展會展覽操作規(guī)程(詳細(xì)操作流程及表格,絕對實用)

1、時尚實業(yè)展會展覽操作規(guī)程（提案）10參展目的及原則20展會信息收集30參展前準(zhǔn)備工作31信息調(diào)研32真實性調(diào)查及風(fēng)險防范33詢價和議價34財務(wù)預(yù)算35訂立合同40展會策劃41展位選擇42展臺布置43廣告信息發(fā)布44潛在客戶邀請45展品及布件的運輸和保管50參展人員51參展人員的分工52參展人員行為規(guī)范和培訓(xùn)60展會總結(jié)61效果分析62信息收集63總結(jié)報告附件：1 年度展會信息收集表格2 參展信息及參展提案3 展會預(yù)算表4 參展方案模板5 展會信息收集概要6 客戶信息登記表7 總結(jié)報告模板/.本<展會操作規(guī)程>將作為公司參展的指導(dǎo)性文件，其中部分細(xì)節(jié)雖參展經(jīng)驗的增加可進行調(diào)整升級。/

2、10 參展目的及原則沈陽時尚實業(yè)有限公司參展目的：企業(yè)形象和品牌推廣、產(chǎn)品展示、市場宣傳、即時促銷和信息收集沈陽時尚實業(yè)有限公司參展原則：1參加展會應(yīng)本著嚴(yán)謹(jǐn)、經(jīng)濟、實效、符合市場戰(zhàn)略的原則。避免盲目的、沖動的、鋪張浪費的參展行為。2參展前應(yīng)認(rèn)真了解展會信息，仔細(xì)閱讀參展商手冊，并做好真實性調(diào)查等風(fēng)險防范工作3參加展會應(yīng)做詳細(xì)周密的策劃, 包括展位的選擇、展臺的布置方案、廣告軟文的發(fā)布、目標(biāo)客戶的邀請等。4除布展工作外，應(yīng)強調(diào)參展人員的作用，做好明確的職責(zé)分工和展前培訓(xùn)，展示公司團結(jié)、專業(yè)的形象，并能即時把握商機，實施銷售。5展會應(yīng)與市場拓展緊密集合，地區(qū)性展會應(yīng)為我公司拓展市場區(qū)域，展會后應(yīng)

3、及時跟進，做好后續(xù)宣傳和客戶開發(fā)工作。6展會結(jié)束后應(yīng)做效果分析并提交總結(jié)報告，積累參展活動經(jīng)驗。20 展會信息收集市場管理部應(yīng)在每年初1月份進行本年度各地展會的信息進行收集，并整理為展會信息報告，發(fā)給各部門，具體由市場調(diào)研負(fù)責(zé)。展會信息渠道為：互聯(lián)網(wǎng)、專業(yè)和行業(yè)雜志、戶外廣告和電話行銷信息、行業(yè)協(xié)會活動等對收集后的展會信息應(yīng)做初步的評價，對其相關(guān)性、影響力、往期信譽和效果進行分析，以作為參展決策參考。30 參展前準(zhǔn)備工作31 信息調(diào)研參展前應(yīng)對目標(biāo)展會做詳盡的信息調(diào)查，包括：主辦方、承辦單位、舉辦時間、展館位置和承租信息、展位信息、展會影響力、往期經(jīng)驗和反饋、參展單位、參觀者范圍等。 如赴國外

4、參展，還應(yīng)了解當(dāng)?shù)卣Z言、政治環(huán)境、文化風(fēng)俗、交通和食宿信息等。32 真實性調(diào)查及風(fēng)險防范展會的選擇應(yīng)注意防范風(fēng)險，尤其是首次參加，參展前應(yīng)通過當(dāng)?shù)?14查詢主辦方、承辦方、協(xié)辦單位和展覽館電話， 以確認(rèn)其真實性。如果有條件應(yīng)前往展館、承辦單位辦公地點，并驗看舉辦方營業(yè)執(zhí)照和身份證明，如有可能，請當(dāng)?shù)芈蓭熡枰源_定。應(yīng)盡量選擇高規(guī)格，有實力的主辦和承辦單位操作的展會；盡量避免參加首次舉辦的展會，而選擇已舉辦多屆并有良好往期信譽的展會。33 詢價和議價參展前應(yīng)與舉辦方商議價格，或爭取其他方面的優(yōu)惠政策。對我方擬長期重點合作的展會， 應(yīng)與主辦方建立良好關(guān)系，以獲得優(yōu)惠的參展價格和相關(guān)待遇。34 參展財

