上海電力學院學生社區(qū)管理系統(tǒng)說明書

1、上海電力學院學生社區(qū)管理系統(tǒng)說明書一、 系統(tǒng)概述高校社區(qū)管理是各大高校正常運營，關系學生利益的重要組成部分，具體操作主要由各高校宿管處負責，涉及面廣，工作量大,操作也有一定復雜度，因此社區(qū)管理也需要一個有效的管理系統(tǒng),實現(xiàn)網(wǎng)上操作，提高工作效率。然而目前在中國，大部分的高校都沒有能設立起完全地管理信息系統(tǒng)，有的只是實現(xiàn)了一部分，僅僅是支持較低層次工作的系統(tǒng)。社區(qū)管理信息系統(tǒng)是一個一體化集成系統(tǒng)，進行信息管理是從總體出發(fā)，全面考慮，保證各種職能部門共享數(shù)據(jù),減少數(shù)據(jù)的冗余度，保證數(shù)據(jù)的兼容性和一致性。嚴格地說只有信息的集中統(tǒng)一，信息才是資源。數(shù)據(jù)的一體化并不限制個別功能子系統(tǒng)保存自己的專用數(shù)據(jù),

2、但為保證一體化,首先要有一個全局的系統(tǒng)計劃，每一個小系統(tǒng)的實現(xiàn)均要在這個總體計劃的指導下進行；其次是通過標準、大綱和手續(xù)達到系統(tǒng)一體化。上海電力學院社區(qū)管理還處在傳統(tǒng)的手工管理階段，效率較低。隨著擴招，住宿學生增加，工作量也隨之增加，開發(fā)與之適應的管理系統(tǒng)有必要性和可行性：方便學生查詢，有利工作人員操作，更展示了高校的風貌。二、系統(tǒng)需求通過全面收集原始資料，進行系統(tǒng)規(guī)劃，系統(tǒng)分析，進行可行性研究，爭取達到以下系統(tǒng)目標：1、 界面友好，方便直觀，采用人-機交互方式，通過鼠標點擊或輸入簡要關鍵字就能獲得用戶所需信息,而不需要進行煩瑣的的編程。2、 新學年，輸入新生住宿基本信息，管理員以后可以針對不

3、同需求分類、排序、查詢、統(tǒng)計，并輸出報表。學生和其他部門也可根據(jù)自己需要網(wǎng)上查詢。3、 學生離宿后打印相關記錄文檔做備份，快速刪除系統(tǒng)中相關學生的資料，節(jié)省空間以備后用。4、 實現(xiàn)網(wǎng)上報修,學生網(wǎng)上申請,宿管處經(jīng)過分類匯總審核后生成保修單送到工程部，工程部上門維修。5、 實現(xiàn)網(wǎng)上辦理勤工助學，學生網(wǎng)上填寫申請，宿管處匯總傳到學生辦具體安排。6、 總之，通過管理系統(tǒng)減少傳統(tǒng)的空間時間限制，提高效率，實現(xiàn)信息資源共享，使學生、工作人員便捷的交流。三、現(xiàn)狀分析在開發(fā)系統(tǒng)之前，我們?nèi)ニ薰芴幜私馇闆r。宿管處與教務處、財務處等部門平行，由一名部門經(jīng)理，個管理員和若干值班人員組成，主要負責學生住宿管理，包括

4、新生入住管理，學生離舍管理，故障維修管理，勤工助學管理，收繳水電費，衛(wèi)生檢查登記，住宿安全保障等，由于后三者實踐操作性強，只需做簡單記錄即可，所以本系統(tǒng)側(cè)重新生入住管理，學生離舍管理，故障維修管理，勤工助學管理的分析設計實施，這些包涵了學生從入住到畢業(yè)的全部過程，牽涉到系部，宿管處，學生辦，財務處等校內(nèi)其他職能部門。學校這幾年加大了對學校硬件的更新，學生宿舍做了相應的改裝，另外還加強了許多保衛(wèi)措施和人性化的設施，住宿情況大有改善。隨著住宿情況的改善學生的住宿管理也應該上一個臺階，然而上海電力學院社區(qū)管理仍處在傳統(tǒng)的手工管理階段，基本上所有工作都是通過手寫做記錄，各類報表通過手工繪制，查詢通過翻

