董事長(zhǎng)辦公室管理制度

1、目 錄總則- 2 第一章 會(huì)議制度- 3 第二章 八小時(shí)復(fù)命制- 4 第三章 文件管理制度- 4 第四章 保密制度-5 第五章 檔案管理?xiàng)l例-7 第六章 行文規(guī)定-11 第七章 部門獎(jiǎng)有關(guān)規(guī)定-12 第八章 總部與各分公司工作銜接的規(guī)定-14 第九章 集團(tuán)政令傳達(dá)及工作銜接的規(guī)定-16 第十章 集團(tuán)董事長(zhǎng)辦公室督辦工作規(guī)定-17 附件1通達(dá)集團(tuán)督辦事項(xiàng)登記單-21附件2督辦事項(xiàng)抄告單-22附件3部門工作往來聯(lián)絡(luò)函件- 23 董事長(zhǎng)辦公室管理制度總則第一條:依據(jù)“公司法:公司實(shí)行權(quán)責(zé)分明、管理科學(xué)、激勵(lì)和約束相結(jié)合的內(nèi)部管理體制。設(shè)立公司必須依照本法制定公司章程,公司章程對(duì)公司、股東、董事、監(jiān)事

2、、員工具有約束力;依據(jù)勞動(dòng)法、勞動(dòng)合同法與司法解釋:用人單位應(yīng)當(dāng)依法建立和完善規(guī)章制度,保障勞動(dòng)者享有勞動(dòng)權(quán)利和履行勞動(dòng)義務(wù)。”加強(qiáng)集團(tuán)公司管理體系建設(shè),完善流程化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的制度建設(shè),遵循集團(tuán)核心價(jià)值觀“誠(chéng)信、責(zé)任、超越、專注”理念,特制定本制度。第二條:本制度適應(yīng)與寧夏通達(dá)集團(tuán)所有部門及各全資子公司。 第一章 會(huì)議制度第一條、為維持正常的工作秩序,嚴(yán)肅工作作風(fēng),提高工作效率,特制定本制度。第二條、會(huì)議可有5分鐘彈性時(shí)間(由主持人掌握。遲到、早退15(不含30分鐘(含的,一次罰款40元;遲到、早退超過30分鐘的,一次罰款50元,納入績(jī)效考核計(jì)入-10分。第三條、會(huì)議期間所有參會(huì)者,手機(jī)

3、需關(guān)機(jī)或調(diào)制靜音狀態(tài)(董事長(zhǎng)除外,會(huì)間手機(jī)每響一次罰款20元,接、打一次手提電話罰款100元,離開會(huì)場(chǎng)接、打電話,每次罰款100元。第四條、會(huì)間無故離席者,罰款200元。納入績(jī)效考核計(jì)入-10分。第五條、無故不參加會(huì)議者,每次罰款1000元,納入績(jī)效考核計(jì)入-30分。因故請(qǐng)假不參加會(huì)議者,每次罰款500元(公司指定外出者或因工作約定時(shí)間必須避開例會(huì)時(shí)間且經(jīng)董事長(zhǎng)特批者除外。第六條、董事長(zhǎng)例會(huì)除遇特殊情況,每季度最后一周,由董事長(zhǎng)辦公室統(tǒng)一部署在集團(tuán)總部召開各分公司:季度生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)/財(cái)務(wù)工作分析會(huì)議暨高管述職報(bào)告會(huì)議、董事長(zhǎng)聯(lián)席會(huì)議。1.會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議決議由董事長(zhǎng)辦公室秘書記錄,會(huì)后形成正式文件提

4、交董事長(zhǎng)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和董事長(zhǎng)辦公室主任各一份。2.發(fā)言人應(yīng)按規(guī)定的匯報(bào)內(nèi)容匯報(bào)工作以PPT格式,發(fā)言應(yīng)言簡(jiǎn)意賅,音量適中,吐字清晰時(shí)間不超過30分鐘。3.因故不能參加董事長(zhǎng)例會(huì)的部門負(fù)責(zé)人,須安排經(jīng)董事長(zhǎng)事先認(rèn)可的臨時(shí)負(fù)責(zé)人出席會(huì)議,未安排臨時(shí)負(fù)責(zé)人的,納入月度績(jī)效考核計(jì)入-10分.。4.未按承辦時(shí)間匯報(bào)會(huì)議決議完成情況的,納入月度績(jī)效考核計(jì)入-10分.。 第七條、董事長(zhǎng)例會(huì)的次日,各部門召開部門例會(huì),如需更改會(huì)議時(shí)間,須報(bào)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。未按時(shí)召開部門例會(huì)的,納入月度績(jī)效考核計(jì)入-10分.第八條、本制度由董事長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)解釋、修改。 第二章 八小時(shí)復(fù)命制為嚴(yán)肅工作紀(jì)律,加強(qiáng)時(shí)間管理, 提高工

