公司檔案文件編碼規(guī)則

1、公司檔案文件編碼規(guī)那么文件編號版本A/0發(fā)行日期密級普通分發(fā)號頁數(shù)10頁修訂記錄ChangesRecord生效日期EffectiveDate修訂內(nèi)容ChangesDescription頁次Page版本Rev.編制審核核準(zhǔn)公司檔案文件編碼規(guī)那么一、目的標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一公司制度文件的格式及治理,明確制度文件編制、審核、簽發(fā)程序及要求,維護(hù)制度文件的連貫性、權(quán)威性,保證治理組織有序、運(yùn)行有效.二、適用范圍適用于XX公司,各駐外機(jī)構(gòu)可參照執(zhí)行.三、權(quán)責(zé)一總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司各類制度文件的批準(zhǔn).二各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門出具的各類制度文件的審核.三人事行政部是公司制度文件的歸口治理部門,負(fù)責(zé)公司制度建設(shè)的統(tǒng)籌規(guī)劃、綜

2、合協(xié)調(diào)、組織實(shí)施與稽查落實(shí)；負(fù)責(zé)各類制度文件的初審；負(fù)責(zé)各類制度文件的檔案治理.四各部門負(fù)責(zé)本部門職能、責(zé)任范圍內(nèi)相關(guān)制度文件的起草與報(bào)批；負(fù)責(zé)按責(zé)任劃分執(zhí)行相關(guān)制度文件.四、制度文件分類及編號規(guī)那么.一版本號和版次號制度文件版本分為版本號和版次號兩局部：版本號代表文件的版本,版次號代表該版本修改次數(shù).版本號用大寫英文字母組成,從A開始順次遞增；版次號用2位阿拉伯?dāng)?shù)碼組成,從00開始,順次遞增.二密級1、按制度文件保密程度,可將制度文件分為絕密文件、機(jī)密文件和普通文件.制度文件應(yīng)標(biāo)明密級.2、絕密文件：除公司總經(jīng)理以外僅涉事及獲準(zhǔn)人員可以知悉；機(jī)密文件：除公司總經(jīng)理、涉事及獲準(zhǔn)人員以外,各部門

3、負(fù)責(zé)人可以知悉；普通文件：公司內(nèi)部員工均可以知悉.三正文格式正文一般包括：1.文件首頁、2.標(biāo)題、3,目的、4.范圍、5.責(zé)任、6.內(nèi)容、7.附那么、8.相關(guān)文件與記錄、9.附件說明、10.文件說明.1、文件首頁一般包括文件名稱、文件編號、版本號、發(fā)行日期、密級、頁數(shù)、分發(fā)號、修訂記錄、編制人、審核人、批準(zhǔn)人.2、“內(nèi)容一般指具體治理涉及的內(nèi)容,如涉及治理內(nèi)容、工程較多,可適當(dāng)擴(kuò)充章節(jié),分類說明.3、涉及專業(yè)治理、技術(shù)問題,或需經(jīng)特別解釋才能表達(dá)清楚,辨明歧義的,可適當(dāng)增加“定義章節(jié).4、文件說明一般包括編制人、審核人、批準(zhǔn)人,批準(zhǔn)、頒發(fā)和生效日期,以及閱文批示及會(huì)簽等內(nèi)容.5、標(biāo)題一般采用一

4、號宋體字,首頁第一行居中；正文一般采用四號宋體字表格內(nèi)文字小四號,頁眉五號,A4紙,頁邊距上下均1.2cm,左右均2.2cm標(biāo)點(diǎn)符號用全角標(biāo)注,占1字間距.6、附件與附件說明1制度文件如有附件,應(yīng)在正文之未尾,“文件說明之前進(jìn)行附件說明.2附件一般包括：相關(guān)流程圖、相關(guān)表單和其他對正文內(nèi)容的說明性材料.3凡具體治理流程應(yīng)編制流程圖,對各業(yè)務(wù)、治理環(huán)節(jié)進(jìn)行節(jié)點(diǎn)描述.4業(yè)務(wù)、治理過程中涉及的表單,應(yīng)統(tǒng)一編號附后.5附件說明應(yīng)按順序標(biāo)注,其順序號與附件順序一致.標(biāo)注時(shí)先標(biāo)附五、制度文件編制、發(fā)布流程一各部門根據(jù)治理、業(yè)務(wù)需要,按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)編制制度文件.各部門制定的制度文件初稿套制度模板的WORD統(tǒng)一交

