淺談文檔控制外包模式在大型工程建設(shè)項(xiàng)目中的應(yīng)用_工程管理

1、淺談文檔控制外包模式在大型工程建設(shè)項(xiàng)目中的應(yīng)用一、緒論隨著工程建設(shè)項(xiàng)目給管理水平的漸漸提高，以及工程建設(shè)項(xiàng)目在國(guó)內(nèi)的多行業(yè)多領(lǐng)域的多元化進(jìn)展，項(xiàng)目文檔掌握的重要性漸漸被工程建設(shè)項(xiàng)目業(yè)主單位及承包商所發(fā)掘。伴隨著關(guān)注程度的提高，越來(lái)越多的參建方開(kāi)頭著進(jìn)展設(shè)企業(yè)或項(xiàng)目自身的文檔掌握工作，但是在這個(gè)進(jìn)展過(guò)程中伴隨著大量的資源鋪張與項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，為了關(guān)心項(xiàng)目參建方有效配置資源規(guī)避項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，工程建設(shè)項(xiàng)目文檔掌握外包模式應(yīng)運(yùn)而生。二、項(xiàng)目文檔掌握簡(jiǎn)述項(xiàng)目文檔掌握是指在一個(gè)項(xiàng)目運(yùn)行過(guò)程中將項(xiàng)目的各參建方提交的各類文檔進(jìn)行收集、管理、流轉(zhuǎn)掌握、歸檔等操作的過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中包含兩個(gè)關(guān)鍵的要素，即文件的全生命周期管

2、理和文檔的前端掌握。文件的全生命周期管理是指對(duì)項(xiàng)目全過(guò)程的全部文檔進(jìn)行全生命周期的管理，即通過(guò)統(tǒng)一的工作程序與工作界面，及具有專業(yè)學(xué)問(wèn)的人員在信息化管理平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)對(duì)文件創(chuàng)建、發(fā)布、管理、利用、歸檔、銷毀全生命周期的管理掌握，從而保證項(xiàng)目文件的時(shí)效性與有效性以及項(xiàng)目檔案的可追溯性。同時(shí)通過(guò)工作程序和專業(yè)人員的協(xié)作在文件的生命周期伊始便對(duì)文件的狀態(tài)、版本、進(jìn)度、閱覽權(quán)限、更新發(fā)布流程、內(nèi)容質(zhì)量等等重要屬性進(jìn)行前端掌握，對(duì)這些屬性進(jìn)行追蹤與有效性掌握，從而保證文檔在項(xiàng)目的全過(guò)程都以統(tǒng)一科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)生成和流轉(zhuǎn)。三、工程建設(shè)項(xiàng)目文檔掌握外包模式簡(jiǎn)述在工程建設(shè)項(xiàng)目中，業(yè)主及承包商經(jīng)常要面對(duì)著大量紛繁簡(jiǎn)單的項(xiàng)

3、目文檔，而這些文檔的管理與掌握過(guò)程是否科學(xué)則往往打算了項(xiàng)目是否能夠勝利實(shí)施、勝利投產(chǎn)。項(xiàng)目文檔掌握外包是指在工程建設(shè)項(xiàng)目的運(yùn)行過(guò)程中，由參建方將自己企業(yè)內(nèi)部整體或部分的文檔掌握工作交由專業(yè)的文檔掌握外包服務(wù)商來(lái)完成，通過(guò)對(duì)項(xiàng)目文檔掌握工作程序、管理系統(tǒng)以及人力資源的補(bǔ)充與完善，項(xiàng)目文檔掌握承包商能夠關(guān)心他們的客戶全方位的解決項(xiàng)目文檔掌握工作。簡(jiǎn)而言之，項(xiàng)目文檔掌握外包就是將項(xiàng)目文檔掌握與檔案管理工作整體交由專業(yè)的外包服務(wù)商來(lái)完成，由甲乙雙方協(xié)作建立統(tǒng)一的文檔掌握組織機(jī)構(gòu)，全面解決企業(yè)或項(xiàng)目中存在的文檔掌握問(wèn)題，從而保證項(xiàng)目能夠勝利實(shí)施并投產(chǎn)，企業(yè)能夠良性運(yùn)轉(zhuǎn)。四、工程建設(shè)項(xiàng)目文檔掌握外包模式的

