檔案立卷說明精修訂

1、檔案整理立卷說明一、立檔單位情況：本單位成立于*年*月稱*科，現(xiàn)更名為*局。原地址*,于* 年*月遷入*辦公。現(xiàn)有局長*名、副局長*名、辦公室*名、*科*名。二、立卷歸檔情況：1、文書檔案1984-2000年永久*卷，長期*卷，己移交至區(qū)檔案館?，F(xiàn)存有短 期*卷。2、會(huì)計(jì)檔案共*卷，其中帳簿*卷、報(bào)表*卷，憑證*卷。3、業(yè)務(wù)檔案*卷。4、科技檔案*卷，其中基建檔案*卷，設(shè)備檔案*卷。5、照片檔案*張。6、電子檔案*盤。7、實(shí)物檔案*件。三、立卷整理情況的主要內(nèi)容：1、立卷整理的組織形式及分工:文書檔案由*負(fù)責(zé)收集資料、歸檔立卷；會(huì)計(jì)檔案由*負(fù)責(zé)收集、歸檔立 卷；業(yè)務(wù)檔案由*負(fù)責(zé)收集、歸檔立卷，

2、然后交給綜合檔案室統(tǒng)一編號、上架。 照片、科技、光盤檔案由綜合檔案室收集整理。2、文件材料的整理情況我們根據(jù)湖北省機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范，制定了它*局機(jī)關(guān)文件材 料分類方案、歸檔范圍、保管期限表，并在此基礎(chǔ)上，根據(jù)國家檔案局第8號令 和區(qū)檔案局有關(guān)文件精神，重新修定了*局機(jī)關(guān)文件材料分類方案、歸檔范 圍、保管期限表（三合一制度）。每年，在區(qū)檔案局業(yè)務(wù)同志的具體指導(dǎo)下，對 我局形成的各種文件材料進(jìn)行了科學(xué)的分類和整理。從2001年開始，根據(jù)歸檔 文件整理規(guī)則要求，進(jìn)行了立卷改革，按照“年度一機(jī)構(gòu)（問題）一保管期限” 的分類方案，以“件”為單位進(jìn)行整理。會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門按會(huì)計(jì)檔案整理要求 進(jìn)行

3、規(guī)范整理，移交綜合檔案室保管；業(yè)務(wù)檔案由業(yè)務(wù)部門整理成卷，向綜合檔案 室移交。照片、電子、基建、實(shí)物檔案都由各有關(guān)科室向檔案室移交后，由檔案室 集中整理。截至目前.：我們共整理檔案資料共 卷（冊） 件，其中文書檔案 卷 件，會(huì)計(jì)檔案卷，業(yè)務(wù)案卷卷，科技檔案 卷，照片檔案冊張，電子檔案 盤，實(shí)物件，資料冊。3、案卷排列與編號為了方便提供利用，提高檢索效率，我們編制了*本案卷目錄和*本歸檔文件目 錄。建立了所有門類和載體檔案資料的案卷級或文件級數(shù)據(jù)庫共條、全文 幅， 實(shí)現(xiàn)了所有檔案資料微機(jī)檢索查詢。文書檔案定類目代號為W, 1996年至2000年，以卷為單位整理，永久、長期 目錄號為：W1,短期目

4、錄號為Wdl； 2001年以后，按“年度一機(jī)構(gòu)（問題）一保管 期限”分類方法進(jìn)行歸檔，以“件”為單位整理，件號在分類方案的最低一級類目 下編號。會(huì)計(jì)檔案，按會(huì)計(jì)類型分為憑證、帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告三類，憑證分類號以KJp代 表，每個(gè)類目下，從“1”開始起目錄號；賬簿分類號以KJz代表，每個(gè)類目下， 從“1”開始起目錄號；財(cái)務(wù)報(bào)告（報(bào)表）的分類號以KJb代表，每個(gè)類目下，從 “1”開始起目錄號。業(yè)務(wù)檔案，業(yè)務(wù)檔案分為*檔案、*檔案、*檔案。*檔案分類號以 *代表，以每個(gè)單位一盒裝，一盒裝編一個(gè)單位的*材料，從1開始編起。照片檔案，按照片形成時(shí)間歸檔，以組為單位整理入照片檔案冊，每冊中從“1”開始編號,建一本目錄,分類與目錄號定為“Szyl”。科技檔案，暫只有設(shè)備。因案卷不多，統(tǒng)一編流水號，建一本目錄，分類代號 定為Ks,項(xiàng)目代號定為T。實(shí)物檔案，暫只有獎(jiǎng)品類，以獲