Word 郵件合并-文檔資料

1、1Word Word 之郵件合并之郵件合并 在實際工作中，經(jīng)常會遇到這種情況，處理在實際工作中，經(jīng)常會遇到這種情況，處理大量日常報表和信件。這些報表和信件其主要內(nèi)大量日常報表和信件。這些報表和信件其主要內(nèi)容基本相同，只是具體數(shù)據(jù)有變化。為了減少重容基本相同，只是具體數(shù)據(jù)有變化。為了減少重復工作，提高效率，復工作，提高效率，WordWord提供了郵件合并功能。提供了郵件合并功能。2郵件合并定義郵件合并定義 所謂郵件合并，是指先把文件中相同的結構和所謂郵件合并，是指先把文件中相同的結構和信息創(chuàng)建為一份文檔，再把不同的信息創(chuàng)建為另信息創(chuàng)建為一份文檔，再把不同的信息創(chuàng)建為另一份文檔，然后將兩份文檔以一

2、定的方式進行合一份文檔，然后將兩份文檔以一定的方式進行合并，從而得到主體結構信息一致，而只有某些屬并，從而得到主體結構信息一致，而只有某些屬性不一致的一系列文檔。性不一致的一系列文檔。3郵件合并相關概念郵件合并相關概念主文檔：指的是在合并操作中，對合并文檔的每個部分都相同相同的文檔。數(shù)據(jù)源：包含要合并到文檔中的信息的不同的部分。合并文檔：將主文檔和數(shù)據(jù)源合后并得到的結果性文檔。主文檔（相同部分）數(shù)據(jù)源（不同部分）合并文檔（結果）4郵件合并通常包含以下四個步驟郵件合并通常包含以下四個步驟: :5建立建立數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)源主文檔中主文檔中插入插入合并域合并域新建新建打開打開主文檔主文檔數(shù)據(jù)合并數(shù)據(jù)合并到

3、主文檔到主文檔內(nèi)容不變內(nèi)容不變的的共同文本共同文本存放存放可變的數(shù)據(jù)可變的數(shù)據(jù)相當于變量名相當于變量名,指指示在何處插入何示在何處插入何項數(shù)據(jù)項數(shù)據(jù)6任務22 宏的使用 宏是一系列計算機指令的集合。如果在Word中需要反復執(zhí)行某任務，可以使用宏自動完成。 7相關知識與技能如果在 Microsoft Word 中反復執(zhí)行某項任務，可以使用宏自動執(zhí)行該任務。宏是一系列Word 命令和指令，這些命令和指令組合在一起，形成了一個單獨的命令，以實現(xiàn)任務執(zhí)行的自動化。任務任務22 22 宏的使用宏的使用81. 創(chuàng)建宏創(chuàng)建宏 可以使用宏記錄器錄制一系列操作來創(chuàng)建宏，也可以在可以使用宏記錄器錄制一系列操作來創(chuàng)

4、建宏，也可以在 Visual Basic 編輯器中輸入代碼來創(chuàng)建宏。編輯器中輸入代碼來創(chuàng)建宏。 2. 運行宏運行宏 工具工具宏宏查看宏，選擇宏名，單擊查看宏，選擇宏名，單擊“運行運行” 定義的快捷鍵定義的快捷鍵視圖視圖宏宏錄制宏錄制宏輸入宏名輸入宏名指定保存位置指定保存位置設置快捷鍵設置快捷鍵錄制：錄制：執(zhí)行要包含在執(zhí)行要包含在宏中的操作宏中的操作錄制時的錄制時的光標形狀光標形狀視圖視圖宏宏“停止錄制停止錄制”相關知識與技能相關知識與技能任務22 宏的使用9任務任務2323 目錄的制作目錄的制作任務描述 本任務通過案例介紹自動生成目錄和索引的方法。案例：為文檔“普通高等學校學生管理規(guī)定.doc

5、”生成目錄。10相關知識與技能手動為長文檔制作目錄或索引，工作量是相當大的，而且弊端很多。例如，更改文檔的標題內(nèi)容后，需要再次更改目錄或索引。因此，掌握自動生成目錄和索引的方法，是提高長文檔制作效率的有效途徑之一。 任務任務2323 目錄的制作目錄的制作11 對各級標題設置“標題1、2”樣式 確定安放“目錄”的位置（插入點） 插入目錄：“引用”選項卡“目錄”功能組“目錄”列表選擇“插入目錄” “目錄”對話框“目錄”選項卡按要求設置“格式”，“確定”后插入目錄。 目錄修改和更新 “更新目錄”對話框任務任務2323 目錄的制作目錄的制作12圖3-65 “目錄”對話框任務任務2323 目錄的制作目錄

6、的制作13圖3-69 “修改樣式”對話框任務任務2323 目錄的制作目錄的制作141.1 1.1 創(chuàng)建與編輯主文檔創(chuàng)建與編輯主文檔（1）建立一個新文檔或打開一個現(xiàn)有的文檔(此文此文檔為檔為主文檔主文檔)。（2）輸入文檔中帶有共性的部分，文件保存。（3）選擇“郵件” “郵件與信函”“郵件合并”項（如圖1-1所示）。151.2 1.2 創(chuàng)建或打開數(shù)據(jù)源創(chuàng)建或打開數(shù)據(jù)源1、新建立數(shù)據(jù)源16圖1-3 “創(chuàng)建新數(shù)據(jù)源”對話框 172 2、打開數(shù)據(jù)源、打開數(shù)據(jù)源如果已經(jīng)有數(shù)據(jù)源，則只要選擇一個含有數(shù)據(jù)源的文件，如Word表格文件、Excel數(shù)據(jù)文件或者Access數(shù)據(jù)文件。183選取數(shù)據(jù)源194 4、編輯

7、郵件合并收件人、編輯郵件合并收件人201.3 1.3 插入合并域插入合并域方法一：在主文檔中，將光標移至插入點，再單擊“郵件合并”工具欄的“插入域”按鈕。插入的合并域自動用號括起來（圖1-6所示）。方法二：對點右邊對話框中的“其他項目”。213.8.4郵件合并工具欄郵件合并工具欄單擊單擊【視圖視圖】|【工具欄工具欄】|【郵件合并郵件合并】命令，打開命令，打開【郵件合并郵件合并】工具欄工具欄打開數(shù)據(jù)源打開數(shù)據(jù)源插入域插入域查看合并數(shù)據(jù)查看合并數(shù)據(jù)合并到新文檔合并到新文檔221.4 1.4 將數(shù)據(jù)合并到主文檔將數(shù)據(jù)合并到主文檔方法一：點擊“郵件合并”工具欄的“合并到新文檔”按鈕。方法二：完成合并。23圖1-10 郵件合并結果（第1頁） 24請大家完成任務請大家完成任務 打開主文檔：打開主文檔：邀請函主文檔邀請函主文檔.doc.doc 操作方法：操作方法： 查看文件：查看文件：邀請函的制件過程邀請函的制件過程.doc.docu 樣版文件：樣版文件：邀請函邀請函做好的樣板做好的樣板.doc.doc25252022-3-6修改樣式修改