行政管理制度修改記錄表

1、行政管理制度修改記錄表文件 名稱序號(hào)文件 編號(hào)狀態(tài) 改變頁(yè) 碼修改內(nèi)容修改人審批人日期備注 目的3 范圍3 參考資料3 定義3 內(nèi)容1資質(zhì)管理42公文管理53 印章管理114 會(huì)議管理125 寫字樓管理156 地盤 /項(xiàng)目部管理167 自有物資管理178 通訊設(shè)備管理199 復(fù)印機(jī)及打印機(jī)管理2110 電腦及網(wǎng)絡(luò)管理2211 辦公用品管理2712 車輛管理2913 交通管理3114 食堂和伙食費(fèi)用管理3215 新聞、廣告發(fā)布管理3516 公關(guān)活動(dòng)管理36附件XZ-FJ01 文件樣式39XZ-FJ02 擬稿紙 40附表XZ-FB01 借用證件、資料及書籍記錄表38XZ-FB02 會(huì)議簽到表41X

2、Z-FB03 固定資產(chǎn) /耐用品使用登記表42XZ-FB04 固定資產(chǎn)配置申請(qǐng)表43XZ-FB05 固定資產(chǎn)管理卡片44XZ-FB06 資產(chǎn)調(diào)撥表45XZ-FB07 固定資產(chǎn) /耐用品清理申請(qǐng)表46XZ-FB08 員工移動(dòng)通訊補(bǔ)貼審批表47XZ-FB09 電腦設(shè)備詢價(jià)單48XZ-FB10 設(shè)備維修單49XZ-FB11 電腦應(yīng)用檢查記錄表50XZ-FB12 電腦消耗用品匯總表51XZ-FB13用車申請(qǐng)表52XZ-FB14 車輛維修申請(qǐng)表 53 目 的：為適應(yīng)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，使公司的辦公系統(tǒng)更加規(guī)范化、制度化、 科學(xué)化。 范 圍：適用于深圳市中海建筑工程公司各部門、各地盤。 定 義：行政管理是公

3、司辦公承上啟下、對(duì)內(nèi)協(xié)調(diào)、對(duì)外聯(lián)絡(luò)的紐帶與橋梁， 是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠依據(jù)，發(fā)揮參謀與助手作用和后勤保障服務(wù)的重要 手段。1 .資質(zhì)管理1. 1公司執(zhí)業(yè)資質(zhì)管理1. 1. 1深圳市中海建筑工程公司的執(zhí)業(yè)許可證及資質(zhì)等級(jí)證書由行政公關(guān)部負(fù)責(zé)保管。1.1.2行政公關(guān)部和市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)辦理公司有關(guān)經(jīng)營(yíng)資質(zhì)的申報(bào)、定級(jí)、年審、變更等有關(guān)事宜，并負(fù)責(zé)保存有關(guān)文件。1. 1. 3公司其他人員因公務(wù)須借用公司資質(zhì)證書或其它有關(guān)文件，須經(jīng)主管副總經(jīng)理、行政公關(guān)部經(jīng)理批準(zhǔn)后，辦理借用手續(xù)（見附表XZ-FB01）。2.公文管理2. 1公文種類：2. 1. 1 決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排。2. 1.

4、2通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。2. 1. 3通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)和不相隸屬單位的公文；發(fā)布規(guī)章；傳 達(dá)要求下級(jí)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)；員工職務(wù)任免和聘 用。2. 1. 4通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。2. 1. 5報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見或者建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的 詢問(wèn)。216 請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。217 批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)。218函使用于不相隸屬單位之間相互商洽業(yè)務(wù)、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題等。219會(huì)議紀(jì)要適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。22公文格式公文一般由發(fā)文字號(hào)

5、、秘密等級(jí)、緊急程度、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、印章、成文時(shí)間、抄報(bào)抄送單位等部分組成。2 2 1 文字號(hào)，包括單位代字、年份、序號(hào)。凡以“深圳中海建”名義制發(fā)的公文 ， 其發(fā)文號(hào)統(tǒng)一由行政公關(guān)部編排。2 2 2 文秘密等級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”，其中“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”公文應(yīng)標(biāo)明份數(shù)、序號(hào)。22 3 緊急文件應(yīng)當(dāng)標(biāo)明“特急”、“急件”。22 4 標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括文件的主要內(nèi)容，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)，并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。2 2 5 公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后，成文時(shí)間之前注明附件順序和名稱。226公文除會(huì)議紀(jì)要外，應(yīng)

6、加蓋印章。印章加蓋應(yīng)騎年壓月。227公文的成文時(shí)間，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。228文字從左至右橫寫、橫排。發(fā)文統(tǒng)一用簡(jiǎn)體字。2. 2. 9公文用紙統(tǒng)一采用國(guó)際A的（長(zhǎng)297毫米、寬210毫米），左側(cè)裝訂。以深圳市 中海建筑工程公司名義發(fā)文，要采用相應(yīng)的公司信箋紙，并加蓋相應(yīng)的印章（ 見附件 XZ-FJ01）。2 3 行文規(guī)則231單位的行文關(guān)系，應(yīng)根據(jù)相互間的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。232下級(jí)單位的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄報(bào)直接主管領(lǐng)導(dǎo)。233“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，切勿多頭主送。如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，“請(qǐng)示”不得直接送 領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。234

7、“報(bào)告”中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。235受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示，應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)，由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)。236向上級(jí)機(jī)關(guān)的行文，一般應(yīng)主報(bào)一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，如需報(bào)送其他相關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)，可用“并報(bào)”或“抄報(bào)”形式。一般情況下，下級(jí)機(jī)關(guān)不得越級(jí)行文請(qǐng)示問(wèn)題，也不得越級(jí)抄報(bào)文件。因特殊情況必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)抄報(bào)被越級(jí)的上級(jí)機(jī)關(guān)。2 3 7 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：A.情況屬實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，文字精練，書寫工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡(jiǎn)短；B.人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日；C.結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1

8、.”，第四層為“（1） ”，第五層為“”；D.用詞用字準(zhǔn)確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡(jiǎn)稱，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，并注明簡(jiǎn)稱；E.草擬公文應(yīng)使用統(tǒng)一的擬稿紙并簽署擬稿人姓名。草擬、修改和簽批公文，不得使用鉛筆或圓珠筆。不得在文稿裝訂線外書寫；F.公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼；G.屬于部門職權(quán)范圍的事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)由部門自行發(fā)文。部門的發(fā)文，一般只需報(bào)送分管領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)行政部門，避免濫送；H.各平行公司和不相隸屬公司之間告知事項(xiàng)、聯(lián)系工作、商洽業(yè)務(wù)，使用函件相 互行文。2 4 公文辦理2 4 1 公文辦理分為收文

9、和發(fā)文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。2 4 2 收到上級(jí)機(jī)關(guān)及深圳市政府各部門及有關(guān)單位的公文后，均應(yīng)由行政公關(guān)部進(jìn)行編號(hào)登記并及時(shí)送閱處理。原件存行政公關(guān)部。2 4 3 凡以公司名義制發(fā)的公文，其文稿由各有關(guān)部門草擬，經(jīng)擬稿部門經(jīng)理核簽，并交行政公關(guān)部復(fù)核（如與其他部門業(yè)務(wù)有關(guān)文件，還應(yīng)進(jìn)行會(huì)簽）。行政公關(guān)部負(fù)責(zé)確定發(fā)文范圍、印發(fā)份數(shù)和緩急程度，呈公司主管總經(jīng)理簽發(fā)。2 4 4 經(jīng)公司總經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件底稿，應(yīng)退回行政公關(guān)部進(jìn)行登記、編號(hào)、打印、用印和發(fā)出。2 4 5 凡以公司名義制發(fā)的公文，其發(fā)文字號(hào)為：深中海建（直屬部門

