用友軟件使用教程

1、用友軟件教程會計軟件的業(yè)務處理過程財務與業(yè)務綜合應用方案，一般處理過程，如圖所示。 圖1 財務與業(yè)務綜合應用方案 在采購管理模塊中輸入采購發(fā)票，在應付款管理模塊中核算該發(fā)票的款項。在采購管理模塊中輸入采購入庫單，在庫存管理模塊中審核該入庫單并登記出入庫臺帳，在存貨核算模塊核算采購成本。     在銷售管理模塊中輸入銷售發(fā)票，在應收款管理模塊中核算該發(fā)票的款項。在銷售管理模塊中輸入銷售出庫單，在庫存管理模塊中審核該出庫單并登記出入庫臺帳，在存貨核算模塊核算銷售成本。     在庫存管理模塊中填制各種出入庫單，審核后登記出入庫臺帳。

2、60;   在存貨核算模塊中生成存貨成本的憑證并傳遞到總賬，還為成本核算模塊提供原材料領料單。 在工資模塊中輸入工資變動原始資料，進行工資計算，并自動生成工資費用分配以及其他工資核算憑證傳遞到總賬模塊，還為成本核算模塊提供人工費資料。 在固定資產(chǎn)模塊中輸入固定資產(chǎn)變動原始資料，對固定資產(chǎn)進行管理，并自動計提每月固定資產(chǎn)折舊額，同時自動生成固定資產(chǎn)變動核算憑證、折舊核算憑證等傳遞到總賬模塊，還為成本核算模塊提供折舊費資料。 成本核算模塊接收工資模塊提供的人工費資料，固定資產(chǎn)模塊提供的折舊費資料，存貨核算模塊提供的原材料領料單。在成本核算模塊中計算成本，自動生成憑證并傳遞到總賬

3、，同時為存貨核算模塊提供入庫產(chǎn)成品成本， 在應收賬款模塊中進行銷售發(fā)票和收款處理，自動生成銷售收入以及款項收回等憑證傳遞到總賬模塊； 在應付賬款模塊中進行采購發(fā)票和付款處理，自動生成采購和付款核算憑證傳遞到總賬模塊； 在總賬系統(tǒng)中接收應收應付、工資、固定資產(chǎn)和存貨核算模塊生成的轉賬憑證，并直接輸入其它憑證，審核確認后記賬，可隨時查詢或打印總賬、明細賬、多欄賬和日報表，月末進行銀行對賬、總賬系統(tǒng)內(nèi)部轉賬和結賬。 報表模塊從總賬中取數(shù)進行財務指標分析?，F(xiàn)金流量表模塊可以實現(xiàn)現(xiàn)金流量表的自動編制。 財務分析模塊從總賬中取數(shù)進行財務指標分析，還可以在財務分析模塊中制定各項支出費用等預算，在總帳模塊中進

4、行控制。 決策支持模塊可以從各個模塊中取數(shù)，進行決策數(shù)據(jù)推算。 行業(yè)性單位和集團性公司通過行業(yè)報表模塊，進行報表上報及匯總。 會計軟件的運行過程 一、會計軟件的初始設置 使用會計軟件，首先要將其成功地安裝在計算機的硬盤上，然后要進行的就是會計軟件的初始設置工作。 會計軟件初始設置也稱初始化，是指將通用會計軟件轉化成專用會計軟件、將手工會計業(yè)務數(shù)據(jù)移植到計算機中等一系列準備工作。前者需要設置具體核算規(guī)則和方法, 后者需輸入有關的基礎數(shù)據(jù)。會計軟件初始化是使用通用會計軟件的的基礎，是非常關鍵的一項工作。初始化工作的好壞，直接影響到會計電算化工作的效果。一般地，會計軟件的初始設置應該包括以下幾步：

5、           定義基礎參數(shù)  設置處理規(guī)則     輸入期初數(shù)據(jù) 1定義基礎參數(shù)與建賬 基礎參數(shù)設置也稱業(yè)務處理控制參數(shù)，即設置會計業(yè)務處理過程中所使用的各種控制參數(shù)，規(guī)定業(yè)務處理控制要求。在會計軟件中設置了參數(shù)后，就會在數(shù)據(jù)庫中保存這些參數(shù)，以后使用計算機進行相應會計業(yè)務處理時，系統(tǒng)將根據(jù)保存的參數(shù)值，做不同的計算、存儲、統(tǒng)計分析處理。 不同的企業(yè)，對于會計業(yè)務處理范圍、會計核算的方式、數(shù)據(jù)計算的方法、會計文件輸出的格式等的要求不盡相同

6、，由于目前的會計軟件已延伸到企業(yè)的全部資源管理，不同企業(yè)的業(yè)務流程更是千差萬別。為使通用會計軟件適應不同的企業(yè)會計業(yè)務處理的要求，可以通過設置基礎參數(shù)來解決。 基礎參數(shù)是軟件為適應不同的用戶需求而設計的一些開關。如有些用戶可能需要對企業(yè)內(nèi)部各個部門的預算進行精細的控制、嚴格管理；而有的則只需要進行一些粗放的控制、便于操作。這兩種控制方法對于軟件來說，實現(xiàn)方法是完全不同的，這時，軟件設計者將兩種實現(xiàn)方法都設計到軟件中去。使用者只根據(jù)自己的需要選擇相應的開關就可以了。這就是通用會計軟件的所謂“最長流程軟件設計，最佳選擇組合應用”。通過一些靈活的配置，使軟件的應用流程更加貼近使用者的需求。這樣，既滿

7、足了不同用戶的需要，當用戶的業(yè)務模式發(fā)生了一些變化時，不需更換軟件，只需更改某些基礎參數(shù)的設置；又解決了軟件的通用性問題。 基礎參數(shù)的設置將決定會計軟件的運行流程、業(yè)務模式、數(shù)據(jù)流向等，設定后不能隨意更改。 建賬就是完成會計數(shù)據(jù)庫的建立，將按照會計軟件所設計的模板數(shù)據(jù)庫建立用戶的數(shù)據(jù)庫，實際上是完成了相當于手工方式下賬本的準備工作。 2設置業(yè)務處理規(guī)則 建立有關核算規(guī)則確定管理分析方法，如：設置會計科目、編制工資計算公式、編制報表取數(shù)和計算公式等。其中，重要任務之一就是建立會計字典。 會計字典，有些軟件稱之為檔案，有些軟件稱之為目錄，如科目目錄、客戶目錄、存貨目錄、部門目錄等，是構成會計數(shù)據(jù)的

