郵件使用規(guī)范培訓(xùn)吐血整理

1、.郵件使用規(guī)范培訓(xùn).目錄目錄郵件標(biāo)題稱(chēng)呼與問(wèn)候郵件正文、發(fā)送抄送和密送郵件附件目錄目錄郵件對(duì)象郵件回復(fù).主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容，并判斷其重要性。注意以下幾點(diǎn)：1. 1.不要空白標(biāo)題！不要空白標(biāo)題！2. 2.簡(jiǎn)短，不要冗長(zhǎng)簡(jiǎn)短，不要冗長(zhǎng)3. 3.一封信只針對(duì)一個(gè)主題一封信只針對(duì)一個(gè)主題4.4.回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，可根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要修改標(biāo)題，不要回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，可根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要修改標(biāo)題，不要“RE RE RE RE RERE”5. 5.不要有錯(cuò)別字！發(fā)郵件前請(qǐng)檢查確認(rèn)后再發(fā)出不要有錯(cuò)別字！發(fā)郵件前請(qǐng)檢查確認(rèn)后再發(fā)出郵件主題郵件

2、主題.錯(cuò)誤示范：錯(cuò)誤示范：無(wú)主題還敢抄送上級(jí)。哪個(gè)無(wú)人門(mén)店？誰(shuí)入職？XXX怎么了，請(qǐng)假？調(diào)店？需要介紹信？。XXX.稱(chēng)呼與問(wèn)候稱(chēng)呼與問(wèn)候1.郵件開(kāi)頭要稱(chēng)呼收件人，這樣顯得禮貌，同時(shí)也提醒收件人，這封郵件是面向他的，要求其給出回應(yīng)；如果收件人是多人，可稱(chēng)呼“大家”、“ALL”；2.對(duì)外郵件，如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱(chēng)對(duì)方，如“X總”；如果不清楚職務(wù)，則按通常的“X先生”、“X女士”稱(chēng)呼，但性別要搞清楚；公司內(nèi)部的郵件，除了面向總經(jīng)理、副總等領(lǐng)導(dǎo)之外，提倡友好平等溝通，直接稱(chēng)呼名字即可；3.對(duì)于不熟悉的人和職位比自己高的人不宜直呼姓名，也不要直接Dear4.最簡(jiǎn)單的開(kāi)頭寫(xiě)一個(gè)“您好”，結(jié)尾寫(xiě)一個(gè)

3、“謝謝”恰當(dāng)?shù)姆Q(chēng)呼收件人恰當(dāng)?shù)姆Q(chēng)呼收件人開(kāi)頭結(jié)尾最好要有問(wèn)候語(yǔ)開(kāi)頭結(jié)尾最好要有問(wèn)候語(yǔ)1.最簡(jiǎn)單的開(kāi)頭 “Hi”或“你好”2.結(jié)尾常見(jiàn)的是“Best Regards”或者“祝好”、“祝順利”.1.email1.email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順簡(jiǎn)明扼要說(shuō)清楚事情如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只做摘要介紹，單獨(dú)掛個(gè)附件進(jìn)行詳細(xì)描述。2. 2.注意論述語(yǔ)氣注意論述語(yǔ)氣根據(jù)收件人和自己的熟絡(luò)程度、郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適；尊重對(duì)方，例如“請(qǐng)”、“謝謝”；你的email可以輕易被轉(zhuǎn)發(fā)給他人，因此對(duì)別人意見(jiàn)的評(píng)論必須客觀。3. 3.多用多

4、用12341234列表，將事情說(shuō)明清楚列表，將事情說(shuō)明清楚4.4.一次郵件交代完整信息一次郵件交代完整信息最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說(shuō)準(zhǔn)確完整，并在郵件發(fā)送之前回顧內(nèi)容，非特殊情況下盡量不要過(guò)兩分鐘之后再發(fā)一封“補(bǔ)充”或者“更正”之類(lèi)的郵件。5. 5.合理利用圖片、表格等形式輔助表述合理利用圖片、表格等形式輔助表述對(duì)于帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚，可以配合圖表加以闡述。6. 6.合理提示重要信息合理提示重要信息：不要?jiǎng)硬粍?dòng)就大寫(xiě)加粗彩色底色下劃線，強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)即可。郵件正文郵件正文.正確示范：正確示范：12341234列表式，條理清晰列表式，條理清晰強(qiáng)調(diào)部分用顏色進(jìn)

5、行區(qū)分強(qiáng)調(diào)部分用顏色進(jìn)行區(qū)分一次交代完整信息一次交代完整信息.1.TO的人是要受理這封郵件所涉及的主要問(wèn)題，理應(yīng)對(duì)郵件予以回復(fù)2.CC的人只需要知道這回事，CC的人沒(méi)有義務(wù)對(duì)郵件予以回應(yīng)3.BCC是秘送，收件人不知道你給BCC的人發(fā)了郵件，用在非常規(guī)場(chǎng)合4.TO、CC的收件人排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則，比如按部門(mén)排列、按職位從高到低等5.只發(fā)給有需要的人6.轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息發(fā)送發(fā)送 抄送抄送 密送密送.1. 1.及時(shí)回復(fù)及時(shí)回復(fù)除公司群發(fā)的通知/制度/公告郵件外，收到他人的email后，必須及時(shí)回應(yīng)，若對(duì)方將你設(shè)置為“抄送人”，可視郵件內(nèi)容和具體情況選擇性回復(fù)；如果事情復(fù)雜，你無(wú)法及時(shí)給出確切答復(fù)