4、工作范圍簡(jiǎn)述就目前國(guó)內(nèi)項(xiàng)目文檔掌握外包服務(wù)模式的進(jìn)展水平而言，有極少數(shù)的外包服務(wù)供應(yīng)商能夠完成對(duì)于項(xiàng)目文檔掌握全方位的外包，其中包括對(duì)于項(xiàng)目文檔掌握程序文件的詢問(wèn)，文檔管理系統(tǒng)的搭建與二次開(kāi)發(fā)，以及專業(yè)工程師的駐場(chǎng)服務(wù)。從項(xiàng)目文檔掌握的各個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)對(duì)該工作進(jìn)行資源優(yōu)化，提高工作效率，補(bǔ)全項(xiàng)目各個(gè)參見(jiàn)方在軟硬件方面的缺陷，并且通過(guò)統(tǒng)一的工作界面對(duì)項(xiàng)目文檔掌握工作進(jìn)行整合，使得這項(xiàng)工作的關(guān)鍵點(diǎn)之間能夠建立有效的鏈接，從而使得項(xiàng)目文檔掌握共組能夠進(jìn)行的更加順暢。五、工程建設(shè)項(xiàng)目文檔掌握外包模式的應(yīng)用價(jià)值北京易恒盈通科技有限公司通過(guò)對(duì)項(xiàng)目文檔掌握外包服務(wù)業(yè)務(wù)的進(jìn)展歷程的討論，我們可以清晰的熟悉到，項(xiàng)目文

5、檔掌握外包業(yè)務(wù)的產(chǎn)生之初就是為了能夠用更少的項(xiàng)目資源去更好的解決項(xiàng)目文檔掌握工作，并通過(guò)對(duì)項(xiàng)目文檔掌握工作質(zhì)量的提升來(lái)達(dá)到促進(jìn)其核心業(yè)務(wù)進(jìn)展的目的。所以，從業(yè)主和承包商的角度來(lái)看，工程建設(shè)項(xiàng)目文檔掌握外包模式具有以下特點(diǎn)：1.較低的可控成本工程建設(shè)項(xiàng)目文檔掌握外包模式最顯著的特點(diǎn)就是其低成本性和其成本可控性，這個(gè)成本主要是指解決項(xiàng)目文檔掌握工作的綜合成本，包括資金成本、管理成本、人力資源成本等等。作為一項(xiàng)簡(jiǎn)單的長(zhǎng)周期工作，項(xiàng)目文檔掌握工作過(guò)程中會(huì)不行避開(kāi)的產(chǎn)生諸多管理成本，相對(duì)于業(yè)主單位和部分承包商，文檔掌握外包服務(wù)商擁有更多文檔掌握項(xiàng)目閱歷，對(duì)于項(xiàng)目文檔的管理與掌握更加專業(yè)。據(jù)統(tǒng)計(jì)在項(xiàng)目實(shí)施

6、過(guò)程中可以規(guī)避掉30%以上的管理成本，削減60%中高層管理者以及核心業(yè)務(wù)部門(mén)的文檔掌握工作壓力，同時(shí)削減85%以上由于文檔掌握工作疏漏產(chǎn)生的各項(xiàng)附加成本。項(xiàng)目文檔掌握外包模式的成本可控性表現(xiàn)在外包服務(wù)的付費(fèi)形式上，在合同的約束下，外包服務(wù)的相關(guān)費(fèi)用是清楚、可以被明確計(jì)算的，同時(shí)通過(guò)肯定的處理可以被準(zhǔn)時(shí)的反饋到相關(guān)決策者手中，以便于這些決策者對(duì)與項(xiàng)目文檔掌握成本進(jìn)行實(shí)時(shí)的掌握和周期性統(tǒng)計(jì)。2.較低可控的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)相比于傳統(tǒng)模式的項(xiàng)目文檔掌握解決方案，外包模式的特點(diǎn)也表現(xiàn)在其較低可控的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。相比于部分業(yè)主和承 包商，文檔掌握外包服務(wù)商通過(guò)多個(gè)不同項(xiàng)目積累的項(xiàng)目閱歷，結(jié)合長(zhǎng)時(shí)間行業(yè)探究獲得的專業(yè)學(xué)

