檔案職稱初中級考試(按考試大綱整理)(專業(yè)實務(wù))

1、第二部分文書檔案管理（單選）1、歸檔制度檔案室的檔案收集工作的主要途徑（接收歸檔）2、各單位在工作活動中不斷產(chǎn)生的文件，處理完畢后，經(jīng)由文書部門或文件工作人員整理，定期移交給檔案室集中保存，稱為（歸檔）。3、文件歸檔屬于（文書部門）的任務(wù),它是文書工作的最后一個環(huán)節(jié)，又是檔案工作開始的一個環(huán)節(jié)。4-檔案整理工作的主要內(nèi)容或程序：區(qū)分全宗一檔案分類一編立保管單位一案卷排列一編目。5、從全部整理工作程序來看，文件在（來源方面）的聯(lián)系是首要的聯(lián)系。6、（全宗）是一個獨(dú)立的機(jī)關(guān)、組織或人物在社會活動中形成的檔案有機(jī)整體。7、（聯(lián)合全宗）就是兩個或幾個關(guān)系密切的立檔單位形成的、難以區(qū)分而統(tǒng)一整理的檔案整

2、體。8、（全宗匯集）是按照一定的特征組成的、檔案數(shù)理很少的若干全宗的集合體。9、（檔案匯集）是由不同的立檔單位形成的、按照一定特征保中起來的檔案的混合體。10-判定檔案所屬全宗，主要應(yīng)從立檔單位的（內(nèi)部文件一一發(fā)文一一收文）三方面著手,分別查明它們的形成者。11、（年度分類法）就是根據(jù)形成和處理文件的（年度）將全宗內(nèi)檔案分成各個類別。12、如果一份文件上有兩個以上的日期，就要根據(jù)不同文件的特點，確定一個主要日期，即最能說明該文件時間特點的日期。譬如：內(nèi)部文件和一般發(fā)文，應(yīng)以（寫成日期）為根據(jù):來往文件中的收文以（收到日期或公布、生效日期）為根據(jù):指示、命令等指令文件，以（簽署日期）為根據(jù):計劃

3、、總結(jié)、預(yù)算、決算統(tǒng)計報表等，以（內(nèi)容所針對的時限）為根據(jù):跨年度的計劃可放入（開始）的年度,跨年充的總結(jié)可放入（最后）的年度;13、所謂（分類方案），就是標(biāo)列各個類目名稱，表示全宗內(nèi)檔案分類體系的綱要，又稱（分類大綱）14、（案卷目錄）就是案卷名冊,是著錄案卷內(nèi)容和成分并按一定次序編排的一覽表。15、每一案卷目錄所含數(shù)量一般以（三位數(shù)）為宜,一般不超過100016、向檔案館移交的檔案要（一式三份案卷目錄）17、整理積存檔案和零散文件的工作程序大致為：區(qū)分全宗一一分類一一立卷一一卷內(nèi)文件排列一一調(diào)整案卷一一案卷的加工整理一一確定案卷編號一一編制案卷目錄18、檔案內(nèi)餐是決定檔案價值最重要、最本質(zhì)

4、的因素。19、檔案保管期限表，是用表冊形式列舉檔案的來源、內(nèi)容和形式，并指明其保管期限的一種指導(dǎo)性文件。20、鑒定檔案價值的基本工作方法是直接審查檔案，通常把這種方法稱為直接鑒定法。21、為了使領(lǐng)導(dǎo)人和有關(guān)機(jī)關(guān)審查批準(zhǔn)需要銷毀的檔案，必須編制”檔案銷毀清冊”，它是日后查考檔案銷毀情況的憑據(jù)。22、檔案銷毀清冊經(jīng)批準(zhǔn)后，需要銷毀的檔案一般送工廠作為原出23、機(jī)密檔案可自行焚毀。為保守黨和國家的機(jī)密Y禁將應(yīng)銷毀的檔案作其他用途，更不準(zhǔn)出賣。無論采用什么方法銷毀，均應(yīng)指派兩名以上專人監(jiān)銷。24、分類目錄是根據(jù)體系分類法的原理,將檔案主題按中國檔案法的邏輯體系組織起來的檢索工具。25、分類卡片目錄的編