5、公司文控中心初審.初審的主要內(nèi)容：1、是否符合編號規(guī)那么；2、是否按公司統(tǒng)一格式編制；3、相關(guān)原那么規(guī)定是否符合公司有關(guān)制度規(guī)定；4、涉及跨部門事項(xiàng)是否與相關(guān)部門充分協(xié)商,相互間責(zé)任流程是否已清晰界定.5、制度文件收文部門與分發(fā)號是否符合.二經(jīng)文控中央初審的制度文件由文控中央負(fù)責(zé)打印,交原部門負(fù)責(zé)人復(fù)核后,送總經(jīng)理簽批.三所有制度文件經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,按審批發(fā)文范圍予以發(fā)布.四經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的制度文件原件由文控中央留存,并根據(jù)發(fā)文范圍復(fù)印發(fā)放給相應(yīng)部門及人員.五制度文件發(fā)放時(shí),受文部門相關(guān)人員應(yīng)在?文件發(fā)放及簽收記錄?上簽名確認(rèn).六制度文件更版發(fā)放時(shí),文控中央應(yīng)同時(shí)回收舊版文件,并做好相應(yīng)記錄.七

6、經(jīng)文控中央編號發(fā)放的制度文件,原那么上一號一部門,任何部門、人員不得擅自復(fù)制.確因工作需要需增發(fā)文件的,由需要部門申請,經(jīng)文控中心同意后,可復(fù)印增發(fā),并按受文部門編號登記治理；原受文部門已發(fā)文件的,采用“部門編號+阿拉伯?dāng)?shù)碼方式發(fā)放,如財(cái)務(wù)部增發(fā)的第1份文件編號用“F2-1表示.六、制度文件的宣貫與試運(yùn)行一制度文件一經(jīng)公司總經(jīng)理簽批即行生效,編制部門應(yīng)作好實(shí)施前的宣貫工作,并做好相應(yīng)培訓(xùn)宣貫記錄.1、制度文件宣貫一般以分發(fā)員工自行學(xué)習(xí)為主,制度文件較重要的可組織部門會(huì)議學(xué)習(xí),文件涉及的相關(guān)部門人員均應(yīng)參加.2、制度文件內(nèi)容較多,涉及面廣包括需公司全員知曉的,可由文件編制部門協(xié)商人事行政部安排時(shí)

7、間進(jìn)行全員培訓(xùn).3、制度文件執(zhí)行過程中有不明確或不清楚的,可向文件編制部門咨詢,文件編制部門應(yīng)給予認(rèn)真解答.二制度文件試運(yùn)行1、原那么上制度文件自發(fā)放生效之日起一個(gè)月內(nèi)為試運(yùn)行階段,試運(yùn)行結(jié)束無需修訂的,自動(dòng)轉(zhuǎn)為正式生效文件.2、試運(yùn)行階段,文件編制部門應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)、了解文件執(zhí)行情況,對相應(yīng)部門提出的問題及建議進(jìn)行記錄和分析,并酌情進(jìn)行修訂與完善.3、試運(yùn)行階段,制度文件相應(yīng)內(nèi)容進(jìn)行修訂、完善的,應(yīng)及時(shí)更新發(fā)放,并回收已發(fā)放的試運(yùn)行制度文件.七、制度文件的修訂與廢止.一當(dāng)文件有以下情形之一者,應(yīng)予以修訂.1、規(guī)定事項(xiàng)局部已不適用者；2、規(guī)定事項(xiàng)與政府有關(guān)法令抵觸者；3、相關(guān)文件內(nèi)容相互矛盾者；4

8、、與其它文件內(nèi)容有交叉或矛盾者；5、所記載部門名稱已與實(shí)際不符,或原規(guī)定事項(xiàng)的主管、執(zhí)行部門已經(jīng)變更者；6、條文文義模糊不明確,有必要重新修訂說明者；7、有其它修訂之必要者.二當(dāng)文件有以下情形之一者,應(yīng)予以廢止：1、規(guī)定事項(xiàng)與現(xiàn)行經(jīng)營方針不符或相悖者；2、文件規(guī)定與事實(shí)情況完全不符者；3、同一事項(xiàng)已有新文件同一層次文件規(guī)定并公布實(shí)施者；4、主文件已廢止或變更,子文件已失去其執(zhí)行依據(jù)者；5、因其它情形沒有保存或繼續(xù)使用必要者；三回收的作廢文件的副本可即時(shí)銷毀,但作廢文件的正文應(yīng)給予封存保存正常為三年時(shí)間,以便追索查詢.四如果文件到達(dá)修訂條件的,文件編制部門應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)對文件進(jìn)行修訂完善；如果文件