10、）代字（年份）第（序號(hào)）號(hào)。直屬部門代字：人力資源部“人”行政公關(guān)部“行”市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)部“經(jīng)”工程管理部“工”合約商務(wù)部“合”財(cái)務(wù)資金部“財(cái)”編號(hào)中“序號(hào)”為部門發(fā)文的流水號(hào)，以三位數(shù)表示，例如財(cái)務(wù)資金部2003年所發(fā)第一份文，編號(hào)為“深中海建財(cái)字 （2003） 第 001號(hào)”需要辦理的公文，行政公關(guān)部應(yīng)及時(shí)送公司領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)部門辦理。2 4 6 審批公文，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并寫上姓名和審批時(shí)間。其他人圈閱，應(yīng)當(dāng)視為同意。2 4 7 公文送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，應(yīng)當(dāng)由行政公關(guān)部（文秘部門）進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否符合有關(guān)法律、法規(guī)，是否與有關(guān)部門會(huì)簽，文字表述、文種使用、公文格式是否符

11、合本制度等。24 8 傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。絕密級(jí)公文不得利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)傳輸。25 發(fā)文范圍下行文主送：各部門、各項(xiàng)目部下行文抄送：公司領(lǐng)導(dǎo)傳閱、行政公關(guān)部、行文部門存檔26公文立卷、歸檔和銷毀261公文辦完后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。262各部門對(duì)本機(jī)構(gòu)發(fā)出或簽收的各類公文要有專人負(fù)責(zé)公共場(chǎng)所，實(shí)施分類管理、妥善保存、年終歸檔、適時(shí)銷毀的原則。2 6 3 公文歸檔應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類整理立卷，要保證檔案齊 全、完整，個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。2 6 4 沒(méi)有歸檔和

12、存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。2 7 項(xiàng)目文件資料管理為了統(tǒng)一公司項(xiàng)目文件編號(hào)，便于文件資料的分類及檢索工作，也便于將來(lái)進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理，對(duì)公司項(xiàng)目范圍內(nèi)的發(fā)文編號(hào)及管理詳見ISO9000質(zhì)量體系文件。2 8 保密管理規(guī)定2 8 1 目的為增強(qiáng)企業(yè)在行業(yè)中的競(jìng)爭(zhēng)力，防止公司商業(yè)機(jī)密的泄密，使公司每位員工在思想上樹立高度的保密觀念，在行動(dòng)上養(yǎng)成良好的保密習(xí)慣。2 8 2 保密范圍A.人事資源部的人事檔案和不宜公開的人事資料；B.市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)部的投標(biāo)、報(bào)價(jià)分析表和投標(biāo)會(huì)議紀(jì)要；C.合約商務(wù)部的投標(biāo)、報(bào)價(jià)數(shù)據(jù)資料；D.財(cái)務(wù)

13、資金部的財(cái)務(wù)報(bào)表及財(cái)務(wù)保密資料；E.工程管理部的技術(shù)標(biāo)書方案及相關(guān)資料；F.其他。2 8 3 保密紀(jì)律A.不該說(shuō)的機(jī)密，絕對(duì)不說(shuō)；B.不該問(wèn)的機(jī)密，絕對(duì)不問(wèn)；C.不該看的機(jī)密，絕對(duì)不看；D.不該記錄的機(jī)密，絕對(duì)不記錄；E.不在不利于保密的地方存放機(jī)密資料；F.撰制機(jī)密文件過(guò)程中，對(duì)涉密事項(xiàng)應(yīng)嚴(yán)格保密，不得擴(kuò)散；G.電腦中的機(jī)密資料，應(yīng)該妥善保存，以免泄密；拷貝涉及機(jī)密的資料應(yīng)當(dāng)事先報(bào)告部門負(fù)責(zé)人；未經(jīng)他人允許，不得擅自打開別人電腦，瀏覽他人電腦儲(chǔ)存的資料；H.不得向外泄露公司內(nèi)部重要業(yè)務(wù)活動(dòng)和技術(shù)、經(jīng)濟(jì)指標(biāo)；I 不得向外泄露秘密、內(nèi)部信息和資料；J.堅(jiān)持會(huì)議保密制度，不準(zhǔn)在會(huì)外隨便討論會(huì)議內(nèi)容

14、；禁止隨意攜帶秘密文件資料外出。2 8 4 機(jī)密文件的制定 有關(guān)部門在制訂機(jī)密文件時(shí)，撰稿人要嚴(yán)格按照保密紀(jì)律辦事，不得隨意談?wù)?機(jī)密內(nèi)容。各部門應(yīng)指定一人負(fù)責(zé)機(jī)密文件的起草和保管工作。機(jī)密文件經(jīng)領(lǐng) 導(dǎo)審定后，經(jīng)辦人應(yīng)在文件的右上角蓋上閱后退回、閱后銷毀等字樣或注明秘 密等級(jí)，以便確定機(jī)密文件的傳閱范圍。2 8 5 機(jī)密文件的傳遞 各部門收到機(jī)密文件后，應(yīng)作詳細(xì)的登記和借閱記錄。機(jī)密文件傳遞均按照秘 密、機(jī)密、絕密等三個(gè)密級(jí)，由公司指定專人傳送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)傳閱。領(lǐng)導(dǎo)傳閱畢， 應(yīng)及時(shí)交還保管部門保存，確保機(jī)密文件不發(fā)生丟失和泄密。2 8 6 機(jī)密文件的保存和銷毀 部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)部門保密文件負(fù)有保管領(lǐng)導(dǎo)責(zé)

15、任。各部門應(yīng)指定專人保存機(jī)密資料， 櫥柜應(yīng)加鎖，收發(fā)、借閱應(yīng)建立嚴(yán)格的收發(fā)記錄。如果外單位借閱或復(fù)印公司 機(jī)密資料，一定要經(jīng)過(guò)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽署批準(zhǔn)意見。當(dāng)機(jī)密資料因時(shí)間或其他 原因，已經(jīng)失去了保存價(jià)值的，在經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，可以進(jìn)行銷毀，銷 毀機(jī)密文件資料時(shí)應(yīng)有兩人在場(chǎng)。銷毀辦法一般使用寫字樓的廢紙?zhí)幚頇C(jī)。2 8 7 違反保密紀(jì)律的處理 如發(fā)生機(jī)密文件丟失或出現(xiàn)泄密事件，首先將追究部門負(fù)責(zé)人的責(zé)任，同時(shí)追 究有關(guān)當(dāng)事人的責(zé)任。并根據(jù)泄密嚴(yán)重程度和對(duì)公司經(jīng)濟(jì)利益影響情況，按照 公司人事制度中的懲處規(guī)定，作出相應(yīng)的處罰。3 8 8 其他公司行政公關(guān)部負(fù)責(zé)全公司保密工作的指導(dǎo)和解釋工作。4 .印

16、章管理3. 1印章制發(fā)3. 1. 1 中國(guó)海外建筑有限公司、深圳市中海建筑工程公司、各部門、各地盤印章由 行政公關(guān)部統(tǒng)一制發(fā)。3. 1. 2 有關(guān)公司的法人印章由行政公關(guān)部按照市政府職能部門規(guī)定制作。3. 1. 3 公司所有印章在使用前，應(yīng)在行政公關(guān)部登記備案，并由使用部門專人負(fù)責(zé) 簽收、保管。3. 2 章規(guī)格（略）3. 3印章的使用及管理3. 3. 1使用中國(guó)海外建筑有限公司、中國(guó)海外建筑有限公司國(guó)內(nèi)部、深圳市中海建筑工程公司公章要進(jìn)行印章使用登記。使用印章應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和行政公關(guān)部負(fù)責(zé)人簽字許可，方可使用。3. 3. 2 凡經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽署的文件 、合約、標(biāo)書等，可直接到行政公關(guān)部辦理印

