基層藥監(jiān)檔案管理工作之我見

1、基層藥監(jiān)檔案管理工作之我見        作為一種重要的信息資源，檔案在食品藥品市場監(jiān)管和保障群眾飲食用藥安全中發(fā)揮著積極重要的作用。檔案工作的好壞，將直接影響食品藥品監(jiān)管各項(xiàng)工作的開展。因此檔案管理工作是食品藥品監(jiān)管眾多工作中不可忽視的一項(xiàng)重要性、基礎(chǔ)性工作。一、基層縣局檔案管理的特點(diǎn)影響基層檔案管理的特點(diǎn)包括積極的和消極的兩個方面。積極的方面：（一）組建時間不長，一些材料仍可以搜集并補(bǔ)充歸檔。也就是收集材料的時間跨度不大，如筆者所在的*縣藥監(jiān)局于2002年7月29日掛牌成立，增加食品綜合監(jiān)管職能后，于2004年

2、12月8日，掛*縣食品藥品監(jiān)督管理局牌子?，F(xiàn)在離組建之初不滿6年，利于搜集未及時歸檔的相關(guān)材料。（二）垂直管理的行政管理模式，縮短了機(jī)構(gòu)組建時間，包括檔案管理在內(nèi)的各項(xiàng)工作快速高效地開展起來。在省市局的直接領(lǐng)導(dǎo)下，根據(jù)三定方案很快配齊了班子、較快地選調(diào)、招收了工作人員，作為檔案管理的業(yè)務(wù)股室辦公室，在最早的時間開展起了工作,這對最初的檔案管理起到了關(guān)鍵的作用。（三）檔案管理得到了重視。歷屆局領(lǐng)導(dǎo)都對檔案管理非常重視，投入資金購置了一些檔案管理設(shè)備及工具，如檔案柜、檔案盒及切紙刀等。在前幾年人手缺乏時，還臨時聘請了檔案管理專業(yè)人才對以前的檔案進(jìn)行了歸檔。特別是近年來，更是從源頭開始，注重檔案管理

3、工作。為便于收集保存有關(guān)材料，特為辦公室配備了攝影機(jī)、照相機(jī)、可刻錄光盤計算機(jī)等一些設(shè)備。事物都有兩面性，正因?yàn)槭切鲁闪⒌臋C(jī)構(gòu)，要將檔案管理這樣的單項(xiàng)工作開展好需要一段過程。在機(jī)構(gòu)成立之初，面臨著事情多、人手不夠、經(jīng)費(fèi)少、無檔案庫房、無檔案管理人員的問題，往往檔案管理工作落入了“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的尷尬境地，必然給檔案管理帶來了消極的影響。二、基層食品藥品監(jiān)管檔案管理易忽視的幾點(diǎn)隨著機(jī)構(gòu)幾年來的發(fā)展，檔案管理也投入了大量的人力、物力、財力，檔案管理水平顯著提高。一些基層局也專門設(shè)置了檔案庫房、辦公室、閱覽室，購置了檔案裝訂機(jī)、先進(jìn)檔案柜，制定了檔案管理相關(guān)制度，建立了檔案檢索

4、工具，藥監(jiān)檔案管理工作得到了較快發(fā)展。現(xiàn)根據(jù)檔案管理的要求，結(jié)合食品藥品監(jiān)管的特點(diǎn)，列舉一些在檔案管理具體業(yè)務(wù)中容易忽視的一些問題，與大家共同探討。1、行政處罰案卷未及時按序移交檔案室行政處罰決定書等文書都是具有法律效力的材料，有較強(qiáng)的強(qiáng)制力和約束力，具有特定的法律效力。行政處罰檔案是行政檢查及處罰的原始記錄，如現(xiàn)場檢查筆錄、調(diào)查筆錄、重大案件合議筆錄等一般都是手抄孤本。要求檔案安全保護(hù)措施嚴(yán)密，稍一疏忽，造成材料丟失，就是難以彌補(bǔ)的損失。檔案室相對于辦案業(yè)務(wù)股室，保管條件和防范措施要好。另外，業(yè)務(wù)股室管理檔案人員大多是兼職、人員變化快，加上交接難以規(guī)范，容易出現(xiàn)檔案管理鏈的脫節(jié)，影響檔案安全