7、問(wèn)，能夠?qū)蛻繇?xiàng)目文檔掌握工作供應(yīng)有益的優(yōu)化建議，有效規(guī)避掉90%將會(huì)發(fā)生的可預(yù)見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)，發(fā)覺(jué)并妥當(dāng)處理存在的隱性風(fēng)險(xiǎn)。在合同的約束下，項(xiàng)目文檔掌握外包服務(wù)商將會(huì)以風(fēng)險(xiǎn)掌握?qǐng)?bào)告、工作報(bào)告等形式，盡力關(guān)心客戶規(guī)避項(xiàng)目文檔掌握方面的可預(yù)見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)，并樂(lè)觀妥當(dāng)?shù)奶幚砼R時(shí)發(fā)覺(jué)的隱性風(fēng)險(xiǎn)，準(zhǔn)時(shí)與客戶匯報(bào)溝通，幫助客戶對(duì)項(xiàng)目文檔掌握風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行掌握。3.高效的資源配置在工程建設(shè)項(xiàng)目中文檔掌握外包模式是能夠?qū)⑵髽I(yè)資源最有效配置項(xiàng)目文檔掌握工作中的的解決方案，通過(guò)對(duì)外包服務(wù)商的人力資源、項(xiàng)目閱歷和實(shí)施技術(shù)的引進(jìn)，企業(yè)將原本放在項(xiàng)目文檔掌握上的核心資源解放，使其能夠更好的投入到項(xiàng)目的核心業(yè)務(wù)中去，從而在質(zhì)量與數(shù)量?jī)蓚€(gè)層面

8、促進(jìn)項(xiàng)目資源的高效、合理的利用。此外，通過(guò)文檔掌握外包服務(wù)模式，客戶能夠樂(lè)觀、敏捷的調(diào)整項(xiàng)目資源的布局，以及與項(xiàng)目文檔掌握工作相關(guān)的管理結(jié)構(gòu)，用完量統(tǒng)一、簡(jiǎn)潔的管理解決簡(jiǎn)單的項(xiàng)目文檔掌握工作，減輕管理層的管理壓力，使得管理資源能夠有效的配置到更加重要的環(huán)節(jié)上，使項(xiàng)目資源能夠被高效利用，同時(shí)能夠被合理安排在項(xiàng)目的關(guān)鍵環(huán)節(jié)上，削減其在項(xiàng)目非核心業(yè)務(wù)上的消耗。4.工作界面統(tǒng)一相比于傳統(tǒng)的工程建設(shè)項(xiàng)目文檔掌握解決方式，外包模式的文檔掌握工作界面相對(duì)統(tǒng)一，在易恒盈通接觸過(guò)的項(xiàng)目中，客戶文檔掌握的負(fù)責(zé)人員在啟用外包模式之前都面對(duì)著三個(gè)或三個(gè)以上的工作接口，以及多個(gè)需要協(xié)調(diào)的工作界面。這些簡(jiǎn)單交互的工作界面

9、與工作接口回味項(xiàng)目文檔掌握工作帶來(lái)較大的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也會(huì)在肯定程度上減弱業(yè)主或承包商文檔掌握人員的管理樂(lè)觀性，使得文檔掌握工作不能被樂(lè)觀的執(zhí)行。在啟用文檔掌握外包模式后，相關(guān)人員只需要面對(duì)文檔掌握外包服務(wù)商所設(shè)置的工作接口，整體的工作界面協(xié)調(diào)程序大大簡(jiǎn)化，各個(gè)工作界面之間的文檔交互也在專業(yè)的文檔掌握外包服務(wù)商的掌握之中，整個(gè)工程建設(shè)項(xiàng)目的文檔掌握工作被納入到一個(gè)統(tǒng)一的工作界面中，同時(shí)這個(gè)界面與其他界面的工作接口也在文檔掌握外包服務(wù)上的掌握之下，從而使得項(xiàng)目業(yè)主與承包商能夠通過(guò)對(duì)項(xiàng)目文檔掌握外包服務(wù)商工作界面的管理直接影響到整個(gè)項(xiàng)目的文檔掌握工作，最終實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文檔掌握工作統(tǒng)一、高效的運(yùn)轉(zhuǎn)。5.專業(yè)

