項目溝通管理

1、提綱 2 規(guī)劃溝通管理1 1管理溝通2 2控制溝通3 3 3 1規(guī)劃溝通管理規(guī)劃溝通管理的定義及作用本過程的輸入、工具與技術(shù)和輸出制定項目溝通管理計劃規(guī)劃溝通管理 4 管理溝通1.1 1.1 規(guī)劃溝通管理1.定義2.溝通的作用3.制定溝通計劃根據(jù)干系人的信息需要和要求以及組織可用資產(chǎn)情況，制定合適的項目溝通方式和計劃的過程干系人的信息需要和要求組織可用資產(chǎn)情況1.項目溝通管理計劃2.項目溝通方式 5 管理溝通1.1 1.1 規(guī)劃溝通管理1.定義2.溝通的作用3.制定溝通計劃溝通方式有效有效率率有效有效果果識別與記錄干系人的最有效率且最有效果的溝通方式 6 管理溝通1.1 1.1 規(guī)劃溝通管理1

2、.定義2.溝通的作用3.制定溝通計劃誰有權(quán)接觸到這些信息誰需要信息語言障礙跨文化因素是否需要考慮時差信息以什么形式儲存信息應(yīng)儲存在什么地方因素如何檢索這些信息他們什么時候需要信息 7 管理溝通1.1 1.1 規(guī)劃溝通管理1.定義2.溝通的作用3.制定溝通計劃項目內(nèi)部物流人事行政采購財務(wù)技術(shù)團(tuán)隊組織架構(gòu)項目組內(nèi)部溝通組成要素項目組內(nèi)部溝通組成要素根據(jù)實(shí)際情況操作 8 管理溝通1.1 1.1 規(guī)劃溝通管理1.定義2.溝通的作用3.制定溝通計劃組織架構(gòu)項目客戶經(jīng)理項目經(jīng)理項目經(jīng)理合同管理項目控制項目財務(wù)人事、行政規(guī)劃涉及站點(diǎn)勘測土建施工設(shè)備安裝調(diào)試物流文檔管理技術(shù)總監(jiān)A區(qū)域B區(qū)域C區(qū)域D區(qū)域質(zhì)量控制

3、項目采購 9 管理溝通1.1 1.1 規(guī)劃溝通管理1.定義2.溝通的作用3.制定溝通計劃項目組外部溝通組成要素項目組外部溝通組成要素政府部門（工商稅檢法）客戶媒體行業(yè)協(xié)會供應(yīng)商分包商根據(jù)實(shí)際情況操作 10 管理溝通1.1 1.1 規(guī)劃溝通管理1.定義2.溝通的作用3.制定溝通計劃組織結(jié)構(gòu)圖項目組織與干系人之間的責(zé)任關(guān)系項目所涉及的學(xué)科、部門和專業(yè)有多少人在什么地點(diǎn)參與項目內(nèi)部信息需要（如何在組織內(nèi)部溝通）外部信息需要（何時與媒體、公眾或承包商溝通）來自干系人登記冊的干系人信息和溝通需求項目溝通需求的信息 11 管理溝通1.1 1.1 規(guī)劃溝通管理1.定義2.溝通的作用3.制定溝通計劃交互式溝通

4、交互式溝通：在兩方或多方之間進(jìn)行多向信息交換。這是確保全體參與者對特定話題達(dá)成共識的最有效方法（會議、電話、即時通信、視頻會議等） 12 管理溝通1.1 1.1 規(guī)劃溝通管理1.定義2.溝通的作用3.制定溝通計劃推式溝通：把信息發(fā)送給需要接收這些信息的特定方。這種方法可以確定信息的發(fā)送，但不能確保信息送達(dá)受眾或被目標(biāo)受眾理解（傳真、郵件、日志、備忘錄、報告等）推式溝通 13 管理溝通1.1 1.1 規(guī)劃溝通管理1.定義2.溝通的作用3.制定溝通計劃拉式溝通：把用于信息量很大或受眾很多的情況。要求接受者自主自行地訪問信息內(nèi)容（企業(yè)內(nèi)網(wǎng)、電子在線課堂、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)庫、知識庫等）拉式溝通 14 管理溝通

5、1.1 1.1 規(guī)劃溝通管理1.定義2.溝通的作用3.制定溝通計劃溝通需求、成本和時間的限制相關(guān)工具和資源的可用鮮相關(guān)工具和資源的熟練程度溝通方法的選擇 15 管理溝通1.1 1.1 規(guī)劃溝通管理溝通計劃示例客戶崗位客戶崗位溝通方式溝通方式項目組崗位項目組崗位辦事處領(lǐng)導(dǎo)辦事處領(lǐng)導(dǎo)溝通方式溝通方式項目經(jīng)理電話、郵件、周報、周例會項目經(jīng)理副國代日常匯報、郵件、周例會工程經(jīng)理電話、郵件、周報、周例會工程經(jīng)理工程中心周報、周例會技術(shù)經(jīng)理電話、郵件、周報、周例會技術(shù)經(jīng)理技術(shù)中心周報、周例會區(qū)域經(jīng)理電話、郵件、日報、周例會區(qū)域經(jīng)理區(qū)域中心周報、周例會財務(wù)經(jīng)理按需財務(wù)經(jīng)理代表處財務(wù)接口按需質(zhì)量經(jīng)理電話、郵件

