論秘書工作中的變通藝術(shù)分析研究 文秘學(xué)專業(yè)

1、 論秘書工作中的變通藝術(shù)摘 要秘書是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務(wù)服務(wù)人員。他們以輔助決策，綜合協(xié)調(diào)，溝通信息，辦文、辦會、辦事等為主要職能，是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者的參謀和助手。秘書的職業(yè)特征決定了秘書工作的多面性、復(fù)雜性，秘書工作中有些可以循規(guī)蹈矩，而有些則需要變通。秘書有著“上傳下達(dá)”的作用，本文擬從對上以及對外或者對下兩個方面，其中對上主要討論“勸諫”藝術(shù)，對下或者對外主要討論“擋駕”藝術(shù)，結(jié)合實例論述秘書工作中的變通藝術(shù)。以古為鏡、以人為鏡，總結(jié)經(jīng)驗，讓秘書更好樹立靈活應(yīng)變的思維，在具體實踐中完善豐富，為秘書工作打下扎實的基礎(chǔ)，真正做到“窮則變，變則通，通則久”。關(guān)鍵詞：變通藝術(shù)

2、；勸諫藝術(shù)；擋駕藝術(shù)；反擋駕藝術(shù)The Art of Work in Secretarial WorkAbstract Secretary to the Secretary of the leader, the principal side of auxiliary staff and public service personnel. They to assist decision-making, coordination, communication of information, to do the office work as the main functions, is the le

3、ader, the principal of staff and assistants. Secretary of the professional characteristics determine the secretarial work of versatility and complexity, the secretary work in some rules, and some require modifications. The Secretary "upload issued" the role, this article from the and forei

4、gn or of two aspects, which mainly discusses "admonition" art of or foreign mainly discusses "rejecting" art, combined with examples, this paper discusses work Alternative art. Learn from the past to people as a mirror, sum up experience, asked his secretary to better establish t

5、he thinking and flexibility, in practice to enrich, for secretarial work to lay a solid foundation, truly "poor, you should change the bianzetong, long general".Key words: flexible art; remonstrate art;welcome art；anti art welcomeII 目 錄摘要-Abstract-目錄-一、勸諫藝術(shù)-1（一）諫的概述-1（二）勸諫的技巧-1（三）勸諫對于秘書的現(xiàn)實

6、意-3二、擋駕藝術(shù)-3（一）擋駕的概述-3（二）合理擋駕的意義-3（三）有效擋駕的標(biāo)準(zhǔn)-4（四）擋駕的范圍-4（五）擋駕工作的技巧-5三、反擋駕藝術(shù)-6（一）反擋駕的概述-6（二）反擋駕的技巧-6參考文獻(xiàn)-8IV 論秘書工作中的變通藝術(shù)一 勸諫藝術(shù)（1） 諫的概述“諫”的本義是利用語言以道即正確的想法和做法來修正他人違背道的行為。秘書的職業(yè)特征要求秘書需要為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，但是建言獻(xiàn)策時的內(nèi)容與方式又是值得推敲的，所以勸諫是很考驗秘書能力的，秘書也需要變通來進(jìn)行正確而又不失時機的勸諫。（2） 勸諫的技巧1.以己為例，以身說法 鄒忌諷齊王納諫中就是這么一個委婉進(jìn)諫的例子。鄒忌身高八尺有余，并且形貌

7、光鮮亮麗。早上穿戴好衣帽，照著鏡子對他妻子說：“我與城北的徐公哪個更美？”他的妻子說；“你那么美，徐公哪能趕得上您？”城北徐公是齊國的美男子。鄒忌不相信，就又問了他的小妾：“我和徐公誰更美？”小妾說：“徐公哪能跟您比呢？”第二天，有個外地來的客人，鄒忌與客人坐下談話，問客人：“我和徐公誰美？”客人說：“徐公不及您的?！庇诌^了一天徐公來了，鄒忌仔細(xì)觀察徐公，自認(rèn)為不如他美；自己照鏡子看看自己，更覺得比不上徐公。晚上躺著思考這件事，說：“我妻子說我美是因為偏愛；小妾認(rèn)為我美是因為怕我；客人認(rèn)為我美是因為有求于我?！庇谑侨氤婟R威王，說：“我確實知道我不如徐公美。我的妻子偏愛我，我的小妾害怕我，我的

