檔案數(shù)字化加工經(jīng)過流程及其規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)方案

1、檔案數(shù)字化加工流程及標(biāo)準(zhǔn)文檔屬性文檔名稱檔案數(shù)字化加工流程及標(biāo)準(zhǔn)文檔用途標(biāo)準(zhǔn)檔案數(shù)字化工作,標(biāo)準(zhǔn)數(shù)字化部和技術(shù)部對(duì)接工作標(biāo)準(zhǔn).版本號(hào)V1文檔號(hào)JS121006001制訂日期2021年7月8日制訂人XXXXXX修訂日期修訂人修訂日期修訂人修訂章節(jié)簡述文檔目錄一、操作流程2二、檔案調(diào)卷2三、整理及著錄2四、拆卷3五、檔案掃描4六、影像處理4七、數(shù)據(jù)質(zhì)檢5八、檔案裝卷5九、完整歸還5十、數(shù)據(jù)備份6八、數(shù)據(jù)掛接6一、操作流程檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)總體流程包括：檔案調(diào)卷、整理及著錄、拆卷、檔案掃描、影像處理、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、檔案裝卷、完整歸還、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)掛接.先后順序?yàn)椋赫{(diào)卷>著錄>拆卷>掃

2、描>處理>質(zhì)檢>裝卷>歸還>備份>掛接.沒有特殊要求的情況下,務(wù)必安此流程進(jìn)行操作,以便從總體任務(wù)中提升工作效率.二、檔案調(diào)卷這個(gè)過程我方要指定一個(gè)專門的負(fù)責(zé)人與客戶檔案館庫房治理員共同完成,將待加工的檔案從庫房搬運(yùn)到加工現(xiàn)場,對(duì)檔案要逐份清點(diǎn),并辦理檔案交接登記,與客戶做好交接記錄,確定無誤前方可進(jìn)行拆卷環(huán)節(jié)的工作.要求：1,我方指定專人負(fù)責(zé).2,填寫?檔案交接登記表?附件一.3,在交接登記表上要有雙方的簽字.三、整理及著錄檔案目錄的整理是數(shù)字化加工工作的前提條件,如果沒有正確的檔案目錄,會(huì)給后序工作帶來很大麻煩,所以在數(shù)字化加工之前必須有完整且正確的檔案

3、目錄.對(duì)于待加工的檔案,要制作電子目錄.制作途徑有兩種：一,使用數(shù)字化加工軟件的數(shù)據(jù)錄入功能,進(jìn)行目錄制作.二,使用Excel表格方式制作,目錄模板使用?檔案目錄模板?文檔文檔號(hào)為JS121006002.如果用戶提供的有紙質(zhì)目錄或電子目錄,我方要認(rèn)真核對(duì)有無錯(cuò)漏現(xiàn)象,找出錯(cuò)誤并修正.并修改成與?檔案目錄模板?類似的字段標(biāo)準(zhǔn).對(duì)于錯(cuò)誤或疏漏的修正,具體細(xì)那么如下：1,如果用戶提供的目錄和紙質(zhì)檔案不對(duì)照的,應(yīng)該以紙質(zhì)檔案原文內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行錄入,并刪除錯(cuò)誤信息.2,著錄項(xiàng)相關(guān)內(nèi)容錄入要完整,如有不明確或不完整的著錄項(xiàng)需記錄并及時(shí)反響給組長,如果目錄中要增加或減少相關(guān)著錄字段,要與客戶協(xié)商,并及時(shí)向公

4、司技術(shù)部反響.以下著錄項(xiàng)必不可少,且與紙質(zhì)檔案要一一對(duì)照：以“卷為治理單位的年度、期限、卷號(hào)、題名、卷內(nèi)文件序號(hào)、卷內(nèi)文件題今、卷內(nèi)文件頁號(hào)等.以“件為治理單位的年度、期限、件號(hào)、頁數(shù)、題名等.3,如果目錄內(nèi)容有錯(cuò)如主題內(nèi)容,文號(hào)等,以紙質(zhì)檔案信息為準(zhǔn),并及時(shí)反響給組長,由組長與客戶協(xié)商解決.4,如遇到較少見的繁體字或不清楚的字體,需向組長反響,不允許擅自解決,所有的繁體字在錄入時(shí)應(yīng)錄入為簡體字.5,如遇到無題名的檔案,及時(shí)記錄下來,反響給客戶協(xié)商解決.6,關(guān)于順頁；整理著錄的同時(shí),檢查案卷的完整性,是否有缺頁、漏頁、錯(cuò)編現(xiàn)象,正、副卷標(biāo)注是否正確,有問題及時(shí)反響.沒有問題時(shí),用2B鉛筆對(duì)紙質(zhì)

