采購付款管理制度

1、采購付款管理制度第一章總則第一條為了加強（以下簡稱“公司”）合理采購，保障生產(chǎn)經(jīng)營需要，規(guī)范采購行為，防范采購風(fēng)險，依據(jù)深圳證券交易所股票上市規(guī)則（以下簡稱“上市規(guī)則”）、深圳證券交易所上市公司內(nèi)部控制指引等相關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合公司具體情況制定本制度。第二條本制度所稱“采購”，是指購買物資（包括購買勞務(wù)）及支付款項等相關(guān)活動。第三條公司采購業(yè)務(wù)應(yīng)注重防范下列風(fēng)險:（一）采購計劃安排不合理，市場變化趨勢預(yù)測不準(zhǔn)確，造成庫存短缺或積壓，導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源浪費；（二）供應(yīng)商選擇不當(dāng)，采購方式不合理，招標(biāo)或定價機制不科學(xué)，授權(quán)審批不規(guī)范，導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價高，出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐；（三）采購驗收不規(guī)

2、范，付款審核不嚴(yán)，導(dǎo)致采購物資，資金損失或信用受損。第四條公司通過全面梳理采購業(yè)務(wù)流程，完善采購業(yè)務(wù)相關(guān)管理制度，統(tǒng)籌安排采購計劃，明確請購、審批、購買、驗收、付款、采購后評估等環(huán)節(jié)的職責(zé)和審批權(quán)限，按照規(guī)定的審批權(quán)限和程序辦理采購業(yè)務(wù)，建立價格監(jiān)督機制，定期檢查和評價采購過程中的薄弱環(huán)節(jié)，采取有效控制措施，確保物資采購滿足生產(chǎn)經(jīng)營需要。第二章采購管理組織機構(gòu)第五條公司采購歸口管理部門負(fù)責(zé)匯總物資需求信息，選擇和管理供應(yīng)商，組織確定采購價格，訂立和管理采購合同，控制采購供應(yīng)過程，參與采購驗收及結(jié)算付款申請等工作。第六條公司物資需求部門配合采購歸口管理部門的主要職責(zé)是：采購付款管理制度（一）負(fù)責(zé)

3、提交已審定后的物資需求、進度要求和技術(shù)規(guī)范書；（二）負(fù)責(zé)合同履約過程中的技術(shù)問題，配合合同變更技術(shù)談判等工作；（三）負(fù)責(zé)組織物資驗收、資產(chǎn)移交并配合項目決算；（四）配合物資采購、監(jiān)造和檢驗；（五）負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)的其他有關(guān)工作。第七條公司采購管理的具體目標(biāo)是：（一）確保物資采購的質(zhì)量和及時供應(yīng)，保障公司正常運營；（二）控制庫存水平，降低庫存成本，減少庫存損失；（三）盡可能實現(xiàn)采購物資的標(biāo)準(zhǔn)化；（四）發(fā)展優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商合作伙伴；（五）加強公司各部門之間的合作；（六）降低公司運營總成本，增強公司核心競爭力。第八條為了實現(xiàn)采購作業(yè)相互監(jiān)督的制衡機制，采購組織應(yīng)貫徹不相容職務(wù)分離的原則：（一）請購與審批崗

4、位分離；（二）供應(yīng)商選擇、采購執(zhí)行、審批崗位分離；（三）采購業(yè)務(wù)的詢價崗位與確定供應(yīng)商崗位分離；（四）采購合同或協(xié)議的擬定與審核、審批崗位分離；（五）采購、驗收與記錄崗位分離；（六）付款申請、審批與執(zhí)行崗位分離。第三章需求及采購管理第九條公司采購歸口管理部門對物資需求的編制、報送提出規(guī)范管理的要求。物資需求部門提交的物資需求，不符合規(guī)范要求的，應(yīng)退回重報。第十條在實施物資采購過程中，由于市場供求關(guān)系、采購周期、技術(shù)能力等原因，不能滿足物資需求要求的，采購歸口管理部門應(yīng)及時向物資需求部門進行反饋，物資需求部門應(yīng)調(diào)整后重新提出物資需求。第十一條物資采購所需的技術(shù)規(guī)范等技術(shù)資料，必須經(jīng)生產(chǎn)技術(shù)部或其

5、他相關(guān)技術(shù)管理機構(gòu)審核。采購付款管理制度第十二條物資采購執(zhí)行遵循“先利庫，后采購”的原則。對于滿足需求條件的物資，公司采購歸口管理部門先平衡利庫，后進行采購，加快庫存物資周轉(zhuǎn)，提高庫存物資利用率。第四章選擇和管理供應(yīng)商第十三條公司采購歸口管理部門應(yīng)當(dāng)建立和完善合格供應(yīng)商名錄，并于每年年初組織相關(guān)部門人員對上年度各類供應(yīng)商的供貨情況進行評審，對價格高、服務(wù)差的供應(yīng)商進行淘汰替換，實現(xiàn)合格供應(yīng)商名錄的動態(tài)管理。第十四條采購人員應(yīng)經(jīng)常性地跟蹤合格供應(yīng)商名錄企業(yè)的經(jīng)營動態(tài)和產(chǎn)品質(zhì)量情況，掌握合格供應(yīng)商的保障供應(yīng)的資信動態(tài)。發(fā)展新的合格供應(yīng)商，并對該供應(yīng)商建立供應(yīng)商檔案，作為進一步考察評估的依據(jù)。供應(yīng)商

