè)主管部門檔案機(jī)構(gòu),以便于相互配合,及時(shí)監(jiān)督指導(dǎo)。5. 項(xiàng)目文件的收集和整理5.1 項(xiàng)目文件(含電子文件,下同的收集、立卷歸檔工作按照“誰形成誰負(fù)責(zé)”的原則,由項(xiàng)目文件的形成單位或部門負(fù)責(zé)。項(xiàng)目建設(shè)單

8、位在簽訂項(xiàng)目勘探、勘察、設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理、采購、服務(wù)、技術(shù)等合同、協(xié)議時(shí),應(yīng)設(shè)立專門條款,明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項(xiàng)目文件以及所提交文件的編制要求、整理標(biāo)準(zhǔn)、移交時(shí)間及歸檔責(zé)任。5.2 項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)依照煤礦建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表(見附錄,結(jié)合該項(xiàng)目實(shí)際,認(rèn)真分析項(xiàng)目檔案的價(jià)值和規(guī)律,科學(xué)合理地制定項(xiàng)目文件的歸檔范圍和保管期限,做好項(xiàng)目文件的收集和歸檔工作。煤礦建設(shè)項(xiàng)目中,礦井項(xiàng)目因地下工程受地質(zhì)條件和水、火、瓦斯等自然環(huán)境的影響很大。為了安全生產(chǎn)和保證工程質(zhì)量,對施工、作業(yè)要求高、管理嚴(yán),其形成的應(yīng)歸檔文件比較特殊,量也比較大。附錄A比較詳細(xì)的列出了礦井項(xiàng)目文件的歸檔范圍和保管期限。露

9、天礦的前期工作及與井工礦基本相同,其主要區(qū)別在設(shè)計(jì)和施工部分。因此,附錄B只列出了露天礦的設(shè)計(jì)和施工部分。其它部分均可參照礦井部分執(zhí)行。洗煤廠均為地面建筑。其歸檔范圍可參照本規(guī)范和GB/T282002執(zhí)行,故未再重復(fù)。煤礦項(xiàng)目三類工程相關(guān)性強(qiáng),服務(wù)年限長,檔案保管期限一般應(yīng)超過煤礦服務(wù)年限。檔案保管期限分為永久、30年、10年三種與煤礦的實(shí)際需要不太適應(yīng),建議定為永久和定期兩種。5.3 項(xiàng)目文件的收集、整理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分工負(fù)責(zé)原則。建設(shè)單位檔案部門負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督、指導(dǎo),建設(shè)單位各職能部門和各參建單位均應(yīng)各司其職、各負(fù)其責(zé),共同保證項(xiàng)目文件收集齊全完整,整理規(guī)

10、范標(biāo)準(zhǔn)。5.4 項(xiàng)目文件管理職責(zé)性研究及設(shè)計(jì)文件的收集、整理工作,并按要求向建設(shè)單位提供。5.5 檔案部門或人員要對項(xiàng)目建設(shè)檔案工作實(shí)行全過程管控,參加項(xiàng)目各階段(標(biāo)段的日常檢查與竣(交工驗(yàn)收工作。及時(shí)監(jiān)督指導(dǎo)項(xiàng)目文件的收集和整理。5.6項(xiàng)目文件的整理應(yīng)符合國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范(DA/T 28-2002及科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求(GB/T 11822-2008、電子文件歸檔與管理規(guī)范(GB/T 18894-2002、技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法(GB/T 10609.3的原則要求。5.7 所有歸檔的項(xiàng)目文件均應(yīng)為原件。當(dāng)為復(fù)制件時(shí),必須加蓋復(fù)制件提供單位的公章,注明復(fù)制日

11、期,并有經(jīng)手人簽字。5.8 凡國家規(guī)定的各種許可證和資格證的復(fù)制件,必須加蓋資質(zhì)審核單位印章、注明日期和經(jīng)手人簽字。6. 項(xiàng)目檔案移交與整理6.1 煤礦項(xiàng)目各參建單位要在合同段交工驗(yàn)收前,將已經(jīng)系統(tǒng)化整理的項(xiàng)目檔案連同案卷目錄,經(jīng)監(jiān)理審核和項(xiàng)目建設(shè)單位檢查合格后按規(guī)定及時(shí)辦理移交手續(xù)。移交項(xiàng)目檔案套數(shù)由項(xiàng)目建設(shè)單位根據(jù)實(shí)際需要確定,并在合同中明確。在工程項(xiàng)目管理中,檔案部門有“一票否決”權(quán),要納入合同的結(jié)算程序。凡未完成項(xiàng)目檔案整理,或完成整理但不符合要求,未辦理項(xiàng)目檔案移交手續(xù)的,項(xiàng)目建設(shè)單位不得組織竣(交工驗(yàn)收。6.2 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收合格后,建設(shè)單位應(yīng)按合同及規(guī)定的要求,在項(xiàng)目正式通過竣工驗(yàn)