8、框架，是對會計信息進行分類的依據(jù)。由會計軟件產(chǎn)生的總分類賬、明細賬、輔助賬和各種統(tǒng)計表都是在會計字典的基礎上形成的。每一筆業(yè)務都可能由幾個會計字典和一組數(shù)字組成，如會計憑證的一條記錄可能含有科目、部門、職員、客戶或供應商、發(fā)生額等數(shù)據(jù)項，而一張發(fā)票可能含有客戶、部門、業(yè)務員、倉庫、商品、數(shù)量、金額、稅額等數(shù)據(jù)項。按照數(shù)據(jù)庫原理，我們可以對成批的會計記錄分別以不同的會計字典為關鍵字進行分類和匯總。 建立會計字典就是構成計算機會計數(shù)據(jù)體系的框架，就象手工方式下要往新的賬本上抄寫會計科目，往來明細賬上要抄寫各往來單位名稱一樣，以便于下一步會計數(shù)據(jù)的寫入。 目前，我國各行業(yè)的會計科目是有一定標準的，一

9、些行業(yè)的商品也有標準的編碼體系。有些會計軟件就將具有標準的會計字典預置在數(shù)據(jù)庫中，可以在建賬時選擇自己適用的字典，減少工作量。 3裝入初始數(shù)據(jù) 輸入期初數(shù)據(jù)目的是完成手工賬與計算機賬的連接，使會計數(shù)據(jù)具有連續(xù)性。（1）手工模式下會計數(shù)據(jù)的連續(xù)性 企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務是連續(xù)發(fā)生的，而會計核算則是按會計期間進行的，會計期間是人為劃分的，以便于會計分析。大多數(shù)的會計賬以年度為單位建立，當一個新的會計年度到來時，要用會計科目的期初余額和期末余額這兩個數(shù)據(jù)將新舊會計年度的會計業(yè)務連接起來。如：2000年度到來時，財務部門首先要購買新的賬本，建立2000年度的賬簿，將1999年的總賬、明細賬等年末余額轉換為20

10、00年初余額，稱之為年初結轉，然后開始記錄2000年的會計業(yè)務，使企業(yè)的會計業(yè)務具有連續(xù)性。     （2）輸入期初余額 期初余額的概念：由于企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務是連續(xù)發(fā)生的，在某一時刻，除非企業(yè)是剛剛成立，一切從零開始，否則其資產(chǎn)、負債及所有者權益都是具有一定的數(shù)量和價值的，這些記錄在會計上稱為即將開始的會計期間的期初余額，它恒等于上一會計期間的期末余額。在首次使用新的會計軟件時，期初余額是指軟件啟用時間以前的科目總賬、明細賬、輔助賬等余額。該余額包含新的會計軟件啟用以前，已進行了會計處理的所有業(yè)務信息，同時也包含了未進行會計處理的一些業(yè)務數(shù)據(jù)。 （3）期初余額輸入后

11、的校驗 會計體系具有嚴密的完整性和科學性，它通過總賬平衡校驗、總賬與明細賬相符、明細賬與各商品賬及實物賬相符的校驗，來進行會計數(shù)據(jù)的驗證，從而保證企業(yè)的會計信息準確、財產(chǎn)真實。如現(xiàn)金科目的余額應與企業(yè)實有庫存現(xiàn)金一致，企業(yè)的銀行存款科目余額與銀行的實際存款余額（除未達賬項之外）一致等。二、日常會計業(yè)務處理 主要包括輸入、處理、輸出、利用等方面的工作,其業(yè)務處理流程如下: 輸入工作    加工處理序列  輸出工作   分析、利用 輸入: 將原始數(shù)據(jù)、原始憑證或記賬憑證輸入計算機，生成一定格式的數(shù)據(jù)文件，存儲在計算機磁盤介質(zhì)上。處理: 對計算機磁盤介質(zhì)上存儲

12、的數(shù)據(jù)文件, 進行計算、分類、合并、傳送等處理，生成憑證、賬簿或報表等數(shù)據(jù)文件，存儲在計算機磁盤介質(zhì)上。輸出: 根據(jù)計算機磁盤介質(zhì)上存儲的憑證、賬簿或報表數(shù)據(jù)文件, 在計算機屏幕或打印機上輸出各種會計信息。利用：在會計核算的基礎上進一步分析利用，如：編制各種財務分析報告等。 三、月末處理 會計期末，進行賬賬、賬證、賬實核對，并進行結轉處理，最后進行結賬。                    對賬 轉賬 結賬

13、60;   結賬只能每月進行一次, 結賬后不能再處理本月的業(yè)務。賬套管理啟動與注冊-啟動    正確安裝“用友企業(yè)級財務軟件V8.11”之后，在Windows95/98環(huán)境下，啟動“用友企業(yè)級財務軟件V8.11”的系統(tǒng)管理功能。操作： 1. 單擊【開始】按鈕，依次指向【程序】、【用友企業(yè)級財務軟件V8.11】、【系統(tǒng)服務】，然后單擊【系統(tǒng)管理】； 2. 再單擊任務欄中的【系統(tǒng)管理】。 說明:系統(tǒng)允許用戶可以系統(tǒng)管理員的身份，也可以賬套主管的身份注冊進入系統(tǒng)管理。系統(tǒng)管理員負責整個系統(tǒng)的維護工作。以系統(tǒng)管理員的身份注冊進入，便可以進行賬套的管理，

14、包括賬套的建立、引入、輸出以及操作員及其權限的設置。     第一次運行時, 沒有設置系統(tǒng)管理員密碼（密碼為空），最好在第一次運行時就輸入新的密碼，以防疏漏。系統(tǒng)管理員還可以隨時更改密碼。建立新賬套-設置操作員    在建立賬套之前，應首先設置操作員，并設置口令。對使用系統(tǒng)的操作員進行注冊登記，內(nèi)容有：操作員姓名，操作員代號，操作員所屬部門，口令等。操作： 1. 選擇【權限】菜單下【操作員】功能； 2. 在【操作員管理】窗口，單擊【增加】，彈出【增加操作員】對話框； 3. 根據(jù)案例要求填寫操作員信息。 說明： 操作員全名：所

15、設置的操作員的全名，必須輸入。操作員代號：用來標識所設置的操作員的編號，操作員必須輸入且唯一。部 門：所設置的操作員的所屬部門 口 令 所設置的操作員進行系統(tǒng)登錄時的口令，必須輸入。只有系統(tǒng)管理員才有權設置操作員，由系統(tǒng)管理員在建立賬套時所設置的賬套主管不必通過“操作員設置功能”進行設置。 操作員代碼一經(jīng)定義并引用，不得修改建立新賬套-設置新賬套參數(shù)     新建賬套，用于記錄新建賬套的基本信息，包括賬套號、賬套名稱、賬套路徑、啟用年月及會計期間。   操作： 1. 在【系統(tǒng)管理】窗口，選擇【賬套】下的【建立】，出現(xiàn)【創(chuàng)建賬

