文件歸檔整理方法操作流程圖

1、收集應(yīng)歸檔的文件材料齊全完整歸檔判斷*判斷文件是否歸檔依照歸檔范圍,慎重決定文件去留確定期限確定歸檔文件的保管期限準(zhǔn)確客觀分類年度一機(jī)構(gòu)問題或文號一期限分類方法科學(xué)、適用,保持相對穩(wěn)定1F編制貝碼只編沒有頁碼的局部小空號、不漏號1F'裝奘訂訂1用不銹鋼釘或線單“件裝訂便于保管利用1f排序按期限一機(jī)構(gòu)一時間三個層次排列順序相對固定1蓋檔號章在每一“件的上方空白處蓋檔號章清楚、端正,件號不重、不空1電腦著錄有關(guān)的信息錄入專用的檔案治理軟件錄入的內(nèi)容盡可能詳細(xì)、準(zhǔn)確打印目錄編制檢索工具歸檔文件目錄一式兩份寫歸檔說明、裝訂成檔案目錄分保管期限按件號順序打印歸檔文件目錄目錄封面、背脊上的工程要填

2、寫完整裝盒排架按件號順序裝盒、上架不同保管期限、不同機(jī)構(gòu)的不要裝入同一盒裝訂用不銹鋼釘或線單“件裝訂便于保管利用麥盒分保管期限、按件號順序裝盒不同保管期限的文件不要裝入同一盒中檢查驗(yàn)收檔案室檢查驗(yàn)收實(shí)體與目錄檢查實(shí)體整理與目錄是否標(biāo)準(zhǔn)排架將檔案實(shí)體裝入檔案柜中按相對固定的機(jī)構(gòu)順序排列1編制檢索工具寫歸檔說明、裝訂成檔案目錄目錄封面、背脊上的工程要填寫完整歸檔判斷確定期限處理完畢的文件逐件判斷是否歸檔依照歸檔范圍,慎重決定文件去留確定歸檔文件的保管期限編制頁碼只編沒有頁碼的局部不空號、不漏號電腦者錄有關(guān)的信息錄入專用的檔案治理軟件錄入的內(nèi)容盡可能詳細(xì)、準(zhǔn)確蓋檔號章在每一“件的上方空白處蓋檔號章清

3、楚、端正,件號不重、不空打印目錄1r歸檔文件目錄一式兩份分保管期限按件號順序打印歸檔文件目錄移交檔案實(shí)體與目錄,于次年上半年移交檔案室同時移交相關(guān)文件、目錄的電子版本流程一：各部門年終移交由檔案室統(tǒng)一整理歸檔流程操作步驟限制舉措與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1、收集1、每年的1-2月份,由檔案室通知各部門做好上年度文件材料的收集工作,提出具體要求,并附上?文件材料歸檔范圍及保管期限表?；1、收集的范圍：領(lǐng)導(dǎo)和各部門上年度處理完畢的文件材料；2、收集的時間：每年的1-2月份,由檔案室提出要求；3收集的要求：應(yīng)歸檔材料須齊全、完整；注意收集在電腦上起草文件的電子版2、檔案室應(yīng)做好接收的登記匯總工作,對各部門移交文件材

4、料的種類、數(shù)量、時間、存在問題進(jìn)行登記；3、檔案室依據(jù)歸檔范圍,參考本單位收發(fā)文登記本和印章登記本等,檢查各部門移交的文件材料是否齊全,并辦理交接手續(xù).2、歸檔判斷確定文件是否歸檔依據(jù)歸檔范圍,需歸檔的轉(zhuǎn)入下一流程；不需歸檔的剔除.3、確定保管期限對照保管期限表確定每份文件的保管期限歸檔文件保管期限的判定必須準(zhǔn)確、客觀4、分類1、分年度：把文件材料按形成年度分開文件的“形成年度是指文件的成文日期2、分機(jī)構(gòu)問題或文號：在向一年度內(nèi)按機(jī)構(gòu)問題或文號分開1、按文件的形成或承辦部門來確定歸入的機(jī)構(gòu).2、綜合性的文件材料放入“辦公室或相應(yīng)的綜合辦文部門.3、分保管期限：同一機(jī)構(gòu)問題或文號內(nèi)按不同的保管期

5、限分開分類方法應(yīng)保持相對穩(wěn)定5、編制頁碼在文件啟成效字符貝囿止面的右卜角、反面的左卜角編上貞他無論是正本、定稿,還是正文、附件、多頁的文件處理單,凡沒有頁他單頁的除外的,均須編制貞他.各局部已有獨(dú)立頁碼的,只需合笄計算頁數(shù).6、裝訂1、一般應(yīng)去掉文件上原有的易生銹的金屬物；1、要求：裝訂方法應(yīng)盡量不破壞檔案原貌,有利于保管利用.2、推薦使用的裝訂方法后：不銹鋼釘、線裝.白乳膠粘貼、縫紉機(jī)車縫等方法不再使用2、將文件的訂口對齊,用/、銹鋼釘或線在文件的左上角或左側(cè)裝訂.3、有電子版本的可用袋裝,不另裝訂.4、短期的可/、拆釘.流程操作步驟限制舉措與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)7、排序1、先把同一保管期限的文件排在1

