電子文件歸檔管理辦法

1、電子文件歸檔管理辦法第一章 總 則 第一條 為了加強鞍山科技大學電子文件的歸檔管理，保障電子檔案的安全保管和有效利用，維護電子文件的真實性、完整性、安全性和可識別性。根據(jù)中華人民共和國國家標準電子文件歸檔與管理規(guī)范以及省市管理規(guī)范，特制訂本辦法。第二條 本辦法規(guī)定需要歸檔的電子文件包括各立檔單位在管理、教學、科研等活動中產生的，具有保存價值的電子文件。第三條 基本術語解釋（一）電子文件：以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)存取，并可在通信網(wǎng)絡上傳輸?shù)奈募?。（二）電子檔案：利用計算機技術形成，經(jīng)鑒定具有保存和利用價值，按照有關電子文件歸檔管理規(guī)定處理并且已經(jīng)歸檔的電子文件。（三

2、）真實性指按規(guī)定對電子文件的內容和顯示形態(tài)進行鑒定后，確認其與形成時的原始狀況一致。（四）完整性指電子文件的內容信息、背景信息、元數(shù)據(jù)等無缺損。（五）有效性指電子文件應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。（六）邏輯歸檔指在計算機網(wǎng)絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過程。（七）物理歸檔指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。第二章 電子文件歸檔的管理體制和職責第四條 電子文件形成單位應加強對電子文件的歸檔管理工作，要將電子文件的收集、鑒定、檢驗、整理、歸檔、保管和利用等工作納入機

3、關文書處理和檔案管理程序之中，要明確此項工作的分管領導，建立適應本單位實際的工作制度和工作網(wǎng)絡。    第五條 電子文件從形成時就要有嚴格的管理制度和技術措施，并專人負責歸檔工作。電子文件的真實性、完整性、安全性和可識別性，歸檔前由形成部門負責，歸檔后由檔案館負責。    第六條 電子文件的管理應明確職責，責任到人。電子文件的形成、承辦、運轉、整理等工作，由形成部門負責；電子文件歸檔管理的日常監(jiān)督、指導和保管、開發(fā)利用等工作，由檔案館負責。    第七條&

4、#160;歸檔電子文件應與其他門類和載體的檔案實行集中統(tǒng)一管理。檔案館要配備與業(yè)務部門相互兼容的、有足夠容量和處理能力及相對安全的系統(tǒng)設備，確保歸檔電子文件的有效識讀。 第三章 電子文件的收集第八條 收集范圍：凡是反映本單位工作活動、具有查考利用價值的電子文件均屬收集范圍。按照電子文件的信息類型包括：（一）字處理文件：指用計算機字處理技術形成的文字文件、表格文件等。（二）圖像文件：指用掃描儀、數(shù)碼相機等外部設備獲得的靜態(tài)圖像文件。（三）圖形文件：指采用計算機輔助設計或繪圖獲得的靜態(tài)圖形文件。（四）影像文件：指用數(shù)碼攝像機等視頻設備獲得的動態(tài)圖像文件。（五）聲音文件：指用音頻設備獲得并經(jīng)計算機處

5、理的文件，歸檔時應注意收集其屬性標識和相關軟件。（六）多媒體文件：指用計算機多媒體技術制作的文件，其中包含聲音、圖像、圖形、影像等兩種以上的復合信息形式。（七）數(shù)據(jù)庫文件：指采用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)制作的數(shù)據(jù)文件及可能產生的各種相關輔助文件。（八）超文本文件：主要指已組織成網(wǎng)（WEB）的信息文件。（九）計算機程序：指計算機使用的商用或自主開發(fā)的系統(tǒng)軟件、應用軟件以及相關支撐軟件等。（十）數(shù)據(jù)文件：指用計算機軟硬件系統(tǒng)進行信息處理等過程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)等。第九條 收集要求：(一)歸檔電子文件應與相應的紙質或其他載體形式的文件并存，并在內容及相關描述上保持一致。（二）在“無紙化”辦公系統(tǒng)中產生的電

6、子文件，應采取嚴格的安全措施，隨時備份，存儲在能夠脫機保存的載體上，保證電子文件的安全性。（三）各單位應依據(jù)本標準以及紙質文件的歸檔范圍，結合實際情況，積極配合檔案館做好電子文件的收集歸檔工作。第四章 電子文件的歸檔程序第十條 歸檔要求（一） 文件形成部門應隨時對電子文件進行邏輯歸檔，定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件進行物理歸檔，并按檔案管理的要求進行登記。（二） 歸檔電子文件應按“件”進行管理。一般情況下把一份電子文件作為一件，密不可分的幾份電子文件應作為一件來進行管理，如：正文與附件、重要法規(guī)的歷次修改稿、一套計算機軟件或源程序等。（三） 電子文件形成部門要隨時收集符合電子文件歸檔范圍