5、閱紙上資料實現(xiàn)。不保存大量數(shù)據(jù)，沒有軟件系統(tǒng)對數(shù)據(jù)進行管理，往往是一組數(shù)據(jù)對應一個應用程序，資源重復利用率低。在平時記錄工作也許不是很麻煩，但是在入學和結(jié)束時就有非常復雜的工作需要處理，特別是在統(tǒng)計、排序、查詢時混亂又枯燥，容易出錯。每次入學來臨都要通過煩瑣的工作登記學生的資料，安排寢室，畫表格，這對宿管處管理員來說是一個非常煩瑣的工作。在每次新生報道之后除了宿管處，學工辦留有學生的住宿檔案之外樓長還要有資料存檔。很明顯，數(shù)據(jù)有冗余，重復的文件保存在很多人的手中，比如說一個學生退了宿舍以后先通過宿管處消除了住宿記錄又在樓長那里做了記錄，可是往往在其他地方如學生辦又缺少了記錄，這種冗余很容易出現(xiàn)

6、在文件或者是書面保存階段，稍有疏忽就會引發(fā)存儲在不同文件中數(shù)據(jù)的不一致問題。所以建立起有效的管理系統(tǒng),存儲的內(nèi)容就可以永久保存，需要時只要從數(shù)據(jù)庫中查詢即可。這樣才能改善落后的管理工作，提高工作效率?，F(xiàn)在學院內(nèi)已經(jīng)引進了先進的網(wǎng)絡通信技術(shù)及專門的電腦人才，科研費用較為充裕，學校領導也開始重視網(wǎng)上辦公這些都為系統(tǒng)開發(fā)提供了經(jīng)濟技術(shù)社會等方面的可行性。四、新系統(tǒng)的目標、主要功能和邏輯模型1、組織結(jié)構(gòu)圖在做出系統(tǒng)分析之前我們先來了解一下整個組織結(jié)構(gòu)圖：電力學院從總體看：各系學生辦宿管處財務處工程部在宿管處方面有：宿管處經(jīng)理管 理 員值 班 員宿管處經(jīng)理總體控制宿管處工作，做重大決策，向院領導匯報工作

7、。管理員安排住宿、分工處理各類申請、接受學生咨詢。值班員：檢查衛(wèi)生、收繳水電費、24小時輪流值班，主要負責實際操作工作。在學生方面有：自律委員會系學 生社 區(qū)自律委員會對原有的組織結(jié)構(gòu)（宿管處方面和學生方面）整合，得到未來學生社區(qū)的組織結(jié)構(gòu)圖：電力學院財務處學生辦系宿管處工程部學生經(jīng)理自律委值班員管理員2、業(yè)務流程圖 （1）新生入住管理填寫的住宿證入住學生記錄表學生系部安排住宿入住學生清單住宿證住宿登記寢室占用表住宿安排表文字說明:根據(jù)各系所交的入住學生清單,參照寢室占用表安排學生入住,生成住宿安排表通知學生,根據(jù)學生所填住宿證做入住學生記錄,住宿證由學生保管,作為出入證件。（2）學生離舍管理

8、寢室占用表押金收據(jù)離舍申請單住宿證賠償收據(jù)資產(chǎn)核對單入住學生記錄表資產(chǎn)狀況登記表離宿申請單資產(chǎn)核對單學生審核申請審核資產(chǎn)處理賠償文字說明:根據(jù)學生所交的離宿申請單、押金收據(jù)、住宿證進行處理，不合格退回，合格的進行資產(chǎn)審核，資產(chǎn)無破壞，學生在在資產(chǎn)核對單上簽名即可，如有損壞，進行賠償處理，開收據(jù)，修改入住學生記錄、寢室占用表、資產(chǎn)狀況登記表。（3）故障維修管理學生工程部審核申請不合格申請單維修登記表保修單維修申請單文字說明:根據(jù)學生所交的維修申請單進行處理，不合格退回，合格的交到工程部請求維修，并做相關登記。（4）勤工助學管理不合格申請單學生辦審核申請勤工助學登記表學生勤工助學申請單文字說明:根

