采購與付款管理

1、會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)Accounting Information System 第五章 采購與付款核算與管理主要內(nèi)容第一節(jié) 采購與付款循環(huán)的核算與管理需求分析第二節(jié) IT環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)的流程分析第三節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)第四節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)的初始設(shè)置第五節(jié) 采購與入庫處理管理第六節(jié) 采購發(fā)票、采購結(jié)算與付款管理第七節(jié) 賬表輸出和統(tǒng)計(jì)分析企業(yè)從采購到付款要經(jīng)歷的幾個(gè)步驟 請(qǐng)購請(qǐng)購需求確定需求確定選擇供應(yīng)商選擇供應(yīng)商確定訂單確定訂單訂單發(fā)布訂單發(fā)布貨物驗(yàn)收貨物驗(yàn)收發(fā)票確認(rèn)發(fā)票確認(rèn)貨款支付貨款支付MRP建議計(jì)劃手工追加計(jì)劃 認(rèn)證供應(yīng)商供應(yīng)商文檔預(yù)算/權(quán)限審查請(qǐng)購單采購單生成合并處理打印

2、采購合同跟蹤采購單接受采購單檢驗(yàn)/免檢退貨處理付款處理供應(yīng)商業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)審批？其它采購單？常規(guī)采購規(guī)范化的采購處理流程規(guī)范化的采購處理流程始終補(bǔ)充？質(zhì)量？定單/質(zhì)量/價(jià)格質(zhì)量/交貨期/價(jià)格控制點(diǎn)計(jì)劃階段執(zhí)行階段財(cái)務(wù)及評(píng)價(jià) 一、采購與付款業(yè)務(wù)流程分析 涉及的部門涉及的部門 請(qǐng)購部門、采購部門、驗(yàn)收部門、財(cái)務(wù)部門，供應(yīng)商。 基本流程描述基本流程描述 行業(yè)不同，流程不同；管理方式不同，流程也不同。如圖5-2所示 流程說明流程說明 （1）請(qǐng)購，（2）采購審批， （3）選擇供應(yīng)商， （4）編制采購訂單， （5）發(fā)出訂單， （6）驗(yàn)收， （7）處理采購發(fā)票， （8）付款。采購與付款流程角色扮演 根據(jù)上圖（業(yè)務(wù)

3、流程圖），5人組成一個(gè)小組，分別扮演“請(qǐng)購部門、采購部門、驗(yàn)收部門、財(cái)務(wù)部門、供應(yīng)商”的相應(yīng)角色，體驗(yàn)數(shù)據(jù)在各部門之間流動(dòng)的過程，注意注意思考各部門對(duì)數(shù)據(jù)的處理及確認(rèn)內(nèi)容。思考各部門對(duì)數(shù)據(jù)的處理及確認(rèn)內(nèi)容。如：采購部門審批，審批對(duì)象是什么？如何選擇供應(yīng)商，應(yīng)該考慮哪些內(nèi)容？在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中將如何體現(xiàn)這些信息？采購與付款業(yè)務(wù)核算與管理的特點(diǎn) 1數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量大 2數(shù)據(jù)變化頻繁 3管理要求高 4與其他子系統(tǒng)聯(lián)系廣泛手工環(huán)境下采購與付款管理困惑的案例分析 福特北美公司在手工環(huán)境下的采購與付款流程 為什么要設(shè)置驗(yàn)收?qǐng)?bào)告與發(fā)票進(jìn)行核對(duì)？為什么要設(shè)置訂單與發(fā)票進(jìn)行核對(duì)？為什么會(huì)影響采購到付款流程的效率？第二節(jié)

4、IT環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)的流程分析采購與付款子系統(tǒng)的目標(biāo) 1靈活、正確地反映企業(yè)個(gè)性化特征 2正確反映采購與付款日常業(yè)務(wù)，并進(jìn)行實(shí)時(shí)控制 3加強(qiáng)對(duì)資金的管理 4提供各種核算和管理信息 5充分應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)無紙采購與付款系統(tǒng)采購與付款流程構(gòu)建的原則 “數(shù)出一門，共同使用”， 整個(gè)流程采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫 在關(guān)鍵環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)控制點(diǎn)，強(qiáng)化實(shí)時(shí)控制請(qǐng)購與采購管理流程 存貨驗(yàn)收流程 當(dāng)供應(yīng)商將存貨送入企業(yè)，此時(shí)， 由檢驗(yàn)崗位的人員對(duì)存貨進(jìn)行檢驗(yàn)： 從采購訂單文件中獲取信息，并將存貨信息與實(shí)物進(jìn)行核對(duì) 如果檢驗(yàn)合格，將檢驗(yàn)合格信息寫入采購訂單文件，將自動(dòng)生成入庫單傳遞到存貨子系統(tǒng)的入庫單文件中。請(qǐng)同學(xué)畫出流程