16、套】對話框 2. 依次輸入新建賬套的編號、賬套名稱 及啟用會計期 ； 3. 輸入完成后，單擊【下一步】按鈕。 說明：     賬套號： 用來輸入新建賬套的編號，必須輸入。     賬套名稱：用來輸入新建賬套的名稱，必須輸入。     賬套路徑：用來輸入新建賬套的數(shù)據(jù)被存放的路徑，必須輸入。     啟用會計期：用來輸入新建賬套將被啟用的年和月，必須輸入。    現(xiàn)存賬套：系統(tǒng)將現(xiàn)有的賬套，用下拉框的形式表示出來，只供參考，而不能輸入或修改。 建立

17、新賬套-輸入單位信息    單位信息用于記錄本單位的基本信息。操作： 1. 依次輸入單位名稱、簡稱、地址、法人代表、郵政編碼、電話、傳真、電子郵件、稅號及備注內(nèi)容； 2. 輸入完成后，單擊【下一步】按鈕。 說明：單位名稱 用戶單位的全稱，必須輸入。只在打印發(fā)票時使用企業(yè)全稱，其余情況下，全部使用單位簡稱。     單位簡稱 用戶單位的簡稱，必須輸入。     單位地址 用戶單位的詳細地址，可以不輸。     法人代表 用戶單位的法人姓名，可以不輸。   &

18、#160; 郵政編碼 用戶單位的郵政編碼，可以不輸。 聯(lián)系電話 用戶單位的聯(lián)系業(yè)務電話，可以不輸。     傳真 用戶單位的傳真號碼，可以不輸。     電子郵件 用戶單位的電子郵件地址，可以不輸。     稅號 用戶單位的稅號，可以不輸。     備注一 輸入用戶認為有關該單位的其他信息，如所有制類型等。         備注二 輸入用戶認為有關該單位的其他信息。 建立新賬套-確定核算類型 &#

19、160;  核算類型用于記錄本單位的基本核算信息。操作： 1. 依次輸入本位幣代碼、本位幣名稱、企業(yè)類型、行業(yè)性質(zhì)、賬套主管； 2. 并選擇按行業(yè)預置科目； 3. 輸入完成后，單擊【下一步】按鈕。 說明：本位幣代碼 用來輸入新建賬套所用的本位幣代碼，如“人民幣”的代碼為RMB。     本位幣名稱 用來輸入新建賬套所用的本位幣名稱。必須輸入。 賬套主管 用來輸入新建賬套賬套主管的姓名，必須從下拉框中選擇輸入。     企業(yè)類型 必須從下拉框中選擇輸入。     行業(yè)性質(zhì) 必須從下拉框中選擇輸入。

20、     是否按行業(yè)預置科目 如果用戶希望預置所屬行業(yè)的標準一級科目，則在該選項前打勾；否則可以不進行處理。 建立新賬套-確定分類     確定有關基礎信息是否進行分類。操作： 1. 在此分別對“存貨”、“客戶”、“供應商”是否分類選項前打勾，表明本例要進行分類管理； 2. 輸入完成后，單擊【完成】按鈕，完成此次操作。 說明：如果您單位有外幣業(yè)務，可以在此選項前打勾；否則可以不進行設置。     存貨是否分類 如果單位的存貨較多，且類別繁多，可以在存貨是否分類選項前打勾，表明要對存貨進行分類管理；如果單位

21、的存貨較少且類別單一，可以選擇不進行存貨分類。     客戶是否分類 如果單位的客戶較多，且需要進行分類管理，可以在客戶是否分類選項前打勾，表明要對客戶進行分類管理；如果單位的客戶較少，也可以選擇不進行客戶分類。     供應商是否分類 如果單位的供應商較多，且進行分類管理，可以在供應商是否分類選項前打勾，表明要對供應商進行分類管理；如果單位的供應商較少，也可以選擇不進行供應商分類。     是否有外幣核算 如果單位有外幣業(yè)務，可以在此選項前打勾；否則可以不進行設置。    

22、 如果選擇了存貨要分類，那么在進行基礎信息設置時，必須先設置存貨分類，然后才能設置存貨檔案。     如果選擇存貨不分類，那么在進行基礎信息設置時，可以直接設置存貨檔案。如果選擇了客戶要分類，那么在進行基礎信息設置時，必須先設置客戶分類，然后才能設置客戶檔案。     如果選擇客戶不分類，那么在進行基礎信息設置時，可以直接設置客戶檔案。選擇了供應商要分類，那么在進行基礎信息設置時，必須先設置供應商分類，然后才能設置供應商檔案。     如果選擇供應商不分類，那么在進行基礎信息設置時，可以直接設置供應商檔案

23、。 建立新賬套-確定編碼方案    為了便于用戶進行分級核算、統(tǒng)計和管理，本系統(tǒng)可以對基礎數(shù)據(jù)的編碼進行分級設置。     編碼方案指設置編碼的級次方案，編碼級次和各級編碼長度的設置將決定用戶單位如何編制基礎數(shù)據(jù)的編號，進而構成用戶分級核算、統(tǒng)計和管理的基礎。    例如某單位將科目編碼設為32222，則科目編號時一級科目編碼是三位長，二至五級科目編碼均為兩位長。操作： 1. 設置【分類編碼方案】：存貨分類編碼為1223；客戶分類編碼為223；供應商分類編碼為223；收發(fā)類別編碼為12；部門編碼為122；

24、結算方式編碼為12；地區(qū)分類編碼為12；成本對象編碼122；科目編碼為32222。 說明：科目編碼級次： 系統(tǒng)最大限制為六級十五位，且任何一級的最大長度都不得超過九位編碼。一般單位用32222即可。用戶在此設定的科目編碼級次和長度將決定用戶單位的科目編號如何編制。例如某單位將科目編碼設為32222，則科目編號時一級科目編碼是三位長，二至五級科目編碼均為兩位長；又如某單位將科目編碼長度設為3332，則科目編號時一級科目編碼為三位長，二級科目編碼為三位長,四級科目編碼為兩位長。     存貨分類編碼級次： 系統(tǒng)的最大限制為八級十二位，且任何一級的編碼長度都不得超過九位