5、。所以行政處罰檔案不能長時期存放于業(yè)務(wù)股室，最好是在案卷辦結(jié)一年內(nèi)，及時歸檔移交到檔案室，并做好細(xì)致的交接手續(xù)。檔案室將按年度-類別-案號，一案一號歸檔。2、機(jī)關(guān)成立、名稱變化、職能改變時要注意收集檔案機(jī)關(guān)成立之初、增加食品綜合監(jiān)管職能更名為食品藥品監(jiān)督管理局之際，將產(chǎn)生許多諸如“三定”方案、掛牌儀式、人員調(diào)整、職能變化、經(jīng)費(fèi)上劃等重要檔案。這些檔案記錄著組織機(jī)構(gòu)的演變發(fā)展過程，極其重要。特別是掛牌儀式等重大活動的聲像資料，若當(dāng)時沒收集，以后將無法補(bǔ)充。3、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)更替、職工花名冊，要定期和隨時收集檔案管理也要堅持“以人為本”，機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的變更，關(guān)鍵時期的職工崗位情況，職工變動情況要及時收集歸檔

6、。職工花名冊要按年度制表、蓋章歸檔。這些檔案在編制單位大事記和作為職工個人檔案的補(bǔ)充將起到重要作用。如這次省局編制食品藥品監(jiān)管志時，就需要基層局提供此方面相關(guān)材料。4、年度統(tǒng)計報表、總結(jié)需按要求歸檔各類統(tǒng)計報表、總結(jié)在按要求報送外，同時留存一份存檔。對于人、財、物方面重要的報表，還需單位負(fù)責(zé)人簽字、蓋章后存檔。    任，促進(jìn)資產(chǎn)管理工作。7、機(jī)關(guān)工作亮點(diǎn)、特色及被有關(guān)媒體報道的相關(guān)資料要?dú)w檔如我局分片監(jiān)管模式的探索、農(nóng)村藥品“兩網(wǎng)”建設(shè)成果及經(jīng)驗(yàn)介紹。以及被市級以上媒體報道過的好的作法。要按類分不同載體歸檔。8、榮譽(yù)檔案集體被上級部門評為先進(jìn)單位，單項(xiàng)

7、工作和個人獲有關(guān)部門表彰的，要將審批表、通報表彰文件及相關(guān)材料歸檔。9、會議檔案黨組、局長辦公會議記錄，縣政府召開的有關(guān)食品藥品監(jiān)管的重要會議記錄、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿、會議簡報、會議通知等要分年度類別歸檔。10、大事記按年度將機(jī)關(guān)重要的事情編寫機(jī)關(guān)大事記，一并存入當(dāng)年檔案。三、需要加強(qiáng)的幾個方面。（一）強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，健全管理制度。要成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，各股室要指定具體負(fù)責(zé)所在股室檔案工作的人員，利于各類檔案資料的收集。制定檔案員職責(zé)，檔案保密、查閱、庫房管理等相關(guān)制度，同時檔案室要設(shè)立案卷借閱登記簿、檔案收進(jìn)移出登記簿、室內(nèi)檔案統(tǒng)計臺賬等，并完善檢索工具和專題參考資料的編制工作。（二）加強(qiáng)培訓(xùn)，提升管理水平。組織干部職工認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法、檔案法實(shí)施辦法，提高干部職工對檔案管理工作的認(rèn)識。全體人員積極參與檔案管理工作，營造良好的檔案管理環(huán)境。在工作實(shí)踐中加強(qiáng)對專兼職檔案員的培訓(xùn)，定期組織管理人員到相關(guān)部門學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識。（三）加大投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)。要加大資金投入，設(shè)立條件較好的檔案室，配備檔案柜、空氣加（除）濕器、