5、檔案內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)注頁碼,正面標(biāo)注在右上方,反面標(biāo)注在左上方,頁碼字體工整、大小適中.7,關(guān)于分卷問題；檔號(hào)保持不變,卷號(hào)采用“卷號(hào)-卷次格式,如0025-1、0025-2、0025-30025-12、0025-13;如果紙質(zhì)檔案分多卷,但是客戶沒有分卷次的,我們要重新編卷次,增加一條案卷目錄,每個(gè)分卷都要對(duì)應(yīng)一條案卷目錄不能兩個(gè)分卷對(duì)應(yīng)一個(gè)目錄.8,關(guān)于補(bǔ)卷問題；漏歸檔的檔案作為補(bǔ)卷插入時(shí),卷號(hào)要以實(shí)際的紙質(zhì)檔案的卷號(hào)為準(zhǔn).如0025-1、0025-A、0025-補(bǔ)、0025A等,我們做目錄時(shí)當(dāng)保持不變.9,檔號(hào)、卷號(hào)、件號(hào)、頁號(hào)中不能出現(xiàn)正反斜杠,/,如果發(fā)現(xiàn)要改成中劃線-注意：中劃線錄入時(shí),

6、要使用英文輸入法下的半腳錄入,日期格式統(tǒng)一采用8位數(shù)字,如20210206,缺乏8位時(shí)補(bǔ)0.以上問題出現(xiàn)時(shí),及時(shí)反響給組長,由組長和客戶協(xié)調(diào).四、拆卷拆卷時(shí)要對(duì)照檔案目錄逐頁檢查檔案原件同時(shí)檢查檔案紙質(zhì)目錄,發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或疏漏進(jìn)行改正或做出正確標(biāo)識(shí).1,按順序進(jìn)行拆卷,“年度>保管期限>案卷號(hào)>盒號(hào).拆卷過程中注意保護(hù)檔案的原貌,以便于裝卷、還卷時(shí)保持檔案的原貌.2,頁碼檢查,頁碼檢查過程中小于本卷其他頁面的紙張用相同規(guī)格白紙進(jìn)行裱糊.裱糊紙不得大于同文件其它紙型,裱糊位置適中.然后重新編寫當(dāng)前頁碼.假設(shè)發(fā)現(xiàn)缺頁、殘頁等問題及時(shí)做好記錄,并反響給組長.3,拆開案卷,將案卷反面的封

7、條小心撕干凈,剪開裝訂線.4,將案卷內(nèi)頁一頁頁分開,對(duì)特殊頁做出標(biāo)識(shí)提醒掃描人員注意.5,拆卷過程中剔除生銹、易銹等金屬物,對(duì)粘貼牢固、柔軟紙張的卷要做記錄,重點(diǎn)處理.6,注明每卷案卷包括正、副卷的頁數(shù)及其他的特殊情況.對(duì)不能確定的案卷,拆卷人員應(yīng)該及時(shí)向檔案員進(jìn)行咨詢,不得擅自對(duì)問題進(jìn)行處理；7,破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案,應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù),影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理后再進(jìn)行掃描裱糊、壓平或進(jìn)行托紙掃描；五、檔案掃描檔案掃描是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子文件的過程,掃描的操作順序：1導(dǎo)入檔案目錄到檔案數(shù)字化加工軟件；2通過檔案數(shù)字化加工軟件生成計(jì)算機(jī)磁盤樹型文件目錄結(jié)構(gòu)；3掃描中的操作

8、細(xì)節(jié)及要求如下：1,掃描后的文件存儲(chǔ)格式應(yīng)為TIFF格式,分辨率為300DPI,以黑白掃描為主,特殊情況下,如掃描照片時(shí),設(shè)置顏色為“灰度.2,檔案掃描的過程要把檔案紙張放置整潔,防止掃描過程中出現(xiàn)卡紙或者掃描數(shù)據(jù)不完全顯示的現(xiàn)象.發(fā)現(xiàn)檔案漏掃時(shí),應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像.發(fā)現(xiàn)掃描影像的排列順序與檔案原件不一致時(shí),應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整.3,認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案?掃描登記表?附件二,登記移交的檔案數(shù)量、掃描的頁數(shù),核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁數(shù)與檔案整理時(shí)填寫的文件頁數(shù)是否一致,不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法.4,掃描過程中如有圖紙或其它原因不能拆分的檔案要用平臺(tái)掃描儀進(jìn)行掃描.掃描分辨率一般建議選擇?30