17、章 使用手續(xù)。3. 3. 3 如遇特殊情況用印，將印章借出，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理借章手續(xù)， 借條須經(jīng)借用部門負(fù)責(zé)人簽名，行政公關(guān)部要做好專項(xiàng)記錄。3. 3. 4 因公務(wù)需要，持空白介紹信或空白紙上加蓋公司公章時(shí)，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo) 批準(zhǔn)，登記簽收，如未使用，應(yīng)及時(shí)交回行政公關(guān)部。3. 3. 5 凡授權(quán)有關(guān)部門管理使用的公章要嚴(yán)格用印制度，認(rèn)真履行有關(guān)登記簽批手續(xù)，不得擅自擴(kuò)大使用范圍。公章要有專人保管，不得隨意轉(zhuǎn)交他人。3. 4印章的銷毀3. 4. 1因部門、項(xiàng)目部更名或印章缺損等原因需刻制新印章時(shí)，應(yīng)按管理權(quán)限，由 使用部門或地盤將舊印章交回行政公關(guān)部。4. 4. 2如因業(yè)務(wù)需要繼續(xù)使用舊

18、印章時(shí)，須經(jīng)印章管理部門同意，暫緩銷毀，但使 用時(shí)，仍然按印章批準(zhǔn)權(quán)限辦理。5. 4. 3需銷毀的印章應(yīng)交回行政公關(guān)部，并由二人辦理銷毀手續(xù)。4.會(huì)議管理4. 1 例會(huì)6. 1. 1 公司董事會(huì)般安排在六月中旬和十二月中旬，具體時(shí)間提前A.會(huì)議時(shí)間：每半年舉行一次一周通知；B.參加人員：公司全體董事；C.會(huì)議主持人：董事長(zhǎng)；D.會(huì)議記錄人：會(huì)議指定記錄人員；E.會(huì)議內(nèi)容： 審議公司發(fā)展規(guī)劃與經(jīng)營(yíng)策略，并上報(bào)中國(guó)海外建筑有限公司審批； 分 析市場(chǎng)和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，檢討公司總體的業(yè)務(wù)拓展、班子和隊(duì)伍建設(shè)及經(jīng)營(yíng)管理 情況，并提出對(duì)策； 研討內(nèi)部重大事項(xiàng)。4 1 2 公司總經(jīng)理辦公會(huì)A.會(huì)議時(shí)間：每月召開一

19、次，定在每月最后一個(gè)周六上午 9:00時(shí)，每次會(huì)議時(shí)間 半天；如需臨時(shí)召開會(huì)議，另行通知；B.參加人員：副總經(jīng)理、總會(huì)計(jì)師，其他列席人員另行通知；C.會(huì)議主持人：總經(jīng)理；D.會(huì)議記錄人：會(huì)議指定記錄人員；E.會(huì)議內(nèi)容： 研究制訂公司發(fā)展規(guī)劃與經(jīng)營(yíng)策略； 研究公司經(jīng)營(yíng)管理等重要問(wèn)題； 研究公司人事、福利政策和職務(wù)任免等工作； 通報(bào)各業(yè)務(wù)口主要工作情況。4 1 3 公司工程月例會(huì)A.會(huì)議時(shí)間：每月一次或根據(jù)工作情況另定，每次會(huì)議時(shí)間約半天，具體時(shí)間及議程 提前三天通知；B.參加人員：公司各部門、地盤或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人；C.會(huì)議主持人：總經(jīng)理；D.會(huì)議記錄人：工程管理部指定人員；E.會(huì)議內(nèi)容： 公司重大業(yè)

20、務(wù)情況通報(bào)； 部門、地盤工作情況通報(bào)。4 1 4 其他會(huì)議各部門、各地盤的其他會(huì)議，應(yīng)本著提高效率、節(jié)省時(shí)間、多辦實(shí)事的原則，做到少開會(huì)，多辦事，既通報(bào)情況和交換意見，又能提高管理水平和工作水準(zhǔn)，具體安排由各部門和地盤根據(jù)工作需要及自身情況自行確定。4 2 會(huì)議管理4 2 1 會(huì)議功能會(huì)議是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)制訂方針政策、決定重要事項(xiàng)、貫徹上級(jí)指示、檢查布置工作的一種方式。開好會(huì)議有利于集思廣益，有利于統(tǒng)一思想，協(xié)調(diào)一致，有利于溝通信息和經(jīng)驗(yàn)交流。4 2 2 會(huì)議通知下發(fā)及其他事項(xiàng)A.公司主持召開的有關(guān)會(huì)議由行政公關(guān)部通知。部門主持召開的各種會(huì)議由部門自行下發(fā)通知，送行政公關(guān)部備案；B.會(huì)議通知至少要提

21、前兩天下發(fā)，并將有關(guān)會(huì)議資料一并發(fā)出。會(huì)議通知應(yīng)列明會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議內(nèi)容或議題、主持人、參加人、列席人、記錄人等。重要會(huì)議要發(fā)會(huì)議紀(jì)要，并指定專人起草；C.與會(huì)人員要準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，如因故不能參加的，要提前向會(huì)議主持人請(qǐng)假。會(huì) 后主持人應(yīng)向缺席者轉(zhuǎn)達(dá)會(huì)議決定、決議或主要議定事項(xiàng)；D.要精簡(jiǎn)會(huì)議。可開可不開的會(huì)議，堅(jiān)決不開，必須召開的會(huì)議，要組織好，確保達(dá)到預(yù)期效果。會(huì)議應(yīng)做到會(huì)前有通知，會(huì)后工作到人并有落實(shí)、有檢查、有結(jié)果，真正提高會(huì)議效率。4 3 會(huì)議要求及紀(jì)律4 3 1 與會(huì)人員接到會(huì)議通知后，應(yīng)預(yù)先安排好工作，根據(jù)會(huì)議內(nèi)容要求預(yù)先做好資料、文件及發(fā)言準(zhǔn)備，按會(huì)議要求、時(shí)間、地點(diǎn)準(zhǔn)時(shí)出席

22、會(huì)議并簽到（ 見附表XZ-FB02）；4 3 2 與會(huì)人員如因其他公務(wù)不能出席會(huì)議或遲到，應(yīng)事先向會(huì)議主持人請(qǐng)假；4 3 3 會(huì)議進(jìn)行時(shí)，與會(huì)人員手提電話應(yīng)撥在振動(dòng)檔，如需處理緊急事務(wù)，應(yīng)向會(huì)議主持人請(qǐng)假；4 3 4 公司董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)等重要會(huì)議在進(jìn)行中不允許任何人打擾，如有緊急工作，需經(jīng)行政公關(guān)部經(jīng)理通知；4 3 5 其他會(huì)議進(jìn)行時(shí)，一般不得擅入會(huì)場(chǎng)，若有必要，應(yīng)通過(guò)會(huì)議承辦部門聯(lián)絡(luò)；4. 3. 6參加重要會(huì)議人員，要嚴(yán)守會(huì)議秘密，不準(zhǔn)向無(wú)關(guān)人員隨意談?wù)摃?huì)議內(nèi)容。4. 4會(huì)議室管理4. 4. 1會(huì)議室由行政公關(guān)部負(fù)責(zé)管理和調(diào)配使用。4. 4. 2 部門需使用會(huì)議室，要提前一天或半天將會(huì)