8、客人有求于我，所以都說我比徐公美。如今齊國方圓幾千里，城池一百二十座，宮中的姬妾和左右的大臣沒有不害怕您的，國內(nèi)百姓沒有不對您有所求的：由此觀之，王之蔽甚矣?！编u忌由自己的受蒙蔽推想到國君的受蒙蔽，進(jìn)而希望齊威王能夠廣開言路，兼聽則明，以小見大，并且具有較強的說服力。因為是現(xiàn)身說法，所以可以收到很好的效果。2.察言觀色，步步為營觸龍說趙太后中提到趙太后剛剛掌權(quán)沒多久，秦國就加緊了進(jìn)攻趙國的步伐。趙太后急忙向齊國求，齊國卻答復(fù)說必須要長安君來當(dāng)人質(zhì)才會出兵相救。趙太后執(zhí)意不肯，大臣們極力相諫。趙太后非常明白地告訴左右的大臣們：“有復(fù)言令長安君為質(zhì)者，老婦必唾其面！”在這樣劍拔弩張的情況下，觸龍要

9、想進(jìn)諫顯然要困難許多。觸龍懂得察言觀色，避重就輕。為了消除緊張氣氛，他先是從日常生活入手；再提到共同關(guān)心的“愛子”問題；接著提出“愛子則為之計深遠(yuǎn)”的原則；最后結(jié)合歷史事實，希望趙太后能把“愛子”與“愛國”兩者統(tǒng)一起來，讓長安君能“及今令有功于國”?？梢娪|龍在進(jìn)諫的時候步步為營，穩(wěn)扎穩(wěn)打，最終以理服人，勸服了趙太后。3.知人識事，巧用激將諸葛亮出使東吳，勸說孫劉聯(lián)盟抗曹。在出使之前，諸葛亮就深知孫權(quán)不甘于屈服曹操且胸懷大志的，只不過在受曹操大軍即將壓境以及張昭等主降派的壓力下而猶豫不決。在這種情況下，諸葛亮在孫權(quán)面前極盡夸張地介紹了曹軍的軍力優(yōu)勢，認(rèn)為東吳是阻擋不了曹軍鐵騎的，并主張孫權(quán)投降從

10、而保存東吳軍民；而在被孫權(quán)反問為何劉備不降時候，諸葛亮又說因為劉備乃皇族后裔，是堅決不會降曹。兩次激將法的使用使孫權(quán)感到受辱，并當(dāng)即決定聯(lián)劉抗曹。不難看出，諸葛亮的智慧體現(xiàn)得淋漓盡致。4.欲擒故縱，淺顯易懂 寡人之于國也中，梁惠王說：“我治理梁國，真是費盡心力了。河內(nèi)地方遭了饑荒，我便把那里的百姓遷移到河?xùn)|，同時把河?xùn)|的糧食運到河內(nèi)。河?xùn)|遭了饑荒，也這樣辦。我曾經(jīng)考察過鄰國的政事，沒有誰能像我這樣盡心的?？墒?，鄰國的百姓并不因此減少，我的百姓并不因此加多，這是什么緣故呢?”孟子回答說：“大王喜歡戰(zhàn)爭，那就請讓我用戰(zhàn)爭打個比喻吧。戰(zhàn)鼓冬冬敲響，槍尖刀鋒剛一接觸，有些士兵就拋下盔甲，拖著兵器向后逃