9、0dpi.特殊情況下,如文字偏小、密集、清楚度較差等,可適當(dāng)提升分辨率.六、影像處理影像處理要以視覺清楚、頁面完整為準(zhǔn),對(duì)圖像頁面出現(xiàn)偏斜及圖像頁面中出現(xiàn)影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)進(jìn)行校正和處理.影像處理時(shí),要保存文件編號(hào)與文件頁碼.特殊情況下,如掃描的照片不用進(jìn)行影像處理.影像處理的過程中切勿操之過急,為了保證影像確實(shí)處理成功了,要?jiǎng)?wù)必看到了處理后的效果.如果發(fā)現(xiàn)影像質(zhì)量不符合要求,應(yīng)重新對(duì)圖像進(jìn)行掃描初次掃描的圖像要保存.影像處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原那么.影像處理前的數(shù)據(jù)要保存.具體操作細(xì)節(jié)如下：1,對(duì)圖像偏斜度、清楚度、失真度、去污點(diǎn)、去黑邊等進(jìn)行檢查.發(fā)現(xiàn)不符合圖

10、像質(zhì)量要求時(shí),應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理,初掃要保存.2,發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí),應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像,發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí),應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整,處理時(shí)要保存文件編號(hào)與文件頁碼.3,大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像,應(yīng)進(jìn)行拼接處理,合并為一個(gè)完整的圖像,以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性,未請(qǐng)示組長的情況下,不得刪除任何原文或去除任何原文內(nèi)容.4 .假設(shè)處理時(shí)誤刪原文或原文內(nèi)容,要及時(shí)反響給組長,協(xié)調(diào)掃描人員,重新掃描、處理.5 .處理過程中遇到問題時(shí),要查閱原文及時(shí)做出更改,并匯報(bào)給組長登記.6 .處理工作完成時(shí),要將掃描處理結(jié)束的原文匯報(bào)轉(zhuǎn)交給組長,以便后期質(zhì)檢數(shù)據(jù)掛接.七、數(shù)據(jù)質(zhì)檢1

11、,逐條檢查每個(gè)案卷目錄下的掃描文件,是否翻開正常、頁數(shù)是否正確、目錄和掃描文件是否一致.2,逐頁檢查每個(gè)影像文件的傾斜度、清楚度、整潔度、分辨率、格式等.3,逐頁檢查每個(gè)影像文件是否重頁、缺頁、漏頁、頁面信息不完整等.如果出現(xiàn)以上問題要填寫?數(shù)據(jù)質(zhì)檢表?并及時(shí)修改,完成質(zhì)檢后將表提交給組長.組長按?數(shù)據(jù)質(zhì)檢表?二次質(zhì)檢,并對(duì)其它數(shù)據(jù)按5%fc例抽檢.八、檔案裝卷1,裝訂前對(duì)照檔案目錄檢查檔案數(shù)量、內(nèi)容的正確性,檔案目錄是否清楚并與檔案實(shí)體相符；2,檢查盒內(nèi)文檔的各種編號(hào)與盒面各項(xiàng)是否相符；檢查文件排列順序是否正確,文件放置方向是否正確；3,裝卷時(shí)一定要再次順頁,假設(shè)裝卷時(shí)除拆卷、掃描人員反響的問題外,發(fā)現(xiàn)文件有缺頁、殘頁,目錄、備考表遺失等其他問題時(shí)要及時(shí)向轉(zhuǎn)交人員問詢,反應(yīng)給組長及時(shí)解決；4,裝卷時(shí)一定要注意檔案在拆卷前的原貌,不得自作主張,改變檔案裝卷規(guī)那么；九、完整歸還歸還時(shí)由檔案交接負(fù)責(zé)人完成,檔案交接負(fù)責(zé)人提交給客戶,并填寫?檔案交接登記表?附件一,?檔案交接登記表?必須有客戶的簽名.本表格由組長保存,最后提交到公司做永久備案.十、數(shù)據(jù)備份掃描期間組長要備份不同價(jià)段的數(shù)據(jù)兩份以上,掃描后備份,質(zhì)檢后備份,全部工程完成后,客戶經(jīng)驗(yàn)收合格后,進(jìn)行三種備份1,將全部數(shù)據(jù)刻錄成DVDt盤備份.2,將全部數(shù)據(jù)在計(jì)算機(jī)硬盤上備份.3,將全部數(shù)據(jù)復(fù)制到客戶的檔案效勞器上備