6、、可按每個機(jī)構(gòu)永久、長期、短期三條流水號排列歸檔文件；2、也可按整個單位每年只編永久、長期、短期三大流水號.但同一保管期限內(nèi)各機(jī)構(gòu)問題、文號的排列順序應(yīng)保持相對固定；3、盡可能將由內(nèi)在聯(lián)系的如何一次活動、同一項(xiàng)工作、同一個會議的文件材料排列在一起2、在同一保管期限內(nèi),把同一機(jī)構(gòu)或問題、文號的文件排在一起3、最后在同一保管期限、同一機(jī)構(gòu)、問題或文號內(nèi)按成文時間的先后排列8、蓋欄號章在文件上方空白處蓋上檔號章1、檔號章必須清楚、端正.左側(cè)裝訂時最好蓋在左上方；2、把其中的全宗號、類別號、期限、年度、機(jī)構(gòu)每年歸檔文件只編永、長、短三條流水號者可不填機(jī)構(gòu)代號、件號件號必須做到不重號、不空號填好；3、使

7、用與單份文件歸檔方法相配套的新型檔號章,其中的工程可一次完成.9、電腦著錄把所后應(yīng)著錄的工程錄入專用的檔案治理系統(tǒng)1、著錄的工程必須準(zhǔn)確、齊全,以便于檢索；2、必須著錄的工程有：文件題名、責(zé)任者、文號、成文日期、全宗號沒有的可暫空、頁數(shù)、歸檔年度、保管期限、機(jī)構(gòu)名稱或代碼不分機(jī)構(gòu)排列的單位不著、件號；3、題名中的關(guān)鍵詞/、能準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容時,應(yīng)將主題詞錄入；4、文件題名一般要求照實(shí)抄錄,不得隨意改動.如文件沒有題名或雖有題名但無法揭示出文件的實(shí)際內(nèi)容和成份,應(yīng)重新擬寫.將重擬的題名附于原題名后,外加“；5、有副題名的應(yīng)錄入；6、“任免通知等公文的標(biāo)題通常只標(biāo)注一個或局部人名,著錄時可在題名之

8、后,加上該文任免的本單位有關(guān)人員的名字,并外加“；7、有附件的應(yīng)將附件的題名完整錄入.如幾份文件合在一起算作一件的,應(yīng)將除首件外的其他文件作為附件來處理,題名在“附件欄內(nèi)標(biāo)識清楚；8、頁數(shù)：“一件歸檔文件中有有效字符的頁面總數(shù).流程操作步驟限制舉措與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)10、裝盒排架1、將整理好的歸檔文件裝入檔案盒內(nèi)1、不同保管期限的文件不能裝在同一盒內(nèi)；2、分機(jī)構(gòu)編流水號的,/、同機(jī)構(gòu)的文件不要裝在同一盒內(nèi).2、填寫檔案盒背上的工程完整填寫檔案盒背上的工程：全宗名稱、全宗號、類別號、年度、期限、機(jī)構(gòu)、起止件號3、填寫備考表中的工程包括盒內(nèi)文件材料情況說明、整理人、檢查人、整理時間4、排架1、將裝盒后的檔

9、案實(shí)體按編號順序放入檔案柜內(nèi)；2、只編三條大流水號的,按永久、長期、短期的順序排列；3、每個機(jī)構(gòu)編三條流水號的,在同一保管期限內(nèi)按機(jī)構(gòu)順序排列.11、打印目錄打印歸檔文件目錄一式兩份1、用紅、黃、綠三色目錄紙分別打印永久、長期、短期目錄；2、歸檔文件目錄的件號按順序排列,打印的字跡要求清楚.12、編檢索工具1、擬寫“歸檔說明內(nèi)容包括：本年度立檔單位主要,作概況；本年度內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、職能及黨政主要領(lǐng)導(dǎo)變化情況；本年度文書歸檔情況含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否、檔案數(shù)量、有何缺陷.2、裝訂成標(biāo)準(zhǔn)的檔案目錄1、把各部門移交的歸檔文件目錄,按與實(shí)體對應(yīng)的順序,相同期限排在一起,用檔案目錄夾裝訂；2

10、、目錄內(nèi)一般按歸檔說明、永久、長期、短期的順序排列,可一年一本、幾年一本或一年幾本,也可將永久、長期、短期分別裝訂；或永久、長期合訂,短期單獨(dú)裝訂,多年合編.3、填寫“目錄夾封面上的工程包括全宗名稱、類別、年度、保管期限.4、填寫“目錄夾背脊上的工程包括全宗號、類別、年度、期限.流程二：部門整理或?qū)嵭屑磿r歸檔流程操作步驟限制舉措與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1、歸檔判斷確定文件是否歸檔處理完畢的文件,依據(jù)歸檔范圍,需歸檔的轉(zhuǎn)入下一流程；不需歸檔的文件剔除.2、確定保管期限確定每份歸檔文件的保管期限由各部門對照本單位?文件材料歸檔范圍及保管期限表?確定每份文件的保管期限,經(jīng)檔案室檢查合格后,萬可轉(zhuǎn)入下一流程.3、編