9、據(jù)學生所交的勤工助學申請單匯總，不合格退回，生成勤工助學登記表交到學生辦。這里只是起到中介作用。3、數(shù)據(jù)流程圖（DFD）（1）新生入住管理系部P1.1安排住宿入住學生清單住宿證住宿安排表學生填寫的住宿證P1.2登記住宿D(zhuǎn)1 寢室占用表D2 入住學生記錄表（2）學生離舍管理學生P2.1處理申請離舍申請單押金收據(jù)住宿證離舍申請單P2.2審核資產(chǎn)資產(chǎn)核對單資產(chǎn)核對單P2.3罰款處理賠償收據(jù)D2 入住學生記錄表D1寢室占用表D3 資產(chǎn)狀況登記表（3）故障維修管理（4）勤工助學管理學生勤工助學申請單P4.1處理申請勤工助學登記表學生辦上崗通知4、數(shù)據(jù)字典數(shù)據(jù)流條目名稱：入住學生清單 編號：D-001簡要

10、說明：由系部交到宿管處具體的入住學生基本信息 數(shù)據(jù)流來源：系部 數(shù)據(jù)流去向：p1.1 包含的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)： 流通量：50份/年學號姓名系別班級性別年齡家庭聯(lián)系地址家庭聯(lián)系電話數(shù)據(jù)流條目名稱：住宿安排表 編號：D-002簡要說明：根據(jù)寢室占用情況安排學生住宿的表格數(shù)據(jù)流來源：p1.1 數(shù)據(jù)流去向：學生 包含的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)： 流通量：10份/年 學號姓名寢室樓寢室號床位數(shù)據(jù)流條目名稱：住宿證 編號：D-003簡要說明：宿管處交給學生填寫的證明學生有住宿資格的空白卡數(shù)據(jù)流來源：p1.1 數(shù)據(jù)流去向：學生 包含的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)： 流通量：2000份/年 學號姓名系別班級性別寢室樓寢室號數(shù)據(jù)流條目名稱：填寫的住宿證

11、編號：D004簡要說明：學生填寫的證明學生有住宿資格的卡,登記完后由學生保管數(shù)據(jù)流來源：學生(p1.2) 數(shù)據(jù)流去向：p1.2(學生) 包含的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)： 流通量：2000份/年 學號姓名系別班級性別寢室樓寢室號數(shù)據(jù)流條目名稱：離宿申請單 編號：D-005簡要說明：學生畢業(yè)或在外租房時向宿管處遞交的申請單數(shù)據(jù)流來源：學生 數(shù)據(jù)流去向：p2.1 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu):學號姓名系別班級性別 流通量：3000份/年 寢室樓寢室號離宿原因:計劃離宿日期申請日期 數(shù)據(jù)流條目名稱：押金收據(jù) 編號：D-006簡要說明：學生入住時交納住宿押金交納的收據(jù),離宿時以此取回押金數(shù)據(jù)流來源：學生 數(shù)據(jù)流去向：p2.1 包含的數(shù)據(jù)結(jié)

12、構(gòu)： 流通量：3000份/年學號姓名系別班級押金金額交納日期經(jīng)辦人交納人簽名數(shù)據(jù)流條目名稱：住宿證 編號：D-007簡要說明：實際上就是編號為F-004證明學生住宿資格的卡,離宿時交還宿管處數(shù)據(jù)流來源：學生 數(shù)據(jù)流去向：p2.1 包含的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)： 流通量：2000份/年 學號姓名系別班級性別寢室樓寢室號數(shù)據(jù)流條目名稱：離宿申請單 編號：D-008簡要說明：學生的離宿遞交并經(jīng)審核的申請單 數(shù)據(jù)流來源：p2.1 數(shù)據(jù)流去向：p2.2 包含的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)：學號姓名系別班級性別 流通量：2000份/年 寢室樓寢室號離宿原因:計劃離宿日期申請日期審核人審核日期數(shù)據(jù)流條目名稱：資產(chǎn)核對單 編號：D-009簡要