12、收后三個(gè)月內(nèi),向生產(chǎn)使用單位辦理檔案移交,分期的項(xiàng)目,應(yīng)在每期通過正式竣工驗(yàn)收后辦理檔案移交。6.4 建設(shè)單位檔案部門應(yīng)對接收的全部項(xiàng)目檔案按照煤炭工業(yè)檔案分類規(guī)則進(jìn)行整理、分類、編目、排架。7.項(xiàng)目檔案的保管和利用7.1 項(xiàng)目檔案應(yīng)集中統(tǒng)一管理。建設(shè)單位應(yīng)配備滿足檔案工作需要的設(shè)施、設(shè)備和庫房,并做到辦公室、閱覽室和庫房三分開。7.2 檔案部門應(yīng)配備工作需要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、復(fù)印機(jī)和照相機(jī)、攝像機(jī)等設(shè)備。7.3 檔案庫房要遠(yuǎn)離存在安全隱患的設(shè)施或場所,并采取抗震、防火、防潮、防水、防日光及紫外線照射、防塵、防污染、防有害生物、防盜等保護(hù)措施;配備溫濕度計(jì)、滅火器、空調(diào)、去濕機(jī)、消毒柜

13、、防磁柜等,以確保檔案安全。有條件的應(yīng)配置自動(dòng)報(bào)警、自動(dòng)滅火、溫濕度自動(dòng)調(diào)控等設(shè)備。7.4檔案柜架應(yīng)符合耐久、實(shí)用、美觀要求。檔案盒符合檔案保管要求。檔案排架順序由入口處自左向右、自上而下。庫房、柜架應(yīng)設(shè)置引索圖卡,做到排列有序,指引醒目,存取方便。7.5 檔案庫房溫度應(yīng)控制在14-24,相對濕度45%-60%,及時(shí)通風(fēng)換氣,保持庫房整潔,禁止明火和存放易燃易爆和腐蝕性物品。7.6 建立檔案移交登記制度,編制分類方案、案卷目錄及卷內(nèi)目錄、電子檔案檢索、檔案編研等檢索工具,方便檔案查找利用。7.7 建立健全檔案借閱、利用登記制度,配備必要的檔案利用設(shè)施設(shè)備。檔案利用效果及產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益應(yīng)如實(shí)進(jìn)行

14、登記,并做好統(tǒng)計(jì)工作。8.項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)8.1項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)應(yīng)與項(xiàng)目信息化建設(shè)協(xié)調(diào)和同步進(jìn)行,并堅(jiān)持技術(shù)與管理并重的原則,以檔案信息化促進(jìn)和保障項(xiàng)目建設(shè)信息化。8.2 項(xiàng)目檔案管理信息化系統(tǒng)的開發(fā)與實(shí)施應(yīng)充分考慮煤礦項(xiàng)目建設(shè)的特點(diǎn)和項(xiàng)目檔案管理的要求,滿足項(xiàng)目建設(shè)全過程信息系統(tǒng)高效高質(zhì)運(yùn)行的需要。8.3電子文件應(yīng)經(jīng)鑒定、整理、審核后歸檔。電子文件的整理、鑒定與歸檔要求參見GB/T17678.1和GB/T18894。9.項(xiàng)目檔案驗(yàn)收9.1 檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分,未通過檔案驗(yàn)收的項(xiàng)目,不得通過竣工驗(yàn)收。9.2 項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收應(yīng)在竣工驗(yàn)收3個(gè)月之前完成。9.3 根據(jù)項(xiàng)目單位

15、工程或合同完工情況,由項(xiàng)目建設(shè)單位組織進(jìn)行單位工程檔案、合同完工檔案的檢查驗(yàn)收。9.4 項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收分為自檢、預(yù)驗(yàn)收和正式驗(yàn)收三個(gè)階段。自檢由項(xiàng)目建設(shè)單位組織,并形成自檢報(bào)告;預(yù)驗(yàn)收由檔案驗(yàn)收組織單位負(fù)責(zé)組織或委托煤炭行業(yè)相關(guān)單位組織,并提出預(yù)驗(yàn)收意見;檔案正式驗(yàn)收按重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法(檔發(fā)20062號(hào)由相應(yīng)單位組織進(jìn)行,并正式形成驗(yàn)收意見。9.5 預(yù)驗(yàn)收、驗(yàn)收組均應(yīng)邀請煤炭行業(yè)的檔案專家參加。而且其比例不應(yīng)少于50%。9.6 中、小煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案管理應(yīng)參照本規(guī)范執(zhí)行。省級煤炭行業(yè)管理機(jī)構(gòu)檔案部門要加強(qiáng)對中、小煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。省(自治區(qū)檔案行政管理部門在組織煤礦項(xiàng)目檔案竣工驗(yàn)收時(shí),應(yīng)邀請煤炭行業(yè)的檔案專家參加。附錄A:煤礦建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表 附錄B 露天礦建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表 附錄C 生產(chǎn)安全事故與調(diào)查處理文件歸檔范圍 書面記錄、圖紙等 3.3 3.4 與相關(guān)人員調(diào)查取證時(shí)的談話記錄及音像資料 事故原因分析碰頭會(huì)、座談會(huì)、專家論證會(huì)的有關(guān) 記錄、鑒定、化驗(yàn)、圖紙及音像資料 3.5 事故單位領(lǐng)導(dǎo)、管理人員資格審查記錄，下井人員 崗位及安全培訓(xùn)證件審查記錄 3.6 事故調(diào)查報(bào)告及傷