5、作效率,特制定本制度。一、 上級(jí)向下屬指派工作,要求作出限時(shí),對(duì)于無法提出限時(shí)的工作,應(yīng)嚴(yán)格按本制度執(zhí)行。二、 員工接受領(lǐng)導(dǎo)口頭或書面指派的非限時(shí)工作任務(wù),須于接受任務(wù)之時(shí)起,八個(gè)工作小時(shí)內(nèi)匯報(bào)工作結(jié)果或承辦情況。三、 部門之間非限時(shí)的協(xié)作事宜,應(yīng)在八個(gè)工作小時(shí)內(nèi)互相通報(bào)工作進(jìn)展情況。四、 員工向部門經(jīng)理/主管反映問題、提供建議等,部門經(jīng)理/主管須在八個(gè)工作小時(shí)內(nèi)通告工作結(jié)果或承辦情況。五、 員工在工作時(shí)間內(nèi)因外出辦事,或請(qǐng)假休息等原因不在崗位, 均應(yīng)向公司說明事由、去向,并與公司保持聯(lián)系。六、 違反本規(guī)定,納入月度績(jī)效考核計(jì)入-20分.。七、 員工投訴按投訴制度處理,不屬此制度規(guī)定范圍。第三

6、章 文件管理制度為加強(qiáng)公司文件的規(guī)范化管理,特制定本辦法。第一條、 公司的文件由董事長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)審核,呈報(bào)董事長(zhǎng)簽發(fā)。第二條、 公司各部門的文件由各部門負(fù)責(zé)起草,主管副總審核簽字確認(rèn),上報(bào)董事長(zhǎng)辦公室審核,呈報(bào)董事長(zhǎng)簽發(fā)、執(zhí)行,未交董事長(zhǎng)辦公室審閱和私自制發(fā)的,納入月度績(jī)效考核計(jì)入-20分.第三條、 文件原稿及審批單,由董事長(zhǎng)秘書分類歸檔,保存?zhèn)浒?。第四條、 文件簽發(fā),由董事長(zhǎng)辦公室第一時(shí)間給予批復(fù)。第五條、 公司正式書面文件(紅頭文件、呈報(bào)上級(jí)主管部門文件出現(xiàn)錯(cuò)別字的,每個(gè)錯(cuò)別字給予董事長(zhǎng)辦公室主任和部門文件的主管副總各二十元罰款。 第六條、 文件分類,起稿人應(yīng)注明“普通/機(jī)密/絕密”字樣,

7、并確定呈送范圍。機(jī)密文件按保密規(guī)定由專人印制、報(bào)送。第七條、 文件由董事長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)督辦。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、發(fā)送日期、收件部門、收件人等事項(xiàng)登記清楚。秘密文件由專人按核定的范圍呈送。第八條、 與董事長(zhǎng)及董辦相關(guān)的外來文件,由董事長(zhǎng)辦公室專人負(fù)責(zé)簽收,并分類登記。簽收人應(yīng)于收件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門,不得積壓遲誤,屬急件的,應(yīng)在收件后15分鐘內(nèi)報(bào)送,15分鐘內(nèi)無法報(bào)送的,應(yīng)與收件人聯(lián)系并協(xié)商解決辦法。第九條、 由董事長(zhǎng)辦公室傳閱的文件,將專人負(fù)責(zé)收回,對(duì)董事長(zhǎng)指示的文件,董事長(zhǎng)辦公室應(yīng)按指示和文件要求組織傳達(dá)和落實(shí)。第十條、 違反本制度第七條、第八條有關(guān)規(guī)定的,按公司保密制度規(guī)定承擔(dān)

8、責(zé)任;違反本制度第九條、第十條規(guī)定的,受罰一般過失單。納入月度績(jī)效考核計(jì)入-10分.第十一條、 本制度由董事長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)解釋、修改。第四章 保密制度第一條、 為保守公司秘密,維護(hù)公司利益,特制定本制度。第二條、 公司秘密是關(guān)系公司權(quán)利和利益,依照特定程序確定,在一定時(shí)間內(nèi)只限定一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)。第三條、 公司全體員工都有保守公司秘密的義務(wù)。第四條、 公司保密工作實(shí)行既確保秘密又便利工作的方針。第五條、 公司秘密包括下列事項(xiàng):1.公司尚未付諸實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策。2.公司管理制度、文件、通知等。3.公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意見書及可行性報(bào)告、主要會(huì)議記

9、錄。4.公司財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告及各類財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表產(chǎn)值。 5.公司掌握的尚未進(jìn)入招投標(biāo)項(xiàng)目,市場(chǎng)營(yíng)銷尚未公開的各類信息。6.公司職員人事檔案,工資性、勞務(wù)性收入及資料。7.其他經(jīng)公司確定應(yīng)當(dāng)保密的事項(xiàng)。第六條、屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀,由董事長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督保密,并提出相應(yīng)的保密措施。第七條、在對(duì)外交往與合作中需要提供公司秘密事項(xiàng)的,須事先報(bào)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。第八條、具有屬于公司秘密內(nèi)容的會(huì)議和其他活動(dòng),主辦部門應(yīng)采取下列保密措施:1.選擇具備保密條件的會(huì)議場(chǎng)所。2.根據(jù)工作需要,限定參加會(huì)議人員的范圍。3.依照保密規(guī)定使用會(huì)議設(shè)備和管理會(huì)議

10、文件。4.確定會(huì)議內(nèi)容是否傳達(dá)及傳達(dá)范圍。第九條、不準(zhǔn)在私人交往和通訊中泄露公司秘密,不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所談?wù)摴久孛?不準(zhǔn)通過其他方式傳遞公司秘密。第十條、公司工作人員發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時(shí),應(yīng)當(dāng)立即采取補(bǔ)救措施。第十一條、出現(xiàn)下列情況之一者,給予警告處分,并處以3倍崗位月度工資罰款并扣除年度獎(jiǎng)金:1.泄露公司秘密,尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟(jì)損失的;2.違反本制度第六條、第七條、第八條、第九條規(guī)定的;3.已泄露公司秘密但采取補(bǔ)救措施的;第十二條、出現(xiàn)下列情況之一的,予以辭退和賠償公司經(jīng)濟(jì)損失并取消其在公司的一切利益(包括工資和效益工資,訴諸司法機(jī)關(guān)追究其法律責(zé)任。1.故意或過失泄露公司秘密