5、制方法與步驟大致為：填制卡片一一排列卡片一一安放導(dǎo)卡。26、專題目錄是系統(tǒng)揭示檔案館（室）內(nèi)有關(guān)某一專門題目檔案內(nèi)容和成分的一種檢索工具。27、文號索引是將檔案的文號與檔號相對應(yīng),提供按文號檢索檔案途徑的檢索工具28、全宗指南是以文章敘述的形式介紹某一全宗檔案內(nèi)容和成分及其意義的一種工具書，又稱為全宗介紹。29、閱覽室是檔案館（室）集中接待利用者，直接傳播檔案信息，當(dāng)面提供咨詢服務(wù)的基本場所。開辟閱覽室接納用戶是檔案館（室）提供利用的普遍的和主要的服務(wù)方式之一。30、檔案展覽是指根據(jù)某種需要，按照一定的主題，系統(tǒng)地陳列檔案材料。31、檔案證明是檔案館（室）根據(jù)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和個人的詢問和申請，為了

6、核查某種事實在本館（室）保存的檔案中有關(guān)的記載而編寫的書面證明材料。32、咨詢工作是檔案工作人員以根據(jù)檔案解答問題的方式,向利用者提供檔案信息及有關(guān)情報的一項服務(wù)工作。33-咨詢工作一般按下列程序進(jìn)行：接受咨詢問題一一查找檔案材料一一答復(fù)咨詢問題一一建立咨詢問題檔案1、科技文件是在科技、生產(chǎn)活動中直接形成的、處于使用和運(yùn)行過程中的文件材料。2、區(qū)分科技檔案與政務(wù)文件，最主要的是分析文件的內(nèi)容。3、案卷是一組具有有機(jī)聯(lián)系、價值相同、密級相同的科技文件的最小集合體。4、組織案卷是科技文件整理工作的核心內(nèi)容。5、案卷必須是一組具有有機(jī)聯(lián)系的科技文件。有機(jī)聯(lián)系是案卷的本質(zhì)特征，也是組織案卷的基本要求。

7、6、案卷內(nèi)科技文件的保存價值與密級應(yīng)基本一致。7、按結(jié)構(gòu)組織案卷主要適用于機(jī)械產(chǎn)品和設(shè)備科技文件（特別是圖樣部分）。8、按工序或階段組織案卷,主要適用于工藝文件、科研文件、設(shè)計文件以及地質(zhì)勘探文件等。9、案卷內(nèi)圖樣按隸屬關(guān)系排列適用于機(jī)械產(chǎn)品圖樣的排列，其一般順序為：總圖一一組件圖一一部件圖一一零件圖10、歸檔范圍是科技文件歸檔的核心內(nèi)容。11、確定歸檔范圍的標(biāo)準(zhǔn)是科技文件是否有使用價值。12、從科技文件的歸檔時間看，形成周期不太長的科技文件適用于按項目結(jié)束時間歸檔。13、從科技文件的歸檔時間看，科技、生產(chǎn)活動周期過長的文件適用于按形成階段歸檔。14、科技文件的歸檔要求中表明科技業(yè)務(wù)部門是歸檔

8、工作主體。16、科技檔案是保存?zhèn)洳榈闹苯佑浭龊头从晨萍肌⑸a(chǎn)活動的科技文件。17、專業(yè)性特點是科技檔案最突出的特點。18、專業(yè)性是實現(xiàn)科技檔案科學(xué)管理的重要依據(jù)之一。19、科技檔案的現(xiàn)在性特點，是指它具有較強(qiáng)的現(xiàn)實使用性。20、工業(yè)生產(chǎn)檔案（產(chǎn)品檔案）的特點是以型號成套。21、基本建設(shè)檔案簡稱基建檔案，基建檔案的特點是以工程項目成套,一個工程項目的檔案是有機(jī)聯(lián)系的整體。22、設(shè)備檔案的特點是按型號成套。23、科研檔案的基本特點是以課題成套。24、科技檔案號的基本結(jié)構(gòu)模式：科技檔案號=分類號+案卷順序號第二部分文書檔案管理（多選）文書收集工作的要求：豐富和優(yōu)化庫藏加強(qiáng)館（室）外調(diào)查和指導(dǎo)推行入館