13、說明：宿管處檢查申請離宿學生寢室資產(chǎn)狀況決定是否處罰賠償?shù)囊罁?jù)數(shù)據(jù)流來源：p2.2 數(shù)據(jù)流去向：p2.3 流通量：50份/年 包含的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)： 破損資產(chǎn)編號破損資產(chǎn)名稱所在寢室破損情況檢查日期檢查人 數(shù)據(jù)流條目名稱：資產(chǎn)核對單 編號：D-010簡要說明：宿管處交給學生確認和簽字的資產(chǎn)核對單,即賠償通知單數(shù)據(jù)流來源：p2.2 數(shù)據(jù)流去向：學生 包含的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)：破損資產(chǎn)編號破損資產(chǎn)名稱所在寢室破損情況檢查日期檢查人賠償金額學生簽名 流通量：2000份/年數(shù)據(jù)流條目名稱：賠償收據(jù) 編號：D-011簡要說明：賠償交費的憑證收據(jù) 數(shù)據(jù)流來源：p2.3 數(shù)據(jù)流去向：學生 包含的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)： 流通量：1000

14、份/年賠償收據(jù)編號賠償人學號賠償人姓名賠償金額收款人收款日期賠償人簽名數(shù)據(jù)流條目名稱：維修申請單 編號：D-012簡要說明：學生交給宿務處要求維修的申請單數(shù)據(jù)流來源：學生 數(shù)據(jù)流去向：p3.1 包含的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)： 流通量：4000份/年寢室號維修物編號維修物名稱維修原因申請人申請日期數(shù)據(jù)流條目名稱：保修單 編號：D-013簡要說明：宿管處審核通過后要求維修的單數(shù)據(jù)流來源：p3. 數(shù)據(jù)流去向：工程部 包含的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)： 流通量：4000份/年 寢室號維修物編號維修物名稱維修原因簽發(fā)人數(shù)據(jù)流條目名稱：勤工助學申請單 編號：D-014簡要說明：要求勤工助學的學生填寫的申請單 數(shù)據(jù)流來源：學生 數(shù)據(jù)流去向

15、：p4.1 包含的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)： 流通量：4000份/年姓名學號申請理由家庭情況求職意向申請時間數(shù)據(jù)流條目名稱：勤工助學登記表 編號：D-015簡要說明：根據(jù)勤工助學申請單綜合的學生的基本情況表 數(shù)據(jù)流來源：p4.1 數(shù)據(jù)流去向：學生辦 包含的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)： 流通量：100份/年 姓名學號家庭情況求職意向申請時間整理人整理日期數(shù)據(jù)流條目名稱：上崗通知 編號：D-016簡要說明：學生辦發(fā)出的勤工助學學生的具體上崗通知單 數(shù)據(jù)流來源：學生辦 數(shù)據(jù)流去向：學生 包含的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)： 流通量：3000份/年姓名學號崗位名稱工作時間工作地聯(lián)系人聯(lián)系電話數(shù)據(jù)存儲條目名稱：寢室占用表 編號：F-01說明：關于寢室占有情

16、況的各類記載文檔,是安排住宿的依據(jù) 結(jié)構(gòu)：床位編號寢室樓寢室號 有關的數(shù)據(jù)流：D1àP1.1 占用狀況 P2.1àD1 備注 信息量：10份/年 有無立即查詢：有 數(shù)據(jù)存儲條目名稱：入住學生記錄表 編號：F-02說明：關于入住學生情況的記載文檔 結(jié)構(gòu)：學號 有關的數(shù)據(jù)流： 床位編號 P1.2àD2 姓名 P2.1àD2 班級 D2àP2.1 入住日期 信息量：2份/年 離舍日期 有無立即查詢：有 數(shù)據(jù)存儲條目名稱：資產(chǎn)狀況登記表 編號：F-03說明：學生離舍后宿管處檢查資產(chǎn),登記的關于資產(chǎn)使用情況的記載文檔 結(jié)構(gòu)： 有關的數(shù)據(jù)流：P2.2

