用EXCEL建立人事檔案

1、首先我們打開一個新的Excel表建立一個人事信息庫框架，信息項目的設(shè)置您可根據(jù)本單位實際情況而圖一點擊可看清晰大圖接下來請您不要急著錄入人員信息，我們要對一些信息項進(jìn)行函數(shù)設(shè)置，以便系統(tǒng)可以自動生成相關(guān) 信息，這會使我們的工作產(chǎn)生事半功倍的效果。1、性別、出生月日、年齡的自動填充功能設(shè)置我們先對 性別”出生年月“年齡”進(jìn)行函數(shù)設(shè)置。當(dāng)我們輸入某人身份證號碼時，系統(tǒng)便會自動生成 別”，出生年月”及年齡”，這樣就減少了我們錄入的工作量。請分別選擇性別、出生月日、年齡信息項單 元格輸入下列公式：男","女")(1)性另I：=IF(MOD(IF(LEN(E3)=15,MI

2、D(E3,15,1),MID(E3,17,1),2)=1,"含義：“LEN(E3)=15'表示看E3中是否有15個字符； “MID(E3,15,1)襲示在E3中從第15位開始提取1位字符； “MOD(MID(), 2)=1”表示提取的字符除以 2余數(shù)為1;“IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1) ”表示看E3中是否夠15個字符，如果夠就從第 15個字 符開始取1個字符，如果不夠15個字符就從第17個字符開始取1個字符。我們的身份證號碼一般是 15 位或18位?！癐F(MOD(IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(

3、E3,17,1),2)=1,"男"，"女"”表示所取字符除以 2 如果余數(shù)為1顯示男，否則顯示女。(2)出生年月:=DATE(MID(E3,7,4),MID(E3,11,2),MID(E3,13,2)含義：DATE(YEAR,MONTH,DAY);“MID(E3,7,4)表示在E3中從第7個字符開始連續(xù)取4個字符表示年，用類似的表示方法一個人的出 生年月日便可以通過函數(shù)設(shè)置表示出來，如果為了看起來方便，我們可以將單元格格式設(shè)置成年、月、日 的日期格式，這樣顯示的結(jié)果會非常容易理解。(3)年齡：=DATEDIF(G3,TODAY(),"Y&quo

4、t;)含義：“DATEDIF(date1,date2, “Y'表示兩個日期的差值；“TODAY()表示系統(tǒng)自帶的日期即顯示當(dāng)日日期“DATEDIF(G3,TODAY(),"Y")”表示今天的日期與G3所表示的出生月日之間的年份差值，這樣一個人 的年齡就會容易的顯示出來了2、勞動合同期限的自動生成和提前30天定期提醒功能設(shè)置勞動合同管理也是人事管理中不可缺少的一部分，特別是勞動合同到期續(xù)簽問題更是不可忽視。如果 由于我們的人為原因造成了勞動合同漏簽、延期簽訂等問題可能會給公司以及員工個人帶來一定的損失。 從一個人入職簽訂試用期合同開始，再到簽訂正式勞動合同以及后來的續(xù)

5、簽勞動合同，一系列的日期如何 能夠讓系統(tǒng)自動生成，并且形成系統(tǒng)提前30天自動提醒我們的功能呢？這需要對一些信息項進(jìn)行函數(shù)設(shè)置。如圖(二)所示：圖二點擊可看清晰大圖(1)試用期到期時間：=DATE(YEAR(P3),MONTH(P3)+3,DAY(P3)-1)含義：“DATE(YEAR(),MONTH(),DAY() 顯示指定日期；在這里我們假設(shè)試用期為3個月，我們需要在 Q3單元格中輸入上述公式，其中MONTH(P3)+3表示在此人入職時間月的基礎(chǔ)上增加三個月。而DAY(P3)-1是根據(jù)勞動合同簽訂為整年正月而設(shè)置的。比如2005年11月6日到2006年11月5日為一個勞動合同簽訂期。(2)勞

