檔案數(shù)字化加工流程細(xì)則方案

1、檔案數(shù)字化加工流程細(xì)則方案 檔案的接收 檔案接收管理人員負(fù)責(zé)檔案的領(lǐng)取。接收檔案時(shí)一定要和客戶對(duì)好檔案接收單（包括檔案的批號(hào)，頁次，本數(shù)）。與客戶在交接單上簽字一式兩份，雙方各執(zhí)一份。  1、檔案整理 1、1目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備    按照檔案著錄規(guī)則(DA/T18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、 責(zé)任者、起止頁號(hào)和頁數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。 1、2拆除裝訂 在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物

2、。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。  1、2、1去掉資料中所有金屬物，如訂書針、大頭針和回形針等；對(duì)已裝訂的檔案進(jìn)行拆除。1、2、2要注意保持資料的整齊，不能出現(xiàn)資料內(nèi)容混亂、頁面折皺不平、漏頁、倒頁的現(xiàn)象。 1、2、3 拆除完的檔案要進(jìn)行頁碼編號(hào)，使用數(shù)字在客戶要求的地方編號(hào)，一定要做到不漏編。字跡要清晰工整。 1、2、4對(duì)于己經(jīng)編好的頁碼要查看是否正確，檔案的紙張是否有破損，如果破損嚴(yán)重的，無法進(jìn)行直接掃描的檔案，及時(shí)與管理人員溝通進(jìn)行處理。  1、3區(qū)分掃描件和非掃描件    按要求把同一案卷中

3、的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關(guān)和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。 確保掃描時(shí)不出現(xiàn)混亂現(xiàn)象。1、4頁面修整    破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或熨平等)后再進(jìn)行掃描。  1、5檔案整理登記  制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁號(hào)和頁數(shù)。  1、5、1整理好的檔案要按照檔案號(hào)放置。要及時(shí)的輸送給下一個(gè)環(huán)節(jié)。   2、檔案掃

4、描 21掃描方式 211 根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號(hào)圖紙掃描儀)進(jìn)行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺(tái)，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。212紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應(yīng)案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。方式以提高工作效率。 22掃描色彩模式 221掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。 222頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。&

5、#160;223頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可以采用灰度模式掃描。 224頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進(jìn)行掃描。 23掃描分辨率 231掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。 232采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對(duì)檔案進(jìn)行掃描時(shí)，其分辨率一般均建議選擇大于或等于100dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。 233需要進(jìn)行OCR漢字識(shí)別的檔案，掃描分辨率建議選擇大于或等于

6、200dpi。 24掃描登記 認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單，登記掃描的頁數(shù)，核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁數(shù)與檔案整理時(shí)填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。  2、5掃描中的文件保護(hù) 2、5、1認(rèn)真對(duì)好流程單，依照目錄數(shù)據(jù)庫中案卷的編號(hào)在掃描系統(tǒng)中建立同樣的案卷編號(hào)，然后導(dǎo)入目錄數(shù)據(jù)庫中的著錄的數(shù)據(jù)。 2、5、2核對(duì)系統(tǒng)中的案卷信息是否與原件一致，如果發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，要在著錄系統(tǒng)中更改。 2、5、3核對(duì)實(shí)際掃描的頁數(shù)和檔案整理時(shí)填寫的頁數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體的原因和處理的方法。 2、

7、6掃描儀常出的故障以及處理 2、6、1掃描時(shí)圖像有時(shí)會(huì)出現(xiàn)黑線，或圖像不應(yīng)該出現(xiàn)的污點(diǎn)，和大面積的黑邊。說明掃描儀有污漬或紙屑粘在鏡頭上。 2、6、2打開掃描儀鏡頭用干凈的海綿，或者專業(yè)的鏡頭布，擦除鏡頭上的污漬即可。  3、檔案的錄入  3、1錄入的規(guī)則 3、1、1根據(jù)客戶的要求對(duì)整理好的檔案進(jìn)行錄入，按照檔案著錄規(guī)則的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。 3、1、2錄入檔案案卷的基本信息（編號(hào)，題名，目錄號(hào)等）。 3、1、3建成案卷目錄后按照卷內(nèi)的目錄順序?qū)ξ募?jí)數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，要祥細(xì)的錄入每一份文件的題名，時(shí)

8、間，文號(hào)等。 3、1、4建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，錄入時(shí)要先檢查檔案，看檔案有沒有破損的，查看檔案的頁碼是否正確，同時(shí)根據(jù)客戶的要求區(qū)分什么需要錄入的，什么不需要錄入 。 3、1、5錄入時(shí)要依照檔案原件錄入，不得私自更改檔案的原件，錄入完成后要進(jìn)行檢查，核對(duì)錄入項(xiàng)目是否完整，內(nèi)容是否規(guī)范準(zhǔn)確，對(duì)于不合格的數(shù)據(jù)要進(jìn)行修改或是重錄。 3、1、6錄入可以采用OCR識(shí)別，可提高錄入的工作效率。4、圖像處理 4、1圖像核對(duì) 4、1、1掃描完的圖像要進(jìn)行圖像的優(yōu)化處理，首先應(yīng)核對(duì)掃描的圖像數(shù)量是否和導(dǎo)入的目錄數(shù)據(jù)庫中文件的頁數(shù)一致。4、1、2如出現(xiàn)不一