17、24;D3資產(chǎn)編號 3à p2.2 資產(chǎn)名稱寢室號 配置日期配置經(jīng)辦人 信息量：2份/年 報廢日期 報廢經(jīng)辦人 有無立即查詢：有 數(shù)據(jù)存儲條目名稱：維修登記表 編號：F-04說明：關于維修登記情況的記載文檔 結(jié)構(gòu)： 有關的數(shù)據(jù)流：P3.àD 資產(chǎn)編號 信息量：2份/年 報修人學號寢室號 有無立即查詢：有 維修人員維修日期 維修費用 處理過程條目名稱：安排住宿 編號：P1.1說明：宿管處為新生安排寢室床位的處理過程 輸入：系部輸出：P1.1à學生處理：宿管處在得到入住學生清單后，參考寢室站用情況表為每位學生安排床位,在安排好具體住宿后通知學生處理過程條目名稱：登記住

18、宿 編號：P1.說明：學生填寫好的住宿證交宿管處后登記 輸入：學生輸出：P1.2à處理：學生在得到住宿安排具體填寫住宿證后，宿管處登記入住學生情況,為以后查詢統(tǒng)計準備。處理過程條目名稱：處理申請 編號：P.說明：根據(jù)學生要求離宿提出的申請?zhí)幚?輸入：學生輸出：P.1à P.處理：對學生的離宿申請單分類，合格的辦理,不合格的退回;押金收據(jù)校對，處理住宿證,修改相關文檔處理過程條目名稱：審核資產(chǎn) 編號：P.說明：宿管處檢查寢室資產(chǎn)狀況輸入：P.1à P.輸出：P.à P.處理：宿管處將提出離宿申請學生所住寢室的資產(chǎn)進行檢查,將檢查狀況與學生校對,無破損學生簽

19、名即可,有破損通知學生賠償 處理過程條目名稱：罰款處理 編號：P.說明：宿務處要求學生對破壞的財物進行賠償 輸入：P2.2à P2.3輸出：P2.3à學生處理：宿務處將提出離宿申請學生所住寢室的資產(chǎn)進行檢查后，對已破壞物按市價進行估價，要求學生賠償,開收據(jù)。處理過程條目名稱：審核維修單 編號：P.說明：對學生提出要求維修物進行審核 輸入：學生à P.1輸出： à工程部處理：對學生提出要求維修物進行審核,不合格退回,合格的交工程部要求維修,并登記相關文檔處理過程條目名稱：處理申請 編號：P.說明：對學生的勤工助學申請的處理. 輸入：學生à P.1

20、輸出：P.1à學生辦處理：學生提出勤工助學后，宿管處從有關部門了解其家庭狀況及日常的表現(xiàn)經(jīng)，審核合格的匯總成表交至學生辦,不合格的退回外部實體條目名稱：系部 編號：S-1說明：學生管理有關事務的部門 輸出數(shù)據(jù)流：入住學生清單， 個 數(shù)：20個輸入數(shù)據(jù)流：無 外部實體條目名稱：學生 編號：S-2說明：學校招收的學生,入住的實體 輸出數(shù)據(jù)流：填寫的住宿證， 個數(shù)：5000個 離舍申請單押金收據(jù)住宿證 維修申請單勤工助學申請單 輸入數(shù)據(jù)流：住宿安排表 住宿證 資產(chǎn)核對單 賠償收據(jù) 上崗通知外部實體條目名稱：工程部 編號：S-說明：管理維修有關的事務的部門 輸出數(shù)據(jù)流：發(fā)票 個 數(shù)：1個輸入