11、跑。有的人跑了一百步停住腳，有的人跑了五十步停住腳。以五十步笑百步，則何如？”惠王說：“不可以。只不過他們沒有跑到一百步罷了，但這也是逃跑呀。”孟子以一種請君入甕的方式逐步引導(dǎo)梁惠王來聽取自己的勸諫。孟子為了指出梁惠王與鄰國實施的國內(nèi)政策沒有不一樣，舉打仗的例子來證明，接著指出梁惠王要想做到盡心，則需要施行仁政，在簡短的交談中就讓梁惠王明白自己的不足之處了。5.引經(jīng)據(jù)典，增強說服唐朝著名諫官魏征曾令唐太宗龍顏大怒，原因就是他在朝上直言進(jìn)諫，致使唐太宗下不了臺，這是很危險的行為。相反，魏征在諫太宗十思疏中， 采取更緩和的方式進(jìn)諫，他化用荀子的“君者，舟也；庶人者，水也。水則載舟，水則覆舟”來勸諫

12、唐太宗要愛民惜民；用老子“知足不辱”、“知足不殆”思想來規(guī)勸唐太宗能夠有所節(jié)制提出十思：誠能見可欲，則思知足以自戒；將有作，則思知止以安人；念高危，則思謙沖而自牧；懼滿溢，則思江海下百川；樂盤游，則思三驅(qū)以為度；憂懈怠，則思慎始而敬終；慮壅蔽，則思虛心以納下；想讒邪，則思正身以黜惡；恩所加，則思無因喜以謬賞；罰所及，則思無因怒而濫刑。文章把比喻當(dāng)成推理手段，達(dá)到了深刻且直觀的表達(dá)效果，加之簡單的比喻襯托出中心論題；全文的論述多用排比句式，鋪排羅列。6.旁敲側(cè)擊，曲徑通幽韓非子·喻老記載：“楚莊王蒞政三年，無令發(fā)，無政為也。右司馬御座，而與王隱，曰有鳥止南方之阜，三年不翅，不飛不鳴，默

13、然無聲，此為何名？王曰：三年不翅，將以長羽翼；不飛不鳴，將以觀民則。雖無飛，飛必沖天；雖無鳴，鳴必驚人。子釋之，不谷知之矣。處半年，乃自聽政，所廢者十，所起者九，誅大臣五，舉處士六，而邦大治?！闭f楚莊王熊旅統(tǒng)治朝政三年，沒有發(fā)號一項政令，也沒有一樣政績上的作為。右司馬伍舉來到君王座駕旁，對楚莊王講了一段微妙的謎語，說：“有一只鳥停駐在南方的阜山上，三年不展翅，不飛翔，也不鳴叫，沉默無聲，這是什么鳥呢?” 楚莊王說：“三年不翅，將以長羽翼；不飛不鳴，將以觀民則。雖無飛，飛必沖天；雖無鳴，鳴必驚人。子釋之，不谷知之矣?！卑肽暌院?，楚莊王就臨朝聽政，被廢除的有十項政令，被啟用的有九項政令，誅殺大奸臣

14、五人，提拔隱士六人，因而國家能被大力整治。從伍舉的諫言當(dāng)中可以看出伍舉的智慧所在，并沒有當(dāng)面指出君主的不作為，而是從側(cè)面，以更委婉的語氣來表達(dá)自己的些許不滿。楚莊王也并沒有辜負(fù)大臣們的期望，振興國事，給楚國帶來了興盛。（3） 勸諫對于秘書工作的現(xiàn)實意義孔子云：“良藥口苦利于病，忠言逆耳利于行。湯武以諤諤而昌，桀紂以唯唯而亡?！睔v史上關(guān)于進(jìn)諫的例子不勝枚舉，進(jìn)諫而納諫成就了一代明君賢臣；進(jìn)諫而拒諫則讓后人吸取教訓(xùn)。兩種截然相反的結(jié)果雖然跟領(lǐng)導(dǎo)者有著主要關(guān)系，但是對于進(jìn)諫的下級來說，怎樣選擇正確的進(jìn)諫方式是上述討論的關(guān)鍵。秘書工作時適宜的勸諫有利于政策的制定以及穩(wěn)步實行，從而讓秘書更好扮演自己輔助