5、圖發(fā)票管理流程 1發(fā)票處理。當(dāng)采購部門或財(cái)會(huì)部門收到供應(yīng)商的發(fā)票時(shí)，從采購發(fā)票文件中獲取數(shù)據(jù)，自動(dòng)生成采購發(fā)票的基本信息； 2發(fā)票管理崗位人員只將采購發(fā)票上的金額錄入計(jì)算機(jī)，并保存在臨時(shí)發(fā)票文件中。如果企業(yè)使用了EDI系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)上采購，那么可以通過EDI網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自動(dòng)定期獲取供應(yīng)商發(fā)票并保存在臨時(shí)發(fā)票文件中，經(jīng)過發(fā)票與采購訂單核對(duì)后的發(fā)票，才能保存在采購發(fā)票文件中。發(fā)票管理流程 3實(shí)時(shí)控制。對(duì)采購發(fā)票進(jìn)行實(shí)時(shí)控制，計(jì)算機(jī)自動(dòng)從采購訂單文件中獲取合同金額，從臨時(shí)采購發(fā)票文件中獲取錄入發(fā)票金額。如果發(fā)票金額大于合同金額，此發(fā)票不能處理，即對(duì)采購發(fā)票進(jìn)行實(shí)時(shí)剛性控制；否則，生成采購發(fā)票，并將結(jié)果保存在

6、采購發(fā)票文件中。這是一個(gè)非常重要的控制點(diǎn)，為杜絕不合法的采購事件發(fā)生起到重要的控制作用。在IT環(huán)境下，發(fā)票管理崗位可以設(shè)在財(cái)務(wù)部門，也可以設(shè)在采購部門，但該崗位的人員必須是財(cái)務(wù)人員，并受財(cái)務(wù)部門管理。 4采購結(jié)算。根據(jù)采購發(fā)票等信息、入庫單信息確認(rèn)采購成本，并根據(jù)財(cái)會(huì)人員預(yù)先設(shè)置憑證模版，自動(dòng)生成轉(zhuǎn)賬憑證，傳遞到總賬系統(tǒng)的臨時(shí)憑證文件中。 請(qǐng)同學(xué)根據(jù)說明畫出流程圖 說明實(shí)時(shí)控制的重要性 根據(jù)企業(yè)的更高要求改進(jìn)流程付款流程IT環(huán)境下與手工環(huán)境下其流程的比較分析 1、IT環(huán)境下實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的高度共享和及時(shí)傳遞 2、IT環(huán)境下保證數(shù)據(jù)一致性和工作高效性 3IT環(huán)境下加強(qiáng)了統(tǒng)計(jì)分析能力 4IT環(huán)境下使得無

7、紙采購、付款業(yè)務(wù)成為可能第三節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)制定編碼原則供應(yīng)商編碼設(shè)計(jì)原則：一致性原則、層次性原則、易用性原則一致性原則：供應(yīng)商是來自全面各地甚至不同國(guó)家，而國(guó)家、地區(qū)在在行政管理上國(guó)家已經(jīng)給出了統(tǒng)一的編號(hào)，如北京區(qū)號(hào)：010，南京區(qū)號(hào)：025。因此，供應(yīng)商編碼應(yīng)該與國(guó)家行政區(qū)號(hào)保持一致。層次性原則：供應(yīng)商來自不同的省、市、縣等，因此，在編碼上要體現(xiàn)其層次性，便于按省、市進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。易用性原則：供應(yīng)商是法人，每個(gè)法人都有區(qū)別與其他法人的電話號(hào)碼，因此，在編碼設(shè)計(jì)時(shí)可以采用電話號(hào)碼，便于使用和記憶。 選擇合理的編碼方法 1、順序編碼 2、位數(shù)編碼 3、分組編碼對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行編碼