23、議時(shí)間、人數(shù)、參加人員通知行 政公關(guān)部，以便提前作相應(yīng)的安排。4. 4. 3各部門、地盤未經(jīng)允許，不得隨意使用會(huì)議室。會(huì)議室內(nèi)電視、投影儀等電器 需經(jīng)行政公關(guān)部同意，并指定專人負(fù)責(zé)操作，其他人員不得擅自動(dòng)用。4. 4. 4與會(huì)人員應(yīng)當(dāng)注意會(huì)議室內(nèi)整潔，愛(ài)護(hù)公司財(cái)產(chǎn)，各會(huì)議室禁止吸煙。5.寫字樓管理行政公關(guān)部負(fù)責(zé)對(duì)公司寫字樓的管理5. 1 行為規(guī)范5. 1. 1員工上班時(shí)須提前十分鐘到達(dá)工作崗位，做好辦公準(zhǔn)備；不準(zhǔn)遲到早退，特 殊情況不能按時(shí)上下班，必須事先向部門經(jīng)理請(qǐng)假。5. 1. 3男士著裝整潔，不準(zhǔn)留長(zhǎng)發(fā)、穿短褲；女士著裝整潔大方、得體，不準(zhǔn)穿拖 鞋，不準(zhǔn)留長(zhǎng)指甲。5. 1. 4員工在工作

24、時(shí)間不準(zhǔn)擅離工作崗位，需要離開時(shí)，須向部門經(jīng)理說(shuō)明，如有 急辦私事要處理，必須經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)方可離開。5. 1. 5工作時(shí)間應(yīng)保持辦公室肅靜，不得大聲喧嘩，需與別人研究商量問(wèn)題，請(qǐng)不 要影響他人，使用電話要簡(jiǎn)明扼要，不準(zhǔn)“煲電話”。5. 1. 6辦公室應(yīng)保持整潔，寫字臺(tái)上的辦公用品要擺放整齊有序。5. 1. 7員工遇有客戶及來(lái)訪人士，須起身并在指定地點(diǎn)熱情接待，來(lái)客告辭，應(yīng)起 步相送，若為私人會(huì)客，時(shí)間不超過(guò)十五分鐘。5. 1. 8在辦公室內(nèi)，員工嚴(yán)禁吸煙，接待客人敬茶不敬煙，不準(zhǔn)接受客人敬煙。午 休時(shí)要保持安靜，不準(zhǔn)在辦公室玩棋類及撲克；報(bào)紙閱后放回報(bào)架上。5. 1. 9工作時(shí)間不準(zhǔn)帶小孩進(jìn)辦公室

25、。不準(zhǔn)在辦公室吃零食。5. 1. 10員工必須堅(jiān)持勤儉辦企業(yè)的精神，做到凡起草、打印、復(fù)印文稿及內(nèi)部資料 等要一張紙兩面用，發(fā)至內(nèi)部信封要重復(fù)使用。5. 1. 11員工每天下班前，要檢查門窗和空調(diào)開關(guān)、電腦等電源是否關(guān)好。5. 2寫字樓衛(wèi)生5. 2. 1辦公場(chǎng)所衛(wèi)生自覺(jué)維護(hù)，由行政公關(guān)部負(fù)責(zé)寫字樓衛(wèi)生的日常管理；5. 2. 2寫字樓衛(wèi)生由行政公關(guān)部聯(lián)系服務(wù)好、可信賴的清潔公司承擔(dān)；5. 2. 3辦公室不準(zhǔn)隨地亂倒污物；嚴(yán)禁吸煙和用餐；在公用走道吸煙的將煙頭丟在 垃圾箱內(nèi)；5. 2. 4在寫字樓上班的員工自備飲水杯，盡量減少使用一次性水杯；6. 地盤、項(xiàng)目部的管理6. 1行為規(guī)范參照寫字樓規(guī)范，

26、由地盤 /項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或地盤/項(xiàng)目負(fù)責(zé)人授權(quán)人負(fù)責(zé)管理；6. 2辦公室衛(wèi)生地盤/項(xiàng)目辦公室衛(wèi)生要組織人員打掃。地盤/項(xiàng)目負(fù)責(zé)人安排打掃人員及檢查衛(wèi)生狀況；6. 3地盤員工進(jìn)入施工現(xiàn)場(chǎng)，應(yīng)注意如下事項(xiàng)：6. 3. 1 佩戴員工工作證；佩戴貼有公司標(biāo)志的安全帽，并系好安全扣帶；穿著安全 鞋。如需進(jìn)入采光條件不好、作業(yè)環(huán)境黑暗的施工現(xiàn)場(chǎng)，須帶手電筒，注意 安全；6. 3. 2言語(yǔ)簡(jiǎn)潔文明，行為干煉得體，注意體現(xiàn)公司良好的精神面貌。不得在施工 現(xiàn)場(chǎng)游手好閑，談?wù)撆c工作無(wú)關(guān)話題。7.自有物資管理7. 1 自有物資包括固定資產(chǎn)及耐用品。固定資產(chǎn)范圍詳見財(cái)務(wù)管理制度界定范圍。7. 2物資的使用單位為直接管理單

27、位，行政公關(guān)部為最終管理單位。行政公關(guān)部分別填寫固定資產(chǎn)及耐用品管理登記表（見附表XZ-FB03）,負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)及耐用品的調(diào)配、管理工作。使用部門/地盤、項(xiàng)目部向行政公關(guān)部辦理自有物資領(lǐng)用手續(xù)，并落實(shí)到具體人員保管。7. 3購(gòu)置自有物資的購(gòu)置由使用單位提出申請(qǐng)，行政公關(guān)部根據(jù)現(xiàn)有物資進(jìn)行調(diào)配， 如調(diào)配不出，經(jīng)批準(zhǔn)后可新購(gòu)。辦理程序按固定資產(chǎn)配置申請(qǐng)表規(guī)定（見附表XZ-FB04）。寫字樓新購(gòu)資產(chǎn)由行政公關(guān)部統(tǒng)一購(gòu)置；特殊情況地盤/項(xiàng)目經(jīng)行政公關(guān)部同意后可自行采購(gòu)，行政公關(guān)部、地盤 /項(xiàng)目均需填寫固定 資產(chǎn)及耐用品管理登記表，是固定資產(chǎn)的需填寫固定資產(chǎn)管理卡片（見附表 XZ-FB05）。7. 4維

28、修及賠償自有物資的使用、保管及維修責(zé)任在簽名領(lǐng)用的個(gè)人。正常情況下的耗損由公司負(fù)擔(dān)維修費(fèi)用，人為原因的損壞由責(zé)任個(gè)人負(fù)擔(dān)維修費(fèi)用；人為原因的丟失由責(zé)任個(gè)人負(fù)責(zé)賠償，賠償金額為：（ 自有物資原值/ 規(guī)定使用年限）* 剩余使用年限 （ 固定資產(chǎn)使用年限按公司財(cái)務(wù)規(guī)定執(zhí)行） 。7 5 移交7 5 1 耐用品使用責(zé)任人更換時(shí)，須在使用單位負(fù)責(zé)或行政公關(guān)部有關(guān)負(fù)責(zé)人見證下辦理物品移交及簽收手續(xù)，需填寫資產(chǎn)調(diào)撥表（ 見附表 XZ-FB06） 。7 5 2 地盤 / 項(xiàng)目完工時(shí)，由地盤/ 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人依照本單位登記的固定資產(chǎn)及耐用品管理登記表將所有耐用品移交行政公關(guān)部，行政公關(guān)部對(duì)照自有記錄對(duì)相關(guān)物品進(jìn)行整理

29、、入庫(kù)，以備其他單位使用。7 6 清理報(bào)廢7 6 1 固定資產(chǎn)或耐用品因正常和非正常（ 發(fā)生不可抗力災(zāi)害、被盜等）原因不能繼續(xù)使用時(shí)，使用單位應(yīng)查明原因，辦理耐用品報(bào)廢手續(xù)；7 6 2 使用單位填寫固定資產(chǎn)/ 耐用品處置申請(qǐng)表（ 見附表 XZ-FB07） 一式兩份，詳細(xì)說(shuō)明處置原因及處理意見，經(jīng)使用責(zé)任人及單位負(fù)責(zé)人簽名證實(shí)后交行政公關(guān)部；7 6 3 行政公關(guān)部查明事實(shí)后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，審批后的固定資產(chǎn)/ 耐用品處置申請(qǐng)表返回使用單位一份，由使用單位按批文根據(jù)處理情況，填寫處理結(jié)果欄，交行政公關(guān)部，若有收入，交財(cái)務(wù)資金部處理，同時(shí)到行政公關(guān)部辦理注銷手續(xù)。8.通訊設(shè)備管理8. 1電話管理8.