15、的角色。之所以說秘書工作具有很強的變通性，是因為秘書工作時不僅要對實際狀況分析清楚，還要能夠清楚地了解領(lǐng)導(dǎo)的性格以及具體情形下的心理狀況，也就是說要具體情況具體分析，采用相適應(yīng)的方式及時提醒、防微杜漸?？偨Y(jié)下來，在“上傳”這一方面，具體要求秘書在工作中能夠做到敢言、慎言。適言。二 擋駕藝術(shù) （1） 擋駕的概括“下達(dá)”是秘書中常見的工作，而在這日常生活中，又涉及一個主要的工作擋駕，也是難度較大的工作。所謂擋駕工作，就是指秘書為了保證領(lǐng)導(dǎo)集中精力于要事而幫領(lǐng)導(dǎo)“過濾”掉一些無關(guān)輕重的事情。擋駕的實質(zhì)是阻攔，但又不是簡單無理的阻攔，可以說擋駕是秘書工作的重要內(nèi)容。擋駕是為了更好的處理大事要事，做得好

16、，可以樹立良好形象；擋駕工作如果做不好，可能會使對方長生挫敗感，進(jìn)而可能會破壞關(guān)系、產(chǎn)生隔閡。（2） 合理擋駕的意義擋駕工作對于秘書而言，是一份任重道遠(yuǎn)的工作，而掌握好擋駕技巧顯得尤為重要。合擋駕，可以使領(lǐng)導(dǎo)可以脫離“文山會?！?，可以集中主要精力放在全局工作，提高工作效率。秘書要把大量事務(wù)性工作主動承擔(dān)起來，為領(lǐng)導(dǎo)實行比要的擋駕，正確處理好接待事宜，而不是拒人千里之外。為此需要克服“門難進(jìn)、臉難看、話難說、事難辦”不正不風(fēng)，建立良好的對外形象。（3） 有效擋駕的標(biāo)準(zhǔn)來訪者的問題得到滿意答復(fù)，彼此建立良好的關(guān)系擋駕的目的就是讓來訪者放棄見領(lǐng)導(dǎo)的要求，而來訪者往往會認(rèn)為事情只有找到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)才能解決

17、，其實并非如此。秘書所要做的事情就是避免這種問題而影響領(lǐng)導(dǎo)的其他正常工作。所以遇到類似問題，秘書可以通過判定問題的性質(zhì)安排來訪者到相關(guān)部門尋找解決問題。這樣，既解決問題，又可以樹立良好的形象。（4） 擋駕的范圍1.接待來訪擋駕接待來訪是秘書的一項重要工作，所以在此基礎(chǔ)上，應(yīng)該對來來訪者的問題有所區(qū)分、了解。如果不能對來訪者的問題進(jìn)行區(qū)分，不分輕重緩急，并且讓來訪者直接找領(lǐng)導(dǎo)，必然會影響領(lǐng)導(dǎo)的工作，甚至讓領(lǐng)導(dǎo)處于被動。由此可見，秘書更要注重協(xié)調(diào)和區(qū)分。首先對于來歷不明和無關(guān)人員且沒有預(yù)約而直接來找領(lǐng)導(dǎo)的，秘書既不能直接引見，也不能拒之門外，而是應(yīng)該仔細(xì)詢問對方相關(guān)信息。對于這類人員，秘書應(yīng)該仔細(xì)

18、查驗對方信息，以防其干擾領(lǐng)導(dǎo)的正常工作。對于關(guān)于投訴、糾紛之類的來訪者，由于這些來訪者情緒處于過激狀態(tài)，秘書應(yīng)該先安穩(wěn)來訪者的情緒，采用冷處理的方式。不宜將問題直接上報給領(lǐng)導(dǎo)，穩(wěn)定住對方情緒，再具體詢問情況，謹(jǐn)慎處理。對于一些確實有業(yè)務(wù)往來的人員，應(yīng)事先征得領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可引見給領(lǐng)導(dǎo)。2.辦文擋駕文件處理是秘書日常工作之一，這也是一項復(fù)雜的工作，書面擋駕工作也是對秘書的一項考驗。文件繁多，這就需要秘書為領(lǐng)導(dǎo)“過濾”掉一些不重要的文件，從而提高工作效率。但是，如果書面擋駕工作處理不好，可能影響對外關(guān)系和單位形象，所以說書面擋駕用語的合理使用是直關(guān)重要的。擋駕用語過于書面而顯呆板會影響對方的情緒進(jìn)

