“文件連續(xù)體理論”的實(shí)踐應(yīng)用探討

1、“文件連續(xù)體理論”的實(shí)踐應(yīng)用探討“文件連續(xù)體理論的實(shí)踐應(yīng)用探討 三、文件連續(xù)體理論在檔案治理中的實(shí)踐應(yīng)用 文件連續(xù)體理論是基于電子文件的一種全新的檔案治理理念，是包含了前端操縱和全程管控思想在內(nèi)的一種檔案治理方式。在檔案治理的具體實(shí)踐中，應(yīng)從以下幾個方面入手，并與其他治理模式相結(jié)合，到達(dá)對海量電子文件有效管控的效果。1.以前端操縱為導(dǎo)向，以制度為驅(qū)動，構(gòu)建且切合實(shí)際的文件流轉(zhuǎn)體系，從源頭上管控文件流轉(zhuǎn)的合規(guī)性。文件連續(xù)體理論把對文件實(shí)體的關(guān)注擴(kuò)展到對于文件流轉(zhuǎn)所依附的“職責(zé)、流程、服務(wù)的關(guān)注，文件的流轉(zhuǎn)不再是一種單一的行為，而是在“職責(zé)、流程、服務(wù)相關(guān)制度約束或?qū)蛳逻M(jìn)行的一種系統(tǒng)性運(yùn)作。要貫

2、徹實(shí)施文件連續(xù)體理論，就要求建立完好系統(tǒng)的檔案治理制度。制度對于檔案的治理至關(guān)重要。制度從頂層規(guī)范了文件運(yùn)轉(zhuǎn)的規(guī)則，為文件的形成和歸檔提供了可靠的流轉(zhuǎn)保障。制度或規(guī)范的缺失對于檔案治理來說，是不行想象的。文件連續(xù)體理論要建立一套符合時代進(jìn)展需求的檔案治理制度和規(guī)范，要留意兩個方面：一是制度和規(guī)范要覆蓋文件全體系，既要對紙質(zhì)文件進(jìn)行系統(tǒng)治理，更要對海量的電子文件進(jìn)行有效管控。目前來說，大部分的制度還是停留在對于紙質(zhì)文件治理之上的，對于電子文件的治理和具體操作這一塊制度相對缺失。二是相對于電子文件的特性以及信息技術(shù)的飛速進(jìn)展和更新，需要我們依據(jù)自身的進(jìn)展需要，準(zhǔn)時完善和細(xì)化電子文件制度規(guī)范的編制。

3、例如，電子文件產(chǎn)生的環(huán)境、電子文件的法律效力、電子文件的利用等，都要依據(jù)實(shí)際狀況，重新去定義規(guī)范。2.以檔案信息系統(tǒng)為抓手，貫穿“制度、“流程與操作，管控文件流轉(zhuǎn)的各環(huán)節(jié)。這就是說要依據(jù)檔案信息利用者的需求，建立一套符合社會整體信息化進(jìn)展實(shí)際的檔案治理系統(tǒng)。所謂符合社會整體信息化進(jìn)展實(shí)際是指檔案治理系統(tǒng)應(yīng)與其他信息化系統(tǒng)相匹配，并且與其他信息系統(tǒng)相兼容，能夠?qū)ξ募M(jìn)行必要的操縱，并符合社會整體的信息化進(jìn)展需要，能夠與其他信息系統(tǒng)進(jìn)行文件的互通、流轉(zhuǎn)。也就是說，檔案治理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)與其他治理系統(tǒng)互相補(bǔ)充，共同對文件進(jìn)行有效的管控。文件連續(xù)體理論本質(zhì)上是對文件進(jìn)行全程管控。文件在流轉(zhuǎn)過程中會不同程度的

4、參加到別的應(yīng)用系統(tǒng)之中，對于文件的管控，不僅僅要依靠檔案治理系統(tǒng)本身，還要對流轉(zhuǎn)在其他信息系統(tǒng)中的文件進(jìn)行有效管控。這就需要檔案治理系統(tǒng)與其他信息系統(tǒng)相兼容，能夠?qū)ξ募畔⑦M(jìn)行必要的操縱，從而確保文件的有效性、真實(shí)性、完好性。要做到以上幾點(diǎn)，就要通過下面的方式來實(shí)現(xiàn)：一是依據(jù)文件連續(xù)體理論來建立檔案治理系統(tǒng)，并實(shí)現(xiàn)對電子文件及紙質(zhì)文件的有效管控;二是在檔案治理系統(tǒng)建立之初就應(yīng)當(dāng)與其他應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行接口的對接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的互通，以便在今后的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)過程中有效的管控?cái)?shù)據(jù);三是要注重檔案治理系統(tǒng)與其他應(yīng)用系統(tǒng)之間的協(xié)作。隨著信息量的驟增，單純依靠檔案治理系統(tǒng)是無法治理海量電子文件的，這就必需與其他應(yīng)用系

5、統(tǒng)協(xié)作，如辦公自動化系統(tǒng)、產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫治理系統(tǒng)等，從而對全部電子文件進(jìn)行全方位的有效管控3。3.建立監(jiān)督和反饋機(jī)制，照看前端操縱環(huán)節(jié)，調(diào)整、補(bǔ)充、落實(shí)系統(tǒng)偏差，確保文件流轉(zhuǎn)的合規(guī)性、有序性。文件連續(xù)體理論要求對文件進(jìn)行全過程管控的同時，文檔治理者應(yīng)適時介入文件流轉(zhuǎn)的各環(huán)節(jié)，作為參加者確保文件流轉(zhuǎn)的有序、合規(guī)。這就對檔案或文件的治理者提出了更高要求。從傳統(tǒng)對紙質(zhì)文件治理的角度而言，文檔治理者對于紙質(zhì)文件的治理大都集中在編目和提供利用上。而基于電子文件的文件連續(xù)體理論對于文檔治理者提出了新的要求，包括對于電子文件的前端操縱，對于電子文件運(yùn)行的全程管控等等。也就是說，作為文檔治理者必需做好以下三項(xiàng)工作，一是全面了解文件產(chǎn)生的全過程;二是全面了解文件的各種形式，并在文件形成之初，對包括模板、格式在內(nèi)的文件要素進(jìn)行操縱;三是文檔治理者要進(jìn)行監(jiān)督和準(zhǔn)時反饋，依據(jù)實(shí)際調(diào)整文件在運(yùn)行、流轉(zhuǎn)中的偏差，確保文件根據(jù)“前端設(shè)定的軌跡有序、合規(guī)的運(yùn)轉(zhuǎn)。文件連續(xù)體理論是一種對于文件進(jìn)行有效管控的理論，也是一種進(jìn)展的理