電子文件歸檔管理辦法

1、電子文件歸檔管理辦法第一章 總 則 第一條 為了加強鞍山科技大學(xué)電子文件的歸檔管理，保障電子檔案的安全保管和有效利用，維護電子文件的真實性、完整性、安全性和可識別性。根據(jù)中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)電子文件歸檔與管理規(guī)范以及省市管理規(guī)范，特制訂本辦法。第二條 本辦法規(guī)定需要歸檔的電子文件包括各立檔單位在管理、教學(xué)、科研等活動中產(chǎn)生的，具有保存價值的電子文件。第三條 基本術(shù)語解釋（一）電子文件：以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)存取，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。（二）電子檔案：利用計算機技術(shù)形成，經(jīng)鑒定具有保存和利用價值，按照有關(guān)電子文件歸檔管理規(guī)定處理并且已經(jīng)歸檔的電子文件。（三

2、）真實性指按規(guī)定對電子文件的內(nèi)容和顯示形態(tài)進行鑒定后，確認(rèn)其與形成時的原始狀況一致。（四）完整性指電子文件的內(nèi)容信息、背景信息、元數(shù)據(jù)等無缺損。（五）有效性指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。（六）邏輯歸檔指在計算機網(wǎng)絡(luò)上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過程。（七）物理歸檔指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。第二章 電子文件歸檔的管理體制和職責(zé)第四條 電子文件形成單位應(yīng)加強對電子文件的歸檔管理工作，要將電子文件的收集、鑒定、檢驗、整理、歸檔、保管和利用等工作納入機

3、關(guān)文書處理和檔案管理程序之中，要明確此項工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，建立適應(yīng)本單位實際的工作制度和工作網(wǎng)絡(luò)。    第五條 電子文件從形成時就要有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，并專人負(fù)責(zé)歸檔工作。電子文件的真實性、完整性、安全性和可識別性，歸檔前由形成部門負(fù)責(zé)，歸檔后由檔案館負(fù)責(zé)。    第六條 電子文件的管理應(yīng)明確職責(zé)，責(zé)任到人。電子文件的形成、承辦、運轉(zhuǎn)、整理等工作，由形成部門負(fù)責(zé)；電子文件歸檔管理的日常監(jiān)督、指導(dǎo)和保管、開發(fā)利用等工作，由檔案館負(fù)責(zé)。    第七條&

4、#160;歸檔電子文件應(yīng)與其他門類和載體的檔案實行集中統(tǒng)一管理。檔案館要配備與業(yè)務(wù)部門相互兼容的、有足夠容量和處理能力及相對安全的系統(tǒng)設(shè)備，確保歸檔電子文件的有效識讀。 第三章 電子文件的收集第八條 收集范圍：凡是反映本單位工作活動、具有查考利用價值的電子文件均屬收集范圍。按照電子文件的信息類型包括：（一）字處理文件：指用計算機字處理技術(shù)形成的文字文件、表格文件等。（二）圖像文件：指用掃描儀、數(shù)碼相機等外部設(shè)備獲得的靜態(tài)圖像文件。（三）圖形文件：指采用計算機輔助設(shè)計或繪圖獲得的靜態(tài)圖形文件。（四）影像文件：指用數(shù)碼攝像機等視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖像文件。（五）聲音文件：指用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)計算機處

5、理的文件，歸檔時應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識和相關(guān)軟件。（六）多媒體文件：指用計算機多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含聲音、圖像、圖形、影像等兩種以上的復(fù)合信息形式。（七）數(shù)據(jù)庫文件：指采用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)制作的數(shù)據(jù)文件及可能產(chǎn)生的各種相關(guān)輔助文件。（八）超文本文件：主要指已組織成網(wǎng)（WEB）的信息文件。（九）計算機程序：指計算機使用的商用或自主開發(fā)的系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件以及相關(guān)支撐軟件等。（十）數(shù)據(jù)文件：指用計算機軟硬件系統(tǒng)進行信息處理等過程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)等。第九條 收集要求：(一)歸檔電子文件應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件并存，并在內(nèi)容及相關(guān)描述上保持一致。（二）在“無紙化”辦公系統(tǒng)中產(chǎn)生的電

6、子文件，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，隨時備份，存儲在能夠脫機保存的載體上，保證電子文件的安全性。（三）各單位應(yīng)依據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)以及紙質(zhì)文件的歸檔范圍，結(jié)合實際情況，積極配合檔案館做好電子文件的收集歸檔工作。第四章 電子文件的歸檔程序第十條 歸檔要求（一） 文件形成部門應(yīng)隨時對電子文件進行邏輯歸檔，定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件進行物理歸檔，并按檔案管理的要求進行登記。（二） 歸檔電子文件應(yīng)按“件”進行管理。一般情況下把一份電子文件作為一件，密不可分的幾份電子文件應(yīng)作為一件來進行管理，如：正文與附件、重要法規(guī)的歷次修改稿、一套計算機軟件或源程序等。（三） 電子文件形成部門要隨時收集符合電子文件歸檔范圍

