學校人事檔案暫行管理制度

1、學校人事檔案暫行管理制度為了提高學校檔案管理水平，有效地保護和利用人事檔案，更好地為我校人事工作服務，根據黨的干部工作方針、政策和中華人民共和國檔案法、干部檔案工作條例，特制定本制度。一、保密制度1.認真貫徹執(zhí)行黨和國家有關保密工作的方針、政策和規(guī)定，嚴格按照中華人民共和國檔案法、中華人民共和國保守秘密法，做好人事檔案的保密工作。2.加強組織紀律，堅守工作崗位。3.人事檔案管理部門應設立專用檔案室，配備鐵質檔案柜，妥善保管人事檔案。4.人事檔案室必須具有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施。安全措施應當經常檢查，保持室內的清潔和溫、濕度，發(fā)現問題，立即報告，及時采取措施。5.人事檔案室和

2、檔案柜，應明確專人管理。管理人員變動時，必須辦理好交接手續(xù)。6.無關人員一律不得進入檔案室。7.嚴禁用電話、電報索取或提供有關人員的全面材料和涉及個人政治歷史問題或其他重要問題的材料，嚴禁任何人攜帶人事檔案材料進入公共場合和娛樂場合，不得在電話或公共場所中談論或汲及到有關人事檔案材料的內容。8.對利用人事檔案的人員，進行保密宣傳，以防邊閱檔案邊議論檔案內容。9.人事檔案材料的轉遞，嚴格密封，通過機要傳遞或專人送達，盡量避免本人自帶。10.人事檔案工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按密紙?zhí)幚砘蜾N毀。11.人事檔案一般不外借，但領導或有關人員因工作需要借閱時，要嚴格辦理借閱手續(xù)（見

3、本制度里的第五條：借閱制度），借閱期限一般不得超過五個工作日。12.屬歸檔的材料，及時轉入本人檔案，須轉遞的檔案，做好移交簽字登記手續(xù)。13.嚴禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案管理人員不得保管本人和親屬的檔案。14.發(fā)現泄密事件，認真處理。二、歸檔制度1.按照干部人事檔案收集歸檔規(guī)定，經常通過有關部門收集工作調配、干部任免、組織發(fā)展、職稱評聘、考察、考核、培訓、獎懲、學歷變更、工資套改等工作中形成的反映個人德、能、勤、績、廉的文件材料，充實檔案內容。相關部門應配合人事部門及時做好人事檔案材料的整理、歸檔工作;材料歸檔范圍具體見干部人事檔案收集歸檔規(guī)定里的第二章歸檔范圍。2.新畢業(yè)生及調入人員

4、的人事檔案必須在報到之日起兩個月內轉至我校，沒有特殊情況而逾期不到或材料不全的，學校將緩發(fā)其工資與津貼，并暫停兌現其他相關待遇。3.收集的人事檔案材料，必須經過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實準確，完整齊全，格式規(guī)范、文字清楚，對象明確，手續(xù)完備、具有保存?zhèn)洳閮r值。需經有關部門審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章簽字后方能歸檔。4.不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料需經人事驗證后經分管檔案管理的領導簽字批準后，由專人負責監(jiān)銷。5.人事檔案材料，須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。6.新畢業(yè)人員要填寫干部履歷表

5、或補充表，充實干部人事內容。7.對收集的材料，要做好收集登記和交接手續(xù)。三、鑒別制度1.收集的材料必須經過鑒別，未經鑒別，不得隨意歸檔或擅自銷毀。2.鑒別工作分別在接收材料歸檔時和整理過程中進行。3.鑒別要以有關文件規(guī)定為依據，嚴肅認真，確保真實、完整、精煉、實用。4.歸檔的材料必須真實完整，字跡清楚，對象明確，手續(xù)完備;對不該歸檔的材料，要區(qū)別處理，凡銷毀材料，必須詳細登記，人事驗證后必須由分管檔案管理的領導簽字批準。5.人事檔案材料應按照干部檔案整理工作細則進行整理立卷。四、整理制度1.整理人事檔案，要先對缺少的干部人事檔案材料進行補充，并備齊卷皮(盒)、目錄紙、襯紙、切紙打孔機等必備的物

