標準合同文本管理作業(yè)指引

1、標準合同文本管理作業(yè)指引編制日期審核日期批準日期流 程 要 素流程目標：流程時間要求流程監(jiān)控點數(shù)目流程主要責任崗位流程涉及職位數(shù)目修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準人1. 目的明確標準化合同制定和管理原則，使合同執(zhí)行標準化、規(guī)范化以提高工作效率，減少糾紛和規(guī)避風險，保護公司的利益。2. 適用范圍2.1. 除房屋買賣合同、勞動人事合同、融資合同、物業(yè)出租合同以外的公司所有需要簽署合同且反復(fù)作業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)。3. 術(shù)語和定義3.1. 標準化合同：指經(jīng)過經(jīng)辦部門制定及相關(guān)審核部門審核通過并頒布生效，統(tǒng)一反復(fù)適用于某一經(jīng)濟業(yè)務(wù)的合同。3.2. 經(jīng)辦部門：提出標準化合同制定或修改需求，擬訂并實

2、際執(zhí)行標準化合同的部門。4. 職責4.1. 經(jīng)辦部門4.1.1. 根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提出制定或修改標準化合同需求；擬訂、修改并執(zhí)行標準化合同并執(zhí)行。4.1.2. 采購管理部除負有上述所述職責外，還負責工程標準合同文本的日常管理職責。4.2. 法律室4.2.1. 負責標準化合同制定和修改的審核及定稿。4.2.2. 負責除工程合同外的標準化合同的審定及日常管理。4.3. 財務(wù)管理部負責付款條款和稅務(wù)條款的審核。4.4. 成本管理部負責成本合理化的審核。4.5. 總經(jīng)理辦公室：負責標準化合同的生效和頒布。5. 工程程序5.1. 標準化合同制作原則5.1.1. 交易頻繁發(fā)生需要反復(fù)適用相類合同條件的業(yè)務(wù)，

3、即可制定標準化合同，以便提高工作效率。5.1.2. 若與某一家公司因某種業(yè)務(wù)有常年合作協(xié)議，可簽署長期合作協(xié)議，在長期合作協(xié)議有效期間，通過訂單或補充協(xié)議執(zhí)行單筆交易。5.1.3. 標準化合同制定以實現(xiàn)公司利益最大化為原則，合同簽署以簽署本公司標準化合同和不改變標準化合同原條款為原則，但個別條款可視交易內(nèi)容、合作方地位強弱等具體情形而有所變更。變更后的合同需要經(jīng)過法律室及相關(guān)部門確認方可簽署。5.1.4. 合同條款從性質(zhì)上分為商業(yè)條款和法律條款兩類，商業(yè)條款由經(jīng)辦部門確定；法律條款由法律室確定。5.2. 標準化合同的制訂或修訂需求提出5.2.1. 公司任何工作部門都可以根據(jù)自己的業(yè)務(wù)需求提出制

4、定標準化合同的需求。提出需求的部門應(yīng)將制定或修改需求發(fā)送給法律室、總經(jīng)理辦公室及其他相關(guān)部門。5.2.2. 經(jīng)過相關(guān)部門確認后即可啟動標準化合同制定或修改程序。5.3. 標識文件5.3.1. 標準化合同編號組成：公司代碼/文件類別簡稱/合同類型英文簡稱(參見附表) +數(shù)字流水號。例： 合同類型：工程類公司簡稱代碼VKSZ/HT/ CA 001合同的拼音簡稱流水號附表：標準化合同類型代碼一覽表標準化合同類型代碼全稱工程CAConstruction Agreement 設(shè)計DADesign Agreement營銷SASales Agreement經(jīng)營管理MAMiscellaneous Agreem

5、ent訂單POPurchase Order5.3.2. 標準化合同有效版本標識a) 所有文件均要標明版本及修訂狀態(tài)，即版本號，標準合同經(jīng)審定發(fā)布時由總經(jīng)理辦公室負責確認給定。b) 其編號規(guī)則為：根據(jù)標準化合同的版本及修訂情況進行標識，修訂狀態(tài)從0、1到9依次遞增，版本由A、B到Z依次遞增。5.4. 標準化合同的擬訂和審核5.4.1. 由經(jīng)辦部門擬訂合同。a) 所有標準化合同需設(shè)定頁首頁尾，頁首左上角可有萬科標識，頁尾左側(cè)標明標準化合同編號及版本號，右側(cè)注明頁碼。b) 合同文字字體統(tǒng)一：n 合同名稱：楷體，小二號字體加粗n 內(nèi) 文：宋體，小四號字體n 條款標題：宋體，小四號字體加粗n 合同簽署：

6、宋體，小四號字體加粗c) 每一份實際簽署的合同內(nèi)文標題右上方標識合同編號。5.4.2. 經(jīng)辦部門將合同草稿送財務(wù)管理部、成本管理部審核，并交法律室最終審定，如有需要，可請其他業(yè)務(wù)部門對條款進行審核：a) 財務(wù)管理部負責付款條件及稅務(wù)的審核。b) 成本管理部負責成本合理化審核。c) 法律室負責合同結(jié)構(gòu)、法律條款的合法、合理化進行審核，并最終審定。d) 采購管理部負責工程類合同的最終審定。5.5. 標準化合同的生效發(fā)布、存檔要求5.5.1. 標準化合同經(jīng)過上述第5.3條各相關(guān)部門審核確認并定稿后，由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一在內(nèi)部網(wǎng)上發(fā)布，需要簽署合同時由經(jīng)辦人列印相應(yīng)合同版本使用。5.5.2. 由法律室/采購管理部、總經(jīng)理辦公室各保存一份生效文本的電子文檔。5.6. 標準化合同文本的修改和