研發(fā)部技術(shù)資料管理規(guī)定

1、資料治理流程資資文資料料件料歸借收保檔閱發(fā)密文圖照電光工圖工變備技會歸件片片子盤程書程更忘術(shù)審檔材文圖資圖單錄核紀資料檔紙料紙定要料資單料研發(fā)部技術(shù)資料治理規(guī)定治理規(guī)定目的：規(guī)治理方法,方便查找、借閱、使用規(guī)定制定依據(jù)：公司現(xiàn)有治理工作流程、企業(yè)文化涵、相關(guān)單位及部門相關(guān)規(guī)定1、 檔案資料治理人員工作標準1.1 檔案人員上崗前按以下要求對本部門形成的文件材料進行驗收.1.1.1 驗收時必須按目錄逐件逐清點,保證文件材料的完整性、系統(tǒng)性和準確性.1.1.2 文件材料歸檔必須按規(guī)定逐級簽字,字跡必須工整.1.2 檔案治理人員工作責任與權(quán)限1.2.1 對文件材料的完整、準確、系統(tǒng)和滿足工程需要,負有

2、治理責任.1.2.2 檔案人員負責檔案文件的接收、保管、治理和發(fā)放.1.3 檢查與考核1.3.1 由本部門領(lǐng)導(dǎo)配合行政人事部負責檢查與考核；1.3.2 依據(jù)本標準進行檢查與考核.2、借閱資料規(guī)定：2.1 資料治理的責任：資料的平安治理,提供方便快捷科學的資料查閱效勞,建立公司技術(shù)信息資源庫.2.2 資料治理的容：建筑設(shè)計方案圖、施工圖、廠區(qū)工程圖、景觀圖等由設(shè)計單位提供的設(shè)計技術(shù)資料、設(shè)計變更單、各種備忘錄、預(yù)算答疑、招標文件、地質(zhì)勘察報告、地基檢測報告、合同文本、各種電子文件,圖書資料、監(jiān)察通報、以及公司和研發(fā)部其他文件、資料.2.3 辦理借閱時間：原那么上每天上午9:0011:00間,下午

3、2:304:30間,特殊情況另行安排.2.4 圖書類資料借閱時間為三個月,超過三個月應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù),續(xù)借時間為兩個月,喪失資料應(yīng)在10日賠償,不能購置者處2倍賠償,破損資料照價賠償,對違反規(guī)定者資料治理人員有權(quán)上報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)并提出處理要求或建議.2.5 以下資料不得擅自帶出本公司對外使用,特殊情況經(jīng)研發(fā)部領(lǐng)導(dǎo)批準方可帶出使用,.1、設(shè)計單位設(shè)計的各種圖紙、變更；.2、研發(fā)部部研發(fā)的技術(shù)資料；03、本公司制定研發(fā)的各種規(guī)章制度類資料；4、公司其他部門承文的技術(shù)類、信息類資料；O5、其他有要求的資料.2.6借閱方法：借閱資料應(yīng)先書面或口頭通知資料治理員,經(jīng)資料管理員同意辦理登記借用手續(xù),登記書寫應(yīng)便

4、于識別,對于字跡極其潦草難以識別者資料治理人員有權(quán)拒絕借閱；任何人不得未經(jīng)允許擅自進入資料室先拿資料后辦理借用手續(xù).3、收發(fā)規(guī)定：3.1 收應(yīng)先登記并復(fù)印存檔后,將件資料交相關(guān)人員及領(lǐng)導(dǎo)審核處理.3.2 發(fā)時應(yīng)仔細檢查容是否符合要求,并催促相關(guān)人員或管理員自己落實接收情況；凡以本部門組織行為所發(fā)必須存檔.4、備忘錄收發(fā)規(guī)定：4.1 所有備忘錄應(yīng)根據(jù)收、發(fā)單位不同及容不同進行分類,以便查詢.4.2 收發(fā)備忘錄應(yīng)以文件編號+關(guān)鍵容來登記.4.3 資料編號由資料治理員編定.5、施工圖、變更單收發(fā)規(guī)定：5.1 變更單的下發(fā)應(yīng)嚴格執(zhí)行公司規(guī)定,由專業(yè)工程師審查并經(jīng)技術(shù)負責人批準后下發(fā).5.2 施工資料的