6、檔案包括，供應(yīng)商基本信息，供應(yīng)商資信檔案，供應(yīng)商所提供的資質(zhì)證明、價格表及相關(guān)資料等。第十五條每批物資供應(yīng)結(jié)束后，采購人員應(yīng)及時將供應(yīng)商供應(yīng)的質(zhì)量、及時性等實際表現(xiàn)記錄于供應(yīng)商資信檔案，作為定期進行供應(yīng)商評審的資料。第十六條采購人員每年復(fù)查一次供應(yīng)商基本信息，更新原有資料內(nèi)容。供應(yīng)商檔案應(yīng)由采購歸口管理部門專人負(fù)責(zé)管理，未經(jīng)采購歸口管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，不得隨便查閱。第十七條采購歸口管理部門應(yīng)對供應(yīng)商的選擇加強監(jiān)督指導(dǎo)，在下列情況下，應(yīng)當(dāng)更換供應(yīng)商：（一）原有供應(yīng)商在定期評審中被淘汰；（二）原有供應(yīng)商不能滿足物資需求變化的需要；（三）原有供應(yīng)商拒絕供貨；（四）新供應(yīng)商的物資更適合公司的需求。第十

7、八條物資使用部門、生產(chǎn)技術(shù)管理部門必須將設(shè)備、物資使用過程中出現(xiàn)的問題及時反饋給采購歸口管理部門，采購歸口管理部門應(yīng)及時做好產(chǎn)品質(zhì)量的記錄工作。采購付款管理制度第五章采購價格管理第十九條采購歸口管理部門執(zhí)行采購時，應(yīng)優(yōu)先與公司合格供應(yīng)商名錄上的供應(yīng)商聯(lián)系購買。如公司合格供應(yīng)商名錄上的供應(yīng)商不能滿足供應(yīng)，采購人員應(yīng)進行充分的市場詢價調(diào)查，并作好市場詢價記錄，擇優(yōu)擇廉購買，同時保管好市場詢價記錄表以供以后參考和審核，保管期限為三年。第二十條需要進行詢價采購的物資，先由采購人員至少向三家供應(yīng)商詢價、談判，達(dá)成初步意見后由采購部門簽訂正式合同后進行物資采購。第二十一條需進行現(xiàn)場零星物資采購的，采購人員

8、應(yīng)2人或2人以上同行，在物資市場了解物資價格及供應(yīng)商基本情況，要做到貨比三家、優(yōu)質(zhì)優(yōu)價、承諾良好的售后服務(wù)。采購歸口管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)物資采購的數(shù)量、規(guī)格等對價格進行審查。第二十二條采購歸口管理部門、公司內(nèi)部審計機構(gòu)應(yīng)當(dāng)獨立地進行定期或不定期的市場信息調(diào)查，檢查采購人員市場詢價的真實性和合格供應(yīng)商供貨的價格情況，對購買活動進行評審，監(jiān)督采購價格執(zhí)行。第二十三條供應(yīng)商給予公司現(xiàn)金折扣和銷售折讓的情況，必須在合同條款中反映，嚴(yán)禁采購人員私自收取或索要供應(yīng)商回扣、傭金等。第六章合同和采購供應(yīng)管理第二十四條采購價格確定后，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，簽訂合同的具體規(guī)定，按照合同管理制度執(zhí)行。第二十五條采

9、購人員必須取得合法的發(fā)票，并且盡量取得增值稅專用發(fā)票。采購人員應(yīng)向供應(yīng)商索取合格證明、使用說明及供應(yīng)商名片等資料。采購物資到達(dá)公司后，主管采購人員應(yīng)及時到達(dá)倉庫，對供應(yīng)商所提供物資進行詳細(xì)檢驗，確認(rèn)是否與采購申請單所列內(nèi)容一致。第二十六條采購歸口管理部門應(yīng)充分研究各類物資的歷史需求數(shù)據(jù)規(guī)律、貨源緊缺狀況、采購生產(chǎn)周期等因素，協(xié)助物資倉儲管理部門確定最隹安全庫存。第二十七條倉庫管理員應(yīng)定期報送庫存物資報表，反映現(xiàn)有庫存物資的名稱、規(guī)格、單價、數(shù)量、儲存位置和區(qū)域等信息，配合采購歸口管理部門根據(jù)物資庫存狀況平衡利庫后安排具體采購。采購付款管理制度第二十八條對需要監(jiān)造的物資，應(yīng)擇優(yōu)確定監(jiān)造單位，簽訂

10、監(jiān)造合同，落實監(jiān)造責(zé)任人，審核確認(rèn)監(jiān)造大綱，審定監(jiān)造報告，并及時向生產(chǎn)技術(shù)部等部門通報。第二十九條倉儲部門負(fù)責(zé)物資接收的組織管理，按照合同、技術(shù)協(xié)議和有關(guān)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)進行清點、查驗，對到達(dá)的物資及時卸車、入庫、開箱檢驗。一般常規(guī)物資的驗收由倉庫保管員、主管采購人員等進行；大宗、大型、重要物資和非常規(guī)、特殊物資驗收由生產(chǎn)技術(shù)部、提出物資需求的運行/建設(shè)部門技術(shù)人員、倉庫保管員、主管采購人員共同進行。驗收完成，主管驗收人員要填寫驗收記錄憑證，驗收記錄憑證要明確表述驗收狀態(tài)。第七章采購付款管理第三十條采購物資未經(jīng)驗收人員驗收合格，確認(rèn)數(shù)量、質(zhì)量、價格、規(guī)格型號完全符合采購訂單要求，并完成入庫手續(xù)，不得辦理采購付款。第三十一條采購付款流程如下：采購貨到付款采購人員提出付款申請（付款申請須附有采購合同、入庫單、發(fā)票）采購歸口管理部門負(fù)責(zé)人審批財務(wù)審核總經(jīng)理審批董事長審批（100萬以上）出