11、制頁碼在有有效字符貝囿止面的右卜角、反面的左卜角編上頁碼無論是正本、定稿,還是正文、附件、多頁的文件外理單,凡沒有頁他單頁除外的,均須編制貞他.4、電腦者錄把所有應(yīng)著錄的工程錄入專用的檔案治理系統(tǒng).111、著錄的工程必須準(zhǔn)確、齊全,以便于檢索；2、必須著錄的工程有：文件題名、責(zé)任者、文號、成文日期、全宗號沒有的可暫空、頁數(shù)、歸檔年度、保管期限、機(jī)構(gòu)名稱或代碼不分機(jī)構(gòu)排列的不著、件號；3、題名中的關(guān)鍵詞/、能準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容時,應(yīng)將主題詞錄入；4、文件題名一般要求照實(shí)抄錄,不得隨意改動.如文件沒有題名或雖有題名但無法揭示出文件的實(shí)際內(nèi)容和成份,應(yīng)重新擬寫.將重擬的題名附于原題名后,外加“；5、有

12、副題名的應(yīng)錄入；6、“任免通知等公文的標(biāo)題通常只標(biāo)注一個或局部人名,著錄時可在題名之后,加上該文任免的本單位其他有關(guān)人員的名字,并外加“；7、有附件的應(yīng)將附件的題名完整錄入.如幾份文件合在一起算作一件的,應(yīng)將除首件外的其他文件作為附件來處理,頸名在“附件欄內(nèi)標(biāo)識清楚；8、頁數(shù)：“一件歸檔文件中打有效字符的頁面總數(shù).5、蓋欄號章在文件上方空白處蓋上檔號章,1、檔號章必須端正、清楚；左側(cè)裝訂時最好是蓋在歸檔文件的左上方；2、填寫檔號章中的工程：全宗號、類別號、期限、年度、機(jī)構(gòu)、件號；3、件號按文件處理時間的先后,分三種保管期限分別編制流水號.件號必須做到不重號、不空號；4、使用與單份文件歸檔方法相

13、配套的新型檔號章,可將其中的工程一次完成.6、裝訂1 、一般應(yīng)去掉文件上易生銹的金屬物；2 、將文件的訂口對齊,用/、銹鋼釘或線在文件的左側(cè)或左上角裝訂.1、要求：裝訂方法應(yīng)盡量不破壞檔案原貌,有利于保管利用.2、推薦使用的裝訂方法后：不銹鋼釘、線裝.白乳膠粘貼、縫紉機(jī)車縫等方法不再使用3、有電子版本的可用袋裝,不另裝訂.4、短期的可不拆釘.流程操作步驟限制舉措與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)7、裝盒1、將完成上述流程的文件分保管期限放入盒暫存分三種保管期限按件號順序裝盒2、填寫脊背上的工程完整填寫檔案盒背上的工程：全宗名稱、全宗號、類別號、年度、期限、機(jī)構(gòu)、起止件號3、填寫備考表工程包括：盒內(nèi)文件材料情況說明、整

14、理人、檢查人由檔案室填寫、整理時間8、打印目錄分三種保管期限打印目錄,一式二份1、每年初打印上年度歸檔文件目錄；2、分別用紅、黃、綠三色目錄紙打印永久、長期、短期目錄；3、件號按順序排列,打印的字跡清楚；9、移交將上年度歸檔文件目錄、檔案實(shí)體一起移交檔案室1、每年的三月底之前,將上年度歸檔的文件按保管期限、件號排列移交檔案室；2、除移交歸檔文件外,還需移交紙質(zhì)歸檔文件目錄一式二份具中一份作為與檔案室的交接憑據(jù)、電子目錄和在電腦上起草文件的電子版本在局域網(wǎng)上提交或提交磁盤、光盤等以下流程由檔案室完成10、檢查驗(yàn)收1、檢查驗(yàn)收各部門移交的歸檔文件、歸檔文件目錄及磁盤檢查的內(nèi)容包括歸檔文件是否齊全,有無遺漏；蟲他、檔號章、裝訂、目錄及電腦著錄是否符合要求2、辦理交接手續(xù)將各部門移交的歸檔文件目錄其中的一份作為移交清單,交接雙方簽名確認(rèn)交接單放入全宗卷中保存11、排架將檔案實(shí)體裝入檔案柜內(nèi)按相對固定的順序排列各處室移交的檔案.12、編制檢索工具1、擬寫“歸檔說明內(nèi)容包括：本年度立檔單位主要,作概況；本年度內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、職能及黨政主要領(lǐng)導(dǎo)變化情況；本年度文書歸檔情況含