25、編碼。     客戶分類編碼級次：系統(tǒng)的最大限制為五級十二位，且任何一級的編碼長度都不得超過九位編碼。     供應商分類編碼級次：系統(tǒng)的最大限制為五級十二位，且任何一級的編碼長度都不得超過九位編碼     收發(fā)類別編碼級次：系統(tǒng)將收發(fā)類別編碼級次固定為二級，總長度不得超過五位編碼。     部門編碼級次：系統(tǒng)的最大限制為五級十二位，且任何一級的編碼長度都不得超過九位編碼。     結算方式編碼級次：系統(tǒng)將結算方式編碼級次固定為二級，總長度不得超

26、過三位編碼。     地區(qū)分類編碼級次：系統(tǒng)的最大限制為三級十二位，且任何一級的編碼長度都不得超過九位編碼。     成本對象編碼級次：系統(tǒng)的最大限制為三級十二位，且任何一級的編碼長度都不得超過九位編碼。     當您在建立賬套時設置存貨（客戶、供應商）不需分類，則在此不能進行存貨分類（客戶分類、供應商分類）的編碼方案設置。 建立新賬套-確定數(shù)據(jù)精度    為了滿足各用戶對數(shù)量、單價的核算精度的要求的不一致，系統(tǒng)提供了數(shù)據(jù)精度定義功能，該功能實際上就是定義數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)。操作

27、： 1. 規(guī)定：小數(shù)位數(shù)為2，單擊【確認】按鈕。 說明：至此我們順利完成了一個新賬套的建立過程。人員分工-確定賬套及賬套主管    操作員權限設置功能用于設置操作員權限。此功能只能由系統(tǒng)管理員或由系統(tǒng)管理員所指定的賬套主管來進行操作。以系統(tǒng)管理員的身份進行操作可以放棄或指定賬套主管。    進行權限設置操作前前，必須先確定賬套及賬套主管。操作： 1. 在【系統(tǒng)管理】窗口，選擇【權限】菜單下【權限】功能，出現(xiàn)【操作員權限】窗口。 2. 在賬套選擇區(qū)中選擇相應賬套010； 3. 在年度選擇區(qū)中選擇1999； 4. 指定“趙林”為賬套主管，

28、在【賬套主管】前打勾。 說明：只有系統(tǒng)管理員才有權限進行賬套主管的設定，如果以賬套主管身份登錄，則窗口中最上一行的【賬套主管】標記將置灰，不能進行改動。系統(tǒng)規(guī)定只能設置一個“賬套主管”，并擁有全部權限。人員分工-給操作員賦權    給每一個操作員賦一定的權限，可以采用對整個系統(tǒng)的各個具體功能逐一根據(jù)需要進行授權；也可以分別把某一子系統(tǒng)的所有權限一次性全部授給操作員，使操作員擁有該系統(tǒng)所有功能的操作權限，而不必對每一功能進行逐一設置。操作： 1. 點擊“張晨”，單擊工具欄中的【增加】，彈出【權限增加】對話框，進行賦權； 2. 同樣操作對“王非”和“李婧婧”賦權。 說

29、明：系統(tǒng)默認賬套主管擁有全部權限，一般操作員不能進行增加和刪除權限的操作。所設置的操作員權限一旦被引用，便不能被修改或刪除?；A公用參數(shù)設置-進入基礎設置窗口     基礎信息設置是初始工作中非常重要的一項，其中很多項目的設置直接關系到軟件功能能否正確、充分地被使用， 如科目設置、項目設置等。在實際使用過程中，最好先充分理解各基礎信息設置的目的和作用，然后，根據(jù)實際情況靈活運用。操作： 1. 啟動系統(tǒng)控制臺； 2. 執(zhí)行基礎設置功能。 說明：在此我們僅設置各子系統(tǒng)均須使用的有關信息，包括基本信息、機構設置、往來單位和收付結算，其它信息在相應子系統(tǒng)中進行設置?；A公

30、用參數(shù)設置-部門檔案    按照已經(jīng)定義好的部門編碼級次原則輸入部門編號及其信息。操作： 1. 單擊【增加】，這時在屏幕右面輸入部門編號、部門名稱、部門屬性、電話、地址、備注等信息； 2. 單擊【保存】按鈕，在窗口左側的空白框中顯示了已設置好的部門名稱； 3. 采取同樣的步驟將企業(yè)所有的部門都設置完畢。 說明：此時由于還未設置人員檔案，因此，部門檔案中的負責人欄應在職員檔案錄入后再補充填錄。     部門編碼級次最多可分級，編碼總長位，部門檔案包含部門編碼、名稱、負責人、部門屬性等信息。     部門編號

31、：符合編碼級次原則。必須錄入，必須唯一。     部門名稱：必須錄入。     負責人： 可以為空。     部門屬性：輸入部門是車間、采購部門、銷售部門等部門分類屬性，可以為空。 電話 ：可以為空；地址： 可以為空；備注 ：可以為空。     如果輸入某幾條信息后，不按【保存】按鈕，而直接按【放棄】或【增加】按鈕，即表示放棄此次增加。若部門被其它對象引用后就不能被刪除。      如果修改部門檔案，在部門檔案界面左邊，將光標定位到要修

32、改的部門編號上，用鼠標單擊【修改】按鈕。這時界面即處于修改狀態(tài)，可以對部門名稱、負責人、部門屬性、電話、地址、備注等信息進行修改。注意部門編號不能修改。     如果刪除一個部門，把光標放在要刪除的部門上，用鼠標單擊【刪除】按鈕，系統(tǒng)將提示“確實要刪除該部門信息嗎？”單擊【是（Y）】即可刪除此部門。 基礎公用參數(shù)設置-職員檔案   職員檔案主要用于記錄本單位與系統(tǒng)有關的職員列表，包括職員編號、名稱、所屬部門及職員屬性等。操作： 1. 單擊【增加】按鈕，屏幕上出現(xiàn)一空白行； 2. 可根據(jù)自己企業(yè)的實際情況，在相應欄目中輸入適當內(nèi)容。 說明：職員編

33、號：必須錄入，必須唯一。     職員名稱：必須錄入，可以重復。     所屬部門：輸入該職員所屬的部門。您只能選定末級部門。     職員屬性：填寫職員是屬于采購員、庫房管理人員還是銷售人員等人員屬性。     修改職員檔案 將光標定位到要修改的職員上，用鼠標雙擊所要修改的內(nèi)容，即可進入修改狀態(tài)修改。修改后，職員編號必須保持唯一。     刪除職員檔案 把光標放在要刪除的職員上，用鼠標單擊【刪除】按鈕，系統(tǒng)提示“確實要刪除職員檔案-XX嗎？”，