11、,造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟(jì)損失的。2.違反本保密制度規(guī)定,為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的。3.利用職權(quán)強(qiáng)制他人違反保密制度的。第十三條、本制度由董事長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)解釋、修改。 第五章 檔案管理?xiàng)l例一、總 則第一條、 加強(qiáng)公司檔案管理工作,進(jìn)一步發(fā)揮檔案為公司經(jīng)營(yíng)管理直接服務(wù)的作用,根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法和企業(yè)檔案管理暫行規(guī)則的要求,結(jié)合公司具體情況,特制定本條例。第二條、 本條例所界定的檔案資料是指公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)全過程中形成的具有查考、利用和保存價(jià)值的文字材料、圖紙、圖表、聲像等資料的總和。第三條、 檔案的管理和開發(fā)利用是公司基礎(chǔ)管理工作的重要組成部分,是維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)

12、益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作,公司所有員工對(duì)檔案管理工作均需承擔(dān)義務(wù),任何部門、企業(yè)(單位、個(gè)人不得以任何借口、任何方式私自留存原始檔案材料或阻礙檔案收集歸檔工作。二、機(jī)構(gòu)設(shè)置及職責(zé)范圍第一條、 公司董事長(zhǎng)辦公室是公司檔案管理工作的督辦部門、董事長(zhǎng)辦公室由專人具體參與公司系統(tǒng)的檔案管理工作。第二條、 公司董事長(zhǎng)辦公室直接督辦參與的檔案管理工作,同時(shí)督辦公司系統(tǒng)檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)工作。公司各部門及分公司應(yīng)設(shè)專職人員負(fù)責(zé)檔案管理工作。第三條、 公司檔案管理人員的主要職責(zé)是:1.負(fù)責(zé)公司檔案室的管理工作。2.制定各類檔案管理辦法、明確歸檔范圍和分類、編號(hào)方案,制定檔案工作計(jì)劃。3.依據(jù)檔案管理規(guī)定

13、,收集整理各類檔案資料,負(fù)責(zé)立卷、歸檔工作。4.檔案資料的鑒定、驗(yàn)收和交接。5.檔案資料的入庫管理和維護(hù)。6.檔案的開發(fā)利用和信息處理。7.對(duì)公司各部門及分公司檔案管理進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。 8.處理與檔案管理有關(guān)的其它事務(wù)。三、檔案管理的要求第一條、 公司檔案室由董事長(zhǎng)辦公室專人參與管理。檔案應(yīng)一律保存在編號(hào)的鐵皮柜內(nèi)。檔案室要保持通風(fēng)、清潔、安裝防盜、防火裝置,確保檔案安全。第二條、 公司各部門及分公司因工作需要借閱一般性檔案資料應(yīng)填寫登記表,由檔案借閱部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。重要檔案資料的借閱須經(jīng)董辦審核報(bào)批。外單位人員借閱本公司檔案,須持單位介紹信,并按文件性質(zhì)的批準(zhǔn)權(quán)限辦理借閱手續(xù)。

14、第三條、 凡經(jīng)批準(zhǔn)借閱的檔案資料,不得私自轉(zhuǎn)借、拆散、涂改,原則上只可在檔案室閱讀,復(fù)印檔案必須經(jīng)檔案借閱部門負(fù)責(zé)人、主管副總審核,并經(jīng)檔案專管部門負(fù)責(zé)人審批,使用后追蹤備案。第四條、 根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況,公司檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期和短期3種:1.永久保管:凡是反映公司主要經(jīng)濟(jì)和管理活動(dòng)以及基本歷史面貌的,對(duì)公司的建設(shè)發(fā)展有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案資料,列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管:凡是反映公司系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)和管理活動(dòng),在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司建設(shè)和發(fā)展有利用價(jià)值的檔案資料列為長(zhǎng)期保管,時(shí)限一般為10年。3.短期保管:凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)和管理活動(dòng)有利用價(jià)值的檔案資料,列為短期保管

15、,時(shí)限一般為3 年以下。四、歸檔工作的程序及要求第一條、 劃定歸檔范圍,目的是保證確有參考價(jià)值的文件資料能齊全完整地立卷保存,既避免遺漏重要文件,以不使案卷重復(fù)龐雜。第二條、 檔案室歸檔范圍一般包括公司系統(tǒng)在經(jīng)濟(jì)或管理活動(dòng)中形成、使用并辦理完畢,具有參考價(jià)值的文件資料。主要有:1.公司各部門及分公司形成的直接反映本身業(yè)務(wù)工作的重要文件。2.與各部門及分公司產(chǎn)生的文件有密切聯(lián)系的上下級(jí)單位的批復(fù)、批準(zhǔn)、請(qǐng)示、 報(bào)告等文件資料。3.各部門及分公司開展工作需要遵循和查考的上下級(jí)單位的文件資料。4.具有參考價(jià)值的不相隸屬單位的文件資料。5.具體歸檔范圍詳見附錄一。第三條、立卷應(yīng)根據(jù)文件的形成規(guī)律,如:

16、時(shí)間、組成機(jī)構(gòu)、問題、性質(zhì)、名稱等進(jìn)行分類,以便查找。第四條、卷內(nèi)文件的排列應(yīng)保持內(nèi)在聯(lián)系,一般應(yīng)把來文和復(fù)文放在一起,來文在前,復(fù)文在后;批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正文在前,附件在后;打印件在前,原稿在后。第五條、 年度的文件,一般應(yīng)放在針對(duì)的年度,多年的計(jì)劃、規(guī)劃放在開始的一年,多年的總結(jié)放在最后一年,既有計(jì)劃又有總結(jié)放在總結(jié)為主的一年。第六條、 卷內(nèi)文件經(jīng)過系統(tǒng)排列后,應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫頁號(hào),以固定排列順序,方便查找。第七條、 編號(hào)的位置應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一,一般左側(cè)裝訂的案卷編在右上角,凡有字跡的紙頁每頁正面編一個(gè)號(hào),大張圖表折疊后也編一個(gè)頁號(hào),卷內(nèi)有印刷小冊(cè)子的只編一個(gè)頁號(hào),另在備考中注明。第八條、

17、編號(hào)宜使用鉛筆,以區(qū)別原有文件頁碼,并便于編排時(shí)修改,必要時(shí)也可使用編號(hào)機(jī)。第九條、 在每卷文件前須填寫卷內(nèi)文件目錄,用以介紹卷內(nèi)文件內(nèi)容與組成。卷內(nèi)文件目錄包括:順序號(hào)、作者、文件標(biāo)題、發(fā)文日期、所在頁號(hào)、備注等。第十條、 卷內(nèi)文件目錄除一份附在卷內(nèi)文件首頁之上外,應(yīng)復(fù)印一份填寫卷號(hào),按案卷排列順序裝訂成冊(cè),作為查找文件的工具。第十一條、備考表是用來說明卷內(nèi)文件的狀況,應(yīng)注明卷內(nèi)文件實(shí)有頁數(shù)、立卷日期、立卷人簽名,日后卷內(nèi)文件如有變動(dòng),檔案管理人員應(yīng)及時(shí)注明。第十二條、案卷封皮應(yīng)用統(tǒng)一的厚紙印制,使用毛筆或鋼筆正楷字填寫,主要包括:組織機(jī)構(gòu)名稱、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件頁數(shù)、立卷日期、保管期限、

18、全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)等。第十三條、歸檔案卷均應(yīng)裝訂,以避免文件散失或損壞,未經(jīng)許可不得隨便拆卷。對(duì)于某些特殊珍貴的手稿、照片、圖紙,可采用卷盒、卷袋保管。第十四條、案卷裝訂前,須去掉文件上的金屬釘、針,以防年久腐蝕文件。凡書寫未留裝訂線的應(yīng)補(bǔ)貼加邊,殘破文件應(yīng)當(dāng)修補(bǔ)。裝訂時(shí)使用線繩勒緊結(jié)牢,注意防止倒置、脫漏頁張。第十五條、案卷經(jīng)過編目裝訂后,應(yīng)按保管期限分別排列,并注意保持每卷之間的內(nèi)在聯(lián)系,以系統(tǒng)反映本部門的年度工作。第十六條、將系統(tǒng)排列的案卷按案卷順序號(hào)、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件起止日期、卷內(nèi)文件頁數(shù)、保管期限、備注等編號(hào)登記就形成案卷目錄,該目錄可作為各部門向總公司檔案室移交案卷的依據(jù)和憑

19、證。五、檔案移交辦法第一條、 每年3月底前,為公司各部門及分公司向公司檔案室移交檔案的截止時(shí)間。各部門檔案管理人員應(yīng)按本條例要求完成上年度文件資料的收集、整理、立卷,經(jīng)公司檔案管理人員檢查驗(yàn)收后,移交公司檔案室統(tǒng)一保管。第二條、 分公司應(yīng)歸檔的文件資料由主管部門統(tǒng)一整理、立卷后隨該部歸檔案卷一并移交公司檔案室。第三條、 公司人事、合同、企業(yè)資質(zhì)等專項(xiàng)檔案除原件經(jīng)整理、立卷后移交董事長(zhǎng)辦公室外,因工作需要本部門可保存一套復(fù)印件以備查詢。第四條、 公司財(cái)務(wù)部設(shè)財(cái)務(wù)分檔案室,公司系統(tǒng)的全部財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)分檔案室負(fù)責(zé)管理。第五條、 公司人力資源部設(shè)人事檔案室,公司系統(tǒng)的部分人事檔案由人事檔案室負(fù)責(zé)管理

20、。第六條、 公司工程部設(shè)工程檔案室,公司系統(tǒng)的全部工程檔案由工程檔案室負(fù)責(zé)管理。第七條、 公司行政部設(shè)企業(yè)資質(zhì)檔案管理室,公司系統(tǒng)的全部資質(zhì)檔案由行政部負(fù)責(zé)管理。第八條、 歸檔的案卷必須編制移交目錄,一式兩份,由交接雙方清點(diǎn)無誤后履 行簽字手續(xù),目錄一份留移交部門備查,一份由公司檔案室保存。 六、檔案的銷毀第一條、 檔案管理人員要根據(jù)檔案資料的保管期限定期會(huì)同原檔案資料形成部門的具體承辦人和負(fù)責(zé)人對(duì)過期檔案資料進(jìn)行鑒定。第二條、 經(jīng)鑒定已確無保存價(jià)值的檔案資料要登記造冊(cè),并填寫銷毀文件清單,經(jīng)檔案主管部門負(fù)責(zé)人審核,公司董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀,并在原案卷備考表中加以注明。七、附 則第一條、 條例