7、的電子文件，著錄并填寫歸檔電子文件登記表（見附錄1）。歸檔電子文件應逐件編目。（四） 文件形成部門應將經(jīng)過檢驗的電子文件和歸檔電子文件登記表保存在脫機載體上。（五） 檔案館應對歸檔電子文件進行真實性、有效性和完整性測試，并填寫歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表（附錄2）。第十一條 歸檔方法(一) 一個歸檔年度的電子文件應拷貝至一盤或多盤載體中，視文件數(shù)量，跨年度電子文件也可拷入一盤載體中。（二） 本標準推薦采用只讀光盤作為歸檔電子文件的保存載體。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體，但可以作為短期備份或遷移。歸檔后的電子文件的載體應設置成禁止寫狀態(tài)。（三） 存儲電子文件的裝具上應貼有標簽，注

8、明電子檔案號、歸檔年度、盤號等（見附錄3）。第十二條 歸檔時間邏輯歸檔隨時歸檔，物理歸檔原則上參照紙質文件歸檔時間進行。第五章 電子文件的歸檔標準第十三條 電子文件具有對計算機系統(tǒng)的依賴性、非人工直接識讀性、復制傳遞的高保真性、信息與載體的可分離性、信息內容的易改性、載體的不穩(wěn)定性等特性，并且對于不同信息類型的電子文件，由于其技術特點不同，存儲載體和記錄信息的標準、算法也不同，所以電子檔案的存儲應根據(jù)電子文件的特點分別采取措施保證其原始性、真實性、完整性：（一）字處理文件 1TXT、XML、WORD、EXCEL、PDF文檔可以作為電子檔案直接存儲。2WPS、RTF等文檔作為電子檔案存儲時應轉換

9、一套XML文檔或PDF、WORD文檔同時存儲。3對于其它類型的文檔，如果無法轉換為XML、PDF格式則應按原格式存放并將有關的軟件和計算機系統(tǒng)信息一并存檔。（二）圖像文件1TIFF、JPEG格式圖片可以作為電子檔案直接存儲，有特殊壓縮參數(shù)的要作說明。2其它格式圖片應轉換為以上兩種格式中任意一種，有特殊壓縮參數(shù)的要作說明。3對于無法轉換格式的圖片應按原格式存放并將有關的軟件和計算機系統(tǒng)信息一并存檔。4由掃描儀獲得的圖像電子檔案，對于普通紙質檔案來說光學分辨率不低于200dpi，對于照片檔案來說分辨率不得低于600dpi。（三）圖形文件 1圖形文件的存儲要求參見圖像文件的存儲要求。2歸檔時應注意其

10、設備依賴性、易修改性等問題，對相關軟件及各種數(shù)據(jù)信息一并存檔。（四）影像文件1MPEG2格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作為電子檔案直接存儲。2對于無法轉換格式的影像文件應按原格式存放并將有關的軟件、壓縮算法和計算機系統(tǒng)信息一并存檔。（五）聲音文件1WAV、MP3格式聲音文件可以作為電子檔案直接存儲。2對于無法轉換格式的聲音文件應按原格式存放并將有關的軟件和計算機系統(tǒng)信息一并存檔。（六）多媒體文件1多媒體文件包含多種信息形式，信息完整的多媒體文件可以作為電子檔案直接存儲。2多媒體文件依賴的計算機軟硬件信息及相關參數(shù)應一并存檔。（七）數(shù)據(jù)庫文件1DBF格式數(shù)據(jù)庫文件可以作為電子文件直接存

11、儲。2對于無法轉換格式的數(shù)據(jù)庫文件應按原格式存放并將有關的軟件和計算機系統(tǒng)信息一并存檔。（八）超文本文件1超文本文件包含的信息較多，存儲時注意數(shù)據(jù)的完整性。2信息完整的超文本文件可以作為電子檔案直接存儲。3超文本文件依賴的計算機軟硬件信息應一并存檔。（九）計算機程序1計算機程序可以作為電子檔案直接存儲。2計算機程序依賴的軟、硬件平臺說明應一并歸檔。（十）數(shù)據(jù)文件 1數(shù)據(jù)文件的類型較多，包含以上所示的多種類型，具體類型的存儲辦法參考以上各類型的存儲辦法。2數(shù)據(jù)文件應對數(shù)據(jù)來源進行說明并一同歸檔。第十四條 在符合軟、硬件平臺條件下，應保證電子檔案能正常被計算機所識別、運行，并能準確輸出。第十五條