34、單擊【是（Y）】即可刪除此職員。基礎公用參數(shù)設置-客戶分類   如果想對客戶進行分類管理，可以通過本功能建立客戶分類體系。用戶可將客戶按行業(yè)、地區(qū)等進行劃分。建立起客戶分類后，可以將客戶設置在最末級的客戶分類之下。在客戶檔案設置中所需要設置的客戶，應先行在本功能中設定。操作： 1. 單擊【增加】按鈕，可根據(jù)企業(yè)實際情況，在右邊框的相應欄目中輸入適當內(nèi)容。 2. 再按【保存】按鈕，保存此次操作； 3. 如果想繼續(xù)增加，單擊【增加】按鈕即可。 說明：客戶分類編碼：客戶分類編碼必須唯一     客戶分類名稱：可以是漢字或英文字母，不能為空和重復。 &

35、#160;   有下級分類碼的客戶分類前會出現(xiàn)帶框的+符號，雙擊該分類碼時，會出現(xiàn)或取消下級分類碼。     新增的客戶分類的分類編碼必須與【編碼原則】中設定的編碼級次結構相符。例如，編碼級次結構為“XX-XXX”，那么，“001”是一個錯誤的客戶分類編碼。     客戶分類必須逐級增加。除了一級客戶分類之外，新增的客戶分類的分類編碼必須有上級分類編碼。例如，編碼級次結構為"XX-XXX，那么“01001”這個編碼只有在編碼“01”已存在的前提下才是正確的。     已經(jīng)使用

36、的客戶分類不能刪除。     非末級客戶分類不能刪除。已被引用的客戶分類不能被刪除。沒有對客戶進行分類管理需求的用戶可以不使用本功能 基礎公用參數(shù)設置-客戶檔案     【客戶檔案】功能主要完成對客戶檔案的設置和管理。在左邊的樹型列表中選擇一個末級的客戶分類。在銷售管理等業(yè)務中需要處理的客戶的檔案資料，應先行在本功能中設定，平時如有變動應及時在此進行調(diào)整。操作： 1. 在左邊的樹型列表中選擇一個末級的客戶分類； 2. 單擊【增加】按鈕，彈出【客戶檔案卡片】對話框； 3. 可根據(jù)自己企業(yè)的實際情況，在相應標簽頁中輸入適當內(nèi)容；

37、 4. 單擊【保存】按鈕，保存當前輸入信息； 5. 并可以在頁編輯狀態(tài)下，單擊【增加】按鈕，繼續(xù)增加新的客戶。 說明：客戶編號：客戶編號必須唯一；客戶編號可以用數(shù)字或字符(含漢字或空格)表示。     客戶名稱：可以是漢字或英文字母，客戶名稱最多可寫30個漢字或60個字符?？蛻裘Q用于銷售發(fā)票的打印 ，即打印出來的銷售發(fā)票的銷售客戶欄目顯示的內(nèi)容為銷售客戶的客戶名稱。     客戶簡稱：可以是漢字或英文字母，客戶名稱最多可寫15個漢字或30個字符?？蛻艉喎Q用于業(yè)務單據(jù)和賬表 的屏幕顯示。     所屬分類

38、碼：從上一個屏幕畫面自動帶入，該欄目的左編輯框顯示客戶的客戶分類碼，右編輯框顯示客戶的客戶分類名稱。不能修改。     所屬地區(qū)碼：可輸入客戶所屬地區(qū)的代碼, 輸入系統(tǒng)中已存在代碼時, 自動轉換成地區(qū)名稱, 顯示在該欄目的右編輯框內(nèi)。也可以用參照輸入法，即在輸入所屬地區(qū)碼時用鼠標按參照鍵顯示所有地區(qū)供選擇。     客戶總公司：客戶總公司指當前客戶所隸屬的最高一級的公司，該公司必須是已經(jīng)通過【客戶檔案設置】功能設定的另一個客戶。在銷售開票結算處理時，具有同一個客戶總公司的不同客戶的發(fā)貨業(yè)務，可以匯總在一張發(fā)票中統(tǒng)一開票結算。在此處，可

39、輸入客戶所屬總公司的客戶編號, 輸入系統(tǒng)中已存在編號時, 自動轉換成客戶簡稱, 顯示在該欄目的右編輯框內(nèi)。也可以用參照輸入法，即在輸入客戶總公司時用鼠標按參照鍵顯示所有客戶供選擇。     所屬行業(yè)：輸入客戶所歸屬的行業(yè)，可輸入漢字。     稅號：輸入客戶的工商登記稅號，用于銷售發(fā)票的稅號欄內(nèi)容的屏幕顯示和打印輸出。     法人：輸入客戶的企業(yè)法人代表的姓名。     開戶銀行：輸入客戶的開戶銀行的名稱，如果客戶的開戶銀行有多個，在此處輸入該企業(yè)同用戶之間發(fā)生業(yè)務往來最常

40、用的開戶銀行。     銀行賬號：輸入客戶在其開戶銀行中的賬號，銀行賬號應對應于開戶銀行欄目所填寫的內(nèi)容。如果客戶在某開戶銀行中銀行賬號有多個，在此處輸入該企業(yè)同用戶之間發(fā)生業(yè)務往來最常用的銀行賬號。     地址：可用于銷售發(fā)票的客戶地址欄內(nèi)容的屏幕顯示和打印輸出。如果客戶的地址有多個，在此處輸入該企業(yè)同用戶之間發(fā)生業(yè)務往來最常用的地址。     郵政編碼：輸入客戶通訊地址所在郵政區(qū)域的郵政編碼。     聯(lián)系人：輸入與用戶發(fā)生業(yè)務聯(lián)系的客戶的主要聯(lián)系人姓名。  

41、   E-Mail地址：輸入客戶的電子郵件地址，以便通過電子郵件與客戶進行聯(lián)系。     電話：輸入客戶的聯(lián)系電話號碼，可用于銷售發(fā)票的客戶電話欄內(nèi)容的屏幕顯示和打印輸出。         傳真：輸入客戶的傳真號碼，以便通過傳真與客戶進行聯(lián)系。     呼機：輸入客戶聯(lián)系人的BP機號碼，以便通過無線尋呼方式傳真與客戶進行聯(lián)系。     手機：輸入客戶聯(lián)系人的手機號碼，以便通過無線尋呼方式傳真與客戶進行聯(lián)系?？捎糜阡N售