19、而影響雙方關(guān)系，所以如何使用合適的書面擋駕語又是一門書面藝術(shù)了。3.電話擋駕秘書在每天的接打電話時候，如不分輕重緩急通通轉(zhuǎn)給領(lǐng)導(dǎo)的話，無疑增加了領(lǐng)導(dǎo)的工作負(fù)擔(dān)。所以，對于大量的電話來訪，需要秘書能夠正確地進(jìn)行電話擋駕。來訪電話大致可分三類：一是上級部門領(lǐng)導(dǎo)來電；二是下級部門、平級部門來電或是群眾來電，處理辦法也因人因事而異。對于第一類來電，應(yīng)謹(jǐn)慎處理，詳細(xì)記錄電話內(nèi)容并及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報情況；針對第二類來電也應(yīng)區(qū)別對待，如是緊急情況則及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，若是反映一般情況的，可請示領(lǐng)導(dǎo)提出答復(fù)意見， 由秘書直接給予答復(fù)，事后再向領(lǐng)導(dǎo)匯報答復(fù)情況對所反映問題該由職能部門解決的電話，可轉(zhuǎn)相關(guān)職能部

20、門處理。（5） 擋駕工作的技巧1.符合身份，不越權(quán)限宋史·蘇軾傳有這樣的記載：“杭僧凈源，舊居海濱，與舶客交通，舶至高麗，交譽之。元豐末，其王子義天來朝，因往拜焉。至是，凈源死，其徒竊持其像，附舶往告。義天亦使其徒來祭，因持其國母二金塔，云祝兩宮壽。軾不納，奏之曰：高麗久不入貢，失賜予厚利，意欲求朝，未測吾所以待之厚薄，故因祭亡僧而行祝壽之禮。若受而不答，將生怨心；受而厚賜之，正墮其計。今宜勿與知，從州郡自以理卻之。彼庸僧猾商，為國生事，漸不可長，宜痛加懲創(chuàng)。朝廷皆從之。未幾，貢使果至，舊例，使所至吳越七州，費二萬四千余緡。軾乃令諸州量事裁損，民獲交易之利，無復(fù)侵撓之害矣?！边@是一個

21、蘇軾為皇帝擋駕的例子。話說蘇軾在杭州任知州的時候，杭州僧人凈源去世了，他的徒弟乘船去了高麗告訴義天這一消息，義天就命使徒帶著他們國母的兩座金塔來宋，說是給太皇太后和皇帝祝壽。蘇軾拒絕了高麗的請求，并且及時向朝廷呈遞奏折，認(rèn)為高麗的做法十分輕率并提出了自己的做法，即回復(fù)高麗這事不在他管轄范圍之內(nèi)，是以地方官的名義拒絕而不是以朝廷的名義。以現(xiàn)代秘書學(xué)來分析蘇軾的做法，不難看出蘇軾的擋駕工作是十分合理的。首先，他認(rèn)為此事是外交大事，不應(yīng)由自己這么一個地方官來決定；其次，蘇軾以自己權(quán)力有限回絕了高麗的請求，既不失大國風(fēng)度，又維護(hù)了皇帝的威嚴(yán)；再者，事后能夠及時上報給朝廷并陳述自己的處理辦法，及時提出解

