電子文件管理

1、電子文件管理第一講 電子文件概述一、電子文件與電子檔案的含義?（一）電子文件概念（電子文件歸檔與管理規(guī)范 ）?（ Electronic Records ）是指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成、以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。? 這一定義按照電子文件形成、管理、利用的順序?qū)﹄娮游募髁私缍ǎ?它形成于數(shù)字設備（如計算機、掃描機），并有相關環(huán)境（如操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫）支持；?以數(shù)碼形式（數(shù)字、圖形、音頻、視頻）存儲在外存儲器上；?閱讀及處理需設備；?借助網(wǎng)絡傳輸。?（二）電子檔案的概念?電子檔案是指具有保存價值的、按一定方法整理而成的、已歸檔

2、的電子文件及其與之相適應的軟件、 參數(shù)和相關數(shù)據(jù)。 這一含義有四層意思，?一是電子檔案是已歸檔的電子文件，已歸檔要求：具有保存價值，已進行整理。?二是電子檔案具有保存價值，具有保存價值：主要是本單位自身的文件，具體指：反映本單位主要職能或業(yè)務工作、反映本單位歷史面貌、反映本單位的主要財務與產(chǎn)權(quán)關系。?三是電子檔案要按一定方法整理，不是雜亂無章的，而且要求集中統(tǒng)一管理。?四是電子檔案還應包括與之相適應的軟件、參數(shù)及相關數(shù)據(jù)，否則就不能使用，這就類似過去的甲骨文，十年前的 DBASE 等設計的管理軟件。二、電子文件的形成三、電子文件的類型?（一）按電子文件的信息存在形式分類， 電子文件可分為如下幾

3、類：?一是文本文件（text, 字或表處理文件） 。是指用文字處理軟件生成的，由字、詞、數(shù)字或符號表達的文件。?二是數(shù)據(jù)文件（date ，數(shù)據(jù)庫電子文件）。以數(shù)據(jù)庫形式存在的具有文件屬性的記錄。數(shù)據(jù)庫、記錄、字段是其三個層次。?三是圖形文件（graphic ）指根據(jù)一定算法繪制的圖表、曲線圖，如計算機輔助設計（ CAD ）或繪圖中產(chǎn)生的設計模型、圖紙、圖畫等文件。?四是圖像文件（ image ） 。 指使用數(shù)字設備采集或制作的畫面， 如用掃描儀掃描的各種原件畫面，用數(shù)碼相機拍攝的照片等。?五是影像文件。指使用視頻捕獲設備錄入的數(shù)字影像或使用動畫軟件生成的二維、三維動畫等各種形態(tài)畫面，如數(shù)字影視

4、片、動畫片等?六是聲音文件。指用音頻設備錄入或用編曲軟件生成的文件。?七是命令文件，即計算機程序。?（二）按文件組成方式?1 、簡單文件：僅有一種格式組成的文件。?2、復合文件：含有多個獨立數(shù)字流和索引信息的文件?3 、復雜文件：含有多種數(shù)據(jù)類型，并由多個OLE 服務器（對象鏈接與嵌入服務器）操作的文件?多媒體文件。?超文本?超媒體文件?（三）按文件的功能劃分?主文件：指表達作者意圖、行使職能的文件?支持性文件：主要是指生成和運行主文件的軟件。?輔助性、工具性文件：指在制作、查找主文件過程中起輔助、工具作用的文件。五、電子文件的特點及其影響?（一）電子文件對軟硬件設備的依賴性。?主要表現(xiàn)在它的

5、形成和各種處理均是在計算機等設備的支持下完成的。?依賴計算機設備和各種操作系統(tǒng)、管理系統(tǒng)來生成和管理?依賴網(wǎng)絡設備和特定載體來存儲,?依賴網(wǎng)絡環(huán)境來運行和遠程傳輸,?依賴各種專用軟件來閱讀、識別和處理。?離開了存儲載體, 電子文件則無法保存?離開了各種操作系統(tǒng)和專用軟件, 儲存于特定載體的電子文件也無法閱讀和處理;?離開了網(wǎng)絡環(huán)境, 電子文件則無法進行網(wǎng)絡管理、 遠程傳輸和利用人類就無法實現(xiàn)信息資源共享?（二）電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)與存儲載體的可分離性?第一,電子文件是以“數(shù)碼序列”的形式存儲, 又以文字、圖形、影像或聲音等電子文件形態(tài)顯示輸出?第二, 有些文本類電子文件的文件內(nèi)容與文件格式版頭也