5、務(wù)預(yù)算在提交參展提案時應(yīng)做好財務(wù)預(yù)算，包括：參展費用、特型展示布置費用、展品運輸保管費用、廣告費用、宣傳贈品費用、人員差旅費用等其他可預(yù)見費用。參展的投資規(guī)模應(yīng)該參考展會對市場戰(zhàn)略的支持作用、對區(qū)域市場銷售的現(xiàn)實作用、品牌宣傳和企業(yè)宣傳的影響力。35 定立合同決定參展后應(yīng)與舉辦方訂立合同，并在事先和事后請法律顧問出具意見和確認(rèn)。40 展會策劃41 展位選擇展位應(yīng)選擇有利位置，主要考慮：出口、入口、中廳、休息區(qū)、餐飲區(qū)、洗手間附近等人流密集地段。 避免選擇死角、長排中段、有墻柱障礙等展位。應(yīng)對人流方向進行預(yù)測，以決定最佳的展臺展示方向。展位的大小可根據(jù)具體需要選用標(biāo)準(zhǔn)展位、雙展位及36平方米空地

6、，原則上建議選擇非標(biāo)準(zhǔn)展位(特形展示以適合品牌形象策略。展位的選擇前應(yīng)了解附近展位的廠商信息和展示方式，并作出必要的設(shè)計調(diào)整42 展臺布置和展品陳列展臺布置的基本原則：Ø 遠(yuǎn)觀效果醒目有沖擊力，近觀效果舒適、明快，整體效果協(xié)調(diào)Ø 展位結(jié)構(gòu)和圖片序列應(yīng)考慮人流密度和流向Ø 無論標(biāo)準(zhǔn)展位還是特型展示，都必須增加照明燈光Ø 展品和圖片的展示高度應(yīng)符合人體身高和視角Ø 展區(qū)微觀細(xì)節(jié)構(gòu)造應(yīng)考慮：展臺、展架、展示墻、標(biāo)牌、標(biāo)識、洽談區(qū)，圖片設(shè)計、說明性文字、動態(tài)屏幕演示系統(tǒng)、布展使用材料材質(zhì)（一次性/重復(fù)性）Ø 展示空間重點考慮：四面開敞式的島嶼

7、空間（圖1）、三面開敞（圖2）、通透可做過道（圖3）、多開敞面空間（圖4）圖1 圖2 圖3 圖443 廣告信息的發(fā)布根據(jù)需要可考慮在會刊發(fā)布廣告，可以封面和內(nèi)業(yè)文章形式發(fā)表；可根據(jù)需要選擇條幅、彩球等展會外設(shè)廣告在參加展會前三個月，可以考慮以軟文的形式在有影響力的刊物上發(fā)布報道，以擴大知曉度。44 目標(biāo)客戶的邀請參展前應(yīng)邀請潛在客戶，原宥客戶，目標(biāo)客戶前來參加。邀請應(yīng)附門票和禮券，增加吸引力。45 展品及展示布件的運輸和保管各種參展物品應(yīng)在展前列出明細(xì)清單和運輸方案，并責(zé)成專人負(fù)責(zé)，展后應(yīng)對展品進行核對，對損壞、丟失進行匯報。50 參展人員根據(jù)展會的規(guī)模，應(yīng)配備相應(yīng)的參展人員，并做明確的職責(zé)分

8、配和展前培訓(xùn)。人員主要包括：展示經(jīng)理、展示助理、專業(yè)演示和講解、銷售人員、女性演示和解說員51 參展人員的分工Ø 展示經(jīng)理了解市場和廣告需求管理和監(jiān)督設(shè)計項目管理和監(jiān)督展位的制作和設(shè)計方案控制材料，交流和運輸保管保證布展時技術(shù)設(shè)備和文件的到場保證展期提供充足的材料和宣傳品保證各參展人員各盡其職提交總結(jié)報告Ø 展示助理分管對內(nèi)、外的聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)與主辦方的關(guān)系協(xié)調(diào)展會與公司高級負(fù)責(zé)人的關(guān)系確保公司形象反映在展會上組織培訓(xùn)報告展會上銷售趨勢負(fù)責(zé)資料和宣傳品的分發(fā)管理負(fù)責(zé)展品的清點和匯報負(fù)責(zé)信息的收集、匯總和整理Ø 銷售人員跟蹤每個具體銷售目標(biāo)，保證自己管轄的部分在控于整體管