7、的電子文件，著錄并填寫歸檔電子文件登記表（見附錄1）。歸檔電子文件應(yīng)逐件編目。（四） 文件形成部門應(yīng)將經(jīng)過檢驗的電子文件和歸檔電子文件登記表保存在脫機載體上。（五） 檔案館應(yīng)對歸檔電子文件進行真實性、有效性和完整性測試，并填寫歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表（附錄2）。第十一條 歸檔方法(一) 一個歸檔年度的電子文件應(yīng)拷貝至一盤或多盤載體中，視文件數(shù)量，跨年度電子文件也可拷入一盤載體中。（二） 本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用只讀光盤作為歸檔電子文件的保存載體。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體，但可以作為短期備份或遷移。歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫狀態(tài)。（三） 存儲電子文件的裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，注

8、明電子檔案號、歸檔年度、盤號等（見附錄3）。第十二條 歸檔時間邏輯歸檔隨時歸檔，物理歸檔原則上參照紙質(zhì)文件歸檔時間進行。第五章 電子文件的歸檔標(biāo)準(zhǔn)第十三條 電子文件具有對計算機系統(tǒng)的依賴性、非人工直接識讀性、復(fù)制傳遞的高保真性、信息與載體的可分離性、信息內(nèi)容的易改性、載體的不穩(wěn)定性等特性，并且對于不同信息類型的電子文件，由于其技術(shù)特點不同，存儲載體和記錄信息的標(biāo)準(zhǔn)、算法也不同，所以電子檔案的存儲應(yīng)根據(jù)電子文件的特點分別采取措施保證其原始性、真實性、完整性：（一）字處理文件 1TXT、XML、WORD、EXCEL、PDF文檔可以作為電子檔案直接存儲。2WPS、RTF等文檔作為電子檔案存儲時應(yīng)轉(zhuǎn)換

9、一套XML文檔或PDF、WORD文檔同時存儲。3對于其它類型的文檔，如果無法轉(zhuǎn)換為XML、PDF格式則應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計算機系統(tǒng)信息一并存檔。（二）圖像文件1TIFF、JPEG格式圖片可以作為電子檔案直接存儲，有特殊壓縮參數(shù)的要作說明。2其它格式圖片應(yīng)轉(zhuǎn)換為以上兩種格式中任意一種，有特殊壓縮參數(shù)的要作說明。3對于無法轉(zhuǎn)換格式的圖片應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計算機系統(tǒng)信息一并存檔。4由掃描儀獲得的圖像電子檔案，對于普通紙質(zhì)檔案來說光學(xué)分辨率不低于200dpi，對于照片檔案來說分辨率不得低于600dpi。（三）圖形文件 1圖形文件的存儲要求參見圖像文件的存儲要求。2歸檔時應(yīng)注意其

10、設(shè)備依賴性、易修改性等問題，對相關(guān)軟件及各種數(shù)據(jù)信息一并存檔。（四）影像文件1MPEG2格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作為電子檔案直接存儲。2對于無法轉(zhuǎn)換格式的影像文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件、壓縮算法和計算機系統(tǒng)信息一并存檔。（五）聲音文件1WAV、MP3格式聲音文件可以作為電子檔案直接存儲。2對于無法轉(zhuǎn)換格式的聲音文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計算機系統(tǒng)信息一并存檔。（六）多媒體文件1多媒體文件包含多種信息形式，信息完整的多媒體文件可以作為電子檔案直接存儲。2多媒體文件依賴的計算機軟硬件信息及相關(guān)參數(shù)應(yīng)一并存檔。（七）數(shù)據(jù)庫文件1DBF格式數(shù)據(jù)庫文件可以作為電子文件直接存

11、儲。2對于無法轉(zhuǎn)換格式的數(shù)據(jù)庫文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計算機系統(tǒng)信息一并存檔。（八）超文本文件1超文本文件包含的信息較多，存儲時注意數(shù)據(jù)的完整性。2信息完整的超文本文件可以作為電子檔案直接存儲。3超文本文件依賴的計算機軟硬件信息應(yīng)一并存檔。（九）計算機程序1計算機程序可以作為電子檔案直接存儲。2計算機程序依賴的軟、硬件平臺說明應(yīng)一并歸檔。（十）數(shù)據(jù)文件 1數(shù)據(jù)文件的類型較多，包含以上所示的多種類型，具體類型的存儲辦法參考以上各類型的存儲辦法。2數(shù)據(jù)文件應(yīng)對數(shù)據(jù)來源進行說明并一同歸檔。第十四條 在符合軟、硬件平臺條件下，應(yīng)保證電子檔案能正常被計算機所識別、運行，并能準(zhǔn)確輸出。第十五條

