公司文件資料歸檔管理制度

1、公司文件資料歸檔管理制度 為了更進(jìn)一步標(biāo)準(zhǔn)公司的文件資料管理 , 完善公司文件資料的歸檔 實(shí)現(xiàn)公司全方位標(biāo)準(zhǔn)化管理的需要 , 特制定本制度。一、文件、資料的來(lái)源和范圍 文件、資料的來(lái)源有兩種：接收和發(fā)放。1、接受到文件時(shí)填寫(xiě)?文件接收登記表?和?文件移交登記表?。2、發(fā)放的文件填寫(xiě)?文件發(fā)放登記表?和?文件移交登記表?。 文件、資料的來(lái)源范圍分為： 公司內(nèi)部文件、 總公司文件和外來(lái)文件二、公司文件、資料歸檔的范圍和歸檔分類(lèi) 本公司文件、資料應(yīng)歸檔分類(lèi)和歸檔范圍如下 :1、行政類(lèi) : 本公司對(duì)內(nèi)和對(duì)外已行文的規(guī)章制度、規(guī)定、決定、決議、通知、通 報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函件、會(huì)議紀(jì)要、公司各類(lèi)證照

2、。2、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類(lèi) : 公司規(guī)劃、年度方案、經(jīng)營(yíng)情況、委托書(shū)、協(xié)議書(shū)、合同、工程方案 等。3、人事類(lèi) :勞動(dòng)人事檔案、勞開(kāi)工資檔案等。4、政府類(lèi)：政府下發(fā)至公司的各類(lèi)文件。5、財(cái)務(wù)類(lèi) : 各種財(cái)務(wù)票證、票據(jù) ,財(cái)務(wù)審計(jì)檔案 ,會(huì)計(jì)檔案 ,統(tǒng)計(jì)資料 等。6、音像類(lèi) : 公司具有保存價(jià)值的圖紙、 軟件、照片、光碟、音像等。 三、公司文件、資料歸檔的編制及編號(hào) 公司文件、資料的歸檔編制和編號(hào)應(yīng)遵循和符合 : 統(tǒng)一歸類(lèi)、清晰 明了、輕重有別、“一案一號(hào)、便利查閱和保管的原那么。遇有一案 歸入多類(lèi)者應(yīng)先確定其主要類(lèi)別進(jìn)行編號(hào)。1、本公司所有應(yīng)歸檔的文件、資料 , 一律為文件的來(lái)源、文件的范圍 和部門(mén)頭一個(gè)

3、字的漢語(yǔ)拼音首字母大寫(xiě)合并來(lái)做編號(hào)之首。 如：公司 辦公室的編號(hào)首為FNB總公司財(cái)務(wù)部發(fā)來(lái)的文件編號(hào)為 SZC燃?xì)鈪f(xié) 會(huì)人事部發(fā)來(lái)文件為 SWR。2、 公司文件、資料的歸檔分類(lèi)按本制度第一條進(jìn)行分類(lèi) ，代碼為：1行政類(lèi)；2經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類(lèi)；3人事關(guān)類(lèi)；4政府類(lèi)；5財(cái)務(wù)類(lèi)；6音像類(lèi)。3、公司文件、 資料的歸檔編號(hào)按照入檔時(shí)間的先后 , 以年月日加十位 進(jìn)行歸編。4、公司文件、 資料的歸檔 , 應(yīng)根據(jù)文檔性質(zhì)的重要性和閱讀級(jí)別區(qū)分 文檔的重要性和受保密度。分為“一般級(jí)“重要級(jí)“機(jī)密級(jí)。以“A代表一般級(jí)，“ B代表重要級(jí)，“ C'代表機(jī)密級(jí)?！?A 一般 級(jí)文檔包含 ： 公開(kāi)發(fā)布的公司經(jīng)營(yíng)開(kāi)展大綱