21、的解釋權(quán)、修改權(quán)屬公司董事長(zhǎng)辦公室。第二條、 各分公司可參照本條例結(jié)合實(shí)際情況,制定本單位檔案管理辦法。第六章 行文規(guī)定一、上行文第一條、 所有向上行文的公文必須采用正規(guī)形式及格式所有向上行文的公文必須采用正規(guī)形式及格式,并且一律用電腦打印。第二條、 形式分類:1.報(bào)告:匯報(bào)工作、反映情況,用“報(bào)告”;2.請(qǐng)示:請(qǐng)求對(duì)某項(xiàng)工作或問題做出指示,給予答復(fù),用“請(qǐng)示”;3.總結(jié):把已經(jīng)做過的某一時(shí)期的工作進(jìn)行全面系統(tǒng)的總檢查、總評(píng)價(jià)、總分析、總研究的,用“總結(jié)”;4.計(jì)劃:對(duì)一定時(shí)期內(nèi)的工作做出具體安排的,用“計(jì)劃”。第三條、 向上行文必須寫明報(bào)(抄送對(duì)象、報(bào)送人、行文時(shí)間及標(biāo)題。第四條、 報(bào)告、請(qǐng)

22、示的標(biāo)題要清楚、準(zhǔn)確地概括所要匯報(bào)或請(qǐng)示工作內(nèi)容;總結(jié)、計(jì)劃的標(biāo)題必須指明是哪一時(shí)期或某項(xiàng)工作的總結(jié)或計(jì)劃。第五條、 起草公文要做到情況屬實(shí)、觀點(diǎn)明確、文字簡(jiǎn)練、條理清楚、層次分明、標(biāo)點(diǎn)正確、篇幅簡(jiǎn)短。 第六條、 起草公文的人名、地點(diǎn)、數(shù)字、行文要準(zhǔn)確、時(shí)間要寫具體的年月日。第七條、 報(bào)告或請(qǐng)示的第一句話(或第一段要簡(jiǎn)明、扼要的陳述所要匯報(bào)或請(qǐng)示工作的主題及目的、意義。第八條、 公文的第二部分(一般指第二段,也就是報(bào)告或請(qǐng)示的正題部分,要清楚寫明工作包含的各個(gè)事項(xiàng)、時(shí)間、地點(diǎn)、責(zé)任人(承辦人、費(fèi)用、工作的進(jìn)展情況及如何開展工作等要素。第九條、 公文的最后部分要根據(jù)報(bào)送人自己的想法提出下一步的計(jì)

23、劃及建議。 第十條、 此規(guī)定的適用對(duì)象為公司所有部門,各部門在向上請(qǐng)示或匯報(bào)工作時(shí)必須嚴(yán)格按此規(guī)定辦理,違者將所報(bào)公文退回重新行文,嚴(yán)重將給予過失處分。第七章 部門獎(jiǎng)有關(guān)規(guī)定一、工程部統(tǒng)計(jì)各分公司/分部產(chǎn)值,每月1日?qǐng)?bào)人力資源部。二、人力資源部核算部門獎(jiǎng),每月10日?qǐng)?bào)財(cái)務(wù)部及各獲獎(jiǎng)部門,以便財(cái)務(wù)部及時(shí)下帳及各獲獎(jiǎng)部門及時(shí)登記收支流水帳。三、各分公司/分部對(duì)部門獎(jiǎng)做出“使用計(jì)劃”報(bào)董事長(zhǎng)審批,并報(bào)人力部及財(cái)務(wù)部進(jìn)行備案。四、各分公司/分部經(jīng)理/主管依據(jù)“使用計(jì)劃”填寫“支出單”并注明所屬部門,計(jì)劃活動(dòng)內(nèi)容,由財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核簽字,然后出納付款。五、財(cái)務(wù)部為各獲獎(jiǎng)部門建立部門獎(jiǎng)明細(xì)帳,詳細(xì)記錄款項(xiàng)的

24、使用情況。六、各部門設(shè)立專人對(duì)部門的獎(jiǎng)金進(jìn)行管理,作到一人管流水帳一人管庫存現(xiàn)金。遇有管理人員變動(dòng)應(yīng)有書面交接清單,交接清單及管理人員名單應(yīng)送一份到財(cái)務(wù)部以備查。七、各分部每月到財(cái)務(wù)部對(duì)帳一次,時(shí)間暫定為次月的15日以前公司規(guī)定時(shí)間。八、財(cái)務(wù)部每季度最后一周(或分部與財(cái)務(wù)部經(jīng)理協(xié)商對(duì)分部的收支流水帳及庫存現(xiàn)金進(jìn)行抽查。九、人力資源部每季度依據(jù)“使用計(jì)劃”對(duì)各部門獎(jiǎng)金使用情況進(jìn)行核查。 部門獎(jiǎng)管理流程 第八章 總部與各分公司工作銜接的規(guī)定 為加強(qiáng)總部與分公司聯(lián)絡(luò),提高工作效率,公司決定:由董事長(zhǎng)辦公室協(xié)調(diào)、監(jiān)督總部與分公司工作銜接的管理?，F(xiàn)將有關(guān)辦法規(guī)定如下:一、總部例會(huì)精神及公司主要事件的傳達(dá)