10、學(xué)問(wèn)的快速傳遞項(xiàng)目文檔掌握外包模式能夠快速精確的傳遞文檔掌握專業(yè)學(xué)問(wèn)與閱歷。相對(duì)與傳統(tǒng)的工程項(xiàng)目文檔掌握工作的執(zhí)行模式，文檔掌握外包模式在專業(yè)學(xué)問(wèn)傳遞方面對(duì)資源和時(shí)間的要求較低，能夠快速的通過(guò)較少的資源實(shí)現(xiàn)這種傳遞。整個(gè)專業(yè)學(xué)問(wèn)快速傳遞的過(guò)程以外包服務(wù)商作為載體，通過(guò)信息化管理手段與具有專業(yè)學(xué)問(wèn)的人力資源將其落實(shí)在整個(gè)工程建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中。在項(xiàng)目文檔掌握專業(yè)學(xué)問(wèn)與閱歷的傳遞過(guò)程中，客戶只需要通過(guò)合同、工作方案、報(bào)告等等形式對(duì)項(xiàng)目文檔掌握外包服務(wù)商進(jìn)行管理與掌握，就能夠確保項(xiàng)目文檔掌握相關(guān)專業(yè)學(xué)問(wèn)和閱歷通過(guò)外包服務(wù)商的進(jìn)駐在項(xiàng)目中得以落實(shí)。通過(guò)對(duì)外包服務(wù)商提交的工作方案和各類工作報(bào)告，客戶能

11、夠很清楚地了解到項(xiàng)目文檔掌握外包服務(wù)商項(xiàng)目文檔掌握學(xué)問(wèn)的傳遞進(jìn)度，并掌握學(xué)問(wèn)的質(zhì)量與數(shù)量，避開(kāi)了在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中將項(xiàng)目資源和時(shí)間鋪張?jiān)趯W(xué)問(wèn)傳遞的過(guò)程中。將更多的資源可以投入到項(xiàng)目核心業(yè)務(wù)中，使項(xiàng)目能高質(zhì)量、高效率運(yùn)轉(zhuǎn)。六、工程建設(shè)項(xiàng)目文檔掌握外包模式進(jìn)展歷程在目前的國(guó)內(nèi)和國(guó)際項(xiàng)目管理進(jìn)展大趨勢(shì)下，在工程建設(shè)項(xiàng)目領(lǐng)域，特殊是重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目領(lǐng)域，越來(lái)越多的項(xiàng)目參建方開(kāi)頭了解并接受文檔掌握外包模式解決項(xiàng)目文檔掌握工作。項(xiàng)目文檔掌握外包服務(wù)模式從2022年開(kāi)頭在國(guó)內(nèi)消失，最初是以勞務(wù)派遣的形式進(jìn)行工作，但是這種模式相對(duì)來(lái)說(shuō)比較簡(jiǎn)潔，學(xué)問(wèn)性和專業(yè)性比較差，存在一小段時(shí)間后便被主流思想所替代。從當(dāng)前的市