6、動合同到期時間：=DATE(YEAR(P3)+1,MONTH(P3),DAY(P3)-1)我們同樣采用上述函數(shù)的設(shè)置方法。這里我們假設(shè)勞動合同期限為1年，則我們需要設(shè)置成YEAR(P3)+1 ,另外這個數(shù)值依然以入職日期為計算根據(jù)，所以天數(shù)上還要設(shè)置成DAY(P3)-1的格式。(3)續(xù)簽合同到期時間：=DATE(YEAR(S3)+1,MONTH(S3),DAY(S3)這里需要注意的是續(xù)簽合同計算是以前份合同簽訂到期日期為根據(jù)的，所以只在前一份合同到期時間 的基礎(chǔ)上增加1年即可，無需天數(shù)上減1。(4)試用期提前7天提醒：=IF(DATEDIF(TODAY(),Q3,"d")=

7、7,"試用期快結(jié)束了 ","")這里用到了 DATEDIF函數(shù)，表示兩個日期差值，但是需要注意的是，我們要表示提前7天提醒，所以，將TODAY()函數(shù)寫到試用期時間前面即TODAY(),Q3而不能表示成 Q3 , TODAY()。其中“謹(jǐn)示兩個日期天數(shù)差值。我們用IF()函數(shù)來表示顯示要求，那么這個函數(shù)設(shè)置的含義為：如果差值為7則顯示 試用期 快結(jié)束了 ”否則不顯示信息，在編輯函數(shù)時用表示不顯示任何信息。(5)提前 30 天提醒：=IF(DATEDIF(TODAY(),S4,"m")=1," 該簽合同了 ",&qu

8、ot;")函數(shù)設(shè)置方法同上，其含義是兩個日期相差1個月則顯示 該簽合同了 "否則不顯示任何信息。這里沒有設(shè)置成相差30天提醒是因為考慮到設(shè)置成月更利于我們?nèi)耸鹿ぷ鞯牟僮?。同樣需要注意的是不要將顯示今天日期”函數(shù)與顯示 合同到期日期”函數(shù)順序顛倒。其中"m"表示月的含義3、采用記錄單”錄入信息通過對一些人事信息項進(jìn)行函數(shù)設(shè)置后，我們便可以開始錄入信息了。逐行的鍵入人事信息，會讓人很快產(chǎn)生疲勞感，甚至?xí)霈F(xiàn)串行或輸錯信息的工作失誤。 我們可以采用Excel自帶的記錄單”功能來解決 這個問題。請點擊編輯欄中的 數(shù)據(jù)”一記錄單”如圖（三）我們可以用“Tab

9、74;進(jìn)行項目的換行錄入如圖（四）。D Ki-L-EU3vFl Excel - Dwkl.置畫"勾贊仲0Ml)侵的8 It風(fēng)B拓立jjp XMdJ El*1®，0日算-T 3 J尋J M TJ打響地-L?.*- «_1 11 圜濯量f * ' 'J 5 if 9 . - > - A -1.M-ft*11hBCDEU 期IJI . E.1KC ; PQ 1 -71I為=用i人1脩4善| I掛站 mH附>iuti J,昆賽mN戶口所也, 隼北聞£凈空 學(xué)D5 隼暫AfflEiU域用.雪1”甘3 MOI卬Ml.加第-UY 和強TT4

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11、H7.二,:結(jié)圖三點擊可看清晰大圖ErnrMl)澳的9帶式如工A號i； J nn jr Tl | _-J -jl, bj - vj JH *-1 E 生，E3*k Bft J c巴FL堡KJ;叫葉J*IE姓名 vn;世恒二1 Hi1B U k “ ar ，,：1、：. 產(chǎn)產(chǎn)LEMOP' - -i " jjQ 1 X1陶A手脩與*2 陪wri局出證號m事由MQR門他i性制ImnlfBgDIQLnls fl1上3品qi 1戶口標(biāo)正妁版址的粗 凈空 ¥ffi 學(xué)住A«EM璃窗/M訐a r ooiffiSHB口號畤和目f 7-1 卸 1胤州-LIT和郵寸f.4 倏

