棉紡織企業(yè)有限公司信息溝通控制程序

1、鶴山市某棉紡織企業(yè)有限公司文 件 名 稱：信息溝通操縱程序文 件 編 號(hào)：MY2-003版 本 號(hào)：A審 批：編 制：1 / 8日 期：2004/7/1日期：2004/7/5修訂記錄頁(yè)號(hào)頁(yè)版修改內(nèi)容批準(zhǔn)人修改日期2 / 81目的3 / 8及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、傳遞及反饋有關(guān)信息，做好信息的治理。2范圍適用于公司內(nèi)部信息的溝通與處理，以及與外部各方的信息交流。3職責(zé)3.1各職能部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)相關(guān)信息的收集。3.2各部門(mén)負(fù)責(zé)工作范圍內(nèi)信息的傳遞與溝通。3.3治理者代表負(fù)責(zé)統(tǒng)籌公司對(duì)內(nèi)、 對(duì)外相關(guān)信息的傳遞與處理； 負(fù)責(zé)建立信息庫(kù)，保存和質(zhì)量治理相關(guān)的信息。3.4辦公室負(fù)責(zé)緊急信息的處理。4工作內(nèi)容4.1信

2、息的分類4.1.1外部信息a.質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、認(rèn)證機(jī)構(gòu)等監(jiān)測(cè)或檢查的結(jié)果及反饋的信b.質(zhì)量治理、法律、法規(guī)、條例、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)等政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)類信c.顧客、供方、計(jì)量檢測(cè)單位、媒體等有關(guān)方面反饋的信息及其 投訴等。4 / 8d.各部門(mén)直接從外部獵取的有關(guān)質(zhì)量改進(jìn)、 技術(shù)、 質(zhì)量治理等方 面的外部信息。4.1.2內(nèi)部信息a.質(zhì)量方針、目標(biāo)及完成情況、測(cè)量和監(jiān)控記錄、內(nèi)部審核與治 理評(píng)審報(bào)告以及體系正常運(yùn)行時(shí)的其它記錄等正常信息。b.體系內(nèi)部審核的不合格報(bào)告， 糾正和預(yù)防措施處理單等不合格 信息。c.緊急信息，如出現(xiàn)重大質(zhì)量事故等情況下的信息與記錄。d.職員建議等其它內(nèi)部信息。4.2信息的收集、處理與溝

3、通工具信息可采納書(shū)面資料、 質(zhì)量記錄、 公告欄、內(nèi)部刊物、 討論交流、 電子媒體、聲像設(shè)備通訊、互聯(lián)網(wǎng)等溝通的工具或方式予以傳遞。4.2.1外部信息的收集與處理4.2.1.1治理者代表和辦公室負(fù)責(zé)質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、質(zhì)量檢測(cè)中心、 認(rèn)證機(jī)構(gòu)等監(jiān)督檢查結(jié)果及反饋信息的收集。由辦公室傳遞到公司相關(guān)部門(mén)，當(dāng)監(jiān)測(cè)或檢查結(jié)果出現(xiàn)不符合情況時(shí)，按 照改進(jìn)5 / 8操縱程序的要求進(jìn)行處理。4.2.1.2政策法規(guī)、 標(biāo)準(zhǔn)類的資料信息由辦公室、 品管部等部門(mén)負(fù)責(zé) 收集、更新、整理，由辦公室文控員保存，詳見(jiàn)文件操縱 程序。4.2.1.3經(jīng)營(yíng)部、 品管部負(fù)責(zé)與原材料供應(yīng)商、 計(jì)量所等服務(wù)供方進(jìn) 行信息溝通，對(duì)其提供的產(chǎn)

4、品質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)控。4.2.1.4經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)與顧客的信息溝通，以滿足顧客各方面要求。4.2.1.5辦公室負(fù)責(zé)與公司上級(jí)主管部門(mén)、媒體等溝通， 了解相關(guān)的 信息。4.2.1.6對(duì)來(lái)自上述相關(guān)方投訴的處理按 改進(jìn)操縱程序 的規(guī)定進(jìn) 行。當(dāng)對(duì)方要求時(shí)，應(yīng)在一周內(nèi)給予解決或答復(fù)。上述相關(guān) 方反饋的其它信息，可由對(duì)應(yīng)部門(mén)以信息聯(lián)絡(luò)處理單的 形式傳遞給治理者代表組織處理。4.2.1.7各部門(mén)直接從外部獵取的其它類信息， 如質(zhì)量改進(jìn)技術(shù)， 質(zhì) 量治理信息等，一周內(nèi)以信息聯(lián)絡(luò)處理單反饋到辦公室， 由其負(fù)責(zé)分類、整理，依照需要傳遞到相關(guān)部門(mén)4.2.2內(nèi)部信息的收集與處理4.2.2.1正常信息的處理各部門(mén)依據(jù)相關(guān)文件

5、的規(guī)定直接收集并傳遞日常正常信息， 治理 者代表按照相應(yīng)程序文件的規(guī)定向有關(guān)部門(mén)傳遞質(zhì)量方針目標(biāo)及法 律法規(guī)等信息。6 / 84.2.2.2不符合信息的處理，按改進(jìn)操縱程序的規(guī)定進(jìn)行處理。4.2.2.3緊急信息 （如出現(xiàn)重大質(zhì)量事故時(shí)） 由發(fā)覺(jué)部門(mén)迅速傳遞給 辦公室組織處理。4.2.2.4其它內(nèi)部信息， 提供者能夠 信息聯(lián)絡(luò)處理單 反饋給治理 者代表進(jìn)行處理。4.3信息庫(kù)的建立和應(yīng)用4.3.1治理者代表負(fù)責(zé)建立公司的信息庫(kù)， 不斷匯合各方面反饋的信 息，按照信息載體不同（如紙、磁碟、光碟、膠片、聲像制品 等），提供相應(yīng)適宜的環(huán)境分不存放， 統(tǒng)一保存并參照?qǐng)D書(shū)分類 的方式，進(jìn)行整理分類，確保已獵取信息的完整性和可用性。4.3.2治理者代表依照合同評(píng)審、 設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)、 采購(gòu)、 生產(chǎn)、檢驗(yàn)等不 同過(guò)程的需要，提供各部門(mén)所需信息相應(yīng)的拷貝，各部門(mén)也可依照索引，向治理者代表調(diào)閱所需的信息，治理者代表負(fù)責(zé)組 織各部門(mén)對(duì)上述各類信息進(jìn)行歸納、分析，查找體系持續(xù)改進(jìn) 的機(jī)會(huì)。4.4對(duì)體系運(yùn)行過(guò)程中各類記錄的操縱， 詳見(jiàn)質(zhì)量記錄操縱程序4.5各部門(mén)健全收發(fā)文制度，對(duì)接收