IT項(xiàng)目管理最佳歷程之一項(xiàng)目經(jīng)理在售前階段的任務(wù)

1、IT項(xiàng)目管理最佳歷程之一:項(xiàng)目經(jīng)理在售前階段的任務(wù) 許多公司的項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)常會問，項(xiàng)目經(jīng)理的工作究竟從什么時(shí)候開頭？項(xiàng)目經(jīng)理是否應(yīng)當(dāng)參與合同簽定之前的工作，如項(xiàng)目建議書的編寫、合同談判等？有時(shí)我們也會聽到這樣的埋怨：合同簽定了，實(shí)施都要開頭了，可是作為被委派的項(xiàng)目經(jīng)理，對于項(xiàng)目背景、客戶信息還一無所知，更不知道項(xiàng)目對公司的重要程度。當(dāng)他們擴(kuò)散生疏地翻看合同的時(shí)候，又可能會驚異地發(fā)覺合同中承諾的有些事情根本就不可能實(shí)現(xiàn)。 項(xiàng)目還未開頭，就先變更計(jì)劃 一位項(xiàng)目經(jīng)理曾經(jīng)這樣談起過他的經(jīng)歷，他在某個(gè)IT設(shè)備制造公司擔(dān)當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理時(shí)，他們的銷售合同中經(jīng)常會包含關(guān)于項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度方面的承諾。合同簽定的時(shí)候，客戶

2、可能處于穩(wěn)妥的目的，對進(jìn)度要求總是寸步不讓。合同中有時(shí)候會承諾在合同簽定之后的1個(gè)月內(nèi)整個(gè)系統(tǒng)交付使用。而依據(jù)公司的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，從設(shè)計(jì)方案編寫、方案一輪輪的會審、到訂貨、收貨、安裝、調(diào)試等一系列的工作最起碼也得三個(gè)月的時(shí)間。而后來項(xiàng)目經(jīng)理通過和客戶了解又發(fā)覺，客戶方面需要預(yù)備的現(xiàn)場環(huán)境遠(yuǎn)遠(yuǎn)不可能在一個(gè)月內(nèi)預(yù)備就緒，譬如：選擇哪家電信運(yùn)營商來供應(yīng)外線介入還沒有打算，新增的設(shè)備要放置在何處也沒有最終確定在這種情形下，項(xiàng)目經(jīng)理在被正式任命之后的首要事情就是分析實(shí)際狀況，去勸告客戶同意修改合同中關(guān)于項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度計(jì)劃的部分內(nèi)容，簽定第一份項(xiàng)目變更文件。 項(xiàng)目注定失敗 還有一位項(xiàng)目經(jīng)理在接手一個(gè)項(xiàng)目后，立刻

3、翻閱了合同，他發(fā)覺某一種新功能在合同中占據(jù)閃光的位置，并承諾客戶在即將來臨的某個(gè)重要節(jié)日上可以調(diào)試完畢并做公眾演示。而項(xiàng)目經(jīng)理當(dāng)時(shí)清晰地知道這項(xiàng)公司力推的新功能，正在某地做第二次的現(xiàn)場測試，樂觀地估計(jì)也至少需要3個(gè)月的時(shí)間才能完成各項(xiàng)測試。這種不切實(shí)際的關(guān)于項(xiàng)目的承諾，使得項(xiàng)目經(jīng)理從接手項(xiàng)目的第一天起就處于被動的境地。他需要對別人的承諾負(fù)責(zé)，需要在以后漫長的項(xiàng)目實(shí)施過程中，為別人的失誤遭受責(zé)備。像很多項(xiàng)目經(jīng)理在總結(jié)他們項(xiàng)目失敗的教訓(xùn)時(shí)說的那樣，“項(xiàng)目目標(biāo)本身不可能實(shí)現(xiàn)。朝著這樣一個(gè)不可實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)努力，即使再辛苦，也只能注定失敗?！?項(xiàng)目經(jīng)理是否參與合同簽定之間的活動 雖然不同的的公司會依據(jù)自身

4、的特點(diǎn)對項(xiàng)目經(jīng)理的職責(zé)進(jìn)行不同的定義。但是依據(jù)PMI的項(xiàng)目經(jīng)理學(xué)問體系指南及對項(xiàng)目管理專業(yè)人員技能的要求可以看出，項(xiàng)目竟的優(yōu)勢更加集中在對項(xiàng)目的計(jì)劃和實(shí)施上面。而合同簽定之前的的主要工作著重于客戶關(guān)系管理、市場分析、商務(wù)管理、合同談判等方面，這些并非項(xiàng)目經(jīng)理的強(qiáng)勢所在。 比較合適的方式是： 1、 合同簽定之前的工作由銷售經(jīng)理主導(dǎo)，由商務(wù)經(jīng)理、技術(shù)支持、項(xiàng)目經(jīng)理等相關(guān)人員協(xié)作來完成； 2、 項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)從合同簽定起，根據(jù)合同實(shí)施客戶項(xiàng)目，并得到客戶驗(yàn)收這一過程中所包含的工作； 3、 項(xiàng)目實(shí)施結(jié)束、項(xiàng)目產(chǎn)品正式交付客戶之后，對于項(xiàng)目產(chǎn)品的支持服務(wù)則交給特地的客戶服務(wù)團(tuán)隊(duì)完成。 項(xiàng)目經(jīng)理是否參與合同

5、簽定之前的活動，取決于這種參與是否能對客戶合同的成功簽定和客戶項(xiàng)目的成功實(shí)施供應(yīng)幫助。 項(xiàng)目經(jīng)理參與售前活動的主要意義在于精確了解和把握客戶需求，盡早建立客戶關(guān)系，為項(xiàng)目實(shí)施做充分的鋪墊。另外項(xiàng)目經(jīng)理依據(jù)客戶需求和估計(jì)的項(xiàng)目實(shí)施的客觀條件，對項(xiàng)目中潛在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，對項(xiàng)目精度、項(xiàng)目技術(shù)可行性、項(xiàng)目成本估算等提出建議，在商務(wù)談判和合同簽定的過程中為銷售經(jīng)理供應(yīng)依據(jù)。 項(xiàng)目經(jīng)理在售前階段的主要項(xiàng)目管理活動 在售前支持階段，主要的項(xiàng)目管理活動包括： 1、 了解項(xiàng)目背景，參與項(xiàng)目技術(shù)方案的可行性評估； 2、 估算項(xiàng)目成本，為項(xiàng)目保價(jià)提出依據(jù)； 3、 依據(jù)項(xiàng)目方案和客戶要求估算項(xiàng)目進(jìn)度； 4、 依據(jù)經(jīng)驗(yàn)和項(xiàng)目詳細(xì)狀況，評估項(xiàng)目中潛在的實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)； 5、 參與商務(wù)談判，為銷售經(jīng)理供應(yīng)支持。 作者介紹 許江林，劉景梅：項(xiàng)目管理者聯(lián)盟高級顧問，分別為惠普公司資深項(xiàng)目經(jīng)理和郎訊公司項(xiàng)目管理經(jīng)理，在IT軟件和系統(tǒng)集成項(xiàng)目方面