信息時(shí)代的檔案管理工作探析_宋雪

1、309華 章 Magnificent Writing 二一三年第十期 信息時(shí)代的檔案管理工作探析宋 雪(哈爾濱廣播電視臺,黑龍江 哈爾濱 150036摘 要 隨著電子計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展,人類社會開始進(jìn)入信息化時(shí)代,各個(gè)國家、各行各業(yè)都在努力地開展信息化建設(shè)。檔案作為一種歷史記錄,是一種特殊的文化資源,是信息的一種重要的形式和載體。檔案是信息社會發(fā)展的產(chǎn)物,加強(qiáng)對檔案信息化管理的研究,是目前檔案工作者的一項(xiàng)緊迫任務(wù)。本文就檔案信息化管理重要性進(jìn)行了分析,同時(shí)提出了具體的管理對策,有效發(fā)揮檔案的信息功能。關(guān)鍵詞 信息;檔案;管理;隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用,公務(wù)和商務(wù)活動中交流和溝通

2、的手段逐漸由傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式走向以計(jì)算機(jī)為中介,以文字、圖像、聲音等為表現(xiàn)形式的電子文檔。在各種社會實(shí)踐活動中必然要產(chǎn)生大量的電子檔案,電子隨著時(shí)代的發(fā)展,社會信息化程度越來越高。我們將進(jìn)一步加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理。電子檔案是指在社會實(shí)踐活動中形成的、具有保存價(jià)值的、由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲的機(jī)讀材料和其他載體形式的記錄,電子檔案的形成、存儲和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同,檔案工作者必須要對此有深刻的認(rèn)識才能做好電子檔案的管理工作。 1、信息時(shí)代給檔案管理帶來巨大的發(fā)展空間 1.1信息時(shí)代給檔案管理直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強(qiáng)度。信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的一大趨勢,它對檔案工作提出了新的要求

3、,那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段,提高檔案工作的效率和水平,以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的當(dāng)下,現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理手段,而且提供了信息利用的快速途徑,免除了立卷歸檔、檢索查找的困難,減輕了工作人員的勞動強(qiáng)度,提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度。 1.2信息時(shí)代給檔案管理有利于文件的補(bǔ)漏增缺。傳統(tǒng)的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時(shí),補(bǔ)漏增缺,就得拆卷重做。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè),行政管理活動變得越加復(fù)雜,越離不開信息服務(wù),對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報(bào)檢索資料的綜合需求所代替。文檔用微機(jī)按“件”整理歸檔。

4、可隨時(shí)補(bǔ)漏增缺,使文檔不形成存積,這時(shí),只需按一下鍵盤,修改一下檔案目錄就萬事大吉了。微機(jī)管理省時(shí)省力,可以給工作人員以充分的時(shí)間去提高業(yè)務(wù)水平。1.3有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量。在檔案工作中,計(jì)算機(jī)的介入改變了檔案工作完全靠手工操作的歷史,大量簡單、重復(fù)的手工勞動逐漸由計(jì)算機(jī)取代,大大提高了工作效率。此外,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、復(fù)印技術(shù)、縮微技術(shù)、激光掃描技術(shù)也為檔案工作的創(chuàng)新提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支持。由于實(shí)現(xiàn)隨機(jī)管檔,就可將過去的集中立卷,改為平時(shí)隨時(shí)整理立卷。這樣,集中的工作量,就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁?提高了立卷管理水平,從而達(dá)到檔案管理工作及時(shí)歸檔的目的,便于檢索利用。文書檔案管理進(jìn)行微機(jī)管理,檔案人

