歸納常見的項(xiàng)目會(huì)議管理的問題_工程管理

1、歸納常見的項(xiàng)目會(huì)議管理的問題開會(huì)作為一種正式溝通的渠道，項(xiàng)目經(jīng)理通過(guò)會(huì)議解決問題，支配工作，制定方案和決策，是推動(dòng)項(xiàng)目最終達(dá)成目標(biāo)的重要手段。但是，我們卻可以在現(xiàn)實(shí)中看到，大量的項(xiàng)目經(jīng)理，由于各種緣由：或有點(diǎn)官僚主義，或是缺乏基本的管理溝通技巧，又或者專業(yè)氣質(zhì)太重，許多會(huì)議，都是低績(jī)效，甚至可以說(shuō)沒有績(jī)效的，尤其在討論院所、策劃討論機(jī)構(gòu)、軟件企業(yè)等學(xué)問密集的項(xiàng)目型企業(yè)更為典型，會(huì)議的結(jié)果往往不是解決了問題，支配了工作，而是什么結(jié)果都沒有?甚至產(chǎn)生了爭(zhēng)端和沖突!讓我們通過(guò)一個(gè)真實(shí)案例，并全程對(duì)問題進(jìn)行點(diǎn)評(píng)，以歸納常見的項(xiàng)目會(huì)議管理的問題：項(xiàng)目經(jīng)理張某用了幾天的時(shí)間聯(lián)絡(luò)、確認(rèn)，一再延期，最終組織召

2、開了“項(xiàng)目主創(chuàng)意會(huì)”，由于是該類型項(xiàng)目中最重要的會(huì)議，全體項(xiàng)目成員，包括公司的內(nèi)部專家和外協(xié)專家總共30多人參與了這個(gè)會(huì)議(首先，就目的而言，這個(gè)會(huì)議規(guī)模是有問題的)。會(huì)議首先由PM將項(xiàng)目小組初步形成看法進(jìn)行了講解，過(guò)程中，就不斷被那些個(gè)專家打斷，打斷之后PM作完解釋之后才發(fā)覺，原來(lái)這些專家學(xué)問不太清晰項(xiàng)目有關(guān)背景(會(huì)議能不能有績(jī)效，最重要的就是會(huì)前預(yù)備，讓參會(huì)人員對(duì)背景、方案等所知甚少的時(shí)候，首先就會(huì)消失這個(gè)問題，更重要的，當(dāng)雙方各自擺明立場(chǎng)之后，你PM是堅(jiān)持自己的，還是聽他們的?)好不簡(jiǎn)單介紹、解釋完了方案，開頭爭(zhēng)論!眾多專家就開頭提出眾多問題，由于都是些個(gè)“專家”所以就必需要發(fā)言，而且要

3、精彩，而且要讓PM有所收獲，于是，方案在這樣的“攻擊”之下變得一無(wú)是處，大家甚至對(duì)PM的基本規(guī)律思維力量、演講組織力量，乃至語(yǔ)文力量也產(chǎn)生了懷疑!(呵呵!這是什么會(huì)議?這就是在現(xiàn)實(shí)中常常發(fā)生的會(huì)議實(shí)景)然后，PM或?qū)δ承┫敕ㄟM(jìn)行深化闡釋，或?qū)﹀e(cuò)別字的問題表示賠禮，或與個(gè)別專家就一個(gè)要點(diǎn)進(jìn)行辯論，最終惱羞成怒開頭對(duì)全部的看法都從心里進(jìn)行抵制而卻依舊笑著應(yīng)答!專家們最終占了上風(fēng)(專家總是占上風(fēng)的)，快要散會(huì)的時(shí)候，發(fā)覺已經(jīng)是4個(gè)小時(shí)之后了而原來(lái)的方案只是2個(gè)小時(shí)開這個(gè)會(huì)議!大家快速散去，各忙各的!此時(shí)，項(xiàng)目組成員問PM，主創(chuàng)意究竟如何訂?假如是一個(gè)怯懦的PM會(huì)說(shuō)根據(jù)X總說(shuō)的辦吧!假如是一個(gè)有些專業(yè)