30、1. 1寫字樓電話有關(guān)申辦手續(xù)和管理由行政公關(guān)部負(fù)責(zé)，日常管理和使用由各部門 負(fù)責(zé)。8. 1. 2各地盤市內(nèi)電話單機(jī)由地盤負(fù)責(zé)申辦，須報(bào)行政公關(guān)部審批，使用和管理由地 盤負(fù)責(zé)。8. 1. 3 要嚴(yán)格控制使用IDD電話。因工彳需要使用IDD電話的，要做到長(zhǎng)話短說(shuō)，可以 用E-mail或傳真辦理的事情盡量使用電子郵件或傳真。8. 1. 4公司中裝電話因工作原因需移動(dòng)的，由行政公關(guān)部負(fù)責(zé)辦理移機(jī)手續(xù)，個(gè)人未 經(jīng)允許，不得擅自移動(dòng)公司所配電話位置。8. 2傳真機(jī)管理8. 2. 1寫字樓傳真機(jī)必須始終保持良好的工作狀態(tài)，保證通訊暢通無(wú)阻，由行政公關(guān)部安排專人負(fù)責(zé)管理和操作。8. 2. 2嚴(yán)禁使用傳真機(jī)打

31、市話和IDD, 一經(jīng)查出，費(fèi)用一律自理。8. 2. 3不得利用傳真機(jī)辦理私人事宜。8. 3手機(jī)話費(fèi)管理8. 3. 1因工作需要使用個(gè)人手機(jī)通訊的員工，由部門經(jīng)理提出申請(qǐng)并簽署意見，報(bào)行政公關(guān)部審核，經(jīng)公司主管副總經(jīng)理審批簽字后，可享受移動(dòng)通訊費(fèi)補(bǔ)貼（見附表 XZ-FB08）。8. 3. 2通訊費(fèi)補(bǔ)貼隨工資一起發(fā)放。8. 3. 3公司不承擔(dān)手機(jī)的購(gòu)置、維修等費(fèi)用。8. 3. 4員工因職務(wù)或崗位變動(dòng)，行政公關(guān)部應(yīng)及時(shí)調(diào)整補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)，次月起按新崗位補(bǔ) 貼標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。8. 3. 5經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，公司領(lǐng)導(dǎo)因工作需要，可以持有深圳地區(qū)、廣州地區(qū)、香港特 區(qū)的通訊卡。每月除規(guī)定的限額補(bǔ)貼外，其他因公通訊費(fèi)可按話

32、費(fèi)清單實(shí)報(bào)實(shí)銷。8. 3. 6通訊月費(fèi)限額補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)如下：A.公司領(lǐng)導(dǎo)10007s/月；B.部門、地盤經(jīng)理每月補(bǔ)貼限額 400元；部門、地盤副經(jīng)理300元；C.外出開展業(yè)務(wù)的員工每月補(bǔ)貼限額 200300元；D.經(jīng)批準(zhǔn)的其他員工每月補(bǔ)貼限額 50100元。8. 3. 7新開設(shè)的地盤，在沒(méi)有接通電話的情況下，由行政公關(guān)部制定臨時(shí)通訊費(fèi)開支理辦法。9. 3. 8手提電話使用規(guī)定A.應(yīng)盡量使用有線電話，少使用手提電話，尤其是要少用手提電話打長(zhǎng)途。在使用手提電話打長(zhǎng)途時(shí)使用IP電話，以節(jié)約話費(fèi)；B.公司給予報(bào)銷手機(jī)話費(fèi)的人員應(yīng)確保每天 7: 3022: 30開機(jī)；C.使用手提電話時(shí)，注意長(zhǎng)話短說(shuō)，減少通

33、話時(shí)間；D.加入深圳移動(dòng)通信集團(tuán)用戶的，根據(jù)移動(dòng)公司提供的通話優(yōu)惠條件采取適當(dāng)?shù)?通話方式。9.復(fù)印機(jī)和打印機(jī)管理9. 1 復(fù)印機(jī)9. 1. 1寫字樓復(fù)印機(jī)由行政公關(guān)部指定專人進(jìn)行管理和清潔，定期聯(lián)絡(luò)保養(yǎng)、維修 事宜。地盤的復(fù)印機(jī)由各地盤指定專人管理和清潔。復(fù)印機(jī)更換重要零部件 需要經(jīng)過(guò)地盤經(jīng)理及行政公關(guān)部經(jīng)理同意后，方可更換及報(bào)銷有關(guān)費(fèi)用。9. 1. 2公司寫字樓復(fù)印機(jī)日常耗用品，由行政公關(guān)部統(tǒng)一購(gòu)買。地盤復(fù)印機(jī)日常耗用品由地盤負(fù)責(zé)購(gòu)買。9. 1. 3在使用復(fù)印機(jī)時(shí)，提倡節(jié)約，反對(duì)浪費(fèi)。能夠雙面復(fù)印的絕不單面復(fù)印，盡 量利用一面已印的單頁(yè)紙復(fù)印，做到物盡其用。9. 1. 4在復(fù)印時(shí)，凡是需要

34、套色、放大、縮小或重新制版的，應(yīng)在復(fù)印之前考慮周至L避免屢調(diào)屢試，造成紙張浪費(fèi)。9. 1. 5公司復(fù)印機(jī)一概不對(duì)外使用，若遇有公司客人確因業(yè)務(wù)需要復(fù)印材料，請(qǐng)相 關(guān)部門、地盤安排人員代為辦理，嚴(yán)禁外人私自使用。9 . 1. 6 公司復(fù)印機(jī)屬高檔辦公用具，使用過(guò)程中，嚴(yán)禁用力觸動(dòng)任何按鈕，如發(fā)生 故障應(yīng)直接與行政公關(guān)部有關(guān)人員聯(lián)系。10 2 打印機(jī)9. 2. 1激光彩色打印機(jī)由行政公關(guān)部指定專人進(jìn)行管理和清潔，定期聯(lián)絡(luò)保養(yǎng)、維 修事宜。更換重要零部件和碳粉棒需經(jīng)行政公關(guān)部經(jīng)理同意后，方可更換。10. 2. 2公司寫字樓打印機(jī)日常耗用品，由行政公關(guān)部統(tǒng)一購(gòu)買。在深地盤打印機(jī)日 常耗用品由行政公關(guān)部

35、負(fù)責(zé)購(gòu)買，在外地由地盤負(fù)責(zé)購(gòu)買。9 2 3 在使用打印機(jī)時(shí)，提倡節(jié)約，反對(duì)浪費(fèi)。能夠使用單色打印的絕不用彩色打 印，降低墨盒使用成本。9 2 4 需要打印時(shí)，應(yīng)在打印之前進(jìn)行預(yù)覽和仔細(xì)閱讀文本，避免打印成稿后發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，造成浪費(fèi)。9 2 5 網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)由打印機(jī)所在部門的負(fù)責(zé)人指定專人進(jìn)行管理；單獨(dú)使用的打印 機(jī)由使用人負(fù)責(zé)進(jìn)行管理。10.電腦及網(wǎng)絡(luò)的管理10. 1電腦規(guī)劃和計(jì)劃管理有關(guān)電腦規(guī)劃工作由公司主管領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌規(guī)劃，公司內(nèi)部具體協(xié)調(diào)部門為行政公關(guān) 部。行政公關(guān)部可以根據(jù)公司的業(yè)務(wù)拓展情況和管理工作對(duì)電腦應(yīng)用的需求，對(duì) 公司的電腦硬件、軟件的配置統(tǒng)籌規(guī)劃，提出意見和報(bào)告報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，批準(zhǔn)后實(shí) 施