9、檔案質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化保持全宗和全宗群的不可分散性1、歸檔制度的內(nèi)容：歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求。2、檔案館檔案的來源：接收現(xiàn)行組織單位的檔案、接收撤銷組織單位的檔案、征集歷史檔案、檔案館之間交接檔案。3、在檔案館（室）內(nèi)檔案的整理，按其工作內(nèi)容的范圍大致分為：系統(tǒng)排列和編目、局部調(diào)整、全過程整理4、文件之間的歷史聯(lián)系，主要表現(xiàn)為來源、時間、內(nèi)容、形式四個方面的內(nèi)容。5、全宗的補(bǔ)充形式主要有：聯(lián)合全宗、全宗匯集、檔案匯集6、全宗群的主要特點是，它的組合方法及其時空范圍，具有相對的多樣性和靈活性。7、全宗內(nèi)檔案按文件產(chǎn)生時間分類，分為年度分類法和時期分類法8、全宗內(nèi)檔案按文件的來源分類，分為組織機(jī)構(gòu)

10、分類法、作者分類法、通訊者分類法9、全宗內(nèi)檔案按文件內(nèi)容分類，分為問題分類法、實物分類法、地理分類法10、全宗內(nèi)檔案按文件形式分類，分為按文件種類分類、按文件的載體形態(tài)分類、按文件的形狀規(guī)格分類11、文書檔案常用的分類方法：分為年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法12、跨年度處理的專門案件、來往文書等，可放入關(guān)系最密切的年度或最后結(jié)案的年度。13、幾個機(jī)構(gòu)聯(lián)合辦理的文件，按組織機(jī)構(gòu)分類法，一般應(yīng)歸入主辦單位、退存單位、最后承辦單位14、立卷工作內(nèi)容包括：組成案卷單位、擬寫案卷題目、卷內(nèi)文件的排列與編號、填寫卷內(nèi)文件目錄與備考表、案卷封面的編目與案卷的裝封15、常用的立卷方法或立卷特征有：按問

11、題、題名、文件、地區(qū)、型辦收發(fā)文機(jī)關(guān)（也叫通訊者）16、卷內(nèi)文件整理的具體工作內(nèi)容主要包括：卷內(nèi)文件排列和編號、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)備考表17、國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的案卷封面項目包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、卷內(nèi)文件起止時間、保管期限、總件數(shù)、總頁數(shù)、歸檔號、檔號18、案卷的排列，應(yīng)以全宗為單位，按不同門類、載體、保管期限分別排列19、案卷目錄作用：固定分類體系和案卷排列順序、概括地介紹全宗內(nèi)案卷的內(nèi)容和成分、檔案登記的基本形式20、檔號是檔案實體管理編號的總稱，它包括全宗號、案卷目錄號、類別號、項目號、案卷號、件號、頁號等。21-檔號結(jié)構(gòu)分為兩種：全宗號一一案卷目錄號一一案卷號一一件或頁（張）號

12、、全宗號一一類別號一一案卷號一一件或頁（張）號。22、檔號的編制方法檔號采用數(shù)字型和數(shù)字與字母混合型兩種代碼形式。23、文書檔案鑒定工作的基本內(nèi)容包括三個方面：制定鑒定檔案價值的標(biāo)準(zhǔn)、判定檔案價值確定管理期限、揀出無價值的檔案銷毀。24、文書檔案的保存價值取決于兩方面的因素：檔案自身的特點和社會利用的需要。25、鑒定文書檔案的原則，必須從國家和人民的根本利益出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的、效益的觀點,判定檔案的價值。26、文書檔案價值鑒定標(biāo)準(zhǔn)主要有：檔案來源標(biāo)準(zhǔn)、檔案內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)、檔案形式特征標(biāo)準(zhǔn)和相對價值標(biāo)準(zhǔn)。27、檔案檢索工具的種類按體例分：目錄、索引、指南。28、檔案檢索工具的種類按載體形式