22、決辦法而又沒有越權(quán)。2.堅持原則，正視職責(zé) 中國社會很講究人情，辦事總喜歡找人托關(guān)系。或許秘書的一個好朋友或者是原領(lǐng)導(dǎo)來請求幫忙，請求讓他見領(lǐng)導(dǎo)從而越過程序來辦事。這時候需要秘書堅持辦事原則，耐心解釋，說明原因，請求對方能夠設(shè)身處地考慮問題并且能夠互相體諒。這就是在不傷害兩方之間的感情前提之下完成自己的擋駕工作。3.善于分析，話隨事變擋駕工作中，跟不同的人打交道，需要秘書能夠靈活應(yīng)對。秘書要能分析出對方的大致性格，從而采取具體應(yīng)對措施。例如對于那些蠻橫無理、強詞奪理的來訪者，擋駕語言需要堅決一些，可以使用否定詞語，如“絕對”、“肯定”等詞語，就要讓那些無理取鬧的來訪者徹底打消見領(lǐng)導(dǎo)的念頭；對于

23、那些還能夠通情達(dá)理的來訪者，語氣態(tài)度則應(yīng)該緩和些，這時候秘書則可以站在來訪者的角度提出有效的辦法。先告訴他們這事情不需要通過領(lǐng)導(dǎo)也可以解決，提出確實可行的措施，“或許這樣做可以更好解決這個問題”諸如此類的話更能夠讓來訪者接受。4.含蓄迂回，模糊語言秘書在擋駕工作中，因為要考慮到領(lǐng)導(dǎo)與來訪者的關(guān)系情況，所以在擋駕語言的使用上往往是比較委婉迂回的，模糊語言的使用時非常重要的。這里所說的模糊語言，并不是糊弄對方，而是對于一些沒有確定的事情。在面對來訪者的求助時，秘書人員可以用“請您放心，我們會盡力調(diào)查并且爭取早日給您一個滿意的答復(fù)”諸如此類較委婉的語言來回答。這樣以模糊的語言回復(fù)既安慰了來訪者的情緒

24、，又給部門留下一定的余地，這樣看來是種對來訪者負(fù)責(zé)的做法。5.體態(tài)用語，合理得體話語表情很能夠看出秘書在擋駕工作中的態(tài)度，肢體語言也能夠直觀地反映這一問題。如果說秘書在接待來訪者時候總是背對來訪者，不能正視對方，總給人高高在上的樣子，讓對方產(chǎn)生一種不被重視的感覺。秘書畢竟是一個單位的“窗口”、“門面”，故而在接待來訪者時，應(yīng)采取謙恭的態(tài)度，能夠熱情接待，細(xì)致周到。三 反擋駕的藝術(shù)（一）反擋駕的概述前文所說秘書需要學(xué)會正確的擋駕方式，在遇到無預(yù)約的來訪情況時，往往會使用一些模糊詞語或者委婉的語言答復(fù)對方，這是針對接待來訪而說的。但是，如果本單位秘書要對外單位進(jìn)行電話聯(lián)系或者是上門拜訪時候，對方秘

25、書也拿出上述擋駕方法時，我們需要怎樣的方式解決呢？這就需要秘書學(xué)會變通，學(xué)會反擋駕的方法。（二）反擋駕的技巧1.事先準(zhǔn)備，逆向思維在拜訪對方之前，秘書應(yīng)該考慮這些問題：一、問題是不是非要找對方領(lǐng)導(dǎo)才可解決；二、如果確實需要找對方領(lǐng)導(dǎo)，我們該采取什么樣的措施應(yīng)對對方單位秘書的擋駕方式。這就需要我們站在對方角度來思考問題，也可以說在事前先擋一擋自己。2.時間正確，把握時機工作取得進(jìn)展離不開“天時”，時間的正確選擇也是可以促進(jìn)工作的完成。秘書在拜訪對方單位時候應(yīng)該避開這些時間點：一、剛開始上班的前半小時以及下班的前半小時，剛開始上班或者是要下班的時候，秘書手頭上應(yīng)該會有不少工作，這時候的秘書是沒有空暇去接待你的；二、假期前的一天或者是節(jié)假日后的一天，因為假期前一天往往會有許多事情亟待處理，假期結(jié)束第一天可能會有假日綜合征。在上述時間點與對方聯(lián)系，很有可能碰壁，選擇合理的時間聯(lián)系顯得尤為重要。3.態(tài)度真誠，言簡意賅在拜訪對方單位時候我們應(yīng)隨時保