6、，至少應(yīng)及時(shí)回復(fù)說(shuō)“收到，我們正在處理，一旦有結(jié)果會(huì)及時(shí)回復(fù)，請(qǐng)您耐心等待”。如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)置自動(dòng)回復(fù)功能，以免影響工作。2. 2.進(jìn)行針對(duì)性回復(fù)進(jìn)行針對(duì)性回復(fù)當(dāng)回件需要答復(fù)問(wèn)題時(shí)，最好把相關(guān)問(wèn)題抄到回件中，然后附上答案，讓對(duì)方一次性理解，避免在反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。3. 3.不要就一個(gè)問(wèn)題多次回復(fù)討論不要就一個(gè)問(wèn)題多次回復(fù)討論如果收發(fā)雙方就同一問(wèn)題的交流回復(fù)超過(guò)3次，這只能說(shuō)明交流不暢，說(shuō)不清楚，此時(shí)應(yīng)電話溝通后再做判斷，對(duì)于較復(fù)雜的問(wèn)題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件不適閱讀，應(yīng)把之前討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)，刪減信息，突出有用的信息。郵件回復(fù)郵件回復(fù).錯(cuò)

7、誤示范：錯(cuò)誤示范：XXX：確認(rèn)啥？底薪到底確認(rèn)啥？底薪到底多少？模板到底給多少？模板到底給不給？不給？.1.如果郵件帶有附件，應(yīng)該在正文提示收件人查看；2.正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)（比如附件一是什么、附件二是什么）；3.附件數(shù)目較多時(shí)，應(yīng)該打包壓縮為一個(gè)文件；4.注意附件的命名。郵件附件郵件附件.錯(cuò)誤示范：錯(cuò)誤示范：圖片也需要命名，一張還可以忍受，但是如果發(fā)多圖，絕對(duì)要命名！一直強(qiáng)調(diào)掛附件，但一直被遺忘，嚴(yán)重影響收件人辦事效率。. 匯 報(bào) 工匯 報(bào) 工作作郵件對(duì)象：領(lǐng)導(dǎo)郵件對(duì)象：領(lǐng)導(dǎo) 請(qǐng) 求 批示 轉(zhuǎn) 發(fā) 資轉(zhuǎn) 發(fā) 資料料1.簡(jiǎn)明扼要匯報(bào)結(jié)果2.提綱要說(shuō)明白，如果需要

8、細(xì)節(jié)請(qǐng)寫(xiě)在附件里3.不要忘了附件！1.如果領(lǐng)導(dǎo)完全不知道事情的來(lái)龍去脈，請(qǐng)補(bǔ)充背景資料2.提出問(wèn)題的同時(shí)，盡量給出自己的解決方案3.緊急事件直接打電話請(qǐng)寫(xiě)清主題，領(lǐng)導(dǎo)會(huì)根據(jù)其重要性決定什么時(shí)間看郵件. 請(qǐng) 求 協(xié)請(qǐng) 求 協(xié)助助郵件對(duì)象：同事郵件對(duì)象：同事 跟 進(jìn) 處理 轉(zhuǎn) 發(fā) 資轉(zhuǎn) 發(fā) 資料料1. 寫(xiě)清楚事情、需要誰(shuí)處理、什么時(shí)間點(diǎn)解決寫(xiě)清楚事情、需要誰(shuí)處理、什么時(shí)間點(diǎn)解決2.如有附件截圖等，請(qǐng)附上，注意將圖片做成最小格式最小格式3.如果有統(tǒng)一模板，別自己創(chuàng)造如果有統(tǒng)一模板，別自己創(chuàng)造4.如果跨部門(mén)請(qǐng)求協(xié)助工作，請(qǐng)通過(guò)部門(mén)經(jīng)理或接口人發(fā)起1.事件描述要清晰，時(shí)間點(diǎn)要明確，跟進(jìn)及解決人名單聯(lián)系方

9、式要齊全2.如果重要或緊急事件，郵件發(fā)出后要電話跟進(jìn)，時(shí)間點(diǎn)前未收到反饋結(jié)果要跟進(jìn)，避免不能按時(shí)完成工作1.原則上所有資料都要保密，不得隨意轉(zhuǎn)發(fā)2.如部門(mén)外的同事索取文檔，需請(qǐng)其向部門(mén)經(jīng)理或接口人提出請(qǐng)求3.如獲權(quán)對(duì)外發(fā)資料，請(qǐng)將資料轉(zhuǎn)成PDF等不可修改的格式。.其他提醒其他提醒1. 1.關(guān)于字體：關(guān)于字體：盡量使用微軟雅黑10號(hào)或者五號(hào)字體，字號(hào)可根據(jù)突出主體變化，但字體字體一定要一致！2. 2.文字顏色：文字顏色：正常情況下使用黑色文字，需突出的重點(diǎn)可使用其他顏色，一封郵件最好不要超過(guò)3 3種種顏顏色色，這不是海報(bào)3. 3.結(jié)尾的簽名：結(jié)尾的簽名：郵件結(jié)尾寫(xiě)簽名是必要的，但是簽名內(nèi)容不要過(guò)多，最好不要超過(guò)4 4行有人喜歡寫(xiě)一句短語(yǔ)，你的座右銘可以，公司的口號(hào)也可以，但請(qǐng)不要寫(xiě)雞湯類(lèi)如“你若安好便是晴天”這不是QQ空間簽名的字體要與正文一致，字號(hào)一般