啟東市公安局戶籍檔案數(shù)字化項目要求

1、項目需求及說明（一）項目概述本次檔案數(shù)字化，是對現(xiàn)有以紙質(zhì)為主要載體的檔案，通過采取電子掃描、激光刻錄等高科技技術(shù)手段，對現(xiàn)在庫藏的戶籍檔案進行數(shù)字化加工，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化影像，與電子檔案管理系統(tǒng)軟件聯(lián)接建成資料齊全的電子檔案數(shù)據(jù)庫，以供有關(guān)人員通過局域網(wǎng)、專網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)利用計算機對檔案實現(xiàn)自動化查閱、檢索，從而既有利于檔案的安全保管，又能提高檔案利用效率。（二）需求說明1） 檔案數(shù)字化項目范圍掃描數(shù)字化內(nèi)容：啟東市公安局各派出所戶籍檔案數(shù)字化掃描及信息錄入。檔案數(shù)字化加工情況：現(xiàn)存戶籍檔案數(shù)字化數(shù)量約為（實際數(shù)量以數(shù)字化加工數(shù)量為準）：類型 數(shù)量戶籍檔案掃描 90萬頁

2、戶籍檔案信息錄入 94萬條戶籍檔案含有大量40-70年代的檔案，其紙張情況較差，需采用平臺式掃描的方式，并保證數(shù)字化內(nèi)容的完整及清晰度；在信息錄入上，由于檔案年代比較老，基本為手寫字，存在字跡模糊、大量繁體字及繁體簡寫字、草書等情況，供應(yīng)商在信息錄入上需確保其準確性、完整性。掃描工作環(huán)節(jié)與質(zhì)量要求：檔案掃描工作主要包括以下內(nèi)容：檔案的整理、拆裝、掃描、圖像處理、檢審校對、文件存儲、信息錄入。加工過程中必須確保檔案載體的安全完整以及檔案信息內(nèi)容安全。各工作環(huán)節(jié)具體要求如下：1、總則：嚴格管理，明確責任，建立安全保密管理機制和質(zhì)量管理機制，確保安全管理制度和質(zhì)量管理制度落實，確保檔案原件

3、和數(shù)字化檔案信息安全，確保各環(huán)節(jié)工作符合質(zhì)量要求，建立完整規(guī)范的工作記錄。2、檔案前處理：紙質(zhì)檔案前處理工作由采購單位工作人員負責，形成完整的檔案卷宗材料后交由供應(yīng)商處理。3、檔案整理：掃描之前，供應(yīng)商應(yīng)在保證檔案不受損壞的前提下，拆除裝訂物，按檔案管理部門要求區(qū)分掃描件和非掃描件，并對折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件進行相應(yīng)處理（壓平或熨平等），然后進行掃描；掃描完成后，拆除過裝訂物的檔案應(yīng)重新裝訂，恢復原樣，并保持檔案頁面排列順序不變，案卷不掉頁，保持卷宗右邊和底邊整齊。所有的檔案目錄均進行打印，并裝訂到案卷最前面。卷皮破損嚴重需要調(diào)換卷皮的，應(yīng)主動請示檔案管理人員并按要求更換卷皮。更換下來的舊

4、卷皮應(yīng)全部交還采購人。4、檔案掃描：檔案掃描采用黑白和彩色二種方式。圖片、圖紙、有彩色的證據(jù)材料均用彩色掃描，文字資料用黑白掃描。在掃描過程中，應(yīng)遵循以下幾項標準：（1） 標準分辨率：200dpi；對于案卷中出現(xiàn)字跡較小、較密集的，應(yīng)將分辨率提高到300dpi。（2） 標準文件格式：單頁TIFF或JPG；（影像保持原有文件格式，不作任何格式處理）；（3） 色彩：對彩色照片或發(fā)票等有多種色彩的證據(jù)進行全彩掃描 ；（4） 質(zhì)量：在原件上沒有明顯質(zhì)量問題時，所產(chǎn)生的影像文件不應(yīng)產(chǎn)生黑邊、模糊、偏斜等質(zhì)量問題，對于影響圖像質(zhì)量的非原始性的黑線、黑點（如裝訂孔等）要進行修補。根據(jù)檔案幅面的大小和紙張狀況