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13、 027和Q2S*.：0is®nu£i- x 國j臥*曰圖四點擊可看清晰大圖4、用窗口凍結(jié)”功能可以進(jìn)行簡單的數(shù)據(jù)查詢當(dāng)我們錄入完數(shù)據(jù)后，我們希望能夠非常方便的查詢信息，但是由于信息庫所涉及的項目很多，我們常常會遇到這樣的情況：看到左邊的信息又看不到右邊的信息，或者看到下面的信息又不知道此信息所對應(yīng)的信息項。這時我們可以采用窗口凍結(jié)”功能。例如我現(xiàn)在想保留各信息項，同時保留每個人的編號、姓名、部門，讓其他信息可以根據(jù)需要進(jìn)行查找，這時我們可以點擊D3單元格，然后點擊編輯菜單欄的 窗口”，選擇 凍結(jié)窗口 ”，就可以出現(xiàn)如圖（五）情況:圖五點擊可看清晰大圖這樣我們會非常容易查到

14、某人相關(guān)信息，但是值得注意的是設(shè)置窗口凍結(jié)的規(guī)律：如果你想凍結(jié)第2行請將光標(biāo)放到第3行單元格處，進(jìn)行凍結(jié)窗口設(shè)置。如果你想凍結(jié) C歹U,請將光標(biāo)放到D列單元格處，進(jìn) 行凍結(jié)窗口設(shè)置。如果你即想凍結(jié)第2行又想凍結(jié)C歹U,請將光標(biāo)放到他們的交叉單元格D3上進(jìn)行設(shè)置。如果想取消凍結(jié)功能可以點擊 窗口 ”菜單選擇取消凍結(jié)窗口 ”功能。5、自動篩選”功能可以進(jìn)行簡單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計有時我們想非常快速的得到一些數(shù)據(jù)，比如本公司在職人員中，本科生學(xué)歷的男生有多少人 ？這時我們可以采用自動篩選功能。請選擇 人員類別”單元格，點擊編輯菜單欄上的 數(shù)據(jù)”選擇 篩選"，點擊自動篩選在每個信息項單元格右下角都會出

15、現(xiàn)選擇按鈕。我們分別在人員類別處選擇在職（圖（六），在學(xué)歷處選擇本科（圖（七），在性別處選擇男（圖（八），最后用鼠標(biāo)將顯示的性別全部選上，這時注意圖 （九）中用紅筆圈住的 地方就是我們所需要的數(shù)據(jù)了。圖六點擊可看清晰大圖;吧 ±"舊慢的中 抵是項 并丈通）工1,甲 的qQJ 13口W *迎t心L專心出不二± E別4 ，等1!選薛沖之戶u 唱E * B盤譚承一二土力J也中Ij-cEuavfl Exc上工- 皿i2H - IJ KL(片1。T 一下飛sT "»VR；：人*情，俸*A法¥Affirm 、一 L*改用:M斛時嚴(yán) -MNnxn行

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20、擊編輯菜單欄中 數(shù)據(jù)”選項，選擇 數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”選項，如圖（十）圖十點擊可看清晰大圖選擇 數(shù)據(jù)透視表”接下來點擊 下一步”即可，我們需要確定建立數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源區(qū)域，一般系統(tǒng)會自動將整個信息庫區(qū)域設(shè)置成我們要選擇的區(qū)域。在出現(xiàn) 數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?3”第3步時我們選擇現(xiàn)有工作表”，將工作表區(qū)域選擇在新的 sheet中A3單元格”如圖（十一）。點擊 完成”后，便會出現(xiàn)（圖（十 二）結(jié)果。這里解釋一下我們?yōu)槭裁匆x擇A3單元格，這主要是因為顯示區(qū)上面有兩行用來放置頁字段。圖H一點擊可看清晰大圖Kece usvFV Exutl - Dwik I.，以 禽仲MV 慎國由 蠹兒 格式0J工»W 口 S 4HKQP步算14, * »二j 號 a為二二，可一 工 jj J