8、時(shí)可以采對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行編碼時(shí)可以采用位數(shù)編碼、分組編碼相結(jié)用位數(shù)編碼、分組編碼相結(jié)合的方法。合的方法。XXXX - XXXXXXXX城市或地區(qū)城市或地區(qū)供應(yīng)商編號(hào)供應(yīng)商編號(hào)010，057488222222數(shù)據(jù)文件設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)文件設(shè)計(jì) 請(qǐng)購單文件 采購發(fā)票文件 采購訂單文件（采購合同文件） 供應(yīng)商檔案文件 采購價(jià)格文件（定期根據(jù)供應(yīng)商提供的信息進(jìn)行更新） 入庫單文件（與存貨子系統(tǒng)共享） 臨時(shí)憑證文件（與總賬子系統(tǒng)共享）供應(yīng)商檔案文件供應(yīng)商檔案文件數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)存儲(chǔ)策略：存儲(chǔ)策略：供應(yīng)商檔案文件作為查詢用的目錄文件，因此，可以采用一年一供應(yīng)商檔案文件作為查詢用的目錄文件，因此，可以采用一年一個(gè)文件。個(gè)文件。存

9、儲(chǔ)方式：存儲(chǔ)方式：供應(yīng)商檔案文件按供應(yīng)商編碼建立索引文件。供應(yīng)商檔案文件按供應(yīng)商編碼建立索引文件。采購訂單文件采購訂單文件 作用作用：儲(chǔ)存企業(yè)確認(rèn)的各種采購訂單的數(shù)據(jù)。是核心和基礎(chǔ)文件。 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)（教材P234） 存儲(chǔ)策略：存儲(chǔ)策略：一張采購訂單對(duì)應(yīng)一個(gè)供應(yīng)商；一張訂單可以包含數(shù)筆不同內(nèi)容的采購業(yè)務(wù)；可以將文件分為訂單固定信息文件和訂單變動(dòng)信息文件。訂單號(hào)為關(guān)鍵字。訂單號(hào)為關(guān)鍵字。 存儲(chǔ)方式：存儲(chǔ)方式：一年一個(gè)文件一年一個(gè)文件采購與付款子系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu) 第四節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)的初始設(shè)置為什么要進(jìn)行初始設(shè)置？ 由于現(xiàn)實(shí)企業(yè)采購的存貨、供應(yīng)商檔案、付款條件、結(jié)算方式等都是實(shí)實(shí)在在存在的，

10、而且是千差萬別的。因而，企業(yè)要實(shí)現(xiàn)用計(jì)算機(jī)完成采購與付款賬款核算和管理，在使用采購與付款子系統(tǒng)前，就要針對(duì)本企業(yè)的業(yè)務(wù)性質(zhì)、會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理的具體要求進(jìn)行具體設(shè)置，將企業(yè)個(gè)性化特征嵌入系統(tǒng)。初始設(shè)置內(nèi)容 存貨檔案設(shè)置 供應(yīng)商檔案設(shè)置 采購類型設(shè)置 付款條件設(shè)置 結(jié)算方式設(shè)置 增值稅稅率設(shè)置 期初余額處理等供應(yīng)商檔案設(shè)置 解釋設(shè)置基本信息的目的 解釋設(shè)置信用信息的目的供應(yīng)商檔案設(shè)置 期初余額設(shè)置期初余額設(shè)置 期初余額設(shè)置模塊的功能是將用戶輸入的采購、應(yīng)付賬款等期初余額存入相應(yīng)的文件中，為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)核算和管理采購、應(yīng)付賬款等業(yè)務(wù)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。期初余額模塊是會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)連續(xù)的要求，是手工采購、應(yīng)付賬款

11、核算向計(jì)算機(jī)核算和管理轉(zhuǎn)化的基礎(chǔ)。錄入的期初余額主要包括“采購初始業(yè)務(wù)”，即將手工采購業(yè)務(wù)送入計(jì)算機(jī)并保存在采購訂單文件中；“應(yīng)付賬款初始業(yè)務(wù)”，即將各供應(yīng)商的應(yīng)付賬款期初數(shù)據(jù)送入計(jì)算機(jī)并保存在發(fā)票文件中。第五節(jié) 采購與入庫處理管理采購與入庫處理管理采購與入庫處理管理 采購與采購入庫管理是采購與付款子系統(tǒng)中的主要功能模塊。 為了做好采購管理又將采購管理模塊進(jìn)一步劃分為： 請(qǐng)購單處理 采購價(jià)格管理 選擇供應(yīng)商 采購訂單管理處理請(qǐng)購單處理請(qǐng)購單 1錄入請(qǐng)購單 2自動(dòng)獲取請(qǐng)購單 3審核請(qǐng)購單采購價(jià)格管理采購價(jià)格管理采購價(jià)格管理模塊的功能是幫助用戶解決： 如何管理不同（相同）供應(yīng)商在不同（相同）時(shí)期對(duì)