12、電子檔案中涉及的口令、密匙、權(quán)限管理說明等應(yīng)同電子檔案一并歸檔。第十六條 保存與紙質(zhì)等檔案內(nèi)容相同的電子檔案時，要與紙質(zhì)等文件之間互相建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系。第十七條 用掃描儀、視頻壓縮卡等設(shè)備獲得的電子檔案，如果采用非標(biāo)準(zhǔn)算法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并歸檔。第十八條 計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中設(shè)計的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子檔案一同歸檔。第六章 電子檔案的保管、利用和銷毀第十九條 電子檔案應(yīng)該拷貝到耐久性的載體上，至少一式兩套，一套封存（C），一套供查閱利用（Y）。必要時，復(fù)制第三套（S），異地保存。對于加密的電子文件，則應(yīng)在解密后再完成上述工作。第二十條 在相同條件下，電子檔案的存儲載

13、體的選擇應(yīng)優(yōu)先考慮可靠性和先進性。第二十一條 各單位對形成的電子檔案要有可靠的安全防范措施和管理制度，系統(tǒng)設(shè)備更新時必須制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換辦法，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤并能在新系統(tǒng)中運行。第二十二條 電子檔案的保管要求除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案的一般要求外，還應(yīng)符合下列條件：（一）歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形，防陽光直接照射。（二）環(huán)境溫度選定范圍：1720；相對濕度選定范圍：35%45%。（三）存放時應(yīng)注意遠離強磁場，并與有害氣體隔離，遠離熱源。（四）對磁性載體每滿2年，光盤每滿4年轉(zhuǎn)存一次，原載體同時保留時間不少于4年。第二十三條 電子文件存檔時必須檢查病

14、毒、千年問題或其他危害計算機的隱患，對于不能清除隱患的電子文件不得存檔。第二十四條 存儲電子檔案的光盤應(yīng)放入盒中存放，C、S兩套電子檔案應(yīng)分開保管。第二十五條 電子檔案的有效性保證：（一） 隨著計算機技術(shù)和設(shè)備的更新發(fā)展，存儲載體或電子檔案數(shù)據(jù)會出現(xiàn)兼容性問題。1存儲載體出現(xiàn)兼容性問題時應(yīng)更換先進、可靠的存儲載體進行復(fù)制。2電子檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)兼容性問題時應(yīng)對電子檔案進行升級轉(zhuǎn)換并進行復(fù)制。3復(fù)制后舊版存儲載體應(yīng)至少保留4年。（二）刻錄光盤時盡量采用整盤刻錄方式，一般不使用多段刻錄方式。使用通用的刻錄軟件。（三）庫存的電子檔案每5年要依次進行有效性、安全性檢查，對存儲載體的壽命、存儲載體的兼容性、

15、電子檔案數(shù)據(jù)的兼容性等問題進行抽查，抽檢率不得低于30%，發(fā)現(xiàn)問題要及時補救。(四）檢查、拷貝、轉(zhuǎn)換電子檔案時要做好登記。第二十六條 電子檔案在提供利用時應(yīng)注意以下事項：(一）封存的電子檔案不得利用和外借，利用時要使用電子檔案的復(fù)制件。(二）用來查閱電子檔案的計算機的軟、硬件配置應(yīng)能夠正確識別、運行和輸出電子檔案。(三）通過網(wǎng)絡(luò)查詢和利用要有安全保密防范措施和可靠的監(jiān)管制度。第二十七條 電子檔案的銷毀：(一）可重復(fù)使用的載體上的電子檔案的銷毀應(yīng)確保電子檔案及相關(guān)電子信息的不可恢復(fù)性刪除。(二）一次性使用載體上的電子檔案的銷毀應(yīng)將載體徹底銷毀。第七章 附 則第二十八條 本辦法由檔案館負(fù)責(zé)解釋。第

16、二十九條 本辦法自公布之日起施行。附錄1歸檔電子文件登記表(1)文件特征形成部門完成日期載體類型題名文件生成者文件歸檔者設(shè)備環(huán)境特征硬件環(huán)境（主機類型、網(wǎng)絡(luò)情況）軟件環(huán)境（類型、版本）操作系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)應(yīng)用軟件處理平臺（字處理、電子表格、演示文檔）文件記錄特征記錄格式(文字、圖像、多媒體)文字格式圖像格式（類型）音頻格式（類型）視頻格式（類型）其它文件載體類型數(shù)量件盤文件交接送交部門送交人領(lǐng)導(dǎo)簽字送交日期歸檔電子文件登記表(2)盤名文件名形成時間文件類型載體保管期限備注8附錄2歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表 檢驗項目檢驗結(jié)果備注載體外觀檢驗  病毒檢驗  真實性檢驗  完整性檢驗