5、，選擇相應(yīng)掃描儀。其中大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理；同頁有兩個以上文件，需分別掃描，并進行并頁處理。掃描過程中，應(yīng)在紙質(zhì)檔案掃描工作流程表上認真登記掃描的頁碼和頁數(shù)，并核對每份文件的實際掃描頁碼、頁數(shù)與前處理時填寫的文件頁碼、頁數(shù)是否一致，不一致的應(yīng)注明具體原因和處理方法。5、圖像處理：應(yīng)對掃描后的圖像進行逐頁糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理和排列順序調(diào)整。圖像偏度不得大于1度，圖像拼接處信息要完整，不能缺少遺漏任何信息內(nèi)容。6、文件存儲：以目錄數(shù)據(jù)庫內(nèi)該文件檔號對掃描圖像建立文件夾，并對文件夾內(nèi)圖像文件以相應(yīng)數(shù)字順序號進行命名。數(shù)據(jù)光盤內(nèi)文件電子影像

6、存儲格式為單頁TIFF或JPG格式。掃描后的電子文件需要提交硬盤存儲，并且直接導入系統(tǒng)，能夠?qū)崟r將經(jīng)過檢驗的數(shù)據(jù)投入實際應(yīng)用。7、數(shù)據(jù)掛接：掃描圖像文件應(yīng)與目錄數(shù)據(jù)進行掛接，同時在紙質(zhì)檔案掃描工作流程表上填寫數(shù)據(jù)掛接后的頁碼、頁數(shù)，核對每一份文件掛接后的頁碼、頁數(shù)與前處理、掃描時填寫的頁碼、頁數(shù)是否一致，不一致的應(yīng)注明具體原因和處理辦法。8、質(zhì)量自檢：供應(yīng)商必須建立嚴格的質(zhì)量檢測流程，對加工的數(shù)據(jù)（圖像質(zhì)量、編目質(zhì)量、著錄質(zhì)量）進行認真負責的自檢，自檢達到數(shù)據(jù)質(zhì)量標準后，才能交于采購方驗收。9、信息錄入及數(shù)字化掃描需符合中華人民共和國檔案行業(yè)標準：紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范和江蘇省公安廳警務(wù)檔案管

7、理系統(tǒng)的規(guī)定要求。信息錄入內(nèi)容：因前期戶籍檔案的案卷目錄已錄好，現(xiàn)主要錄入卷內(nèi)文件目錄，以下為必錄項案卷檔號 頁碼 題名 地址 戶籍地派出所 形成時間0607-PH1-20-1-00001 001 張三戶口常表 啟東市近海鄉(xiāng)愛民村1組 啟東市公安局近海派出所 198212312） 項目實施要求1、掃描設(shè)備要求（由成交供應(yīng)商自備）相關(guān)電腦配置：要求軟件：Windows XP 操作系統(tǒng)；基本辦公軟件（如Office 2000，ACDSEE）；掃描儀圖像采集軟件。各類掃描設(shè)備提供滿足工作量需要的掃描設(shè)

8、備。要求配置：需帶平板的掃描儀，同時需配備解決特殊檔案掃描設(shè)備。2、掃描加工要求投標商掃描加工的檔案數(shù)據(jù)及錄入的信息數(shù)據(jù)，符合甲方提供的影像存儲掛接接口規(guī)范要求。3、實施人員要求成交供應(yīng)商在項目實施過程中應(yīng)組成一支品行端正、經(jīng)驗豐富、人員穩(wěn)定、保密意識強的團隊，團隊負責人應(yīng)具備相應(yīng)的管理能力和行業(yè)工作經(jīng)驗，熟悉檔案信息化加工的操作應(yīng)用。項目實施前成交供應(yīng)商應(yīng)將詳細的團隊名單及個人簡歷提供給采購人進行審核。4、對本服務(wù)不得轉(zhuǎn)包、分包。3）驗收要求1、供應(yīng)商對掃描數(shù)據(jù)自檢合格后方可遞交啟東市公安局驗收。數(shù)據(jù)驗收以20萬頁為單位，分批由供應(yīng)商自檢合格后提交。2、采購人對供應(yīng)商掛接完畢的目錄信息、著錄

