信息時代的檔案管理工作探析_宋雪

1、309華 章 Magnificent Writing 二一三年第十期 信息時代的檔案管理工作探析宋 雪(哈爾濱廣播電視臺,黑龍江 哈爾濱 150036摘 要 隨著電子計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術的不斷發(fā)展,人類社會開始進入信息化時代,各個國家、各行各業(yè)都在努力地開展信息化建設。檔案作為一種歷史記錄,是一種特殊的文化資源,是信息的一種重要的形式和載體。檔案是信息社會發(fā)展的產(chǎn)物,加強對檔案信息化管理的研究,是目前檔案工作者的一項緊迫任務。本文就檔案信息化管理重要性進行了分析,同時提出了具體的管理對策,有效發(fā)揮檔案的信息功能。關鍵詞 信息;檔案;管理;隨著計算機技術的發(fā)展和廣泛應用,公務和商務活動中交流和溝通

2、的手段逐漸由傳統(tǒng)的紙質形式走向以計算機為中介,以文字、圖像、聲音等為表現(xiàn)形式的電子文檔。在各種社會實踐活動中必然要產(chǎn)生大量的電子檔案,電子隨著時代的發(fā)展,社會信息化程度越來越高。我們將進一步加強檔案現(xiàn)代化管理。電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統(tǒng)處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄,電子檔案的形成、存儲和管理與傳統(tǒng)的紙質檔案所用技術方法不同,檔案工作者必須要對此有深刻的認識才能做好電子檔案的管理工作。 1、信息時代給檔案管理帶來巨大的發(fā)展空間 1.1信息時代給檔案管理直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強度。信息化是當今社會發(fā)展的一大趨勢,它對檔案工作提出了新的要求

3、,那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段,提高檔案工作的效率和水平,以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。在知識經(jīng)濟時代的當下,現(xiàn)代網(wǎng)絡系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理手段,而且提供了信息利用的快速途徑,免除了立卷歸檔、檢索查找的困難,減輕了工作人員的勞動強度,提高了歸檔質量和檢索速度。 1.2信息時代給檔案管理有利于文件的補漏增缺。傳統(tǒng)的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時,補漏增缺,就得拆卷重做。隨著科學技術的發(fā)展,人們從事的科學研究和生產(chǎn)建設,行政管理活動變得越加復雜,越離不開信息服務,對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。文檔用微機按“件”整理歸檔。

4、可隨時補漏增缺,使文檔不形成存積,這時,只需按一下鍵盤,修改一下檔案目錄就萬事大吉了。微機管理省時省力,可以給工作人員以充分的時間去提高業(yè)務水平。1.3有利于提高檔案管理工作的質量。在檔案工作中,計算機的介入改變了檔案工作完全靠手工操作的歷史,大量簡單、重復的手工勞動逐漸由計算機取代,大大提高了工作效率。此外,網(wǎng)絡技術、復印技術、縮微技術、激光掃描技術也為檔案工作的創(chuàng)新提供了強有力的技術支持。由于實現(xiàn)隨機管檔,就可將過去的集中立卷,改為平時隨時整理立卷。這樣,集中的工作量,就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁?提高了立卷管理水平,從而達到檔案管理工作及時歸檔的目的,便于檢索利用。文書檔案管理進行微機管理,檔案人

5、員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來,可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上來,從而提高文書檔案管理工作的質量和利用的效率,使文書檔案的管理、在提供利用服務時,能夠發(fā)揮出更好的時效價值。2、信息時代的檔案管理工作發(fā)展路徑2.1積極采用信息化管理手段。信息化是當今社會發(fā)展的一大趨勢,它對檔案工作提出了新的要求,那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段,提高檔案工作的效率和水平,以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。檔案工作不是獨立的,檔案信息化的實現(xiàn)依賴于方方面面的 配合,要及時以數(shù)字化的手段收集、加工、整理、傳送和接收 以及儲存。這些工作的順利開展,需要建立一個有效的檔案 管理信息化運行機制。

6、檔案資源只有通過信息化、才能真正實現(xiàn)檔案信息資源的價值和使用價值,它能為經(jīng)濟發(fā)展、科技進步、社會繁榮等諸多領域提供更全面、更高效、更快捷的服務;它能創(chuàng)造最佳的社會效益和經(jīng)濟效益,使之真正成為未來信息社會國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。2.2檔案工作者要增強現(xiàn)代化意識、市場意識和法律意識。當今世界是知識爆炸的時代,網(wǎng)路技術發(fā)展很快,檔案管理工作應充分利用現(xiàn)在已經(jīng)成熟的網(wǎng)絡技術,不斷提高檔案管理信息化水平,使檔案更好地服務于社會。因此,檔案信息傳播需要檔案工作者增強其對信息性的認識程度,提高鑒別水平和處理能力,增強開發(fā)檔案信息資源的意識,滿足社會各方面對檔案信息日益增長的需求。同時,檔案信息傳播

7、需要檔案工作者增強其對信息性的認識程度,提高鑒別水平和處理能力,增強開發(fā)檔案信息資源的意識,滿足社會各方面對檔案信息日益增長的需求。檔案信息傳播要求檔案工作者努力學習現(xiàn)代化設備的應用技術,促進檔案工作的發(fā)展跟上時代節(jié)拍。檔案信息傳播要求檔案工作者在履行服務職能時要有強烈的依法辦事意識,按照黨和國家有關規(guī)定進行檔案的開發(fā)、開放、公布與利用,正當參與市場競爭。另外,強化檔案信息化基礎建設。長期以來,檔案由于重保管輕利用,忽視保密經(jīng)費投入,不少企業(yè)檔案保密技術和裝備陳舊,不適應與國際接軌和網(wǎng)絡時代的求。因此,必須加強檔案現(xiàn)代化管理基礎設施建設,配備確保檔案安全保管和科學保護的先進設備,以及必要的實用

8、技術,使檔案管理手段和方式適應保密要求,滿足開發(fā)利用檔案信息資源工作的需要。2.3建立有效的信息系統(tǒng),充分、合理、安全地使用電子檔案。檔案信息數(shù)字化是信息化時代對檔案管理工作的特殊挑戰(zhàn),也給檔案工作者和社會帶來巨大的機遇,檔案信息化不能取代傳統(tǒng)的檔案管理方式。因為檔案除了檔案信息外,檔案媒介也是人類和社會記憶的重要一部分,這些信息可以用來判斷檔案信息的真實性及其他方面的價值。因此,在電子文件轉化為電子檔案后,由于計算機可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進行分類、組合,可以任意組成各種案卷。因此,“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化,取而代之的是“文件”這個基本保管單位。要實現(xiàn)檔案信息化,就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)。規(guī)范企業(yè)檔案管理機制,強化工作責任。建立科學的企業(yè)檔案管理體系,健全檔案管理的規(guī)章制度,是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發(fā)展,檔案管理手段的更新和管理水平的提高,必須建立與之相應的科學的檔案管理體系,明確職能,將各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理,使檔案管理與企業(yè)工作同步考核、同步發(fā)展。 3、結束語 檔案作為一種客觀實體,它的作用發(fā)揮并不是主動的,而是潛在的,需要通過人的勞動,通過一