42、發(fā)票的客戶電話欄內(nèi)容的屏幕顯示和打印輸出。     發(fā)貨地址：可用于銷售發(fā)貨單中發(fā)貨地址欄的缺省取值，它可以與客戶地址相同，也可以不同。在很多情況下，發(fā)貨地址是客戶主要倉庫的地址。     發(fā)運方式：可用于銷售發(fā)貨單中發(fā)運方式欄的缺省取值，輸入系統(tǒng)中已存在代碼時, 自動轉換成發(fā)運方式名稱。也可以用參照輸入法，即在輸入發(fā)運方式碼時用鼠標按參照鍵顯示所有發(fā)運方式供選擇。     發(fā)貨倉庫：可用于銷售單據(jù)中倉庫的缺省取值，輸入系統(tǒng)中已存在代碼時, 自動轉換成倉庫名稱。也可以用參照輸入法，即在輸入發(fā)運方式碼時用鼠

43、標按參照鍵顯示所有倉庫供選擇。     應收余額：應收余額指客戶當前的應收賬款的余額。期初的應收賬款余額可以在此處由用戶手工輸入，銷售管理系統(tǒng)或應收賬款核算系統(tǒng)啟用后，應收余額由系統(tǒng)自動維護，不能修改。     扣率：輸入客戶在一般情況下可以享受的購貨折扣率，可用于銷售單據(jù)中折扣的缺省取值。     信用等級：按照用戶自行設定的信用等級分級方法，依據(jù)客戶在應收款項方面的表現(xiàn)，輸入客戶的信用等級。     信用期限：可作為計算客戶超期應收款項的計算依據(jù)，其度量單位為“天”。 &

44、#160;   付款條件：可用于銷售單據(jù)中付款條件的缺省取值，輸入系統(tǒng)中已存在代碼時, 自動轉換成付款條件表示。也可以用參照輸入法，即在輸入付款條件碼時用鼠標按參照鍵顯示所有付款條件供選擇。     最后交易日期：由系統(tǒng)自動顯示客戶的最后一筆業(yè)務的交易日期。     最后交易金額：由系統(tǒng)自動顯示客戶的最后一筆業(yè)務的交易金額。     最后收款日期：由系統(tǒng)自動顯示客戶的最后一筆收款業(yè)務的收款日期。     最后收款金額：由系統(tǒng)自動顯示客戶的最后一筆收款業(yè)務的

45、收款金額。     分管部門：輸入和客戶發(fā)生業(yè)務往來的主要部門?？捎糜阡N售單據(jù)中部門的缺省取值。輸入系統(tǒng)中已存在部門編號時, 自動轉換成部門名稱。也可以用參照輸入法，即在輸入分管部門時用鼠標按參照鍵顯示所有銷售部門供選擇。     專營業(yè)務員：輸入和客戶發(fā)生業(yè)務往來的主要業(yè)務員。可用于銷售單據(jù)中業(yè)務員的缺省取值。輸入系統(tǒng)中已存在部門編號時, 自動轉換成業(yè)務員姓名。也可以用參照輸入法，即在輸入專營業(yè)務員時用鼠標按參照鍵顯示所有業(yè)務員供選擇。     發(fā)展日期：輸入客戶被發(fā)展為用戶的客戶的日期。一般情況下，該

46、客戶的第一筆業(yè)務的業(yè)務日期應大于或等于發(fā)展日期。     停用日期：輸入因信用等原因和用戶停止業(yè)務往來的客戶被停止使用的日期。停用日期欄內(nèi)容不為空的客戶，在任何業(yè)務單據(jù)開具時都不能使用。如果要使被停用的客戶恢復使用，將停用日期欄的內(nèi)容清空即可。     使用頻度：指客戶在業(yè)務單據(jù)中被使用的次數(shù)。使用頻度高的客戶，在填寫業(yè)務單據(jù)參照客戶時，出現(xiàn)在客戶列表中較靠前的位置，以便用戶能迅速定位。     自定義項：根據(jù)實際需要，用戶可以在客戶檔案中自定義系統(tǒng)未提供的項目。在客戶檔案中，用戶最多可以設3個自定義項。

47、請參看【自定義項】的說明。基礎公用參數(shù)設置-供應商分類    如果想對供應商進行分類管理，可以通過本功能建立供應商分類體系?？蓪⒐贪葱袠I(yè)、地區(qū)等進行劃分。建立起供應商分類后，用戶可以將供應商設置在最末級的供應商分類之下。在供應商檔案設置中需要設置的供應商，應先行在本功能中設定。 操作： 1. 單擊【增加】按鈕，可根據(jù)企業(yè)的實際情況，在右邊框的相應欄目中輸入適當內(nèi)容。 2. 按【保存】按鈕，保存此次增加的供應商分類； 3. 如果想繼續(xù)增加，用鼠標單擊【增加】按鈕即可。 說明：供應商分類編碼：供應商分類編碼必須唯一     供應商分類

48、名稱：可以是漢字或英文字母，不能為空和重復。     有下級分類碼的供應商分類前會出現(xiàn)帶框的+符號，雙擊該分類碼時，會出現(xiàn)或取消下級分類碼。     新增的供應商分類的分類編碼必須與【編碼原則】中設定的編碼級次結構相符。    供應商分類必須逐級增加。除了一級供應商分類之外，新增的供應商分類的分類編碼必須有上級分類編碼。     已經(jīng)使用的供應商分類不能刪除；非末級供應商分類不能刪除；已被引用的供應商分類不能被刪除。     沒有對供應商進行分類

49、管理需求的用戶可以不使用本功能?；A公用參數(shù)設置-供應商檔案     建立供應商檔案主要是為企業(yè)的采購管理、庫存管理、應付賬管理服務的。在填制采購入庫單、采購發(fā)票和進行采購結算、應付款結算和有關供貨單位統(tǒng)計時都會用到供貨單位檔案，因此必須應先設立供應商檔案，以便減少工作差錯。在輸入單據(jù)時，如果單據(jù)上的供貨單位不在供應商檔案中，則必須在此建立該供應商的檔案。 操作： 1. 在左邊的樹型列表中選擇一個末級的供應商分類； 2. 單擊【增加】按鈕，彈出【供應商檔案卡片】對話框； 3. 可根據(jù)自己企業(yè)的實際情況，在相應標簽頁中輸入適當內(nèi)容； 4. 單擊【保存】按鈕，則保存當