9、致只有兩種可能，一是錄入原檔案有錯(cuò)，可依照原檔案更改，二是掃描出錯(cuò)可能出現(xiàn)漏掃，要進(jìn)行補(bǔ)掃。 42圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查 42、1對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。 42、2由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識(shí)別時(shí)，應(yīng)重新掃描。 42、3發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。 42.、 4發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。 415認(rèn)真填寫相關(guān)表單，記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見。 43糾偏    對(duì)出現(xiàn)偏

10、斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。  44去污    對(duì)圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。  45圖像拼接    對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。  46裁邊處理 采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以

11、有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間。  4、7圖像的補(bǔ)掃  4、7、1補(bǔ)掃主要處理由優(yōu)化操作不當(dāng)，造成的圖像不完整，誤刪的情況。 4.、7、2高速掃描造成的漏掃，重張進(jìn)紙。圖像不清晰以及高速掃描儀不能處理的特別文件。 5、圖像存儲(chǔ)  5、1存儲(chǔ)格式 5、1、1采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF(G4)格式存儲(chǔ)。采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲(chǔ)。存儲(chǔ)時(shí)的壓縮率的選擇，應(yīng)以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲(chǔ)容量為準(zhǔn)則。 5、1、2提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描

12、圖像，也可存儲(chǔ)為CEB、PDF或其他格式。 5、2圖像文件的命名 5、2、1紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的唯一檔號(hào)，以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件命名。 5、2、2多頁文件可采用該檔號(hào)建立相應(yīng)文件夾，按頁碼順序?qū)D像文件命名。 6、圖像的掛機(jī)與關(guān)聯(lián) 6、1圖像質(zhì)檢合格后的圖像數(shù)據(jù)要進(jìn)行圖像數(shù)據(jù)的壓縮和轉(zhuǎn)換格式，上傳到總數(shù)據(jù)服務(wù)器，通過軟件可以實(shí)現(xiàn)檔案的目錄數(shù)據(jù)庫對(duì)相關(guān)數(shù)字圖像的掛接.6、2將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的圖像存儲(chǔ)到相應(yīng)的文件夾，要認(rèn)真的核對(duì)每一份的圖像文件的名稱是否與目錄數(shù)據(jù)庫中該份紙質(zhì)文件的檔號(hào)是否一

13、致，圖像的頁數(shù)是否與目錄數(shù)據(jù)庫中該份紙質(zhì)文件的頁數(shù)一致，圖像文件的總數(shù)是否與目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總數(shù)一致， 6、3認(rèn)真的填寫數(shù)字化轉(zhuǎn)換后的交接單，記錄關(guān)聯(lián)后的頁數(shù)，核對(duì)每一份關(guān)聯(lián)后的頁數(shù)與檔案整理，掃描填寫的頁數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體的原因和處理的方法。 7、檔案的裝訂 7、1掃描，校對(duì)工作完成后，拆除過裝訂的檔案應(yīng)按照檔案的保管要求進(jìn)行重新的裝訂。 7、2在裝訂過程中要檢查檔案的排列順序不變，不錯(cuò)頁，不漏頁，要保證裝訂完檔案的整齊性和完整性。 7、3擦除在檔案上的個(gè)別注記和與檔案保存無關(guān)的信息。 8、完整性檢查 8、1

14、公司在提交客戶驗(yàn)證之前，會(huì)按照業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)數(shù)據(jù)庫索引文件和掃描影像進(jìn)行檢查，察看是否漏掃頁和是否漏掃件，保證影像的完整性。 8、2檢查實(shí)物檔案是否有順序錯(cuò)誤，錯(cuò)頁，漏頁和檔案的整齊性完整性。 8、3認(rèn)真的填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化的驗(yàn)收登記表。 9、檔案的歸還 9、1掃描并建立索引后的檔案影像在光盤刻錄前可先由客戶派人進(jìn)行檢查。以檢查圖像是否符合標(biāo)準(zhǔn)、是否有漏掃、索引信息錄入是否正確等。針對(duì)每種檢查可采用不同方式進(jìn)行處理。 9、2圖像是否符合標(biāo)準(zhǔn)可通過專用瀏覽軟件抽檢方式進(jìn)行，也可通過掃描系統(tǒng)軟件中自帶的查詢軟件進(jìn)行，可檢查圖像格式是否正確、是否清晰、是否有傾斜、是否有黑塊等；9、3是否漏掃則在掃描系統(tǒng)自帶的查詢軟件中可列出每份檔案的完整目錄，通過抽檢是否有與原檔案目錄不一致。 10、數(shù)據(jù)的備份 10、1通過刻錄的光盤或者通過數(shù)據(jù)直接導(dǎo)入。數(shù)據(jù)導(dǎo)入程序可按照客戶的接口要求進(jìn)行開發(fā)，測試認(rèn)可后可以直接將掃描系統(tǒng)中的影像和索引數(shù)據(jù)一起導(dǎo)入到影像系統(tǒng)中，對(duì)于驗(yàn)收合格后的數(shù)據(jù)要及時(shí)的進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，以便查閱。備份后的數(shù)據(jù)要進(jìn)行查看，看數(shù)據(jù)能否打開，數(shù)據(jù)是否完整，備