13、分：書本式檢索工具、卡片式檢索工具、縮微式檢索工具、機(jī)讀式檢索工具。29檔案檢索工具的種類按功能分：館藏性檢索工具、查找性檢索工具、介紹性檢索工具。30、案卷目錄是以案卷為單位，依據(jù)檔案整理順序組織起來的，固定案卷位置、統(tǒng)計案卷數(shù)量，監(jiān)督保護(hù)檔案材料的一種管理工具；也是檔案館（室）最基本的一種檢索工具。31、全引目錄、亦稱卷內(nèi)文件目錄匯集、即將全宗或全宗的某一部分案卷內(nèi)的文件目錄匯編而成的檢索工具。它是案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄“合二而一”的產(chǎn)物。32、全宗指南，主要由“立檔單位和全宗的歷史概況”以及“全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成分的介紹”兩部分組成。33、具體介紹全宗內(nèi)各部分檔案時，可采取三種方法：簡要介

14、紹、詳細(xì)介紹、重點與全面相結(jié)合的介紹。34、檔案提供利用的基本途徑：以檔案原件提供利用、以檔案復(fù)制品提供利用、綜合檔案內(nèi)容編寫書面資料提代利用。35、檔案的外借使用要有嚴(yán)格的制度，經(jīng)過一定的批準(zhǔn)手續(xù)才能外借。借出使用的期限一般不宜過長，對外借檔案的數(shù)量也應(yīng)作必要的控制。36、檔案復(fù)制本，可根據(jù)利用單位的不同需要，分為副本和摘錄兩種。1、科技文件工作，就是科學(xué)地管理科技文件，做好科技文件的形成、積累、整理、歸檔工作。2、三納入就是把科技文件的形成和積累納入科技工作計劃，納入生產(chǎn)、科研、基本建設(shè)等工作計劃，納入有關(guān)部門和人員的職責(zé)范圍。3、科技文件鑒別工作的主要內(nèi)容包括：歸檔文件完整性的鑒別，歸_

15、檔文件準(zhǔn)確性的鑒別,文件屬性的鑒別,科技文件保存價值和保管期限的鑒別以及歸檔文件密級的鑒別等。4、科技文件與政務(wù)文件的區(qū)分原則：內(nèi)容原則、整體原則、職能原則。5、在一個具體單位，科技文件和科技資料的區(qū)別，主要表現(xiàn)在兩個方面：一它們同本單位科技、生產(chǎn)活動的關(guān)系不同，二它們所具有的作用不同。6、科技文字材料的排列方法有：按重要程度排列、按地區(qū)排列、按時間排列、按習(xí)慣排列等。7、案卷封面的內(nèi)容：案卷題名、案卷的管理性內(nèi)容項目、檔號項。8、案卷的管理性內(nèi)容項目包括：編制單位、編制日期、保管期限、9、大型項目或研究課題不僅設(shè)計、施工和研制的周期較長，而且每個項目往往由若干子項組成，這種適用于按子項結(jié)束時

16、間歸檔。10、按年度歸檔，大體適用于以下三種科技文件：一是活動和形成周期較長、二是某些自然觀測活動中形成的科技文件、三是應(yīng)該作為科技檔案歸檔保存的科技管理性文件。11、以下哪些科技文件應(yīng)該隨時歸檔？科技文件復(fù)制部門同科技檔案部門合一的設(shè)計單位的施工圖，I機(jī)密性強(qiáng)的特殊科技文件，外來文件。12、科技檔案的特點包括：專業(yè)性、成套性、種類和類型的多樣性、現(xiàn)實性等。13、外購設(shè)備檔案的內(nèi)容包括：設(shè)備購置文件，隨時文件，設(shè)備安裝、使用過程中形成的文件。14、科技檔案收集工作的基本形式有：典型形式、補(bǔ)充形式。15、科技檔案的種類：工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案、基本建設(shè)檔案、設(shè)備檔案。16、累積式科技檔案號在日常管理中的作用是