12、場(chǎng)狀況來(lái)分析，文檔掌握外包模式的主流思想在于對(duì)項(xiàng)目全部文檔的全生命周期掌握，幫助客戶實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文檔一體化管理，通過(guò)專業(yè)學(xué)問(wèn)、項(xiàng)目閱歷和人力資源的傳遞來(lái)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目各個(gè)參建方的文檔一體化管理與掌握。從行業(yè)角度來(lái)講，在石油化工行業(yè)的大型工程建設(shè)項(xiàng)目中，文檔掌握外包模式得到了較為普遍的應(yīng)用，一部分的業(yè)主單位及承包商已經(jīng)開(kāi)頭在部分工程建設(shè)項(xiàng)目中采納文檔掌握外包模式解決項(xiàng)目，不僅為項(xiàng)目節(jié)約了大量的資源，同時(shí)為項(xiàng)目文檔掌握工作的整體運(yùn)轉(zhuǎn)提高了質(zhì)量保證。而小部分電力行業(yè)的項(xiàng)目參建方已經(jīng)開(kāi)頭漸漸嘗試文檔掌握外包服務(wù)模式，并在少數(shù)項(xiàng)目中進(jìn)行實(shí)踐。由于行業(yè)特點(diǎn)和項(xiàng)目特點(diǎn)，工程建設(shè)項(xiàng)目文檔掌握 外包業(yè)務(wù)在國(guó)內(nèi)水利、核電和

13、大路鐵路行業(yè)的進(jìn)展要遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于石油化工和電力行業(yè)，但是隨著國(guó)內(nèi)工程建設(shè)項(xiàng)目大趨勢(shì)進(jìn)展，這些行業(yè)項(xiàng)目文檔掌握外包業(yè)務(wù)也存在巨大的潛力。此外，項(xiàng)目文檔掌握外包服務(wù)模式也處于進(jìn)展期，在進(jìn)展的過(guò)程中也遇到了很多困難，本文以文檔掌握外包服務(wù)商為實(shí)體線索，簡(jiǎn)要敘述并爭(zhēng)論項(xiàng)目文檔掌握外包服務(wù)業(yè)務(wù)在進(jìn)展過(guò)程中遇到的問(wèn)題。七、外包模式的進(jìn)展歷程及存在的問(wèn)題北京易恒盈通科技有限公司參加過(guò)數(shù)個(gè)上國(guó)內(nèi)外百億工程建設(shè)項(xiàng)目文檔掌握工作，這個(gè)公司的進(jìn)展歷程從肯定意義上反映了目前國(guó)內(nèi)工程建設(shè)項(xiàng)目文檔掌握外包服務(wù)模式的進(jìn)展歷程。在文檔掌握外包業(yè)務(wù)的進(jìn)展過(guò)程中，易恒盈通遇到的行業(yè)問(wèn)題是大部分文檔掌握外包服務(wù)商普遍所面臨的問(wèn)題，面對(duì)

14、這些行業(yè)問(wèn)題的解決方法也能夠在很大程度上為我們供應(yīng)討論工程建設(shè)項(xiàng)目文檔掌握外包模式進(jìn)展歷程和問(wèn)題的絕佳素材。下面我們以文檔掌握外包服務(wù)商為線索，簡(jiǎn)要分析一下項(xiàng)目文檔掌握外包模式的進(jìn)展歷程與現(xiàn)存的主要問(wèn)題。1.支撐業(yè)務(wù)進(jìn)展的理論缺失在工程建設(shè)項(xiàng)目領(lǐng)域，項(xiàng)目文檔掌握工作是項(xiàng)目管理的重要幫助手段，其質(zhì)量也是打算項(xiàng)目是否能夠通過(guò)國(guó)家專項(xiàng)檔案驗(yàn)收順當(dāng)投產(chǎn)的關(guān)鍵因素。作為項(xiàng)目管理信息化的重要組成部分以及前端掌握的實(shí)際體現(xiàn)，項(xiàng)目文檔掌握的特性和定位打算了項(xiàng)目文檔掌握是一個(gè)集項(xiàng)目管理、檔案管理、文檔管理、信息技術(shù)、文秘學(xué)等多學(xué)科為一體的工作，進(jìn)而言之，項(xiàng)目文檔掌握工作的過(guò)程中會(huì)涉及到多種學(xué)問(wèn)和思路，那么用那種