12、電子檔案中涉及的口令、密匙、權限管理說明等應同電子檔案一并歸檔。第十六條 保存與紙質等檔案內容相同的電子檔案時，要與紙質等文件之間互相建立準確、可靠的標識關系。第十七條 用掃描儀、視頻壓縮卡等設備獲得的電子檔案，如果采用非標準算法，則應將相關軟件一并歸檔。第十八條 計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中設計的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應與電子檔案一同歸檔。第六章 電子檔案的保管、利用和銷毀第十九條 電子檔案應該拷貝到耐久性的載體上，至少一式兩套，一套封存（C），一套供查閱利用（Y）。必要時，復制第三套（S），異地保存。對于加密的電子文件，則應在解密后再完成上述工作。第二十條 在相同條件下，電子檔案的存儲載

13、體的選擇應優(yōu)先考慮可靠性和先進性。第二十一條 各單位對形成的電子檔案要有可靠的安全防范措施和管理制度，系統(tǒng)設備更新時必須制定嚴格的數(shù)據(jù)轉換辦法，確保數(shù)據(jù)準確無誤并能在新系統(tǒng)中運行。第二十二條 電子檔案的保管要求除應具備紙質檔案的一般要求外，還應符合下列條件：（一）歸檔載體應作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應直立存放，做到防塵、防變形，防陽光直接照射。（二）環(huán)境溫度選定范圍：1720；相對濕度選定范圍：35%45%。（三）存放時應注意遠離強磁場，并與有害氣體隔離，遠離熱源。（四）對磁性載體每滿2年，光盤每滿4年轉存一次，原載體同時保留時間不少于4年。第二十三條 電子文件存檔時必須檢查病

14、毒、千年問題或其他危害計算機的隱患，對于不能清除隱患的電子文件不得存檔。第二十四條 存儲電子檔案的光盤應放入盒中存放，C、S兩套電子檔案應分開保管。第二十五條 電子檔案的有效性保證：（一） 隨著計算機技術和設備的更新發(fā)展，存儲載體或電子檔案數(shù)據(jù)會出現(xiàn)兼容性問題。1存儲載體出現(xiàn)兼容性問題時應更換先進、可靠的存儲載體進行復制。2電子檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)兼容性問題時應對電子檔案進行升級轉換并進行復制。3復制后舊版存儲載體應至少保留4年。（二）刻錄光盤時盡量采用整盤刻錄方式，一般不使用多段刻錄方式。使用通用的刻錄軟件。（三）庫存的電子檔案每5年要依次進行有效性、安全性檢查，對存儲載體的壽命、存儲載體的兼容性、

15、電子檔案數(shù)據(jù)的兼容性等問題進行抽查，抽檢率不得低于30%，發(fā)現(xiàn)問題要及時補救。(四）檢查、拷貝、轉換電子檔案時要做好登記。第二十六條 電子檔案在提供利用時應注意以下事項：(一）封存的電子檔案不得利用和外借，利用時要使用電子檔案的復制件。(二）用來查閱電子檔案的計算機的軟、硬件配置應能夠正確識別、運行和輸出電子檔案。(三）通過網(wǎng)絡查詢和利用要有安全保密防范措施和可靠的監(jiān)管制度。第二十七條 電子檔案的銷毀：(一）可重復使用的載體上的電子檔案的銷毀應確保電子檔案及相關電子信息的不可恢復性刪除。(二）一次性使用載體上的電子檔案的銷毀應將載體徹底銷毀。第七章 附 則第二十八條 本辦法由檔案館負責解釋。第

16、二十九條 本辦法自公布之日起施行。附錄1歸檔電子文件登記表(1)文件特征形成部門完成日期載體類型題名文件生成者文件歸檔者設備環(huán)境特征硬件環(huán)境（主機類型、網(wǎng)絡情況）軟件環(huán)境（類型、版本）操作系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)應用軟件處理平臺（字處理、電子表格、演示文檔）文件記錄特征記錄格式(文字、圖像、多媒體)文字格式圖像格式（類型）音頻格式（類型）視頻格式（類型）其它文件載體類型數(shù)量件盤文件交接送交部門送交人領導簽字送交日期歸檔電子文件登記表(2)盤名文件名形成時間文件類型載體保管期限備注8附錄2歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表 檢驗項目檢驗結果備注載體外觀檢驗  病毒檢驗  真實性檢驗  完整性檢驗