21、數(shù)據(jù)流：標的維修申請單 外部實體條目名稱：學生辦 編號：S-4說明：處理學生有關的事務的部門,如勤工儉學,貸款辦理等 輸出數(shù)據(jù)流：上崗通知 個 數(shù)：1個輸入數(shù)據(jù)流：勤工助學登記表 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)條目名稱：在校住宿生基本信息表 編號DS-1說明：介紹學生基本狀況的表格結(jié)構(gòu)：學號姓名系別班級 有關數(shù)據(jù)流、數(shù)據(jù)存儲 性別年齡 數(shù)量 50份/年 家庭聯(lián)系地址家庭聯(lián)系電話 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)條目名稱：電院社區(qū)床位記錄表 編號DS-2說明：介紹各寢室床位使用狀況的表格結(jié)構(gòu)：床位編號寢室樓 有關數(shù)據(jù)流、數(shù)據(jù)存儲 寢室號 數(shù)量 50份/年 占用狀況 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)條目名稱：電院社區(qū)住宿記錄表 編號DS-3說明：介紹各學生住宿情況的

22、表格結(jié)構(gòu)：學號床位編號入住日期 有關數(shù)據(jù)流、數(shù)據(jù)存儲 離宿日期 數(shù)量 50份/年 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)條目名稱：電院社區(qū)資產(chǎn)記錄表 編號DS-4說明：介紹各寢室資產(chǎn)配置、使用情況的表格結(jié)構(gòu)：資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱寢室樓寢室號 配置日期報廢日期 有關數(shù)據(jù)流、數(shù)據(jù)存儲 備注 數(shù)量 50份/年 數(shù)據(jù)元素條目名稱：學號 編號：I-001 別名：sno說明：學生編號數(shù)據(jù)值類型：離散 有關編碼說明：類型：數(shù)值型 * * 長度：8 （入學年份）（編號） 有關數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)：在校住宿生基本信息表，電院社區(qū)住宿記錄表，數(shù)據(jù)元素條目名稱：姓名 編號：I-002 別名：sname說明：學生名字數(shù)據(jù)值類型：離散 有關編碼說明：類型：字符 長

23、度：10 有關數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)：在校住宿生基本信息表，數(shù)據(jù)元素條目名稱：系別 編號：I-003 別名：dept說明：院各系名字數(shù)據(jù)值類型：離散 有關編碼說明：類型：字符 長度：10 有關數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)：在校住宿生基本信息表數(shù)據(jù)元素條目名稱：班級 編號：I-004 別名：cid說明：各系班級編號數(shù)據(jù)值類型：離散 有關編碼說明：類型：數(shù)值 * * *長度：7 （入學年份）（系）（編號）有關數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)：在校住宿生基本信息表，數(shù)據(jù)元素條目名稱：性別 編號：I-005 別名：sex說明：學生性別數(shù)據(jù)值類型：離散 有關編碼說明：類型：字符 長度：2 有關數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)：在校住宿生基本信息表，數(shù)據(jù)元素條目名稱：年齡 編號：I-0

24、06 別名：age說明：學生年齡數(shù)據(jù)值類型：離散 有關編碼說明：類型：數(shù)字 長度：2 有關數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)：在校住宿生基本信息表，數(shù)據(jù)元素條目名稱：家庭聯(lián)系地址 編號：I-007 別名：addr說明：各學生家庭地址數(shù)據(jù)值類型：離散 有關編碼說明：類型：字符 長度：50 有關數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)：在校住宿生基本信息表，數(shù)據(jù)元素條目名稱：家庭聯(lián)系電話 編號：I-008 別名：tel說明：各學生家庭電話數(shù)據(jù)值類型：離散 有關編碼說明：類型：字符 * * 長度：11 （區(qū)號 ） （電話）有關數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)：在校住宿生基本信息表，數(shù)據(jù)元素條目名稱：床位編號 編號：I-009 別名：cwno說明：各寢室床位編號，唯一的數(shù)據(jù)值類型：離散 有關編碼說明：類型：字符 * * * 長度：5 （樓號）（寢室號）（編號）有關數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)：電院社區(qū)床位記錄表，電院社區(qū)住宿記錄表數(shù)據(jù)元素條目名稱：寢室樓 編號：I-010 別名：lno說明：寢室樓編號數(shù)據(jù)值類型：離散 有關編碼說明：類型：字符 長度：1 有關