36、。10. 2電腦設(shè)備的購(gòu)置程序11. 2. 1行政公關(guān)部在得到批準(zhǔn)后進(jìn)行新購(gòu)置時(shí)，必須按公司費(fèi)用的審定權(quán)限辦理相關(guān)的手續(xù)，進(jìn)行詢價(jià)，填報(bào)電腦設(shè)備詢價(jià)單（見附表XZ-FB09）和固定資產(chǎn)購(gòu)置單（見 附表XZ-FB05）,經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后辦理采購(gòu)工作。10. 2. 2采購(gòu)后，由公司行政公關(guān)部指定人員負(fù)責(zé)核實(shí)貨物是否抵達(dá)公司，辦理驗(yàn)收手續(xù)，填寫固定資產(chǎn)驗(yàn)收單，并且在發(fā)票背后簽字確認(rèn)，作為報(bào)帳的憑證。10. 2. 3行政公關(guān)部對(duì)每次采購(gòu)的資產(chǎn)均應(yīng)建立資產(chǎn)臺(tái)帳，進(jìn)行登記。10. 2. 4行政公關(guān)部應(yīng)及時(shí)向廠家發(fā)出保修登記卡或軟件注冊(cè)登記卡，并留底存檔。10. 3電腦設(shè)備的日常管理10. 3. 1

37、行政公關(guān)部為公司每一臺(tái)電腦硬件設(shè)備統(tǒng)一編號(hào)、登記注冊(cè)。10. 3. 2針對(duì)每一電腦主機(jī)及打印機(jī)、掃描儀等主要設(shè)備，由行政公關(guān)部填寫固定資 產(chǎn)管理卡片（見附表XZ-FB05）,由使用人（或主要使用人）簽收；對(duì)于打印 機(jī)等外設(shè)如是共用時(shí)，由部門負(fù)責(zé)人或其指定人員簽收。10. 3. 3行政公關(guān)部進(jìn)行重新配置時(shí)，負(fù)責(zé)對(duì)資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)表重新登記。10. 3. 4電腦使用人調(diào)離部門或公司由部門經(jīng)理根據(jù)工作需要進(jìn)行部門內(nèi)的調(diào)配時(shí)，使用人（包括原使用人）必須到行政公關(guān)部辦理手續(xù)。10. 4電腦的保管及保養(yǎng)10. 4. 1使用人對(duì)電腦等設(shè)施的保管及保養(yǎng)負(fù)有全部責(zé)任。10. 4. 2使用人應(yīng)保持電腦設(shè)備的整潔和完好。1

38、0. 4. 3未經(jīng)行政公關(guān)部同意，任何人不得拆卸電腦設(shè)備和自行安裝未經(jīng)公司許的軟件。10. 4. 4使用人應(yīng)定期每月對(duì)重要文件進(jìn)行備份，刪除沒(méi)用的文件，用系統(tǒng)軟件對(duì)硬盤 進(jìn)行檢查和整理。10. 4. 5除網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器及其相關(guān)設(shè)備外，使用人在不用電腦時(shí)應(yīng)關(guān)閉電源，下班時(shí)應(yīng)關(guān)閉總電源10 4 6 電腦顯示器應(yīng)設(shè)置為保護(hù)模式，以節(jié)約能源和延長(zhǎng)顯示器壽命。10 4 7 各地盤要注意電腦的防塵保護(hù)，不用時(shí)蓋上布套保護(hù), 電腦設(shè)備應(yīng)盡量安裝在通風(fēng)、清潔、安靜的環(huán)境中。10 4 8 當(dāng)使用人調(diào)離使用部門時(shí)，必須到行政公關(guān)部辦理電腦設(shè)備的移交手續(xù)。10 4 9 各地盤要做好電腦的保管工作，防止電腦設(shè)備的丟失。1

39、0. 4. 10各地盤如工作需要須添置UPS勺，必須先提出申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后由行政公關(guān)部采購(gòu)。10 5 電腦的維修10 5 1 使用人發(fā)現(xiàn)電腦有故障時(shí)，應(yīng)及時(shí)填報(bào)電腦設(shè)備維修單（附表XZ-FB10） ，通知行政公關(guān)部。10 5 2 行政公關(guān)部收到維修通知單后的當(dāng)天（項(xiàng)目部為三天內(nèi)）指派人員進(jìn)行檢查，查明原因。10 5 3 行政公關(guān)部如不能排除故障時(shí)，經(jīng)行政公關(guān)部負(fù)責(zé)人同意后可送到維修單位進(jìn)行維修。10 5 4 如沒(méi)有維修價(jià)值或無(wú)法維修時(shí)，行政公關(guān)部應(yīng)按報(bào)廢程序辦理相關(guān)的報(bào)廢手續(xù)。10 6 電腦設(shè)備的調(diào)配和管理10 6 1 行政公關(guān)部有權(quán)根據(jù)需要調(diào)撥公司各部門、各地盤的電腦設(shè)備，在征得部門、

40、地盤經(jīng)理同意后，電腦設(shè)備調(diào)撥手續(xù)由行政公關(guān)部統(tǒng)一辦理（附表XZ-FB06） 。10 6 2 電腦使用人在調(diào)離某一個(gè)部門時(shí)，其使用的電腦設(shè)備必須同時(shí)移交給行政公關(guān)部。10 7 電腦應(yīng)用服務(wù)和檢查10 7 1 行政公關(guān)部應(yīng)及時(shí)響應(yīng)用機(jī)單位的服務(wù)要求，作出妥善安排。10 7 2 公司行政公關(guān)部每年安排兩次定期的電腦應(yīng)用全面檢查，主要檢查電腦制度的執(zhí)行情況，各部門的電腦使用人員要認(rèn)真配合電腦檢查。檢查人員必須詳細(xì)填寫電腦應(yīng)用檢查記錄表（見附表XZ-FB11）,整理出電腦檢查處理書面報(bào)告，由行政公關(guān)部審核后，報(bào)告給公司領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)抄送給有關(guān)部門/ 地盤。10 8 電腦開機(jī)密碼的設(shè)置與管理10 8 1 未經(jīng)

41、部門領(lǐng)導(dǎo)同意，不準(zhǔn)電腦使用者在公司的電腦中私自設(shè)置開機(jī)密碼。10 8 2 如有必要對(duì)本單位的電腦設(shè)置開機(jī)密碼時(shí)，必須將開機(jī)密碼登記存放在部門負(fù)責(zé)人處，同時(shí)將開機(jī)密碼和相應(yīng)電腦固定資本編號(hào)報(bào)行政公關(guān)部留存。10 9 電腦耗材的管理10 9 1 公司各部門及在深地盤的電腦文具及消耗品（ 電腦打印紙、電腦軟盤、打印機(jī)色帶、打印墨水、碳粉錫鼓等）由公司行政公關(guān)部根據(jù)各部門的使用申請(qǐng)統(tǒng)一訂購(gòu)。如有特別需要必須自行采購(gòu)時(shí)，應(yīng)先征得行政公關(guān)部同意。10 9 2 行政公關(guān)部需每月將電腦消耗品的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總（見附表 XZ-FB12） ，通報(bào)給有關(guān)單位。10 10 電腦軟件管理10 10 1 軟件的使用許