6、品和設備。2.整理要做到：干部人事檔案材料鑒別和分類準確，編排有序，目錄清楚，裝訂整齊。3.整檔人員必須熟悉黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識，掌握整理人事檔案的有關規(guī)定和基本方法技能，認真負責地做好整理工作。4.必須認真執(zhí)行檔案法、保密法、干部檔案工作條例等有關法規(guī)，嚴格遵守安全保密制度，保守黨和國家的秘密。5.人事檔案按新條例和干部檔案整理工作細則規(guī)范地整理，材料及時裝訂入卷。6.不得擅自涂改、抽取或偽造檔案材料。按規(guī)定剔出的檔案材料，必須認真登記，需銷毀的材料，必須詳細登記，人事驗證后必須由分管檔案管理的領導簽字批準。7.整檔過程中，要切實做好防火安全保密工作，整理室內嚴格吸煙，

7、嚴防丟失和匯漏檔案內容。五、借閱制度1.查(借)閱人事檔案的人員原則上是校主要領導、人事干部，必須是中共正式黨員。2.查(借)閱人應在借閱前認真填寫干部人事檔案查(借)閱登記表。3.校外單位和本校工作需要查用檔案，經校主要領導在干部人事檔案查(借)閱登記表簽字同意后，方可查(借)閱。復印借出人事檔案材料應認真核實簽署意見并加蓋學校黨支部章，方能有效。4.查(借)閱檔案，嚴禁涂改、圈劃、撤換檔案材料。查閱時不得泄露或擅自向外公布檔案內容，違反者視情節(jié)輕重，予以批評教育直至紀律處分。屬于假公濟私者，按照中華人民共和國檔案法處理。5.查閱檔案的單位或個人，不得擅自拍攝復制檔案內容。因工作需要從檔案中

8、取證的，必須經校主要領導在干部人事檔案查(借)閱登記表簽字批準后才能復制(拍攝)。6.檔案不外借，如必須借出使用時，要說明理由，經校主要領導在干部人事檔案查(借)閱登記表簽字同意后，限期歸還，不得擅自轉借他人。六、轉遞制度1.轉遞人事檔案或材料必須做到及時、準確、安全。2.人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送，一般情況下，不準公開郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持其單位黨委組織部門出具的介紹信，一般介紹信不予辦理。3.轉遞檔案時，必在轉出手續(xù)完備的前提下，須經人事部門有關負責人同意簽署意見并由校主要領導簽字同意后方可轉出。有關部門同時把本人的現實表現、體檢表或技術檔案轉入人事

9、檔案室，由人事檔案室統(tǒng)一轉遞，不得扣留材料或分批轉出。檔案轉出后，逾期一個月未見對方退回回執(zhí)應寫信或電話催回，以防丟失。4.使人事檔案能夠隨著我校的人事變動，干部職務變動而及時調整，人事部門應將人事變動情況、干部調動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調而轉出檔案后，人事部門有關負責人應及時通知人事檔案室此人是否商調成功，如未商調成功有關部門負責人應在一個月以內追回檔案，最多不超過三個月。5.職工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到接收單位人力資源管理部門轉來的轉遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達之日算起，按有關部門的收費規(guī)定收取檔案保管費。自動離職人員的人事檔案必須在外調手續(xù)完備的情況下，方可轉出。6.校各部門應積極配合人事檔案室做好教工檔案的轉遞工作。7.是轉出的干部人事檔案或材料要嚴密包封，并加蓋機密章，有關人員認真填寫干部人事檔案轉出登記表。七、核查制度1.人事檔案管理部門對所管理的檔案要定期的進行檢查核對，一般每半年核對一次，發(fā)現問題，及時解決。2.提供利用的人事檔案，再