公司文件資料歸檔管理制度

1、公司文件資料歸檔管理制度 為了更進一步標準公司的文件資料管理 , 完善公司文件資料的歸檔 實現(xiàn)公司全方位標準化管理的需要 , 特制定本制度。一、文件、資料的來源和范圍 文件、資料的來源有兩種：接收和發(fā)放。1、接受到文件時填寫?文件接收登記表?和?文件移交登記表?。2、發(fā)放的文件填寫?文件發(fā)放登記表?和?文件移交登記表?。 文件、資料的來源范圍分為： 公司內(nèi)部文件、 總公司文件和外來文件二、公司文件、資料歸檔的范圍和歸檔分類 本公司文件、資料應歸檔分類和歸檔范圍如下 :1、行政類 : 本公司對內(nèi)和對外已行文的規(guī)章制度、規(guī)定、決定、決議、通知、通 報、請示、報告、批復、函件、會議紀要、公司各類證照

2、。2、經(jīng)營業(yè)務類 : 公司規(guī)劃、年度方案、經(jīng)營情況、委托書、協(xié)議書、合同、工程方案 等。3、人事類 :勞動人事檔案、勞開工資檔案等。4、政府類：政府下發(fā)至公司的各類文件。5、財務類 : 各種財務票證、票據(jù) ,財務審計檔案 ,會計檔案 ,統(tǒng)計資料 等。6、音像類 : 公司具有保存價值的圖紙、 軟件、照片、光碟、音像等。 三、公司文件、資料歸檔的編制及編號 公司文件、資料的歸檔編制和編號應遵循和符合 : 統(tǒng)一歸類、清晰 明了、輕重有別、“一案一號、便利查閱和保管的原那么。遇有一案 歸入多類者應先確定其主要類別進行編號。1、本公司所有應歸檔的文件、資料 , 一律為文件的來源、文件的范圍 和部門頭一個

3、字的漢語拼音首字母大寫合并來做編號之首。 如：公司 辦公室的編號首為FNB總公司財務部發(fā)來的文件編號為 SZC燃氣協(xié) 會人事部發(fā)來文件為 SWR。2、 公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進行分類 ，代碼為：1行政類；2經(jīng)營業(yè)務類；3人事關(guān)類；4政府類；5財務類；6音像類。3、公司文件、 資料的歸檔編號按照入檔時間的先后 , 以年月日加十位 進行歸編。4、公司文件、 資料的歸檔 , 應根據(jù)文檔性質(zhì)的重要性和閱讀級別區(qū)分 文檔的重要性和受保密度。分為“一般級“重要級“機密級。以“A代表一般級，“ B代表重要級，“ C'代表機密級?！?A 一般 級文檔包含 ： 公開發(fā)布的公司經(jīng)營開展大綱

4、、 經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營方針、 各類通知和通告、任命、年度總結(jié)和領(lǐng)導講話、一般性會議紀錄等。“重要級文檔包含：公司重要會議紀要、重要經(jīng)營工程及決策、經(jīng) 營合同、公司經(jīng)營情況、重要工程資料、工程合同協(xié)議等 , 人事檔案 薪資性檔案、勞動合同，技術(shù)資料,財務資料等?！?C'機密級文檔: 內(nèi)控的公司經(jīng)營開展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營工程及 決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及其合同等。5、綜上公司文件、 資料歸檔的編制及編號為 : 文件的來源、文件的范 圍和部門頭一個字的漢語拼音首字母大寫 +類別 +發(fā)布年月日 +歸檔序 號+受密級。四、檔案的保管、調(diào)閱與歸還1、巳歸檔的公司文件、資料 , 由辦公室統(tǒng)一編

5、號后形成?文件檔案? , 并根據(jù)文檔的重要性和相關(guān)性交相應部門的專管員保管。2、巳歸檔的公司文件、資料 , 由專管員負責填寫?文檔管理登記表? , 并按指定專柜分類進行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防 蟲蛀、防喪失。3、公司檔案必須依照職務級別進行調(diào)閱。調(diào)閱時須填寫?文檔調(diào)閱 申請表?。一般級公司文檔 , 須填寫?文檔調(diào)閱申請表?方可調(diào)閱。 重要級以上文檔 , 須經(jīng)主管領(lǐng)導批準前方可調(diào)閱。機密級公司文檔 , 須經(jīng)公司經(jīng)理批準前方可調(diào)閱。4、公司文件、資料檔案跨公司調(diào)閱 , 須經(jīng)公司經(jīng)理批準前方可調(diào)閱 , 并僅限于文檔的查閱，不得復制或帶走。5、檔案歸還時間為?文檔調(diào)閱申請表?上填寫的時間

6、內(nèi)，歸還時必 須填寫?文檔歸還登記表?。五、歸檔保存期限1、永久保存 : 本公司章程、公司各類證照、各級批文、印鑒、規(guī)章 制度、不動產(chǎn)所有憑證、債權(quán)債務憑證。公司規(guī)劃、年度方案、年度 經(jīng)營總結(jié)、技術(shù)資料、長期工程合同、年度財務會計報表、年度統(tǒng)計 報表。勞動人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。2、五年保存 : 根據(jù)需要須保存的文檔。財務審計檔案 ,會計檔案 , 統(tǒng)計資料各種財務票證、票據(jù)等按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3、三年保存 :期滿或巳解除的合同協(xié)議、完結(jié)后的工程方案、其它經(jīng) 核定須三年保存的文檔。4、一年保存 : 部門工作方案及其工作總結(jié)、完結(jié)后的部門請示報告、 經(jīng)核定己完結(jié)且無必要保存的文檔。六、檔案的銷毀1、原那么上, 應每年定期將超過保存期且無保保存價值的文檔進行清理 并銷毀。2、待銷毀的文檔由專管員填報?文檔銷毀申請表? , 并經(jīng)相應批準人 批準后,方可進行銷毀。重要級以上文檔 , 須部門主管批準前方可銷。 機密級公司文檔 , 須經(jīng)公司經(jīng)理批準前方可銷毀。3、銷毀文檔須由兩人以上共同完成 , 并填寫?文檔銷毀登記表?。七、附表的管理本制度暫定 8 個附表，附表的管理由檔案管理者兼管， 分類管理每個 附表，便于填寫和查閱。附表的編號為：啟用時的年月日 +十位。八、其它本制度未提及部份或不夠完善的條款