6、、周報、周例會質(zhì)量經(jīng)理代表處質(zhì)量接口周報分包商崗位分包商崗位溝通方式溝通方式分包商隊伍日報，電話分包商區(qū)域管理日報，電話分包商整體管理日報，電話 16 管理溝通1.1 1.1 規(guī)劃溝通管理干系人的溝通需求需要溝通的信息，包括語言、格式、內(nèi)容、詳細(xì)程度；負(fù)責(zé)溝通相關(guān)信息的人員將要接收信息的個人和小組傳遞信息的技術(shù)或方法，如備忘錄、電子郵件和新聞稿等信息的收集和歸檔格式要求信息發(fā)布的格式與權(quán)限要求發(fā)布信息及告知收悉或做出回應(yīng)（如適用）的時限和頻率 對所發(fā)布信息的描述：如詳細(xì)程度、信息來源、存儲和獲得信息的方法等溝通計劃的主要內(nèi)容【注意】溝通管理計劃中還可以包括關(guān)于項目狀態(tài)會議、項目團(tuán)隊會議、網(wǎng)絡(luò)會

7、議和電子郵件信息等的指南和模板。溝通管理計劃中也應(yīng)該包括對項目所用網(wǎng)站和項目管理軟件的使用說明。 17 2管理溝通管理溝通的定義及作用本過程的輸入、工具與技術(shù)和輸出管理溝通 18 管理溝通1.2 1.2 管理溝通管理溝通的作用：促進(jìn)項目干系人之間實(shí)現(xiàn)有效率且有效果的溝通。管理溝通的定義：根據(jù)溝通管理計劃，生成、收集、分發(fā)、存儲、檢索及最終處置項目信息的過程。 19 管理溝通從這個原理圖中我們看到，除去溝通雙方之外，主要的變量就是：編碼、解碼和溝通渠道。因此，接下來對溝通不暢、溝通能力提升的分析，將圍繞著這三個變量來展開。溝通甲方溝通乙方編碼（發(fā)送）解碼（接收）解碼（接收）編碼（反饋）溝通渠道1

8、.21.2管理溝通 20 管理溝通我們從上面這個公式看到，文字語言溝通效果所占有的比例還不足10%，可見，我們通過傳真、書信、短信、網(wǎng)絡(luò)聊天軟件、郵件等方式溝通是非常具有局限性的。因此，能當(dāng)面溝通的，絕不打電話；能打電話的，絕不發(fā)短信（郵件、網(wǎng)絡(luò)聊天）；必須發(fā)郵件的，要盡量輔以電話的方式進(jìn)行進(jìn)一步溝通。有效溝通有人總結(jié)出如下的公式：文字語言（7%）有聲語言（38）肢體語言（55）溝通的效果1.21.2管理溝通 21 管理溝通報告績效報告績效是指收集和發(fā)布績效信息包括狀態(tài)報告、進(jìn)展測量結(jié)果及預(yù)測結(jié)果。應(yīng)該定期收集基準(zhǔn)數(shù)據(jù)與實(shí)際數(shù)據(jù)，進(jìn)行對比分析，以便了解和溝通項目進(jìn)展和績效，并對項目結(jié)果做出預(yù)測

9、?？梢允呛唵蔚臓顟B(tài)報告，也可以是詳盡的報告；可以是定期編制的報告，也可以是異常情況報告；n對過去績效的分析n項目預(yù)測分析，包括時間和成本n風(fēng)險和問題的當(dāng)前狀態(tài)n本期報告完成的工作n下個報告期需要完成的工作n本期報告被批準(zhǔn)的變更的匯總n需要審查和討論的其它相關(guān)信息報告1.21.2管理溝通 22 3控制溝通控制溝通管理的定義及作用項目管理過程中存在的溝通問題溝通管理能力提升控制溝通1.3 1.3 控制溝通控制溝通控制溝通收尾執(zhí)行計劃在整個項目生命周期中對溝通進(jìn)行監(jiān)督和控制的過程?？刂茰贤S時確保所有溝通參與者之間的信息流動的最優(yōu)化。控制溝通的作用啟動控制溝通1.3 1.3 控制溝通控制溝通控制溝通我們在項目管理過程中或多或少的都存在著下列問題： 客戶知道的重大問題而我們不知道； 我們知道的重大問題，客戶卻不知道；