5、下發(fā)應(yīng)及時、不積壓,須下發(fā)的資料在經(jīng)相關(guān)人員認可及時發(fā)放到有關(guān)部門.6、印簽治理方法：6.1 印章要妥善保管,不準濫用,由資料治理員負責保管和正確使用,不得委托他人代管代用,特殊情況時應(yīng)經(jīng)研發(fā)部領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)方可委托他人代管代用,假設(shè)因印章被盜用或未經(jīng)批準而私用,所產(chǎn)生的后果由管印人員負全部責任.6.2 使用印章要十分審慎,使用前要履行用印審批登記手續(xù),要確切了解用印容是否在規(guī)定圍,不允許不看容盲目蓋印,要審核是否符合用印手續(xù).6.3 不允許出現(xiàn)蓋有印章的空白紙,使用印章應(yīng)在辦公室,不準將印章攜出辦公室使用.7、底圖治理方法：7.1 資料治理員對底圖實行集中統(tǒng)一治理.7.2 負責底圖的完整與平安,延

6、長其壽命,并及時準確提供利用服8、電子文檔治理方法8.1 本部門各類電子文檔由資料治理員負責歸檔治理.8.2 各類電子文檔的歸檔及借用：8.2.1 凡電子文件資料都應(yīng)及時存檔.8.2.2 外來電子文檔時應(yīng)先交給工程師審核,再由資料員及時存檔8.2.3 研發(fā)部各專業(yè)工程師要在每半月將自己的電子文檔整理好,然后交由資料員歸檔到研發(fā)部電子文檔；注：自己的電子文檔包括備忘錄、變更單、審查意見、貼圖等業(yè)務(wù)相關(guān)的資料；備忘錄、變更單電子文件起名應(yīng)以文件編號+關(guān)鍵容.8.2.4 本部門人員查閱電子文檔時,可根據(jù)鑫苑研發(fā)部電子文檔樹型目錄來查尋.8.2.5 外來人員借用電子文檔時,須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準.8.2.6

7、 專業(yè)工程師在電子文件使用過程中,應(yīng)做好保管工作,不泄密、不喪失,以免給公司帶來損失.9、打印、復(fù)印、翻曬圖紙治理方法：9.1 打印文本或圖形資料應(yīng)填寫登記表.9.2 外來人員未經(jīng)允許不得私自打印.9.3 打印文件或技術(shù)資料字跡應(yīng)清楚,對打印作廢的資料應(yīng)立即銷毀或注上作廢字樣,打印相同容的資料原那么上只準打一遍,需增加份數(shù)時應(yīng)復(fù)印.9.4 打印大量文本文件,在時間允許的情況下應(yīng)使用非噴墨打印機打印.9.5 翻曬底圖資料：資料治理員根據(jù)圖紙資料所需情況確定圖紙翻曬份數(shù),報經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后翻曬圖紙.翻曬圖紙應(yīng)有準確記錄,嚴格審核圖紙翻曬質(zhì)量、數(shù)量.凡A3幅面大小以下的藍圖資料應(yīng)在本公司復(fù)印,以減少復(fù)印

8、費用.10、資料分類標準及方法：資料按市場技術(shù)資料和設(shè)計施工技術(shù)檔案資料、圖書資料、公司工作運作聯(lián)系資料四局部進行分類.市場技術(shù)資料是指由廠家或?qū)I(yè)公司提供的供施工設(shè)計使用的技術(shù)參考資料.設(shè)計施工技術(shù)檔案類資料指必須經(jīng)登記注冊并存檔以備查找的技術(shù)類檔案,包括：方案圖、初設(shè)圖、施工圖、設(shè)計變更單、與工程建設(shè)有關(guān)的、備忘錄等.圖書資料類是指技術(shù)類書集.11、資料存檔標準：符合以下要求的資料應(yīng)存檔：11.1 各種由設(shè)計單位設(shè)計的施工圖、方案圖、設(shè)計變更單,設(shè)計單位發(fā)來的、便函等資料.11.2 公司各部門發(fā)來的備忘錄及其他需要存檔的資料.11.3 研發(fā)部所下發(fā)的各類文件.11.4 公司下發(fā)的各種文件資料.11.5 研發(fā)部在對外合作中的合同、協(xié)議及往來等.12、資料存檔及檢索方法：12.1 資料存檔前先進行詳細驗收,驗收合格后進行登記,根據(jù)資料類別進行歸檔,并請示領(lǐng)導(dǎo)決定處理意見.12.2 查找資料時先弄清楚資料所屬類別,根據(jù)類別查找準確位置,辦理相關(guān)手續(xù).13、領(lǐng)用