表格數(shù)據(jù)有效性在數(shù)據(jù)錄入中的妙用

1、WPS表格“數(shù)據(jù)有效性”在數(shù)據(jù)錄入中的妙用利用WPS表格強(qiáng)大的制表功能，我們能夠很輕松完成表格制作，數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析等任務(wù)。但是在數(shù)據(jù)錄入的過程中難免會輸入一些錯誤的數(shù)據(jù)。比如重復(fù)的學(xué)號、身份證號，超出正常范圍的無效數(shù)據(jù)。另外，怎么樣快速輸入一些有特定范圍并且重復(fù)輸入的數(shù)據(jù)。這些問題我們都可以利用WPS中“數(shù)據(jù)有效性”這一工具很好的解決。輸入前設(shè)置“數(shù)據(jù)有效性”避免錯誤案例一：在WPS表格中輸入數(shù)據(jù)時，有時會要求某列或者某個區(qū)域的單元格數(shù)據(jù)具有唯一性，比如學(xué)生的學(xué)號，員工的ID，身份證號等。我們在輸入時有時會出錯導(dǎo)致數(shù)據(jù)重復(fù)出現(xiàn)，而且這種錯誤又很難檢查。我們就可以利用“數(shù)據(jù)有效性”來解決這一問題

2、。1、打開工作薄，如下圖1，圖12、選中“學(xué)號”一列，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單，選擇“有效性”，如圖2，圖23、打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，在“設(shè)置”選項(xiàng)下，單擊“允許”右側(cè)的下拉按鈕，在彈出的下拉菜單中，選擇“自定義”選項(xiàng)，然后在下面“公式”文本框中輸入公式“=COUNTIF(a:a,a1)=1”（不包括引號），如圖3，圖34、切換到“出錯警告”填寫標(biāo)題和錯誤信息，單擊“確定”，如圖4，圖45、下面我們開始輸入一些數(shù)據(jù)檢驗(yàn)一下效果。輸入不重復(fù)的數(shù)據(jù)時，可以正常顯示，如圖5，圖5當(dāng)輸入重復(fù)數(shù)據(jù)時，彈出錯誤警告對話框，要求要求用戶檢查后輸入正確數(shù)據(jù)，如圖6，圖6注：=COUNTIF（A：A，A1）=1 意

3、思是,在A列每個單元格只能出現(xiàn)一次,當(dāng)?shù)诙纬霈F(xiàn)時因?yàn)楹瘮?shù)值,COUNTIF（A：A，A1）=2,將會出現(xiàn)錯誤提示. =COUNTIF（A：A，A1）>1 意思是,在A列當(dāng)一個單元格的內(nèi)容在該列是第二次,第三次出現(xiàn)，單元格變變成紅色。 案例二：我們在使用WPS表格處理數(shù)據(jù)時，很多情況下輸入的數(shù)據(jù)是有一定的范圍的，比如輸入學(xué)生的各科成績時，一般是百分制，分?jǐn)?shù)的范圍是0100之間的小數(shù)。超過范圍的就是無效數(shù)據(jù)，我們可以輸入數(shù)據(jù)之前設(shè)置數(shù)據(jù)的有效范圍避免出現(xiàn)錯誤。1、選中要設(shè)置數(shù)據(jù)有效性單元格范圍，如圖7工作表中選取的表格區(qū)域：“C2:E8”圖 72、點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單，選擇“有效性”，在設(shè)置選

4、項(xiàng)卡下，設(shè)置允許的條件是“小數(shù)”，范圍是介于最小值0和最大值100之間，如圖8，圖83、點(diǎn)擊“輸入信息”選項(xiàng)卡，填寫標(biāo)題和輸入信息。這樣，用戶在輸入數(shù)據(jù)時可以提醒用戶有效的范圍，如圖9，圖94、點(diǎn)擊“出錯警告”選項(xiàng)卡，填寫標(biāo)題和錯誤信息，單擊“確定”，如圖10，圖105、我們來檢驗(yàn)一下設(shè)置的效果，選中C列任意單元格，輸入數(shù)據(jù)之前有相關(guān)的提示，如圖11，圖116、輸入正確范圍的數(shù)據(jù)可以順利的繼續(xù)進(jìn)行操作，如果輸入超出范圍的數(shù)據(jù)時，彈出錯誤警告對話框，要求用戶檢查后輸入正確數(shù)據(jù)，如圖12，圖12二、利用“數(shù)據(jù)有效性”快速輸入數(shù)據(jù)案例一：我們在剛才的表格中插入“性別”和“院系”兩列，我們分別敘述設(shè)置

5、的兩種不同的方法。在性別一列我們只需要輸入“男”或“女”兩種結(jié)果，我們利用“數(shù)據(jù)有效性”可以快速準(zhǔn)確的輸入。方法一：1、選中“性別”這一列，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單，選擇“有效性”，在設(shè)置選項(xiàng)卡下，設(shè)置允許的條件是“序列”，“來源”中輸入“男”“女”。注意不同選項(xiàng)之間用英文狀態(tài)下的逗號分隔。點(diǎn)擊“確定”，如圖13圖132、我們來看一下效果。當(dāng)我們點(diǎn)擊“性別”這列下的單元格時，在單元格的右側(cè)就會出現(xiàn)一個下拉箭頭，點(diǎn)擊箭頭就會看到“男”、“女”2個選項(xiàng)，選擇其中一個就可以將數(shù)據(jù)快速準(zhǔn)確的輸入到單元格中，如圖14，圖14方法二：我們來換種方法來設(shè)置“院系”一列的有效性。1、首先在整個表格的右側(cè)的某列中，如在L列輸入的院系名稱，如圖15，圖152、選中“院系”這一列，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單，選擇“有效性”，在設(shè)置選項(xiàng)卡下，設(shè)置允許的條件是“序列”，“來源”中點(diǎn)擊如圖16中箭頭所指向的按鈕。圖16選中剛才在圖15中輸入院系名稱的單元格，點(diǎn)擊“確定”。如圖17所示 圖173、現(xiàn)在我們來看一下效果，當(dāng)我們點(diǎn)擊“院系”這列下的單元格時，在單元格的右側(cè)就會出現(xiàn)一個下拉箭頭，點(diǎn)擊箭頭就會看到我們所設(shè)置的所有院系名稱，選擇其中一個就可以將數(shù)據(jù)快速準(zhǔn)確的輸入到單