4、精神的PM會(huì)說(shuō)原方案不變，這是什么會(huì)?簡(jiǎn)直就是鋪張時(shí)間，由此，我們要表達(dá)一些對(duì)于“會(huì)議”的看法：第一，會(huì)議是什么?會(huì)議自然就有公司政治顏色，但是，決不要將這樣的想法放在詳細(xì)解決問題的戰(zhàn)術(shù)性的、項(xiàng)目型的會(huì)議上!而我們?cè)S多項(xiàng)目公司，不能擺脫這個(gè)束縛，認(rèn)為會(huì)議就是要強(qiáng)化權(quán)力，要打擊對(duì)手，要怎么樣怎么樣!項(xiàng)目過(guò)程中的種種會(huì)議，是要解決詳細(xì)問題，這里不能有所謂權(quán)威，只能有專業(yè)的激辨，越是這樣越是精彩而且能夠有成果!但國(guó)內(nèi)公司全部會(huì)議的政治氣氛太濃，始終擴(kuò)散到了項(xiàng)目的會(huì)議之中!其次，會(huì)議的成本我們干過(guò)這樣一個(gè)事情，與客戶方7、8個(gè)人一起，從9點(diǎn)鐘開會(huì)爭(zhēng)論一個(gè)問題，最終到了12點(diǎn)鐘還沒有任何結(jié)果，而其中主要

5、的問題，就是領(lǐng)導(dǎo)的尼尼喃喃不能決策，或左或右，又覺得不動(dòng)最好!搞得全部人不知如何應(yīng)付，疲乏不已!最終輪到我們發(fā)言，我們拿著計(jì)算機(jī)，邊說(shuō)邊算，這里在座的日工資30000元，用了半天，就是15000元，沒有任何結(jié)果就是凈虧損，根據(jù)公司毛利就是需要實(shí)現(xiàn)15萬(wàn)的訂單才能挽回上午這個(gè)會(huì)議的損失。當(dāng)然，這里沒有計(jì)算機(jī)會(huì)成本，由于在座的每個(gè)人都有自己的崗位，假如不參與這個(gè)會(huì)議還可以在其它方面或獲得收益或降低成本，尤其幾個(gè)高級(jí)管理人員機(jī)會(huì)成本損失更是嚴(yán)峻!我們付出了這樣的代價(jià)，我們獲得了什么結(jié)果?什么結(jié)果都沒有!這席話震動(dòng)了在場(chǎng)全部人，此后只是用了10分鐘，將幾個(gè)方案的優(yōu)勢(shì)劣勢(shì)進(jìn)行了一個(gè)對(duì)比分析很快作出了結(jié)論

6、!并由此，客戶方領(lǐng)導(dǎo)讓我們?cè)O(shè)計(jì)并推動(dòng)實(shí)施了該公司的會(huì)議管理體系!第三，會(huì)議的形式我們可以發(fā)覺這樣一個(gè)問題，有領(lǐng)導(dǎo)參與的會(huì)議，大家都不太發(fā)言，等著定調(diào)子!沒有領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)議則爭(zhēng)吵的利害!什么是好的會(huì)議，其實(shí)后者看起來(lái)似乎有傷同事情意，但這才是好的，任何一個(gè)決策都會(huì)有兩面，有人看到好的一面，有人看到壞的一面，看到壞的一面的人由于某些緣由不說(shuō)，這叫聰慧還是叫不專業(yè)，在不同的企業(yè)可能會(huì)有不同的看法!但是，我們的觀點(diǎn)是，專業(yè)人之所以被稱為專業(yè)，就是要有點(diǎn)堅(jiān)持，要知道什么東西在自己所學(xué)問/力量/閱歷系統(tǒng)是好的，或是不好的否則，你也就沒有必要參加這個(gè)會(huì)議更重要的是，敢于表達(dá)!因此，我們認(rèn)為項(xiàng)目過(guò)程中的會(huì)議，尤其是重要的會(huì)議，有爭(zhēng)吵的會(huì)議是好的，一團(tuán)和氣的會(huì)議簡(jiǎn)直就不用去開!以上都還沒有涉及會(huì)議管理技術(shù)