4、、 經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略和經(jīng)營(yíng)方針、 各類(lèi)通知和通告、任命、年度總結(jié)和領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)、一般性會(huì)議紀(jì)錄等?！爸匾?jí)文檔包含：公司重要會(huì)議紀(jì)要、重要經(jīng)營(yíng)工程及決策、經(jīng) 營(yíng)合同、公司經(jīng)營(yíng)情況、重要工程資料、工程合同協(xié)議等 , 人事檔案 薪資性檔案、勞動(dòng)合同，技術(shù)資料,財(cái)務(wù)資料等。“ C'機(jī)密級(jí)文檔: 內(nèi)控的公司經(jīng)營(yíng)開(kāi)展大綱、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略和經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)工程及 決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及其合同等。5、綜上公司文件、 資料歸檔的編制及編號(hào)為 : 文件的來(lái)源、文件的范 圍和部門(mén)頭一個(gè)字的漢語(yǔ)拼音首字母大寫(xiě) +類(lèi)別 +發(fā)布年月日 +歸檔序 號(hào)+受密級(jí)。四、檔案的保管、調(diào)閱與歸還1、巳歸檔的公司文件、資料 , 由辦公室統(tǒng)一編

5、號(hào)后形成?文件檔案? , 并根據(jù)文檔的重要性和相關(guān)性交相應(yīng)部門(mén)的專(zhuān)管員保管。2、巳歸檔的公司文件、資料 , 由專(zhuān)管員負(fù)責(zé)填寫(xiě)?文檔管理登記表? , 并按指定專(zhuān)柜分類(lèi)進(jìn)行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防 蟲(chóng)蛀、防喪失。3、公司檔案必須依照職務(wù)級(jí)別進(jìn)行調(diào)閱。調(diào)閱時(shí)須填寫(xiě)?文檔調(diào)閱 申請(qǐng)表?。一般級(jí)公司文檔 , 須填寫(xiě)?文檔調(diào)閱申請(qǐng)表?方可調(diào)閱。 重要級(jí)以上文檔 , 須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)前方可調(diào)閱。機(jī)密級(jí)公司文檔 , 須經(jīng)公司經(jīng)理批準(zhǔn)前方可調(diào)閱。4、公司文件、資料檔案跨公司調(diào)閱 , 須經(jīng)公司經(jīng)理批準(zhǔn)前方可調(diào)閱 , 并僅限于文檔的查閱，不得復(fù)制或帶走。5、檔案歸還時(shí)間為?文檔調(diào)閱申請(qǐng)表?上填寫(xiě)的時(shí)間

6、內(nèi)，歸還時(shí)必 須填寫(xiě)?文檔歸還登記表?。五、歸檔保存期限1、永久保存 : 本公司章程、公司各類(lèi)證照、各級(jí)批文、印鑒、規(guī)章 制度、不動(dòng)產(chǎn)所有憑證、債權(quán)債務(wù)憑證。公司規(guī)劃、年度方案、年度 經(jīng)營(yíng)總結(jié)、技術(shù)資料、長(zhǎng)期工程合同、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表、年度統(tǒng)計(jì) 報(bào)表。勞動(dòng)人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。2、五年保存 : 根據(jù)需要須保存的文檔。財(cái)務(wù)審計(jì)檔案 ,會(huì)計(jì)檔案 , 統(tǒng)計(jì)資料各種財(cái)務(wù)票證、票據(jù)等按國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3、三年保存 :期滿(mǎn)或巳解除的合同協(xié)議、完結(jié)后的工程方案、其它經(jīng) 核定須三年保存的文檔。4、一年保存 : 部門(mén)工作方案及其工作總結(jié)、完結(jié)后的部門(mén)請(qǐng)示報(bào)告、 經(jīng)核定己完結(jié)且無(wú)必要保存的文檔。六、檔案的銷(xiāo)毀1、原那么上, 應(yīng)每年定期將超過(guò)保存期且無(wú)保保存價(jià)值的文檔進(jìn)行清理 并銷(xiāo)毀。2、待銷(xiāo)毀的文檔由專(zhuān)管員填報(bào)?文檔銷(xiāo)毀申請(qǐng)表? , 并經(jīng)相應(yīng)批準(zhǔn)人 批準(zhǔn)后,方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。重要級(jí)以上文檔 , 須部門(mén)主管批準(zhǔn)前方可銷(xiāo)。 機(jī)密級(jí)公司文檔 , 須經(jīng)公司經(jīng)理批準(zhǔn)前方可銷(xiāo)毀。3、銷(xiāo)毀文檔須由兩人以上共同完成 , 并填寫(xiě)?文檔銷(xiāo)毀登記表?。七、附表的管理本制度暫定 8 個(gè)附表，附表的管理由檔案管理者兼管， 分類(lèi)管理每個(gè) 附表，便于填寫(xiě)和查閱。附表的編號(hào)為：?jiǎn)⒂脮r(shí)的年月日 +十位。八、其它本制度未提及部份或不夠完善的條款