“文件連續(xù)體理論”的實踐應用探討

1、“文件連續(xù)體理論”的實踐應用探討“文件連續(xù)體理論的實踐應用探討 三、文件連續(xù)體理論在檔案治理中的實踐應用 文件連續(xù)體理論是基于電子文件的一種全新的檔案治理理念，是包含了前端操縱和全程管控思想在內的一種檔案治理方式。在檔案治理的具體實踐中，應從以下幾個方面入手，并與其他治理模式相結合，到達對海量電子文件有效管控的效果。1.以前端操縱為導向，以制度為驅動，構建且切合實際的文件流轉體系，從源頭上管控文件流轉的合規(guī)性。文件連續(xù)體理論把對文件實體的關注擴展到對于文件流轉所依附的“職責、流程、服務的關注，文件的流轉不再是一種單一的行為，而是在“職責、流程、服務相關制度約束或導向下進行的一種系統(tǒng)性運作。要貫

2、徹實施文件連續(xù)體理論，就要求建立完好系統(tǒng)的檔案治理制度。制度對于檔案的治理至關重要。制度從頂層規(guī)范了文件運轉的規(guī)則，為文件的形成和歸檔提供了可靠的流轉保障。制度或規(guī)范的缺失對于檔案治理來說，是不行想象的。文件連續(xù)體理論要建立一套符合時代進展需求的檔案治理制度和規(guī)范，要留意兩個方面：一是制度和規(guī)范要覆蓋文件全體系，既要對紙質文件進行系統(tǒng)治理，更要對海量的電子文件進行有效管控。目前來說，大部分的制度還是停留在對于紙質文件治理之上的，對于電子文件的治理和具體操作這一塊制度相對缺失。二是相對于電子文件的特性以及信息技術的飛速進展和更新，需要我們依據(jù)自身的進展需要，準時完善和細化電子文件制度規(guī)范的編制。

3、例如，電子文件產生的環(huán)境、電子文件的法律效力、電子文件的利用等，都要依據(jù)實際狀況，重新去定義規(guī)范。2.以檔案信息系統(tǒng)為抓手，貫穿“制度、“流程與操作，管控文件流轉的各環(huán)節(jié)。這就是說要依據(jù)檔案信息利用者的需求，建立一套符合社會整體信息化進展實際的檔案治理系統(tǒng)。所謂符合社會整體信息化進展實際是指檔案治理系統(tǒng)應與其他信息化系統(tǒng)相匹配，并且與其他信息系統(tǒng)相兼容，能夠對文件進行必要的操縱，并符合社會整體的信息化進展需要，能夠與其他信息系統(tǒng)進行文件的互通、流轉。也就是說，檔案治理系統(tǒng)應當與其他治理系統(tǒng)互相補充，共同對文件進行有效的管控。文件連續(xù)體理論本質上是對文件進行全程管控。文件在流轉過程中會不同程度的

4、參加到別的應用系統(tǒng)之中，對于文件的管控，不僅僅要依靠檔案治理系統(tǒng)本身，還要對流轉在其他信息系統(tǒng)中的文件進行有效管控。這就需要檔案治理系統(tǒng)與其他信息系統(tǒng)相兼容，能夠對文件信息進行必要的操縱，從而確保文件的有效性、真實性、完好性。要做到以上幾點，就要通過下面的方式來實現(xiàn)：一是依據(jù)文件連續(xù)體理論來建立檔案治理系統(tǒng)，并實現(xiàn)對電子文件及紙質文件的有效管控;二是在檔案治理系統(tǒng)建立之初就應當與其他應用系統(tǒng)進行接口的對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的互通，以便在今后的數(shù)據(jù)流轉過程中有效的管控數(shù)據(jù);三是要注重檔案治理系統(tǒng)與其他應用系統(tǒng)之間的協(xié)作。隨著信息量的驟增，單純依靠檔案治理系統(tǒng)是無法治理海量電子文件的，這就必需與其他應用系

5、統(tǒng)協(xié)作，如辦公自動化系統(tǒng)、產品數(shù)據(jù)庫治理系統(tǒng)等，從而對全部電子文件進行全方位的有效管控3。3.建立監(jiān)督和反饋機制，照看前端操縱環(huán)節(jié)，調整、補充、落實系統(tǒng)偏差，確保文件流轉的合規(guī)性、有序性。文件連續(xù)體理論要求對文件進行全過程管控的同時，文檔治理者應適時介入文件流轉的各環(huán)節(jié)，作為參加者確保文件流轉的有序、合規(guī)。這就對檔案或文件的治理者提出了更高要求。從傳統(tǒng)對紙質文件治理的角度而言，文檔治理者對于紙質文件的治理大都集中在編目和提供利用上。而基于電子文件的文件連續(xù)體理論對于文檔治理者提出了新的要求，包括對于電子文件的前端操縱，對于電子文件運行的全程管控等等。也就是說，作為文檔治理者必需做好以下三項工作，一是全面了解文件產生的全過程;二是全面了解文件的各種形式，并在文件形成之初，對包括模板、格式在內的文件要素進行操縱;三是文檔治理者要進行監(jiān)督和準時反饋，依據(jù)實際調整文件在運行、流轉中的偏差，確保文件根據(jù)“前端設定的軌跡有序、合規(guī)的運轉。文件連續(xù)體理論是一種對于文件進行有效管控的理論，也是一種進展的理