談高?；n案管理-

1、隨著京津冀協(xié)同發(fā)展戰(zhàn)略的不斷深入貫徹,北京市多所高校已經(jīng)或開始籌備老校區(qū)的改建、擴建工作,另外還有部分高校著手考慮新校區(qū)的建設(shè)以滿足學(xué)校不斷提高的教學(xué)要求。伴隨著這項工作的逐漸深入,高校基建檔案的重要性就日益凸顯出來。基建項目作為一個載體,承載著一所學(xué)校的過去、現(xiàn)在,以及將來,見證著學(xué)校的發(fā)展變遷。高校的基建項目也有它的特點,就是多樣性,不同的建筑有其不同的風(fēng)格,滿足不同的需求。當(dāng)然,這些建筑也不會是一成不變的。近些年,隨著中國國內(nèi)對高等教育的不斷認(rèn)可,高校持續(xù)出現(xiàn)了擴招的情況,不僅是學(xué)生人數(shù)增多,隨之而來的還有學(xué)校對于基礎(chǔ)設(shè)施的增加。原有的教學(xué)樓、宿舍樓都面臨著改建、擴建的現(xiàn)實。那么工程實施

2、的依據(jù)是什么呢?自然是基建項目檔案,基建檔案記載著項目由立項開始到項目竣工及竣工決算這一系列的真實原始數(shù)據(jù),也是記錄著學(xué)校的發(fā)展變遷,是非常珍貴的歷史資料,那么如何做好基建檔案的管理就成為高校值得研究的一個重要課題。一、高?；n案管理工作的現(xiàn)狀(一重視程度不夠高校基建管理往往出現(xiàn)重視項目主體設(shè)施的建設(shè),而忽略了建設(shè)過程中及項目竣工后記載相關(guān)信息的檔案管理?；n案的重要性可能在短期內(nèi)不容易體現(xiàn),而在項目需要改擴建時,其重要性就顯得尤為重要。有建設(shè)時的相關(guān)數(shù)據(jù)作為參考,才可以對結(jié)構(gòu)主體進行改造。在項目維修維保時亦是如此。有可靠的數(shù)據(jù)資料作支撐,建筑才可以得到有有效修繕。其次,不夠重視還體現(xiàn)在基

3、建檔案歸檔質(zhì)量低。正是對基建檔案重視程度不夠,導(dǎo)致檔案的質(zhì)量不高。例如,竣工圖紙折疊不規(guī)范,缺頁少頁,竣工圖與平時管理用的圖紙混裝,沒有按建筑專業(yè)分類等等。這些問題的存在都導(dǎo)致日后管理者無法對項目有一個清晰的認(rèn)識,無法對突發(fā)狀況采取正確的應(yīng)急處理辦法。(二缺乏健全機制基建項目檔案管理機制的缺乏導(dǎo)致檔案管理缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性,有效的機制可以對管理工作產(chǎn)生一定的約束性,使其規(guī)范化?；n案是從建設(shè)項目前期的立項階段開始產(chǎn)生,再經(jīng)過工程施工階段,到最后的項目竣工、決算編制,可以說在每個環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生大量的資料文件。但是現(xiàn)在很多高校存在一個普遍現(xiàn)象,就是每個階段的文件都由各個分項的負(fù)責(zé)人保管,目的是方便個人使用

4、。隨著項目逐漸結(jié)束,資料不免就會丟失。而在建設(shè)項目的總體規(guī)劃中又沒有配置基建檔案專職管理人員,且沒有完善的規(guī)章制度制約,導(dǎo)致工程竣工后檔案資料凌亂無序,丟失損壞嚴(yán)重,無法整理成一套有參考價值的檔案資料。(三缺乏專業(yè)人才檔案管理專業(yè)人員應(yīng)該負(fù)責(zé)檔案整理、編目、鑒定、統(tǒng)計、排列和檢索工作,使檔案具有科學(xué)的使用性。而基建檔案往往是由非專業(yè)人員負(fù)責(zé)管理,施工單位甚至是由施工工人兼任檔案員,隨著人員流動性的增加,兼職檔案管理人員的崗位非常不穩(wěn)定,以至于檔案資料缺失嚴(yán)重。檔案管理非專業(yè)人員的問題較為突出。首先,非專業(yè)人員沒有接受過系統(tǒng)、規(guī)范的教育培訓(xùn),歸檔資料質(zhì)量不高,可參考性及準(zhǔn)確性難以把握。其次,人員

5、流動性大,導(dǎo)致管理責(zé)任心較差,極易出現(xiàn)敷衍對待的情況。第三,非專業(yè)人員對建設(shè)項目各階段的情況不了解,所歸檔的資料缺乏連續(xù)性,再加上不及時跟進項目,沒有對資料進行選擇篩選,造成基建檔案缺乏關(guān)聯(lián)性及系統(tǒng)性。(四管理手段落后目前,很多高?；n案還采用傳統(tǒng)的管理手段及模式,分散、凌亂及缺乏系統(tǒng)性,且以紙質(zhì)資料為主,不僅占用空間且不容易保管,使檔案的參考價值、使用性能大打折扣。二、高校基建檔案管理的特征(一同步性基建檔案的同步性在項目的前期決策階段就開始體現(xiàn)出來,檔案伴隨建設(shè)項目的發(fā)展同步存在。(二廣泛性由于基建檔案涉及建設(shè)工程的整個周期,由多類部門多個環(huán)節(jié)共同產(chǎn)生,具有很強的廣泛性。(三關(guān)聯(lián)性從項目