6、可能是分離的?（三）電子文件的易逝和易變性，也稱“不穩(wěn)定性” 。?1 、電子文件的易逝性, 主要體現(xiàn)為電子文件的被損壞和丟失。?常見的主要有以下幾種情況:?一是由于工作人員操作失誤（存盤不當或錯誤刪除文件等 ）而導致的文件丟失;?二是由于計算機操作系統(tǒng)、電子文件生成系統(tǒng)或管理系統(tǒng)等的性能不穩(wěn)定 , 而導致文件的損壞或丟失;?三是計算機網(wǎng)絡硬件設備和電子文件存儲載體（ 如網(wǎng)絡服務器、計算機 CPU 、計算機硬盤、磁盤、光盤、移動硬盤、 U 盤等 ） 的性能不穩(wěn)定或損壞, 造成文件不能讀;?五是聯(lián)網(wǎng)的計算機或服務器中的電子文件被黑客刪除或被病毒破壞等?2 、電子文件的易變性, 主要體現(xiàn)為電子文件容

7、易被人為的更改。?人們在沒有安全防范措施的計算機等數(shù)字設備（ 含數(shù)碼相機、 數(shù)碼錄音錄像機） 中或在網(wǎng)絡環(huán)境中有訪問修改權(quán)限的“ 管理系統(tǒng)”中 ,對電子文件可以隨時更改它的內(nèi)容和結(jié)構(gòu) , 而且難以識別被更改的痕跡。?（四）電子文件對背景信息和元數(shù)據(jù)的依賴性?1 、 “ 背景信息” , 國家標準定義為 : “ 描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。 ”?電子文件的“背景信息”可以理解為電子文件真實性、 完整性和有效性的證據(jù)信息。?對于一份公文來說, 若缺少了“ 背景信息” , 則無法確認其由誰產(chǎn)生、為什么產(chǎn)生、在什么環(huán)境下產(chǎn)生、產(chǎn)

8、生的目的等問題 , 即無法判斷其真實性和有效性 , 也無法保障與其相關電子文件的真實性、完整性、關聯(lián)性和有效性。?2 、 “元數(shù)據(jù)” , 國家標準定義為 : “描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù),包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。 ”?元數(shù)據(jù)實際就是對數(shù)據(jù)進行著錄而得到的著錄信息，這些著錄信息專門用于電子文件的管理，以保證電子文件的真實性、可靠性，元數(shù)據(jù)就是為了保證電子文件的憑證性而提出來的。?創(chuàng)建元數(shù)據(jù)的過程就是對文件特征進行描述的過程。沅數(shù)據(jù)不僅包括對文件本身的描述，還包括對文件的管理信息的描述。?元數(shù)據(jù)定義及其在電子政務辦公系統(tǒng)和電子檔案

9、管理系統(tǒng)中的作用，可以歸結(jié)為以下幾點：九元數(shù)據(jù)可以用于集成各類繁雜的信息；?2.元數(shù)據(jù)定義的語義層可以幫助最終用戶理解系統(tǒng)中存儲的數(shù)據(jù)；?3.元數(shù)據(jù)可以支持需求動態(tài)變化；M.元數(shù)據(jù)可以提高數(shù)據(jù)質(zhì)量；5元數(shù)據(jù)可以提高系統(tǒng)各項表現(xiàn)（界面等）的靈活性；6元數(shù)據(jù)是實現(xiàn)政務流程重組的重要依據(jù)；?7.元數(shù)據(jù)可以支持多種工具的開發(fā)應用；秋元數(shù)據(jù)可以提高系統(tǒng)的安全性；?9.元數(shù)據(jù)可以提高系統(tǒng)的智能性；?10.元數(shù)據(jù)的齊全采集對于電子文件到電子檔案這一過程的真實完整齊全以及日后的有效利用起著重要作用。潤內(nèi)首個專門的電子文件元數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)?（五）電子文件類型、格式的多樣性。胡家標準規(guī)定，電子文件的類型有文本文件、

10、 圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈接文件、程序文件、數(shù)據(jù)文件等。洛種類型的電子文件又有不同的儲存格式，例如，文本類文件有DOC、Excel、XML、RTF、TXT、PDF 等格式;聲音類文件有 WAV、MP3等；圖像類文件有 JPEG、TIFF等格式。（六）網(wǎng)絡化管理的電子文件，其利用的便捷與安全維護的復雜性。?信息時代的網(wǎng)絡環(huán)境, 給人們帶來最大的好處是信息資源共享。?但是在信息資源共享利用便捷的同時, 也為“ 黑客”和病毒的入侵等提供了機會, 從而增加了電子文件信息安全管理的復雜性。?電子文件自身的特點及網(wǎng)絡安全問題的復雜性, 對電子文件安全管理措施提出了更高要求。?因此,