25、1.每次董事長(zhǎng)會(huì)議前,由董事長(zhǎng)秘書為不能與會(huì)的分公司發(fā)送電子郵件,電子郵件應(yīng)包括任命通知、紅頭文件以及與該分公司相關(guān)的其他例會(huì)文件。2.每次董事長(zhǎng)會(huì)議次日上午12:00前,分公司聯(lián)絡(luò)人與未參加會(huì)的分公司經(jīng)理或其指派的專人聯(lián)系,告知分公司本周總部主要事件、董事長(zhǎng)會(huì)議精神、各分公司/部的周(月產(chǎn)值情況。3.每月末最后5個(gè)工作日內(nèi),分公司總負(fù)責(zé)人組織召開分公司工作協(xié)調(diào)會(huì),向董事長(zhǎng)匯報(bào)本(月工作,記錄分公司需協(xié)助的事項(xiàng),會(huì)議紀(jì)要報(bào)送董事長(zhǎng)辦公室。會(huì)議期間,分公司經(jīng)理應(yīng)與會(huì)議保持聯(lián)系。4.未能按上述規(guī)定完成工作的,給予相關(guān)責(zé)任人納入月度績(jī)效考核計(jì)入-10分。二、分公司日常工作匯報(bào)1.各部門須按以下表格規(guī)

26、定的內(nèi)容及時(shí)間完成文件傳送工作。2.因故無法按下述規(guī)定時(shí)間完成的,應(yīng)在規(guī)定完成時(shí)間前通知文件接收部門,否則由此引發(fā)的一切后果,由發(fā)文部門經(jīng)理(主管承擔(dān),納入月度績(jī)效考核計(jì)入-10分。3.如發(fā)文部門未按規(guī)定的時(shí)間發(fā)送文件,且未向接收部門說明的,接收部門須向分公司聯(lián)絡(luò)人說明,否則由此引發(fā)的一切后果,由接收部門經(jīng)理(主管承擔(dān),納入月度績(jī)效考核計(jì)入-10分。4.分公司常規(guī)傳送文件一覽表:(表1.8-1 表1.8-1(17張表格由轉(zhuǎn)送職能部門統(tǒng)一制定下發(fā),次表格將納入分公司總負(fù)責(zé)人季度考核 文 件 發(fā)送時(shí)間 接收部門(人 轉(zhuǎn)送部門(人 1.考勤表 次月第一天18:00前 分公司總負(fù)責(zé)人 人力資源部2.每

27、月竣工工程反饋意見 次月2個(gè)工作日內(nèi) 分公司總負(fù)責(zé)人人力資源部3.月工作日程表 每月第三周周一12:00前分公司總負(fù)責(zé)人董事長(zhǎng)4.固定資產(chǎn)使用情況(反映有代表性的問題 每月最后一天17:30前分公司總負(fù)責(zé)人行政部5.會(huì)議記錄 每周五12:00前 分公司總負(fù)責(zé)人董事長(zhǎng)6.上月工作總結(jié) 及下月工作計(jì)劃 分公司每月最后一次例會(huì)后分公司總負(fù)責(zé)人董事長(zhǎng)7.財(cái)務(wù)自查表 每周四17:30前 分公司總負(fù)責(zé)人財(cái)務(wù)部8.收款記錄表 每月最后一天17:30前 分公司總負(fù)責(zé)人 財(cái)務(wù)部9.月產(chǎn)值表 每月最后一天17:30前 分公司總負(fù)責(zé)人董事長(zhǎng)工程部10.資產(chǎn)負(fù)債與損益表 每月第三天17:30前 分公司總負(fù)責(zé)人財(cái)務(wù)部1

28、1.內(nèi)部分析表 每月第三天17:30前 分公司總負(fù)責(zé)人財(cái)務(wù)部12.分公司權(quán)限內(nèi)費(fèi)用周報(bào) 每周四17:30前 分公司總負(fù)責(zé)人財(cái)務(wù)部13.本月新簽工程名錄 每月最后一天17:30前分公司總負(fù)責(zé)人 工程部質(zhì)量技經(jīng)部 14.工程概況表(材料設(shè)備、施工質(zhì)量、進(jìn)度時(shí)間跟蹤服務(wù)等 每月最后一天17:30前分公司總負(fù)責(zé)人 工程部15.項(xiàng)目監(jiān)測(cè)情況 每月最后一天17:30前 分公司總負(fù)責(zé)人工程部,預(yù)算部,財(cái)務(wù)部,法務(wù)部16.可控成本月報(bào)表 每月最后一天17:30前分公司總負(fù)責(zé)人 財(cái)務(wù)部預(yù)算部17.人力資源月報(bào)表 每月最后一天17:30前 分公司總負(fù)責(zé)人人力資源部 三、分公司與總部職能部門的協(xié)作1.提出協(xié)作事項(xiàng)的