6、的立項決策階段開始,經(jīng)過項目概算編制、施工圖設(shè)計及審核、施工階段到竣工階段,期間還涉及與政府機構(gòu)有關(guān)的土地審批、規(guī)劃審批、消防設(shè)計審核、施工許可等多個環(huán)節(jié)。(四應(yīng)用性基建檔案有廣泛的應(yīng)用性,主要體現(xiàn)在建設(shè)項目后期的改建擴建階段。三、高校基建檔案管理工作的對策(一提高重視程度對于高?；n案管理重點在于要在思想上高度重視,學(xué)校中層及以上的領(lǐng)導(dǎo)要對基建檔案管理給予廣泛支持和提供有效保障,加強日常監(jiān)督管理。要求基層管理人員按照建筑管理和檔案管理“同步走”的方針,做到從項目立項決策開始就編制項目前期專項資料,其中包括項目的可行性論證,上級主管單位評審意見及立項批復(fù),工程報建手續(xù)及相關(guān)資料。在項目進行中

7、主動參與,將項目資料分類歸檔。例如,常規(guī)項目可以分為設(shè)計單位資料、監(jiān)理單位資料、施工單位資料、消防資料、審計資料等。在日常工作中,檔案管理員還要注意各方往來信函的管理,信函可以作為日后資金支付的重要依據(jù)。在項目竣工后,還要盡快督促施工單位報送竣工圖紙,督促四方單位在單位(子單位工程質(zhì)量竣工驗收記錄上簽字蓋章后,歸檔到項目竣工資料中。除此之外,檔案管理員還要對項目決算資料,隱蔽工程驗收記錄等相關(guān)資料做收集及歸檔工作。(二完善管理機制首先,學(xué)校相關(guān)單位應(yīng)該組織學(xué)習(xí)檔案管理的基礎(chǔ)理論知識,以及國家對于基建檔案的最新的指導(dǎo)方針政策,同時向其他兄弟單位學(xué)習(xí)好的經(jīng)驗,結(jié)合自己學(xué)校的特點編制基建檔案管理機制

8、。其次,應(yīng)該由學(xué)校主管業(yè)務(wù)校長牽頭,組建一個由檔案管理專業(yè)人員組成的小組,同時聘請相關(guān)專業(yè)的專家做督導(dǎo),對學(xué)校的新建建設(shè)項目的檔案做規(guī)范化管理。同時,應(yīng)該對已經(jīng)竣工的基建工程所歸檔的資料做詳細(xì)的清查,對于分類不清楚的資料重新規(guī)范整理,對于缺失的資料盡最大的努力進行查找和補充。督導(dǎo)組還要對即將開工的工程進行督促,看基建檔案管理人員是否已經(jīng)及時跟進項目,是否已經(jīng)開始了檔案的分類整理及歸檔工作。(三加強專業(yè)人才培養(yǎng)基建檔案管理是一項持續(xù)時間長,涉及環(huán)節(jié)多,非常繁瑣的一項工作。首先,要求檔案管理員具備較高的專業(yè)水平以及細(xì)致的工作態(tài)度,同時還要求要有一定的政治敏銳性,對于國家關(guān)于檔案管理的方針政策要及時

9、熟練掌握。其次,檔案管理人員還要具備與基礎(chǔ)建設(shè)工程相關(guān)的專業(yè)知識,了解掌握建設(shè)工程的各個環(huán)節(jié),積極地與工程施工單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位及全過程造價控制單位溝通,明確施工過程中的相關(guān)事宜,明確施工流程,明確歸檔資料的分類。學(xué)校還應(yīng)定期舉行專業(yè)人員的培訓(xùn)講座,交流考察等活動,目的是為了提高檔案管理人員的綜合素質(zhì),加強檔案管理的現(xiàn)代手段,促進基建檔案資料的歸檔質(zhì)量。學(xué)校應(yīng)該把檔案人員的培訓(xùn)工作作為一個工作常態(tài)來抓緊抓好。(四完善信息化數(shù)字化的管理當(dāng)今社會可以說是一個信息化高速發(fā)展的時代,各所高校也處于高等學(xué)校建設(shè)發(fā)展的轉(zhuǎn)型期,基建檔案不僅記錄著學(xué)校發(fā)展變革的歷史,也為未來的規(guī)劃提供著重要的參考依據(jù)。隨著基建檔案重要性的不斷凸顯,其數(shù)字化信息化的需求也是迫在眉睫。首先,完善檔案數(shù)字化信息化管理體現(xiàn)在將紙質(zhì)版資料轉(zhuǎn)化為電子版資料。由于基建檔案涉及多個環(huán)節(jié),可以說其數(shù)量非常龐大。如果每次查詢都翻閱紙質(zhì)版資料,既浪費時間又不利于資料的保護。根據(jù)學(xué)校的實際情況,將普通不涉密檔案按照要求分類整理,并對其進行信