9、信息與圖像質(zhì)量進行驗收。驗收以抽檢方式進行，抽檢比率為5%，根據(jù)中華人民共和國紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范進行驗收。3、檔案實體驗收。檔案實體驗收必須逐卷清點，按檔案數(shù)量、文件狀況、卷內(nèi)文件頁數(shù)與順序、裝訂要求等進行逐項檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、圈劃或涂改等問題，將追究相關(guān)責任；順序錯誤、裝訂不符要求、卷間文件顛倒等作為差錯，合格率達到規(guī)范要求以上的予以驗收通過，對加工單位掛接完畢的目錄信息、著錄信息與圖像質(zhì)量進行驗收。驗收以抽檢方式進行，抽檢比率為5%，根據(jù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工驗收標準（標準另附）進行檢查，要求檔號、控制符、數(shù)據(jù)掛接準確率達到100%,其他項目合格率達到99.5%以上的，予以驗收通

10、過，并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗收登記表，作為驗收合格憑證。抽檢合格率低于上述要求的，提交驗收的當批次數(shù)據(jù)全部發(fā)回供應(yīng)商重新自檢，自檢合格后再提交驗收。在退回自檢期間，將不再向供應(yīng)商提供掃描檔案。同一批次數(shù)據(jù)提交驗收，經(jīng)兩次驗收仍不合格的，扣除當批次相應(yīng)價款；經(jīng)三次以上驗收不合格的，按合同約定承擔相應(yīng)責任。4、數(shù)據(jù)驗收合格后，加工單位需刻錄DVD光盤一式二份移交給采購人。4） 時間要求2010年9月1日前完成本項目的實施，采購人提供相應(yīng)的作業(yè)場地、作業(yè)條件、作業(yè)方設(shè)備。成交供應(yīng)商無正當理由不能按期完成作業(yè)的，按合同約定承擔相應(yīng)責任。5） 安全要求作業(yè)方應(yīng)嚴格遵守國家相關(guān)的保密法律規(guī)定，遵守保密協(xié)議和

11、采購人的有關(guān)規(guī)定（另行簽訂）。檔案掃描工作必須在采購人指定的場所內(nèi)進行，確保場所正常秩序和安全。不得遺失、損壞檔案，如有違法行為或違反相關(guān)規(guī)定，將依法或依據(jù)約定追究相應(yīng)的責任。供應(yīng)商應(yīng)做到：（一）與項目工作人員簽訂保密協(xié)議，加強對工作人員的保密教育。（二）建立嚴格的保密制度，加強管理，杜絕工作人員對檔案及檔案信息的私自復制行為。（三）不同的工序之間應(yīng)采取相應(yīng)的管理措施，杜絕泄密事故的發(fā)生。（四）掃描加工場地的安全及保密措施。加工場地應(yīng)具備保密設(shè)施，保證檔案原件的安全和保密。在工作平臺上建立監(jiān)管系統(tǒng)，實時監(jiān)控工作人員的操作過程，統(tǒng)一記錄保存。（五）分批驗收進行數(shù)據(jù)移交時，工作站上的數(shù)據(jù)必須在采購

12、人現(xiàn)場監(jiān)督下銷毀，同時移交該批次數(shù)字化加工的監(jiān)管系統(tǒng)監(jiān)控記錄。（六）不得在工作場所使用與工作無關(guān)的任何電器設(shè)備，不得私自攜帶照相工具進入作業(yè)場所，通訊工具應(yīng)在進入作業(yè)場所前交由專人統(tǒng)一保管。6） 品質(zhì)保證要求應(yīng)提供品質(zhì)保證的具體方案和流程的細節(jié)：（一）加工成品嚴格符合采購人提供的質(zhì)量檢驗標準。（二）索引數(shù)據(jù)和掃描文件之間的對應(yīng)關(guān)系100正確。（三）簽署保密協(xié)議，保證檔案資料的安全性和保密性，100確保檔案資料不會遺失和檔案信息不會泄漏。（四）接受采購人不定期不定量的質(zhì)量抽查，一旦發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，將無條件執(zhí)行采購人的整改要求。7）其他要求1、采購人免費為成交供應(yīng)商提供相應(yīng)的工作場地和相關(guān)水電需求。2、雙方各指定專人負責檔案的清點交接工作。3、成交供應(yīng)商在簽訂合同時應(yīng)成立項目組，指定專人負責該項目，并列出具體的項目操作標