42、可A.任何人不得在公司電腦中使用未經(jīng)行政公關(guān)部許可使用的軟件。B.行政公關(guān)部視具體情況不定期發(fā)布公司許可使用的電腦軟件通知。C.各電腦使用人如有提高工作效率或質(zhì)量的軟件，要在公司電腦上使用的，必須書面報(bào)告行政公關(guān)部，經(jīng)行政公關(guān)部書面同意后方可使用。10 10 2 軟件的購(gòu)買A.各部門如需要購(gòu)買軟件提高工作效率和質(zhì)量時(shí)，應(yīng)向行政公關(guān)部提出書面中請(qǐng)。B.購(gòu)買軟件后，行政公關(guān)部應(yīng)及時(shí)向軟件供應(yīng)商發(fā)出注冊(cè)登記，并留底存檔。C.不允許員工以公司名義購(gòu)買盜版軟件，如員工自行購(gòu)置的盜版軟件并安裝在公 司的電腦上，所產(chǎn)生的一切后果個(gè)人承擔(dān)。10 10 3 軟件的保管、維護(hù)及升級(jí)A.公司購(gòu)買或自行開發(fā)的所有軟件

43、的正本，均存放在行政公關(guān)部，統(tǒng)一保管。B.對(duì)軟盤（鑰匙盤除外）軟件，設(shè)備安裝驅(qū)動(dòng)程序，行政公關(guān)部應(yīng)先做兩個(gè)備份，采用備份軟盤進(jìn)行安裝使用。C.條件許可時(shí)，所有軟件原件應(yīng)用光盤備份兩套保存。D.各專業(yè)類的軟件由各使用部門在行政公關(guān)部的配合下進(jìn)行軟件系統(tǒng)的維護(hù)。E 當(dāng)有升級(jí)軟件時(shí)，各部門視情況如需要，提出購(gòu)買申請(qǐng)，由行政公關(guān)部辦理。10 10 4 電腦軟件的開發(fā)由行政公關(guān)部統(tǒng)籌安排人員對(duì)軟件的需求，應(yīng)用范圍進(jìn)行統(tǒng)一評(píng)估設(shè)計(jì)。需要軟件開發(fā)公司合作開發(fā)的項(xiàng)目，需通過(guò)公司主管領(lǐng)導(dǎo)和行政部批準(zhǔn)實(shí)施。10 10 5 軟件的版權(quán)A.公司自行開發(fā)或委托外單位人員開發(fā)的軟件，其版權(quán)一律歸公司所有。B.未得行政公關(guān)

44、部的書面認(rèn)可，任何單位和個(gè)人，均不得將公司所有版權(quán)的軟件擴(kuò)散到公司范圍之外。經(jīng)查實(shí)，追究當(dāng)事人的一切后果。C.如工作需要，為業(yè)務(wù)相關(guān)單位提供公司軟件時(shí)，有關(guān)部門要先向行政公關(guān)部提出書面申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后方可。10 11 嚴(yán)防電腦病毒的侵襲為避免電腦病毒的侵襲，未經(jīng)行政公關(guān)部同意，任何人都不得在公司的電腦中安裝非正版或非公司購(gòu)買或非公司開發(fā)的軟件，絕對(duì)不允許在公司的電腦中安裝電腦游戲軟件。經(jīng)查實(shí)，追究當(dāng)事人的一切后果。10 12 電腦檔案（文件）的管理10 12 1 公司內(nèi)各部門、地盤/ 項(xiàng)目的電腦處理文件資料，由各單位自行管理。工程完工后，相關(guān)的電腦資料移交公司工程管理部統(tǒng)一保存管理。10

45、 12 2 各單位應(yīng)實(shí)行電腦文檔資料的登記制度，所有軟盤形式保存和備份的文檔，需登記其文件名稱、建立日期、保存的磁盤號(hào)等資料，以便查找。10 12 3 員工對(duì)公司的電腦文件負(fù)有安全保密的責(zé)任，重要的文件必須做好備份。10 12 4 各單位有員工調(diào)離或離職時(shí)，必須將離職員工所負(fù)責(zé)的電腦應(yīng)用文件交清。10 13 電腦網(wǎng)絡(luò)的管理10 13 1 公司的電腦網(wǎng)絡(luò)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器由行政公關(guān)部負(fù)責(zé)管理。10 13 2 公司所有員工可以上公司的內(nèi)部網(wǎng)站和局域網(wǎng)；員工不得在工作時(shí)間上Internet網(wǎng)從事與工作無(wú)關(guān)的瀏覽和Email 的收發(fā)等。10 13 3 國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)管理A.公司的國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)使用，由行政公關(guān)部按

46、公司領(lǐng)導(dǎo)的批示統(tǒng)一管理和辦理。各地盤 /項(xiàng)目因工作需上網(wǎng)手續(xù)時(shí)，須經(jīng)行政公關(guān)部批準(zhǔn)后自行辦理。B.使用國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)時(shí)必須遵守國(guó)家的有關(guān)法律法規(guī)。10 13 4 電子郵件的管理A.各部門和地盤如需要中t#單獨(dú)的電子郵件地址，可向行政公關(guān)部提出書面申請(qǐng)， 由行政公關(guān)部統(tǒng)一辦理。B.為確保內(nèi)部信息的及時(shí)傳遞，各單位應(yīng)每天上、下午各接收一次郵件。C.私人的電子信箱不得在公司的電腦中使用。10 14 電腦培訓(xùn)管理10. 14. 1公司內(nèi)部的電腦培訓(xùn)由行政公關(guān)部統(tǒng)一管理，在每年的培訓(xùn)規(guī)劃中根據(jù)實(shí)際情況安排電腦培訓(xùn)計(jì)劃。11. 14. 2 電腦操作應(yīng)作為招聘新員工的條件。特別情況下可由部門負(fù)責(zé)人督促其自行

47、學(xué)習(xí)，或自行參加社會(huì)上的培訓(xùn)。11.辦公用品管理11. 1辦公費(fèi)用及用品11. 1 . 1部門或地盤因工作需要購(gòu)買的專業(yè)工具書、參考書，首先經(jīng)總工程師審批，購(gòu) 買書籍交工程管理部登記，然后辦理借閱手續(xù)。11. 1 . 2各類專業(yè)報(bào)刊雜志的訂閱由行政公關(guān)部統(tǒng)一管理，其他部門不得擅自訂閱。12. 1 .3寫字樓員工用紙巾由行政公關(guān)部安排人員發(fā)放。11. 1 .4公司寫字樓辦公用品由行政公關(guān)部統(tǒng)一購(gòu)買和發(fā)放，部門急需且行政公關(guān)部倉(cāng) 庫(kù)沒(méi)有的文具用品，可及時(shí)通知行政公關(guān)部有關(guān)人員購(gòu)買。各部門購(gòu)買專業(yè)辦 公用具由部門負(fù)責(zé)，并經(jīng)部門經(jīng)理和行政公關(guān)部經(jīng)理簽字后報(bào)銷。11. 1 .5公司員工的辦公工具，如訂書

48、機(jī)、打孔機(jī)、計(jì)算器、剪刀、簽字筆等以舊換新, 盡量減少由于不愛(ài)惜而造成的辦公費(fèi)用浪費(fèi)。11. 1 .6各部門、地盤領(lǐng)用公司信封、信箋、文件袋等需經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人簽字后到行政 公關(guān)部領(lǐng)取。11. 1 .7不在深地盤可根據(jù)工作需要自行采購(gòu)文具用品、電筒、電池、雨衣、復(fù)印紙、 墨盒及碳粉等，須經(jīng)地盤負(fù)責(zé)人同意，報(bào)行政公關(guān)部經(jīng)理會(huì)簽，然后到財(cái)務(wù)資 金部報(bào)銷，并列入地盤行政管理費(fèi)開支。地盤對(duì)于雨衣、雨鞋、電筒、勞保鞋 等耐用品應(yīng)填寫固定資產(chǎn)/耐用品登記表，送行政公關(guān)部存檔。11. 1 .8公司人員的名片由行政公關(guān)部統(tǒng)一按照有關(guān)規(guī)定印制，費(fèi)用經(jīng)審批后報(bào)銷。11. 2 耐用品管理11. 2. 1耐用品指使用年