50、前輸入信息； 5. 并可以在頁編輯狀態(tài)下，單擊【增加】按鈕，繼續(xù)增加新的供應商。 說明：供應商編號 供應商編號必須唯一；供應商編號可以數(shù)字0或字符(含漢字或空格)表示。     供應商名稱 可以是漢字或英文字母，供應商名稱最多可寫30個漢字或60個字符。供應商名稱用于銷售發(fā)票的打印，即打印出來的銷售發(fā)票的銷售供應商欄目顯示的內(nèi)容為銷售供應商的供應商名稱。     供應商簡稱 可以是漢字或英文字母，供應商名稱最多可寫15個漢字或30個字符。供應商簡稱用于業(yè)務單據(jù)和賬表的屏幕顯示。     所屬分類碼 從上一

51、個屏幕畫面自動帶入，該欄目的左編輯框顯示供應商的供應商分類碼，右編輯框顯示供應商的供應商分類名稱。不能修改。     所屬地區(qū)碼 可輸入供應商所屬地區(qū)的代碼, 輸入系統(tǒng)中已存在代碼時, 自動轉換成地區(qū)名稱, 顯示在該欄目的右編輯框內(nèi)。也可以用參照輸入法，即在輸入所屬地區(qū)碼時用鼠標按參照鍵顯示所有地區(qū)供選擇。     供應商總公司 供應商總公司指當前供應商所隸屬的最高一級的公司，該公司必須是已經(jīng)通過【供應商檔案設置】功能設定的另一個供應商。在銷售開票結算處理時，具有同一個供應商總公司的不同供應商的發(fā)貨業(yè)務，可以匯總在一張發(fā)票中統(tǒng)一開票結

52、算。在此處，可輸入供應商所屬總公司的供應商編號, 輸入系統(tǒng)中已存在編號時, 自動轉換成供應商簡稱, 顯示在該欄目的右編輯框內(nèi)。也可以用參照輸入法，即在輸入供應商總公司時用鼠標按參照鍵顯示所有供應商供選擇。     所屬行業(yè) 輸入供應商所歸屬的行業(yè)，可輸入漢字。     稅號 輸入供應商的工商登記稅號，用于銷售發(fā)票的稅號欄內(nèi)容的屏幕顯示和打印輸出。     法人 輸入供應商的企業(yè)法人代表的姓名。     開戶銀行 輸入供應商的開戶銀行的名稱，如果供應商的開戶銀行有多個，在此處輸

53、入該企業(yè)同用戶之間發(fā)生業(yè)務往來最常用的開戶銀行。     銀行賬號 輸入供應商在其開戶銀行中的賬號，銀行賬號應對應于開戶銀行欄目所填寫的內(nèi)容。如果供應商在某開戶銀行中銀行賬號有多個，在此處輸入該企業(yè)同用戶之間發(fā)生業(yè)務往來最常用的銀行賬號。     地址 可用于采購發(fā)票的供應商地址欄內(nèi)容的屏幕顯示和打印輸出。如果供應商的地址有多個，在此處輸入該企業(yè)同用戶之間發(fā)生業(yè)務往來最常用的地址。     郵政編碼 輸入供應商通訊地址所在郵政區(qū)域的郵政編碼。     聯(lián)系人 輸入與用戶發(fā)生業(yè)

54、務聯(lián)系的供應商的主要聯(lián)系人姓名。     E-Mail地址 輸入供應商的電子郵件地址，以便通過電子郵件與供應商進行聯(lián)系。     電話 輸入供應商的聯(lián)系電話號碼，可用于銷售發(fā)票的供應商電話欄內(nèi)容的屏幕顯示和打印輸出。     傳真 輸入供應商的傳真號碼，以便通過傳真與供應商進行聯(lián)系。     呼機 輸入供應商聯(lián)系人的BP機號碼，以便通過無線尋呼方式傳真與供應商進行聯(lián)系。     手機 輸入供應商聯(lián)系人的手機號碼，以便通過無線尋呼方式傳真與供應商進

55、行聯(lián)系?？捎糜阡N售發(fā)票的供應商電話欄內(nèi)容的屏幕顯示和打印輸出。     到貨地址 可用于采購到貨單中到貨地址欄的缺省取值，它可以與供應商地址相同，也可以不同。在很多情況下，到貨地址是供應商主要倉庫的地址。     發(fā)運方式 可用于采購到貨單中發(fā)運方式欄的缺省取值，輸入系統(tǒng)中已存在代碼時, 自動轉換成發(fā)運方式名稱。也可以用參照輸入法，即在輸入發(fā)運方式碼時用鼠標按參照鍵顯示所有發(fā)運方式供選擇。     到貨倉庫 可用于采購單據(jù)中倉庫的缺省取值，輸入系統(tǒng)中已存在代碼時, 自動轉換成倉庫名稱。也可以用參照輸入法，

56、即在輸入發(fā)運方式碼時用鼠標按參照鍵顯示所有倉庫供選擇。     應付余額 應付余額指供應商當前的應付賬款的余額。期初的應付賬款余額可以在此處由用戶手工輸入，采購管理系統(tǒng)或應付賬款核算系統(tǒng)啟用后，應付余額由系統(tǒng)自動維護，不能修改。     扣率 輸入供應商在一般情況下給予的購貨折扣率，可用于采購單據(jù)中折扣的缺省取值。     信用等級 按照用戶自行設定的信用等級分級方法，依據(jù)在供應商應付款項方面的表現(xiàn)，輸入在供應商處的信用等級。     信用期限 可作為計算供應商超期應付款項的

57、計算依據(jù)，其度量單位為“天”。     付款條件 可用于采購單據(jù)中付款條件的缺省取值，輸入系統(tǒng)中已存在代碼時, 自動轉換成付款條件表示。也可以用參照輸入法，即在輸入付款條件碼時用鼠標按參照鍵顯示所有付款條件供選擇。     最后交易日期 由系統(tǒng)自動顯示供應商的最后一筆業(yè)務的交易日期。不能修改。     最后交易金額 由系統(tǒng)自動顯示供應商的最后一筆業(yè)務的交易金額。不能修改。     最后付款日期 由系統(tǒng)自動顯示供應商的最后一筆付款業(yè)務的付款日期。不能修改。  

58、0;  最后付款金額 由系統(tǒng)自動顯示供應商的最后一筆付款業(yè)務的付款金額。     分管部門：該供應商歸屬分管的采購部門。     專營業(yè)務員：指該供應商由哪個業(yè)務員負責聯(lián)系業(yè)務。     發(fā)展日期：該供應商是何時建立供貨關系的。     停用日期：該供應商是何時停止供貨關系的。     使用頻度：計算機自動計算。     自定義項：供應商檔案提供三個自定義項。是為用戶自行定義有關供應商檔案中系統(tǒng)沒有涉及到的