9、符合廢止條件的,由文件編制部門申請,經(jīng)文控中央初審,總經(jīng)理審批后予以廢止.八、制度文彳檔案治理：見公司檔案治理規(guī)定.九、文件執(zhí)行稽查一任何人不得在受控文件上涂改/亂畫；二未經(jīng)主管部門批準(zhǔn),任何人不得將受控文件私自外借/復(fù)印/打印/拷貝；三文件一經(jīng)生效發(fā)行或提出問題還未正式修訂原版本之前,相關(guān)部門必須嚴(yán)格遵照執(zhí)行；四文控中央負(fù)責(zé)對文件的執(zhí)行情況進(jìn)行稽查,有不合格項(xiàng),必須及時(shí)向責(zé)任部門反應(yīng)并予以記錄；五稽查內(nèi)容包括；各相關(guān)單位是否按文件規(guī)定執(zhí)行工作；文件內(nèi)容是否符合現(xiàn)狀的需求,是否有不合理項(xiàng)需進(jìn)行改良；十、本制度自公布之日起施行,原有相關(guān)文件作廢.十一、本制度由人事行政部負(fù)責(zé)解釋.相關(guān)文件：?檔案

10、治理制度?十二、文件編號例如行政類文件的編號,其代號組成：AA-BBCC-DDDDEEE-F/GAA企業(yè)彳t號,XX公司以大寫拼音首字母XX表示.BB:文件一級類號,見下表.CC文件二級類號,見下表DDDD文件年份；EEE同類別下文件流水號；F/G:版本號/版次號.文件編號例：XX-HA05-2021001-A/O版本號/版次號同類別下文件流水號文件年份文件二級類號文件一級類號企業(yè)代號意為XX公司人事行政部通知通告類2021年001號文件一一級類號部門總經(jīng)辦業(yè)務(wù)部采購部PMCB生產(chǎn)部品技部人事行政部財(cái)務(wù)部一級類號代碼MRBDMDPMCPDQCHAFD二二級類號、歸檔范圍二級類目代碼歸檔范圍證照

11、01各種證照營業(yè)執(zhí)照正副本,組織機(jī)構(gòu)代碼證正副本,稅務(wù)登記證,生產(chǎn)許可證,注冊證,獲獎(jiǎng)證,商標(biāo)證等.公司戰(zhàn)略02企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略、決策、開展規(guī)劃、治理目標(biāo)等文件材料,董事會(huì)決議等.制度03公司各項(xiàng)規(guī)章制度.合同04合同、協(xié)議、公證書、意向書、招投標(biāo)及肩關(guān)談判材料、律師函等.通知通告05紅頭文件,通知,通報(bào)、通告等.辦公文件06通聯(lián)文件上紈下達(dá)的文件,下級上報(bào)的文件,平行部門往來文件等；各職能部門工作總結(jié),報(bào)告,方案等文件.會(huì)議07公司級會(huì)議文件報(bào)告,紀(jì)要,記錄,簡報(bào),發(fā)言材料等.政府文件08公司申請、批復(fù)等后關(guān)材料工程文件,產(chǎn)品注冊文件等.活動(dòng)公司印刷、匯編材料、大事記等.09公司大型活動(dòng)的議程,領(lǐng)導(dǎo)講話,照片、錄音、錄像等資料.市場10新市場開拓、新工程論證、評價(jià)、市場調(diào)查、分析、預(yù)測等文件材料.銷售政策11促銷、產(chǎn)品銷售價(jià)格及調(diào)價(jià)政策等后關(guān)材料.銷售其它12其它銷售類文件.廣叩報(bào)口13研發(fā)產(chǎn)品市場預(yù)測報(bào)告、產(chǎn)品質(zhì)量分析報(bào)告,樣品問題反應(yīng)報(bào)告等.工程14研發(fā)工程調(diào)研報(bào)告、請示、批復(fù)等產(chǎn)品設(shè)計(jì)定型、改型、改良報(bào)告、批復(fù).其它技術(shù)相關(guān)文件.生產(chǎn)15生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)告,發(fā)貨統(tǒng)計(jì)報(bào)告,庫存盤點(diǎn)報(bào)告,質(zhì)量統(tǒng)計(jì)報(bào)告等.其它與生產(chǎn)相關(guān)文件.流程16所有流程類文件其它17其它類型文件.三分發(fā)