9、理實施現(xiàn)場銷售和引導(dǎo)分發(fā)宣傳品并解答提問撰寫信息收集報告Ø 展示或演示員（專業(yè)技術(shù)人員）必須是經(jīng)驗豐富的技術(shù)專家，對產(chǎn)品和技術(shù)細(xì)節(jié)非常了解在參觀客戶的要求下進行產(chǎn)品演示，或預(yù)先安排演示頻率對客戶提出的技術(shù)問題進行回答撰寫信息收集和產(chǎn)品反饋報告Ø 女性接待和解說員女性在展會上容易被接受，特別是行業(yè)產(chǎn)品形象機械死板，因此可能起到良好的彌補作用要求女性解說員形象端淑，聲音甜美，有親和力，并能進行耐心、細(xì)致的接待和引導(dǎo)主動問訊駐足的參觀者，并對公司和產(chǎn)品的概況進行介紹將參觀者引導(dǎo)給銷售人員和專業(yè)講解人員分發(fā)宣傳品和紀(jì)念品指導(dǎo)客人填寫信息和聯(lián)絡(luò)表格恭送問詢者離開52 人員規(guī)范和培訓(xùn)全

10、體參展人員要求統(tǒng)一照裝；佩戴員工名卡；態(tài)度親切主動，舉止合乎禮儀；談吐規(guī)范，富有熱情。對參展的必要事項，信息和規(guī)范應(yīng)該做事前培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容：參展意義、目的和理念展覽必要常識（當(dāng)?shù)仫L(fēng)俗禮節(jié)、展會性質(zhì)、目標(biāo)客戶鎖定等）行為規(guī)范和禮儀職責(zé)分配和合作溝通活動時間表產(chǎn)品知識及常規(guī)問題的統(tǒng)一回答信息的收集60 展會的總結(jié)展會結(jié)束后應(yīng)該對參展的效果進行總結(jié)和評價。必須指出，展覽的效果尤其是潛在影響力不易測定，因此對展覽的實效分析不宜作不切實際的要求。61 效果分析包括參觀流量，有效客戶數(shù)量，展覽對銷售的促進效果，客戶對該次展覽的印象等等。62 信息收集信息收集應(yīng)作為展會活動的一項重要內(nèi)容。信息內(nèi)容包括：行業(yè)

11、信息、產(chǎn)品發(fā)展動態(tài)、新技術(shù)、競爭對手信息、客戶信息、客戶質(zhì)詢和建議、展示設(shè)計趨勢和改進等等?？煽紤]安排專門的信息收集人員，不參與展臺展示活動以起到身份隱蔽作用，主要負(fù)責(zé)收集其他競爭對手信息。63 總結(jié)報告總結(jié)報告應(yīng)在參展后1個月內(nèi)由展示負(fù)責(zé)人提交，內(nèi)容涵蓋信息收集概要，效果分析，展會評價，改進建議等等。附件2： 展會信息及參加提案展會名稱：時間地點主辦單位：承辦單位及聯(lián)絡(luò)方式評價相關(guān)性影響力往期效果資信調(diào)查營業(yè)執(zhí)照承租展館核實許可證主辦單位核實身份證明其他參展提案參展方式：展出費用：展位選擇：參展人員：廣告發(fā)布：備注：其他相關(guān)活動：提案遞交人： 審核： 批準(zhǔn)：附件3 展會費用預(yù)算明細(xì)表區(qū)域：年 月日序號項目明細(xì)預(yù)算金額預(yù)算調(diào)整金額預(yù)算審核金額預(yù)算說明1差旅費車(船）費市內(nèi)交通費宿費伙食補助2展出費用3廣告費4宣傳贈品費5展臺設(shè)計費7展品運輸保管8其他制表人：審核：批準(zhǔn)：附件4參展方案模板展會名稱、主題、基