11、 在電子文件管理過程中特別是網(wǎng)上提供利用時, 一定要做好安全保密的管理和技術(shù)措施。?電子文件的諸多特點, 給人以許多啟迪。這就要求管理者：?在“電子文件管理系統(tǒng)”設計時特別注意“ 元數(shù)據(jù)”和系統(tǒng)用戶訪問權(quán)限的設置, 以實現(xiàn)電子文件管理的“ 前端控制”和“ 全程管理”原則;?在電子文件管理的過程中, 要考慮計算機和網(wǎng)絡設備的軟硬件兼容配套等問題 ;?在計算機軟硬件更新?lián)Q代時要考慮電子文件格式和載體的轉(zhuǎn)換以及數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)遷移等問題；?在電子文件“收集歸檔”時要考慮電子文件背景信息及元數(shù)據(jù)收集、電子文件生成和閱讀處理的相關軟件的歸檔問題等。第二講電子文件管理工作概述第一節(jié)電子文件的鑒定電子文件的全程管

12、理原則應該體現(xiàn)在電子文件管理體制與模式的確定， 管理系統(tǒng)的設計和運行， 管理制度的內(nèi)容和執(zhí)行等方面，以保證電子文件在起整個生命周期受到嚴密的控制。（二）前端控制原則前端控制是現(xiàn)代文件、檔案管理理念的重要內(nèi)容，它以文件生命周期理論為基礎，把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看做一個完整的過程。（四）完整性保障原則電子文件的完整性包括兩個方面的含義，一是作為記錄社會活動真實面貌的具有有機聯(lián)系的電子文件及其他形式的相關文件數(shù)量齊全；二是每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒有缺損。五、可讀性保障原則電子文件的可讀性是指文件經(jīng)過存儲、傳輸、壓縮、加密、媒體轉(zhuǎn)換、遷移等處理后能夠以人可以識讀、可以理解

13、的方式輸出，并保存其內(nèi)容的真實性。二、 電子文件的管理模式（一）機構(gòu)內(nèi)部電子文件的管理模式機構(gòu)業(yè)務范圍、 電子文件種類、 內(nèi)容的差異， 不同機構(gòu)電子文件的具體管理模式可能不盡相同，但各個機構(gòu)都應該對以下兩方面的問題給予足夠的重視。1 、對電子文件實行統(tǒng)一管理2 、實行文件、檔案一體化管理?二是一個數(shù)字化的信息系統(tǒng)，是以文件和檔案信息為特定對象的有序的信息空間和開放的信息環(huán)境，它可以將分散于不同載體、不同地理位置的信息資源通過網(wǎng)絡相互連接，向用戶提供方便快捷的在線服務。?綜合起來，數(shù)字檔案館是以機構(gòu)化的數(shù)字檔案館為基礎， 逐步突破各種界限，發(fā)展為由分布式文件、檔案數(shù)字資源構(gòu)成的具有強大服務功能的

14、跨機構(gòu)、跨地域的數(shù)字信息系統(tǒng)。?通俗說來，數(shù)字檔案館概念可以用“三化”來表達，既檔案信息數(shù)字化、檔案管理現(xiàn)代化、檔案利用網(wǎng)絡化。2、數(shù)字檔案館的功能：根據(jù)目前的認識，數(shù)字檔案館應具有以下基本功能：?1 、通過多層面的信息采集，形成社會綜合信息資源庫?2、海量數(shù)據(jù)存儲?3、檔案信息的有效訪問與查詢?4、檔案信息的發(fā)布與傳遞?5、數(shù)字檔案信息的安全保護?6、數(shù)字檔案信息資源的系統(tǒng)管理?三、數(shù)字檔案館的建設內(nèi)容?（一）基礎設施建設?1 、數(shù)字檔案館網(wǎng)絡環(huán)境建設?2、硬件基礎設施建設?3、系統(tǒng)軟件建設?（二）信息資源建設?1 、信息資源采集要的主要來源和采集范圍?2、數(shù)字檔案館資源分為元數(shù)據(jù)庫和對象數(shù)