5、員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來,可以把時(shí)間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上來,從而提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率,使文書檔案的管理、在提供利用服務(wù)時(shí),能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效價(jià)值。2、信息時(shí)代的檔案管理工作發(fā)展路徑2.1積極采用信息化管理手段。信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的一大趨勢,它對檔案工作提出了新的要求,那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段,提高檔案工作的效率和水平,以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。檔案工作不是獨(dú)立的,檔案信息化的實(shí)現(xiàn)依賴于方方面面的 配合,要及時(shí)以數(shù)字化的手段收集、加工、整理、傳送和接收 以及儲存。這些工作的順利開展,需要建立一個(gè)有效的檔案 管理信息化運(yùn)行機(jī)制。

6、檔案資源只有通過信息化、才能真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價(jià)值和使用價(jià)值,它能為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、社會繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù);它能創(chuàng)造最佳的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益,使之真正成為未來信息社會國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。2.2檔案工作者要增強(qiáng)現(xiàn)代化意識、市場意識和法律意識。當(dāng)今世界是知識爆炸的時(shí)代,網(wǎng)路技術(shù)發(fā)展很快,檔案管理工作應(yīng)充分利用現(xiàn)在已經(jīng)成熟的網(wǎng)絡(luò)技術(shù),不斷提高檔案管理信息化水平,使檔案更好地服務(wù)于社會。因此,檔案信息傳播需要檔案工作者增強(qiáng)其對信息性的認(rèn)識程度,提高鑒別水平和處理能力,增強(qiáng)開發(fā)檔案信息資源的意識,滿足社會各方面對檔案信息日益增長的需求。同時(shí),檔案信息傳播

7、需要檔案工作者增強(qiáng)其對信息性的認(rèn)識程度,提高鑒別水平和處理能力,增強(qiáng)開發(fā)檔案信息資源的意識,滿足社會各方面對檔案信息日益增長的需求。檔案信息傳播要求檔案工作者努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用技術(shù),促進(jìn)檔案工作的發(fā)展跟上時(shí)代節(jié)拍。檔案信息傳播要求檔案工作者在履行服務(wù)職能時(shí)要有強(qiáng)烈的依法辦事意識,按照黨和國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案的開發(fā)、開放、公布與利用,正當(dāng)參與市場競爭。另外,強(qiáng)化檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)。長期以來,檔案由于重保管輕利用,忽視保密經(jīng)費(fèi)投入,不少企業(yè)檔案保密技術(shù)和裝備陳舊,不適應(yīng)與國際接軌和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的求。因此,必須加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),配備確保檔案安全保管和科學(xué)保護(hù)的先進(jìn)設(shè)備,以及必要的實(shí)用

8、技術(shù),使檔案管理手段和方式適應(yīng)保密要求,滿足開發(fā)利用檔案信息資源工作的需要。2.3建立有效的信息系統(tǒng),充分、合理、安全地使用電子檔案。檔案信息數(shù)字化是信息化時(shí)代對檔案管理工作的特殊挑戰(zhàn),也給檔案工作者和社會帶來巨大的機(jī)遇,檔案信息化不能取代傳統(tǒng)的檔案管理方式。因?yàn)闄n案除了檔案信息外,檔案媒介也是人類和社會記憶的重要一部分,這些信息可以用來判斷檔案信息的真實(shí)性及其他方面的價(jià)值。因此,在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后,由于計(jì)算機(jī)可以按需求隨時(shí)將電子檔案的單份文件從任何角度進(jìn)行分類、組合,可以任意組成各種案卷。因此,“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化,取而代之的是“文件”這個(gè)基本保管單位。要實(shí)現(xiàn)檔案信息化,就必須建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。規(guī)范企業(yè)檔案管理機(jī)制,強(qiáng)化工作責(zé)任。建立科學(xué)的企業(yè)檔案管理體系,健全檔案管理的規(guī)章制度,是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,檔案管理手段的更新和管理水平的提高,必須建立與之相應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系,明確職能,將各個(gè)門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理,使檔案管理與企業(yè)工作同步考核、同步發(fā)展。 3、結(jié)束語 檔案作為一種客觀實(shí)體,它的作用發(fā)揮并不是主動的,而是潛在的,需要通過人的勞動,通過一