12、不同（相同）產(chǎn)品的報(bào)價(jià)； 如何隨時(shí)提供給采購部門最新最完整的存貨采購價(jià)格； 如何處理存貨的新老報(bào)價(jià) 等等問題采購價(jià)格獲取方法采購價(jià)格獲取方法 方法一：通過采購價(jià)格管理屏幕，將供應(yīng)商提供的存貨采購價(jià)格信息（紙張）一一送入計(jì)算機(jī)，并將相應(yīng)數(shù)據(jù)保存在采購價(jià)格文件中。 方法二：自動(dòng)獲取，即充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能，管理者通過選擇系統(tǒng)提供的“自動(dòng)獲取”功能指揮計(jì)算機(jī)自動(dòng)從網(wǎng)上獲取供應(yīng)商的存貨采購價(jià)格信息，并將相應(yīng)數(shù)據(jù)存入采購價(jià)格文件。選擇供應(yīng)商 選擇供應(yīng)商的基本原理 一般來講，隨著管理軟件的不斷完善，在采購與付款子系統(tǒng)中應(yīng)該設(shè)計(jì)選擇供應(yīng)商模塊，幫助企業(yè)科學(xué)地選擇供應(yīng)商。選擇供應(yīng)商模塊主要包括兩個(gè)基本功能：

13、 供應(yīng)商評(píng)價(jià)指標(biāo)體系設(shè)置 自動(dòng)生成供應(yīng)商排名。 選擇供應(yīng)商基本原理圖采購訂單管理采購訂單管理采購訂單是企業(yè)與供應(yīng)商之間簽訂的一種協(xié)議或者經(jīng)濟(jì)合同。主要包括： 采購什么貨物 采購多少 由誰供貨 什么時(shí)間到貨 到貨地點(diǎn) 運(yùn)輸方式 價(jià)格、運(yùn)費(fèi)等采購訂單是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的重要組成部分，因此采購訂單管理是企業(yè)采購管理尤為重要的內(nèi)容。（一）采購訂單示例 （二）采購訂單編制方法 直接錄入采購單 根據(jù)請(qǐng)購單編制 根據(jù)供應(yīng)商排名選擇供應(yīng)商 （三）審核采購訂單 審核通過以后正式進(jìn)入訂單文件，成為正式采購訂單 入庫單類型 進(jìn)出倉庫方向分為：入庫單、出庫單 按業(yè)務(wù)類型分為：普通業(yè)務(wù)入庫單、委托代銷入庫單（商業(yè)） 采購入庫

14、單錄入方式 直接錄入 根據(jù)采購訂單生成入庫單 根據(jù)采購發(fā)票生成入庫單 采購入庫單入口 采購子系統(tǒng)錄入時(shí)，存貨系統(tǒng)不需錄入，只需修改和審核。 存貨子系統(tǒng)錄入時(shí)，就不用在采購系統(tǒng)錄入。采購入庫處理第六節(jié) 采購發(fā)票、采購結(jié)算與付款管理采購發(fā)票編制 采購發(fā)票編制模塊的功能是支持用戶在計(jì)算機(jī)上輸入和審核采購發(fā)票，并將結(jié)果保存在發(fā)票文件中。 采購發(fā)票分類采購發(fā)票分類 專用發(fā)票 普通發(fā)票（普通、農(nóng)收、廢收、其他收據(jù)） 運(yùn)費(fèi)發(fā)票采購發(fā)票實(shí)時(shí)控制方式的設(shè)計(jì) 在手工環(huán)境下，采購發(fā)票的控制受人為影響因素比較大，其結(jié)果是無效的采購發(fā)票進(jìn)入企業(yè)，財(cái)會(huì)人員被動(dòng)地編制憑證，記賬，導(dǎo)致采購過程失控，采購成本居高不下。 在IT