29、分公司或總部職能部門應(yīng)向分公司聯(lián)絡(luò)人提交一份書面報(bào)告或電子郵件。2.分公司聯(lián)絡(luò)人根據(jù)書面報(bào)告或電子郵件,填寫附件3:部門工作往來聯(lián)絡(luò)函件,交由相關(guān)部門承辦。分公司聯(lián)絡(luò)人負(fù)責(zé)代辦該事項(xiàng)所需的一切手續(xù)。3.承辦部門根據(jù)協(xié)作事項(xiàng),制定該項(xiàng)工作的進(jìn)度計(jì)劃,交外埠分公司聯(lián)絡(luò)人,用于該項(xiàng)工作的監(jiān)督、檢查。4.承辦部門因故無法在限定時(shí)間內(nèi)完成該項(xiàng)工作時(shí),應(yīng)向外埠分公司聯(lián)絡(luò)人說明,否則因此引發(fā)的一切后果,由承辦部門經(jīng)理(主管承擔(dān)。5.未在限定時(shí)間內(nèi)完成附件3:部門工作往來聯(lián)絡(luò)函件所述事項(xiàng),并未向分公司聯(lián)絡(luò)人說明情況的,納入月度績(jī)效考核計(jì)入-10分.6.分公司聯(lián)絡(luò)人經(jīng)辦的所有事項(xiàng)、文檔,都應(yīng)登記并存檔備查。本通

30、知未盡事宜報(bào)請(qǐng)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。第九章 集團(tuán)政令傳達(dá)及工作銜接的規(guī)定為保證公司政令的有效貫徹,加強(qiáng)集團(tuán)職能部門間工作、加強(qiáng)集團(tuán)與各分公司間工作的銜接、配合,特作如下規(guī)定:一、公司政令指文件精神以及公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作的指示、要求。二、各部門須認(rèn)真貫徹、配合公司政令,各部門工作須在政令要求的生效日做出相應(yīng)調(diào)整。政令中未做生效時(shí)間要求的,應(yīng)在政令下發(fā)之日做出調(diào)整。 三、因故無法按政令要求的時(shí)間調(diào)整工作的,須在一周內(nèi)做出調(diào)整,一周內(nèi)無法調(diào)整的,須向董事長(zhǎng)辦公室和政令下發(fā)部門說明情況,并協(xié)商解決辦法。四、員工在工作中發(fā)現(xiàn)與現(xiàn)行政令不符的行為、內(nèi)容,應(yīng)向所在部門負(fù)責(zé)人提出建議。五、凡總部各職能部門通報(bào)的各種信

31、息、通報(bào)(如:數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、違紀(jì)通報(bào)等與實(shí)際不一致的,各分公司/部于通報(bào)之日起10日內(nèi)與相關(guān)部門確定并協(xié)商解 決,過期引起的一切后果由各分公司/部門主管副總負(fù)責(zé)。六、遇節(jié)假日相關(guān)部門協(xié)商解決,在不影響工作的前提下順延并通報(bào)公司各部門。5.七、違反本規(guī)定的,納入月度績(jī)效考核計(jì)入-10分。第十章 集團(tuán)董事長(zhǎng)辦公室督辦工作規(guī)定第一條 為使督辦工作規(guī)范化、程序化,督促有關(guān)單位和人員貫徹落實(shí)公司管理指令,保證政令暢通,提高辦事效率,特制定本辦法。第二條 督辦工作的范圍1.公司文件決定的重大事項(xiàng);2.董事長(zhǎng)辦公會(huì)議、各類專題會(huì)議要求落實(shí)的重要事項(xiàng);3.公司制定的重要經(jīng)營(yíng)管理措施中規(guī)定的事項(xiàng);4.董事長(zhǎng)批示要求

32、有關(guān)單位辦理以及需要協(xié)調(diào)辦理的事項(xiàng);5.公司的重大決策、重要經(jīng)營(yíng)管理指令在貫徹落實(shí)過程中遇有矛盾和問題, 需要調(diào)查研究并制定相應(yīng)對(duì)策的事項(xiàng);6.在例行審計(jì)與專項(xiàng)審計(jì)中查實(shí)的需要進(jìn)行整改的和離任審計(jì)的遺留事項(xiàng)。第三條 董事長(zhǎng)辦公室(以下簡(jiǎn)稱“董辦”是落實(shí)公司經(jīng)營(yíng)管理指令的督辦部門。各有管理職能的部門負(fù)責(zé)由其發(fā)布的管理指令的督辦事項(xiàng)。第四條 公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)明確責(zé)任人并指定內(nèi)設(shè)部門和人員負(fù)責(zé)本單位職責(zé)范圍內(nèi)的督辦工作。督辦工作的程序(一立項(xiàng)董辦將公司有關(guān)文件、會(huì)議紀(jì)要和領(lǐng)導(dǎo)批示件等作為立項(xiàng)依據(jù),對(duì)督辦件進(jìn)行分類并登記,填寫督辦事項(xiàng)登記單(見附件1。一個(gè)督辦事項(xiàng)登記一個(gè)立項(xiàng)號(hào)。凡同一項(xiàng)的所有

33、文件遵循“一事一卷”的原則,并入一個(gè)項(xiàng)目,使用同一立項(xiàng)號(hào)。(二下達(dá)1、督辦通知。董辦應(yīng)在知悉公司決定或領(lǐng)導(dǎo)批示作出的第一個(gè)工作日內(nèi),將有關(guān)經(jīng)營(yíng)管理指令以督辦事項(xiàng)抄告單(見附件3的形式準(zhǔn)確傳達(dá)到有關(guān)單位和人員,請(qǐng)其按要求落實(shí)和辦理,并隨時(shí)將情況和結(jié)果上報(bào)董辦。 2、催辦通知。督辦事項(xiàng)辦理已逾期,董辦應(yīng)以督辦事項(xiàng)抄告單的形式,再次通知責(zé)任單位抓緊辦理,并要求責(zé)任單位在復(fù)告期限內(nèi)將逾期原因上報(bào),同時(shí)按新的時(shí)限辦完上報(bào)結(jié)果。(三匯總。董辦應(yīng)定期對(duì)督辦事項(xiàng)的辦理情況進(jìn)行梳理、匯總,對(duì)已辦結(jié)事項(xiàng)進(jìn)行審核,并將有關(guān)情況填寫在督辦事項(xiàng)登記單上。(四上報(bào)處理。董辦應(yīng)將督辦事項(xiàng)辦理情況及時(shí)上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo),按內(nèi)容性質(zhì)