15、理論來(lái)對(duì)項(xiàng)目文檔掌握工作進(jìn)行指導(dǎo)就變?yōu)榱斯こ探ㄔO(shè)項(xiàng)目文檔掌握外包行業(yè)的一個(gè)普遍性的嚴(yán)峻問(wèn)題。從目前的市場(chǎng)狀況動(dòng)身，一個(gè)項(xiàng)目文檔掌握外包服務(wù)商是否擁有科學(xué)的理論體系已經(jīng)漸漸的成為了判別一個(gè)外包服務(wù)商文檔掌握服務(wù)實(shí)施力量的重要因素，同時(shí)也標(biāo)志著文檔掌握外包服務(wù)商對(duì)業(yè)務(wù)的理解深度。由于理論的缺失，很多外包服務(wù)商只能為項(xiàng)目供應(yīng)簡(jiǎn)潔的勞務(wù)派遣服務(wù)，而不能真正意義上用自身積累的學(xué)問(wèn)與閱歷促進(jìn)項(xiàng)目文檔掌握工作的質(zhì)量和資源配置的合理性，為自身和行業(yè)的進(jìn)展帶來(lái)了瓶頸，同時(shí)也給外包服務(wù)的實(shí)施對(duì)象造成了較大的風(fēng)險(xiǎn)，使得客戶對(duì)項(xiàng)目文檔掌握外包模式的認(rèn)可度降低，同時(shí)也降低了整個(gè)行業(yè)的技術(shù)水平與服務(wù)質(zhì)量。在項(xiàng)目文檔掌握外

16、包服務(wù)模式進(jìn)展初期，項(xiàng)目閱歷的不足以及對(duì)業(yè)務(wù)本身的熟悉不夠深刻大大限制了其理論體系的進(jìn)展，但是通過(guò)幾個(gè)國(guó)內(nèi)外大型工程建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)踐及對(duì)國(guó)外先進(jìn)項(xiàng)目管理與文檔掌握理念和思想的學(xué)習(xí)，一小部格外包服務(wù)商勝利的突破了這個(gè)障礙，進(jìn)展出以項(xiàng)目文檔掌握三要素為解決思路，以項(xiàng)目管理生命周期為時(shí)間序列，以文檔全生命周期管理為基礎(chǔ)的獨(dú)特項(xiàng)目文檔掌握理論體系，填補(bǔ)了項(xiàng)目文檔掌握外包服務(wù)模式核心理論的空白。2.指導(dǎo)業(yè)務(wù)進(jìn)展的思想高度不夠指導(dǎo)思想是打算工程建設(shè)項(xiàng)目文檔掌握外包模式進(jìn)展的關(guān)鍵因素，只有指導(dǎo)思想層次夠高、眼界夠廣、對(duì)業(yè)務(wù)的熟悉夠深刻、對(duì)客戶的問(wèn)題夠重視才能夠很好的完成文檔掌握外包服務(wù)。目前的市場(chǎng)狀況下，大部

17、格外包服務(wù)商對(duì)于文檔掌握業(yè)務(wù)的指導(dǎo)思想還停留在與客戶(項(xiàng)目業(yè)主或承包商)相像或略高于客戶普適水平的階段，這樣會(huì)造成文檔掌握外包服務(wù)商只是單純的執(zhí)行客戶方的想法，而不能給客戶項(xiàng)目的文檔掌握業(yè)務(wù)水平帶來(lái)革命性的提高，同時(shí)也沒(méi)有力量提前對(duì)項(xiàng)目文檔掌握工作提前進(jìn)行規(guī)劃，在工作中實(shí)現(xiàn)前端掌握。，通過(guò)外包服務(wù)商的進(jìn)展過(guò)程我們可以看出，指導(dǎo)思想的不斷更新是保持服務(wù)質(zhì)量以及技術(shù)實(shí)力的關(guān)鍵因素，從最早單純的解決客戶人力資源空缺的想法，進(jìn)展到國(guó)內(nèi)目前檔案界的主流思想，即以文檔全生命周期管理為目標(biāo)的文檔一體化管理，再到之后的以文檔一體化管理為基礎(chǔ)的檔案前端掌握思想，在參考國(guó)外的文檔掌握核心思想后(即文檔的追蹤、組織和管理)，形成的雙生命周期管理思想和文檔