15、環(huán)境下，由于財(cái)會(huì)人員能夠?qū)崟r(shí)從數(shù)據(jù)庫中獲得采購訂單、入庫單等控制依據(jù)，因此，對(duì)采購發(fā)票進(jìn)行實(shí)時(shí)控制成為可能。在設(shè)計(jì)采購與付款子系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)該改變觀念，將事后控制轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)時(shí)控制，并用實(shí)時(shí)控制的方法控制采購活動(dòng)。實(shí)時(shí)控制原理實(shí)時(shí)控制原理 案例采購結(jié)算采購結(jié)算 采購結(jié)算也叫采購報(bào)賬，在手工業(yè)務(wù)中，采購業(yè)務(wù)員拿著經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批過的采購發(fā)票和倉庫確認(rèn)的入庫單到財(cái)務(wù)部門，由財(cái)務(wù)人員確認(rèn)采購成本。 在IT環(huán)境下，由于各子系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，因此，系統(tǒng)提供： “自動(dòng)采購結(jié)算” “人工輔助采購結(jié)算”自動(dòng)采購結(jié)算 將發(fā)票中的單價(jià)與采購訂單文件中訂貨單價(jià)和暫估入庫單價(jià)相核對(duì) 發(fā)票中的數(shù)量與入庫單文件中收貨數(shù)量相核對(duì)

16、 如果核對(duì)結(jié)果完全相符，生成結(jié)算表，并在入庫單文件、采購發(fā)票文件、采購訂單文件中做采購結(jié)算標(biāo)志 如果不完全相符，提示采用手工輔助采購結(jié)算手工輔助采購結(jié)算 手工輔助采購結(jié)算模塊的功能是計(jì)算機(jī)根據(jù)采購訂單號(hào)自動(dòng)從采購訂單文件、存貨子系統(tǒng)中的入庫單文件中選擇出與正在錄入的發(fā)票相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)。當(dāng)發(fā)現(xiàn)暫估入庫貨物的暫估單價(jià)與發(fā)票單價(jià)不相符時(shí)，將反映該筆先入庫后報(bào)銷的采購入庫業(yè)務(wù)的入庫單、采購發(fā)票、以及采購訂單數(shù)據(jù)顯示在屏幕上進(jìn)行審核 。 如果發(fā)票單價(jià)超出訂貨單價(jià)和暫估入庫單價(jià)，及時(shí)查明原因 如果認(rèn)為原因合理，審核人員發(fā)出“審核通過”命令，系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)該張入庫單生成一張紅字入庫單（單到回沖），并根據(jù)采

17、購發(fā)票結(jié)算出存貨成本，生成一張藍(lán)字入庫單，自動(dòng)傳入存貨子系統(tǒng)；同時(shí)在入庫單文件、采購發(fā)票文件、采購訂單文件中做采購結(jié)算標(biāo)志，生成采購結(jié)算表，并將其轉(zhuǎn)換為記賬憑證：借：材料或材料采購等 應(yīng)交稅金應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額） 貸：應(yīng)付賬款 傳遞到總賬子系統(tǒng) 付款管理 付款管理模塊的功能： 從采購發(fā)票文件中篩選出特定付款到期日未付款發(fā)票 用戶根據(jù)企業(yè)情況選擇將要付款的發(fā)票 系統(tǒng)自動(dòng)生成準(zhǔn)備付款通知書，供出納使用自動(dòng)付款自動(dòng)付款 有些先進(jìn)的應(yīng)付處理模塊根據(jù)付款準(zhǔn)備通知書文件自動(dòng)開支票，并生成付款憑證： 借：應(yīng)付賬款XX供應(yīng)商 貸：銀行存款 傳遞到總賬子系統(tǒng)，記賬時(shí)自動(dòng)更新發(fā)票文件的已付金額字段。一般付款一般付款 一般情況下，出納接到準(zhǔn)備付款通知書后，手工簽發(fā)支票，編制付款憑證，再通過總賬子系統(tǒng)的憑證錄入模塊將付款憑證送入計(jì)算機(jī)，記賬時(shí)自動(dòng)更新總賬子系統(tǒng)中相應(yīng)數(shù)據(jù)文件，同時(shí)更新發(fā)票文件中該張發(fā)票的已付金額。采購、付款業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的一體化策略 總賬子系統(tǒng)是總括反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)全過程信息的子系統(tǒng)，因此，采購與付款業(yè)務(wù)都必須轉(zhuǎn)化為會(huì)計(jì)信息-記賬憑證，傳遞到總賬子系統(tǒng)。 為了實(shí)現(xiàn)采購與付款業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的一體化策略： 首先應(yīng)該建立采購與付款業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)聯(lián)系的紐帶-憑證模板，并將其保存在動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)平臺(tái)中； 在日常