49、限在一年以上又不屬于固定資產(chǎn)的物品，耐用品范圍詳見財(cái) 務(wù)管理制度界定范圍；11. 2. 2 耐用品的使用單位為耐用品的直接管理單位，行政公關(guān)部為耐用品的最終管 理部門；11. 2. 3耐用品可由各單位提出計(jì)劃，行政公關(guān)部辦理審批手續(xù)后由行政公關(guān)部牽頭組 織購(gòu)買。行政公關(guān)部負(fù)責(zé)建立記錄，并及時(shí)掌握使用、維護(hù)和保管情況；11. 2. 4 耐用品由使用單位向行政公關(guān)部提出申請(qǐng)購(gòu)買，使用單位及行政公關(guān)部應(yīng)同時(shí)做好相關(guān)記錄；1125所有耐用品的使用及保管要求落實(shí)責(zé)任到個(gè)人，建立保管領(lǐng)用卡，誰(shuí)簽名領(lǐng)用誰(shuí)負(fù)責(zé)到底，出現(xiàn)人為原因損壞或丟失時(shí)，由責(zé)任人負(fù)責(zé)維修或賠償；1126耐用品使用責(zé)任人更換時(shí)，應(yīng)辦好移交手

50、續(xù)，重新建立保管領(lǐng)用卡；11 27工程項(xiàng)目完工時(shí)，由地盤負(fù)責(zé)人依照本項(xiàng)目所登記的固定資產(chǎn)/耐用品使用登記表將所有耐用品移交行政公關(guān)部，行政公關(guān)部應(yīng)對(duì)照耐用品保管領(lǐng)用卡對(duì)相關(guān)物品進(jìn)行整理、入庫(kù)，以備其他單位使用。12 .車輛管理13 . 1車輛使用及司機(jī)管理12. 1 . 1公司所轄車輛由行政公關(guān)部統(tǒng)一管理 、統(tǒng)一調(diào)度。其他人員一般不得隨意調(diào)動(dòng) 公司車輛。12. 1 . 2如車輛需借外單位使用，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，原則上，應(yīng)有司機(jī)隨車前往。12. 1 .3司機(jī)須按要求、時(shí)間、地點(diǎn)出車，一般應(yīng)提前十分鐘到達(dá)出車地點(diǎn)，如系接聽電話指令，應(yīng)向?qū)Ψ街貜?fù)一遍時(shí)間、地點(diǎn)，以免失誤。12. 1 .4司機(jī)要遵守

51、交通規(guī)則，要為客人打開車門。開車要注意精力集中，禮貌行車， 安全駕駛。嚴(yán)禁酒后駕車。12. 1 .5要保持車輛清潔，定期保養(yǎng)維修。車輛內(nèi)部應(yīng)定期換洗車套，放置車用香水， 保持車內(nèi)空氣清新，并做到常備紙巾和飲用水。乘車人及司機(jī)均不得在車內(nèi)吸 煙。12. 1 .6司機(jī)手提電話要保持電源充足，不得隨意關(guān)機(jī)，隨時(shí)保持與外界的聯(lián)系，原則上開機(jī)時(shí)間為7: 0022: 00。如外出，應(yīng)隨身攜帶手提電話，以便安排臨時(shí)出 車任務(wù)。12. 1 .7公司車輛未經(jīng)允許，不得擅自將車輛私用，否則將追究當(dāng)事人的責(zé)任。嚴(yán)禁駕駛員擅自將車輛借給他人使用，否則，對(duì)駕駛員進(jìn)行經(jīng)濟(jì)懲罰，每次罰款500元以上,屢犯者辭聘。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人

52、安排非駕駛員駕駛車輛，也要承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。12. 1 .8因司機(jī)本人駕駛、停靠或看護(hù)不周造成車燈、車門、車窗玻璃、車身油漆等 部件、部位的損壞，司機(jī)本人應(yīng)承擔(dān)部分維修費(fèi)用作為賠償。發(fā)生由我方司機(jī) 占全部或主要責(zé)任的重大交通事故的處理，當(dāng)事人應(yīng)承擔(dān)保險(xiǎn)公司賠付后未能 解決的費(fèi)用。12. 1 .9年終考核司機(jī)業(yè)績(jī)主要指標(biāo)是安全公里數(shù)、車況 、保養(yǎng)情況和維修費(fèi)用等。行 車公里數(shù)是司機(jī)的重要考核指標(biāo)。行政公關(guān)部要建立每部車的行車公里、修車 等臺(tái)帳。12. 1 . 10公司車輛無(wú)特殊情況，下班后一律停放在寫字樓或項(xiàng)目停車場(chǎng)，未經(jīng)允許，不 得擅自開回家中。12. 1 . 11司機(jī)應(yīng)每日?qǐng)?jiān)持行車記錄，將出車情

53、況、用車，以及停放地點(diǎn)明確記錄。12. 2車輛調(diào)度原則12 2 1 確保公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)用車。12 2 2 在有車的情況下，滿足部門經(jīng)理用車，但需提前一天或半天將用車單 交行政公關(guān)部經(jīng)理（見附表FZ-FB13）。12 2 3 其他員工因公外出在市內(nèi)聯(lián)系工作，一律自行解決交通工具。如遇特殊情況，可以填寫用車單，并經(jīng)部門經(jīng)理簽字，行政公關(guān)部可以酌情安排車輛。1224凡是組織重大活動(dòng)時(shí)，承辦部門應(yīng)提前將車輛使用計(jì)劃交行政公關(guān)部，以便合理調(diào)度車輛。123車輛使用范圍1231公司車輛的最終調(diào)配權(quán)歸行政公關(guān)部。124車輛修理1241車輛修理，由駕駛員填寫車輛維修申請(qǐng)表（見附表XZ-FB14） ，經(jīng)行政公關(guān)部經(jīng)

54、理批準(zhǔn)后到指定的修理廠維修，統(tǒng)一結(jié)算。不得擅自找修理廠維修車輛，否則，不予報(bào)銷費(fèi)用。12 4 2 駕駛員在車輛完成維修后，要在維修結(jié)算費(fèi)用單上簽字認(rèn)可，否則，該筆修理費(fèi)用不予結(jié)算。12 5 其他12 5 1 考慮到司機(jī)休息和不影響次日上班，晚上司機(jī)出車，原則上23： 00即收車，用車人應(yīng)給予理解和支持。13.交通管理13. 1交通費(fèi)管理13. 1 . 1各部門、地盤員工因工作需要乘坐出租車的，事先須征得部門或地盤經(jīng)理的許 可，如單程出租車費(fèi)超過(guò)50元時(shí)須經(jīng)公司副總經(jīng)理審批；當(dāng)月累計(jì)超過(guò)200元時(shí)，須經(jīng)公司副總經(jīng)理、總會(huì)計(jì)師審批，財(cái)務(wù)資金部審核后才能報(bào)帳。13. 1 . 2員工上下班公司不安排班車，每人每月按 180元發(fā)放公交車費(fèi)（包括加班時(shí)間 在內(nèi)），由各部門、地盤按人員實(shí)際出勤天數(shù)發(fā)放上下班交通費(fèi)（不包括住公司租用宿舍且不發(fā)生上下班交通費(fèi)的），經(jīng)部門、地盤負(fù)責(zé)人簽字，行政公關(guān)部審 批后隨工資發(fā)放。14. 2. 3享受車改的公司領(lǐng)導(dǎo)，按有關(guān)規(guī)定，不安排市內(nèi)交通工具，如因公出關(guān)或離市的可向行