34、可分別采取以下形式:1、反饋。董辦每周一要將督辦事項(xiàng)進(jìn)展情況匯編成督辦專報(bào),報(bào)送公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和單位。2、請(qǐng)示。督辦過程中需請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)決定或認(rèn)可的事項(xiàng),應(yīng)單獨(dú)制成工作簽報(bào)報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示。(五辦結(jié)處理。在督辦事項(xiàng)辦結(jié)后,董辦應(yīng)將辦理情況逐條概括記錄,同時(shí)盡快將所有與督辦事項(xiàng)有關(guān)的各種材料、文件,及時(shí)分類歸檔備查。第六條 董辦對(duì)督辦事項(xiàng)的職責(zé)與督辦方法,對(duì)于已立項(xiàng)督辦的工作任務(wù),董辦要采取以下督辦方法履行督辦職責(zé):1、催報(bào)查辦。對(duì)重要的公司決策事項(xiàng)和領(lǐng)導(dǎo)批示事項(xiàng),以書面方式進(jìn)行催辦;對(duì)較為具體和單一的事項(xiàng),以書面或電話形式進(jìn)行催辦。2、組織協(xié)調(diào)。對(duì)有礙于決策落實(shí)的各種因素或矛盾進(jìn)行協(xié)商和調(diào)整,進(jìn)一步明

35、確各自責(zé)任、任務(wù)和目的。對(duì)涉及多個(gè)單位的督辦事項(xiàng),應(yīng)當(dāng)明確主要承辦單位和協(xié)辦單位。若單位之間有意見分歧不能解決時(shí),應(yīng)當(dāng)按公司規(guī)定和領(lǐng)導(dǎo)批示,做好協(xié)調(diào)工作。3、調(diào)查研究。對(duì)公司重大決策和工作部署的貫徹落實(shí)情況進(jìn)行調(diào)研,并及時(shí)將有關(guān)情況反饋給領(lǐng)導(dǎo),為領(lǐng)導(dǎo)推進(jìn)決策的落實(shí)和完善決策提供服務(wù)。4、專項(xiàng)督查。對(duì)于涉及面廣、重大、復(fù)雜的問題,董辦可根據(jù)需要制定工作計(jì)劃,成立專業(yè)委員會(huì),組織專門督查小組,重點(diǎn)調(diào)查,專門督辦。 第七條 責(zé)任單位與責(zé)任人的職責(zé)(一責(zé)任單位與責(zé)任人的確定:1、對(duì)只涉及單個(gè)單位的督辦事項(xiàng),收到督辦事項(xiàng)抄告單或領(lǐng)導(dǎo)批示 的有關(guān)單位,即為責(zé)任單位,該單位主要負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人,具體經(jīng)辦人

36、員為第二責(zé)任人。2、如一個(gè)督辦事項(xiàng)涉及幾個(gè)單位,應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示或由董辦請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)意見后,確定主辦責(zé)任單位與協(xié)辦責(zé)任單位,由主辦責(zé)任單位負(fù)責(zé)牽頭組織落實(shí)。主辦單位主要負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人,經(jīng)辦人員為第二責(zé)任人,協(xié)辦單位負(fù)責(zé)人及經(jīng)辦人員為相關(guān)責(zé)任人。(二 責(zé)任單位及責(zé)任人在完成工作任務(wù)過程中必須遵循以下規(guī)定:1、對(duì)于一般的督辦事項(xiàng),責(zé)任單位及責(zé)任人應(yīng)在接到領(lǐng)導(dǎo)批示或督辦事項(xiàng)抄告單后立即進(jìn)行落實(shí),有具體時(shí)限要求的根據(jù)時(shí)限完成,沒有具體時(shí)限要求的應(yīng)在1周時(shí)間內(nèi)予以完成;如預(yù)計(jì)無法在1周內(nèi)或規(guī)定的時(shí)限完成工作,責(zé)任單位及責(zé)任人應(yīng)主動(dòng)與董辦督辦單位聯(lián)系,協(xié)商確定預(yù)計(jì)完成時(shí)間。對(duì)于內(nèi)容復(fù)雜、時(shí)間跨度較大的工作任務(wù),應(yīng)制訂工作計(jì)劃報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和督辦單位。2、責(zé)任單位或責(zé)任人在任務(wù)完成前,每周四應(yīng)向董辦報(bào)告一次工作任務(wù)的具體進(jìn)展情況。3、對(duì)已逾期事項(xiàng),責(zé)任單位與責(zé)任人應(yīng)主動(dòng)或在收到督辦事項(xiàng)抄告單的催辦通知后,填寫該抄告單下附的“辦理情況回復(fù)單”,就逾期原因和推進(jìn)工作的措施等內(nèi)容進(jìn)行回復(fù)。4、任務(wù)完成后,責(zé)任單位和責(zé)任人應(yīng)及時(shí)報(bào)告董辦,對(duì)簡(jiǎn)單事項(xiàng)可以電話方式告知;對(duì)重要及復(fù)雜事項(xiàng)應(yīng)填寫在 “辦理情