巧用word-2010郵件合并功能批量打印榮譽(yù)證書

1、巧用Word 2010郵件合并功能批量打印榮譽(yù)證書六枝特區(qū)郎岱鎮(zhèn)第三小學(xué) 李海波學(xué)校半期考試、期末考試、各種活動(dòng)、比賽榮譽(yù)證書的頒發(fā)是必不可少的，如表彰的人數(shù)和項(xiàng)目較多，打印榮譽(yù)證書的工作量自然也比較大。有的單位至今還是打印出待填的空白榮譽(yù)證書后，再用手工填寫姓名和獲獎(jiǎng)項(xiàng)目，這顯然不是什么好辦法。使用Word 2010郵件合并功能，不管數(shù)量和項(xiàng)目再多，都能輕松快捷地打印出格式規(guī)范的榮譽(yù)證書，幫助您節(jié)約大量的富貴時(shí)間，很值得推廣。下面是手把手教您通過(guò)郵件合并功能實(shí)現(xiàn)榮譽(yù)證書批量打印的全過(guò)程，與您分享。一、填寫授獎(jiǎng)信息表格使用Excel 2010填寫授獎(jiǎng)信息表，包括授獎(jiǎng)證書編號(hào)、姓名、年級(jí)及名次(

2、如圖1所示)。圖1 授獎(jiǎng)信息表二、設(shè)計(jì)榮譽(yù)證模板結(jié)合已有的榮譽(yù)證書的證芯，使用Word 2010設(shè)計(jì)出榮譽(yù)證模板，將公共部分顯示出來(lái)，待填的位置空出留用(如圖2所示)。點(diǎn)擊“頁(yè)面布局”選項(xiàng)卡、“頁(yè)面設(shè)置”，在“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框的“紙張”選項(xiàng)中，根據(jù)榮譽(yù)證書的實(shí)際尺寸自定義紙張大小。圖2 證書模板三、通過(guò)“郵件合并”自動(dòng)生成榮譽(yù)證書(1)點(diǎn)擊“郵件”選項(xiàng)卡，顯示所有幫助您完成郵件合并的功能。(2)點(diǎn)擊“開(kāi)始郵件合并”，選擇“普通Word文檔(N)”選項(xiàng)。(如圖3所示)圖3 選擇“普通Word文檔(N)”(3)點(diǎn)擊“選擇收件人”,選擇“使用現(xiàn)有列表(E)”選項(xiàng)(如圖4所示)，打開(kāi)“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話

3、框。圖4 選擇“使用現(xiàn)有列表”(4)在“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框中，定位到“授獎(jiǎng)信息表.xlsx”文件所在的路徑并選擇該文件。(如圖5所示)圖5 定位數(shù)據(jù)源(5)在“選擇表格”對(duì)話框中選擇授獎(jiǎng)信息的“工作表”。(如圖6所示)圖6 定位工作表(6)點(diǎn)擊“編輯收件人列表”，在打開(kāi)的窗口中可以選擇要授獎(jiǎng)人的姓名，默認(rèn)情況下是全選(如圖7所示)，選擇完畢后點(diǎn)擊“確定”按鈕即可。圖7 編輯收件人列表(7)光標(biāo)移到要插入姓名的XX位置，點(diǎn)擊“插入合并域”右側(cè)的小箭頭(如圖8所示)，選擇“姓名”。用同樣的方法，依次點(diǎn)擊“插入合并域”，選擇“年級(jí)組”和“名次”。圖8 插入合并域(8)點(diǎn)擊“預(yù)覽結(jié)果”(如圖9所示)，

4、可以看到姓名、類別和授獎(jiǎng)名稱自動(dòng)更換為受表彰人的信息(如圖10所示)。點(diǎn)擊“預(yù)覽結(jié)果”右側(cè)的箭頭或者輸入數(shù)字，可以查看到所有的已全部替換成功。圖9 點(diǎn)擊“預(yù)覽結(jié)果”圖10 實(shí)際預(yù)覽效果(9)生成榮譽(yù)證書點(diǎn)擊“完成并合并”右下角的箭頭選擇不同的項(xiàng)對(duì)其進(jìn)行不同的處理?！熬庉媶蝹€(gè)文檔”可以將這些榮譽(yù)證書合并到一個(gè)Word文檔中；“打印文檔”可以將這些榮譽(yù)證書通過(guò)打印機(jī)直接打印出來(lái)。選擇“編輯單個(gè)文檔”(如圖11所示)，在“合并到新文檔”中選擇“全部”記錄，隨即生成一個(gè)榮譽(yù)證書的新文檔，其中包括所有打印內(nèi)容。編輯工作全部完成。圖11 合并到新文檔四、逐張打印榮譽(yù)證書逐張打印榮譽(yù)證書。至此，所有榮譽(yù)證書打印工作便可很輕松的完成。如果前兩張打印正常的話，其余的打印甚至可無(wú)人值守完成。其實(shí)，在我們實(shí)際應(yīng)用中，許多與批量打印有關(guān)的工作都可借助word 2010的“郵件合并功能”