15、據(jù)庫?3、傳統(tǒng)檔案館的重要區(qū)別之一就是需要對網(wǎng)絡上具有檔案性質(zhì)的各類信息資源進行采集、加工、整序。?（三）應用系統(tǒng)建設? 1 、信息接收系統(tǒng)? 2 、館藏數(shù)字化系統(tǒng)? 3 、信息搜尋系統(tǒng)?（四）標準規(guī)范建設?（ 1 ）管理性標準規(guī)范?計算機信息系統(tǒng)安全保護條例?計算機信息網(wǎng)絡國際聯(lián)網(wǎng)管理暫行規(guī)定?計算機信息網(wǎng)絡國際聯(lián)網(wǎng)安全保護管理辦法?計算機信息系統(tǒng)國際聯(lián)網(wǎng)保密管理規(guī)定?（ 2 ）業(yè)務性標準規(guī)范?電子文件管理規(guī)范?電子文件著錄規(guī)則?電子文件歸檔規(guī)則?電子郵件類公文歸檔程序與規(guī)則?數(shù)字檔案存儲格式與載體標準?電子文件保管期限表?（ 3 ）技術(shù)性標準規(guī)范?信息交換有的七位編碼字符集?信息交換用漢字

16、編碼字符集? 加密算法、數(shù)字水印、數(shù)據(jù)傳輸?shù)??（五）人才隊伍建設?（五）數(shù)字館在初創(chuàng)階段的基本架構(gòu) ?1 、標準規(guī)范建設 ?2、軟、硬件基礎設施構(gòu)建 ?3、應用系統(tǒng)開發(fā) ?4、數(shù)字資源建設 ?5、人才隊伍建設11表A. 2電子文件登記表【續(xù)頁）文件 特征形成部門完成日期載體類型載體編號通訊地址電話聯(lián)系人設備環(huán) 境特征硬件環(huán)境（主機、網(wǎng)絡服務 器型號、制造廠 商等）軟件環(huán)境（型號、版本等）操作系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)相關軟件（文字 處理工具、瀏覽器、 壓縮或解密軟件等）文件記錄特征記錄結(jié)構(gòu)（物理、邏輯）記錄口毋 口可艾長 口其他記錄總數(shù)總字節(jié)數(shù)記錄字符、圖形、 音頻、視頻文件格式文件載體型號： 數(shù)量：

17、備份數(shù)：口一件一盤口多件一盤口一件多盤口多件多盤制表 審核填表人（簽名）年月日審核人（簽名）年 月日文件 編P題 名形成 時間文件稿 本代碼文件類 另代碼載體 編P保管 期限備注13表A. 4歸檔電子文件登記表（首頁）檢驗項目單位名稱移交單位：接收單位：載體外觀檢驗病場檢驗真實性檢驗完整性檢驗后效性檢驗技術(shù)方法與相關軟件說明登記表、軟件、說明資料檢驗填表人（簽名）年月日年 月日審核人（簽名）年月日年 月日單位（印章）年月日年 月日件 寺征形成部門完成日期載體類型載體編號通訊地址電話聯(lián)系人殳備環(huán) ,特征硬件環(huán)境（主機、網(wǎng)絡服務 器型號、制造廠 商等）軟件環(huán)境（型號、版本等）操作系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)相關

18、軟件（文字 處理工具、文字瀏覽 器、壓縮或解密軟件 等）1件記“特征記錄結(jié)構(gòu)（物理、邏輯）記錄口一 口可艾長 口其他記錄總數(shù)總字節(jié)數(shù)記錄字符及圖形 音頻、視頻文件 格式文件載體型號： 數(shù)量： 備份數(shù)：口一件一盤口多件一盤口一件多盤口多件多盤文件 交接送交部門通訊地址電 話聯(lián)系人送交人（簽名）年 月日接收部門通訊地址電 話聯(lián)系人接收人（簽名）年 月日15表A. 6歸檔電子文件管理登記表文件 編P題 名形成 時間文件版 本代碼文件類 另代碼載體 編P保管 期限備注歸檔電子 文件設備 情況登記新設備兼 容性檢驗磁性載體 轉(zhuǎn)存登記填表人（簽名）審核人（簽名）單位（蓋章）17表A. 2電子文件登記表【續(xù)

19、頁）源系統(tǒng) 設備情況硬件系統(tǒng)：系統(tǒng)軟件：應用軟件：存儲載體：目標系統(tǒng) 設備情況硬件系統(tǒng)：系統(tǒng)軟件：應用軟件：存儲載體：被遷移歸檔 電子文件情況記錄數(shù)：字節(jié)數(shù)：遷移時間：操作者：填表人（簽名）審核人（簽名）單 位（蓋章）文件 編R題 名形成 時間文件稿 本代碼文件類 另代碼載體 編R保管 期限備注19表A. 4歸檔電子文件登記表（首頁）檢驗項目單位名稱移交單位：接收單位：載體外觀檢驗病場檢驗真實性檢驗完整性檢驗后效性檢驗技術(shù)方法與相關軟件說明 登記表、軟件、說明資料檢驗填表人（簽名）年 月日年 月日審核人（簽名）年 月日年 月日單位（印章）年 月日年 月日X件 寺征形成部門完成日期載體類型載體編