59、項目     已經(jīng)使用的供應商不能刪除。 基礎公用參數(shù)設置-地區(qū)分類     使用采購管理、銷售管理、庫存管理和應收應付賬管理系統(tǒng)，都會使用到供應商檔案、客戶檔案。而供應商檔案、客戶檔案表中有所屬地區(qū)欄目要填寫。如果企業(yè)需要對供貨單位或客戶按地區(qū)進行統(tǒng)計，那就應該建立地區(qū)分類體系。地區(qū)分類最多有五級，企業(yè)可以根據(jù)實際需要進行分類。操作： 1. 單擊【增加】按鈕，在右邊框的相關欄目中按要求輸入各項內(nèi)容， 2. 再按【保存】按鈕，保存此次增加的地區(qū)分類。 3. 如果想繼續(xù)增加，用鼠標單擊【增加】按鈕即可。 說明：地區(qū)分類編碼：地區(qū)分類編碼

60、必須唯一     地區(qū)分類名稱：可以是漢字或英文字母，不能為空和重復。     分類編碼、分類名稱可以是漢字或英文字母，編碼和名稱中禁止使用 & " ' : 和空格，如A-B為錯誤名稱。     分類編碼不允許重復，并要注意分類編碼字母的大小寫。     要想補充建立已有的地區(qū)的下級分類編碼，可以在該地區(qū)分類上單擊鼠標左鍵，分類編碼處，會出現(xiàn)該地區(qū)分類碼，只要輸入下級編碼即可。     已經(jīng)使用的地區(qū)分類不能刪除；非末級

61、地區(qū)分類不能刪除。     有下級分類碼的地區(qū)分類前會出現(xiàn)帶框的+符號，雙擊該分類碼時，會出現(xiàn)或取消下級分類碼。     新增的地區(qū)分類的分類編碼必須與【編碼原則】中設定的編碼級次結構相符。例如，編碼級次結構為“XX-XXX”，那么，“001”是一個錯誤的地區(qū)分類編碼。     地區(qū)分類必須逐級增加。除了一級地區(qū)分類之外，新增的地區(qū)分類的分類編碼必須有上級分類編碼。例如，編碼級次結構為"XX-XXX，那么“01001”這個編碼只有在編碼“01”已存在的前提下才是正確的。基礎公用參數(shù)設置-結算方式

62、    企業(yè)在經(jīng)營活動中必然涉及到不同的結算方式，如何對各種票據(jù)進行有效管理，電算化提供結算方式定義功能來達到此項目的。企業(yè)可根據(jù)實際情況，設置相應的財務結算方式。操作： 1. 單擊【設置】菜單中【結算方式】，進入結算方式輸入界面； 2. 單擊【增加】按鈕便可進行結算方式的設置； 3. 在相應欄目中順序輸入結算方式編碼及結算方式名稱，并選擇是否為票據(jù)管理的標志； 4. 當輸入完成一種結算方式后,單擊【保存】按鈕,便可保存此種結算方式的設置，并在左邊部分的樹形結構中添加和顯示。 說明：單擊【修改】按鈕,用戶便可對已設置完成的結算方式進行修改,當修改完成后單擊【保存】

63、按鈕便可保存已修改的內(nèi)容。     各欄目說明     結算方式編碼：用以標識某結算方式。用戶必須按照結算方式編碼級次的先后順序來進行錄入，錄入值必須唯一。結算方式編碼可以數(shù)字0-9或字符A-Z表示，但編碼中“;-以及空格禁止使用。     結算方式名稱：用戶根據(jù)企業(yè)的實際情況，必須錄入所用結算方式的名稱，錄入值必須唯一。結算方式名稱最多可寫6個漢字或12個字符。     票據(jù)管理標志：用戶可根據(jù)實際情況，通過單擊復選框來選擇該結算方式下的票據(jù)是否要進行票據(jù)管理?；A公用參數(shù)

64、設置-付款條件     企業(yè)為了鼓勵客戶盡快償還貨款，允諾在一定期限內(nèi)給予相應規(guī)定的折扣優(yōu)待，這就叫現(xiàn)金折扣，可以通過設置付款條件來實現(xiàn)。付款條件主要在采購訂單、銷售訂單、采購結算、銷售結算、客戶目錄、供應商目錄中引用。系統(tǒng)最多同時定義4個時間段的折扣條件。操作： 1. 單擊【設置】菜單中【付款條件】； 2. 按照要求順序輸入付款條件編碼、信用天數(shù)、優(yōu)惠天數(shù)及優(yōu)惠率； 3. 當錄入完成一種付款條件后，還可以繼續(xù)輸入其他付款條件。 基礎公用參數(shù)設置-開戶銀行     為了維護及查詢使用單位的開戶銀行信息，系統(tǒng)可以支持多個開戶行及賬號。操

65、作： 1. 單擊【設置】菜單中【開戶銀行】。 2. 在開戶銀行輸入界面下，順序錄入開戶銀行編號、開戶銀行名稱、銀行賬號并選擇暫封標志。 說明：開戶銀行一旦被引用，便不能進行修改和刪除的操作。會計數(shù)據(jù)備份與恢復-會計數(shù)據(jù)備份   數(shù)據(jù)備份是指將會計電算化信息系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)備份到硬盤、軟盤或可寫光盤保存起來, 即制做數(shù)據(jù)文件的副本。進行會計數(shù)據(jù)備份的目的是：將硬盤數(shù)據(jù)建立副本,以便得到長期保存； 防備意外事故造成的硬盤數(shù)據(jù)丟失、非法篡改和破壞; 一旦發(fā)現(xiàn)硬盤數(shù)據(jù)文件被非法篡改或被破壞，能夠利用備份數(shù)據(jù), 使系統(tǒng)數(shù)據(jù)得到盡快恢復以保證業(yè)務正常進行。    數(shù)據(jù)備份工作可經(jīng)常進行, 在下列情況下，必須做數(shù)據(jù)備份: 每月結賬前和業(yè)務處理結束后；更新軟件版本前；硬盤需要進行格式化；會計年度終了進行結賬時(此時, 軟盤備份一般由系統(tǒng)強制進行)。    數(shù)據(jù)備份工作一般由系統(tǒng)管理員完成:操作： 1. 在系統(tǒng)管理窗口，單擊【賬套】項，系統(tǒng)自動拖出下級菜單； 2. 將鼠標移動到【輸出】上，單擊鼠標則進入輸出賬套的功能； 3. 在賬套號欄目選擇將要進行輸出的賬套，將賬套備份到用戶指定的位置； 4. 單擊確定按鈕表示確認; 如想放棄，則點擊放棄按鈕。 說明