20、號通訊地址電話聯(lián)系人殳備環(huán) ,特征硬件環(huán)境（主機、網(wǎng) 絡服務器型號、制造 廠商等）軟件環(huán)境（型號、版本等）操作系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)相關軟件（文字處理 工具、文字瀏覽器、 壓縮或解密軟件等）文件記“特征記錄結(jié)構(gòu)（物理、邏輯）記錄口詐 口可艾長 口其他記錄總數(shù)總字節(jié)數(shù)記錄字符及圖形音 頻、視頻文件格式文件載體型號： 數(shù)量： 備份數(shù)：口一件一盤口多件一盤口一件多盤口多件多盤文件 交接送交部門通訊地址電 話聯(lián)系人送交人（簽名）年 月日接收部門通訊地址電 話聯(lián)系人1接收人（簽名）年 月日單 位（蓋章）年 月 日21表A. 6歸檔電子文件管理登記表文件 編P題 名形成 時間文件版 本代碼文件類 另代碼載體 編P

21、保管 期限備注歸檔電子 文件設備 情況登記新設備兼 容性檢驗磁性載體 轉(zhuǎn)存登記填表人（簽名）審核人（簽名）單位（蓋章）23表A. 7歸檔電子文件遷移登記表硬件系統(tǒng)：源系統(tǒng)設備情況系統(tǒng)軟件：應用軟件：存儲載體：硬件系統(tǒng)：目標系統(tǒng) 設備情況系統(tǒng)軟件：應用軟件：存儲載體：記錄數(shù)：以數(shù)：被遷移歸檔 電子文件情況遷移時間：操作者：填表人（簽名）年月日審核人（簽名）年月日單位（蓋章）年 月 日24國內(nèi)首個專門的電子文件元數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)（一）源起元數(shù)據(jù)是保證并且證明電子文件真實性、完整性、長期有效性和證據(jù)價值的重要 手段，也是集成管理、檢索、利用電子文件不可或缺的工具。然而，我國尚沒有一個已經(jīng)嵌入專門的、實際

22、投入運行的、基本上符合國際標準的元數(shù)據(jù)管理子系統(tǒng)的電子文件管 理系統(tǒng)?，F(xiàn)在，這種電子文件元數(shù)據(jù)管理子系統(tǒng)，已經(jīng)在浙江省電力公司問世并投入試運 行一段時間了！ 2000年，浙江省電力公司研制了文件管理與檔案管理真正融為一體的浙 江電力辦公自動化系統(tǒng)（文件管理和檔案管理不再分兩步走），實現(xiàn)了對電子文件的全程 管理和前端控制。為此，該系統(tǒng)于2001年11月，獲得了國務院辦公廳秘書局和國家科學 技術(shù)部新技術(shù)發(fā)展及產(chǎn)業(yè)化司聯(lián)合授予的全國政府系統(tǒng)優(yōu)秀政務信息化應用軟件獎。正是在此基礎上，浙江電力公司根據(jù)企業(yè)業(yè)務需求，在管理上再上一層樓，對電子文件元數(shù)據(jù) 問題進行研究并開發(fā)完善了相關的管理系統(tǒng)。（二）系統(tǒng)的特點1.構(gòu)建元數(shù)據(jù)模型的方法及分類參照了有關國際標準 ，制定了電子文件元數(shù)據(jù)著 錄規(guī)則，并結(jié)合企業(yè)實際，從內(nèi)容特征層、登記處理層、保管利用層、結(jié)構(gòu)與背景信息層 四個層面來全面、科學、詳實地構(gòu)建元數(shù)據(jù)模板 。其中，核心元素26個，并制定了 “元 數(shù)據(jù)字典”。2.元數(shù)據(jù)各項元素的定義，采用了國際標準 ISO/IEC11179。對每個核心元 素進行了詳細的描述，并確定了元素的著錄內(nèi)容，已經(jīng)具有可操作性和參考性。另外還建 立了與Dublin Core的對應關系，增強了元數(shù)據(jù)模型的互操作性,以便使歸檔保存的、具