論述電子郵件中的數(shù)據(jù)信息

1、論述電子郵件中的數(shù)據(jù)信息 作者：卞咸杰 單位：鹽城師范學(xué)院隨著網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的發(fā)展，人們傳遞信息的手段更加多樣化、技術(shù)化，而電子計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存的信息也就成為了能反映客觀事實(shí)的重要載體。目前，電子郵件歸檔的“法規(guī)遵從”原則，在理論和實(shí)踐中已為國(guó)內(nèi)外司法界廣泛認(rèn)可和運(yùn)用。“在美國(guó)、歐洲，已有薩班斯法案、健康保險(xiǎn)責(zé)任法案等數(shù)十項(xiàng)針對(duì)企業(yè)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的強(qiáng)制性法案出臺(tái)執(zhí)行”3。如薩班斯-奧克斯萊法案明確規(guī)定：“上市公司保留所有業(yè)務(wù)記錄，包括電子記錄和郵件在內(nèi)，不少于5年。另外，上市公司和注冊(cè)會(huì)計(jì)事務(wù)所必須保留構(gòu)成審計(jì)或評(píng)估基礎(chǔ)的審計(jì)工作報(bào)告、文檔和證明其結(jié)論的信息至少7年時(shí)間，即與審計(jì)工作報(bào)告和財(cái)務(wù)管理有關(guān)的電子

2、郵件通訊也至少要保留7年?！?日本2005年4月出臺(tái)的個(gè)人情報(bào)保護(hù)法規(guī)定“企業(yè)或團(tuán)體組織有義務(wù)保護(hù)個(gè)人資料防止泄漏，需保存資料并確?？捎行〉?。違反將處以6個(gè)月以下，及30萬日幣罰金?！边@些規(guī)定反映了電子郵件的證據(jù)作用已經(jīng)在法律法規(guī)上得到肯定，越來越多的國(guó)家開始承認(rèn)電子郵件在司法中的證據(jù)意義。在我國(guó)，電子郵件的“法規(guī)遵從”原則也得到一定程度的發(fā)展，如1999年3月15日第九屆全國(guó)人民代表大會(huì)第二次會(huì)議通過的中華人民共和國(guó)合同法第十一條規(guī)定：“書面形式是指合同書、信件和數(shù)據(jù)電文（包括電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式?！焙贤ㄊ状伟央娮訑?shù)據(jù)交換和電子郵件明確

3、規(guī)定為書面形式，即把電子郵件作為合同的組成部分，用來證明合同當(dāng)事人雙方之間的約定和有關(guān)事實(shí)。另外，我國(guó)最高人民法院關(guān)于行政訴訟證據(jù)若干問題規(guī)定（2002）第64條也規(guī)定：“以有形載體固定或者顯示的電子數(shù)據(jù)交換、電子郵件以及其他數(shù)據(jù)資料，其制作情況或真實(shí)性經(jīng)對(duì)方當(dāng)事人確認(rèn)，或者以公證等其他有效方式予以證明的，與原件具有同等的證明效力?！睆亩M(jìn)一步確認(rèn)了電子證據(jù)在訴訟中的合法地位。2004年8月28日第十屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第十一次會(huì)議通過的中華人民共和國(guó)電子簽名法更是以法律的形式確定電子簽名的合法地位。從以上的法律法規(guī)中可以看出，“法規(guī)遵從”原則在理論、立法和司法實(shí)踐中早已確定。從發(fā)展角

4、度來看，隨著我國(guó)與世界其他國(guó)家貿(mào)易的增加，對(duì)電子郵件數(shù)據(jù)加強(qiáng)監(jiān)管，也將有利于我國(guó)增強(qiáng)國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力。一、“法規(guī)遵從”原則的三要素（一）保證電子郵件歸檔數(shù)據(jù)的可用性1.電子郵件歸檔的技術(shù)手段必須是可用的。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，電子郵件數(shù)據(jù)對(duì)于政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的運(yùn)作所發(fā)揮作用的日益增大，信息存儲(chǔ)系統(tǒng)在更新?lián)Q代過程中的兼容性也日益凸現(xiàn)。因此，要防止由信息技術(shù)進(jìn)步帶來的技術(shù)淘汰問題的產(chǎn)生，防止因技術(shù)改造而導(dǎo)致的電子郵件存儲(chǔ)系統(tǒng)、讀取系統(tǒng)、檢索系統(tǒng)的失效，及時(shí)做好新舊技術(shù)的轉(zhuǎn)換與銜接，調(diào)整軟硬件設(shè)備，保證電子郵件歸檔數(shù)據(jù)的可讀、可用。2.電子郵件歸檔的證據(jù)效力必須是可用的。一些公司如美國(guó)安然公司、世界通訊

5、公司為了自身的商業(yè)利益不惜隱瞞、篡改甚至損毀電子郵件數(shù)據(jù)，這些行為與“法規(guī)遵從”原則是背道而馳的。但是，任何被刪除、篡改的電子郵件數(shù)據(jù)都能夠通過現(xiàn)代技術(shù)手段找到痕跡并加以分析認(rèn)定和恢復(fù)，這無疑極大地增強(qiáng)了它的可用效力。3.電子郵件歸檔的成本維護(hù)必須是可用的。隨著政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位業(yè)務(wù)活動(dòng)的持續(xù)開展，電子郵件系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)會(huì)不斷累加，大量的電子郵件數(shù)據(jù)保存在價(jià)格昂貴的主存儲(chǔ)設(shè)備中，造成硬件投資的不斷增加。這不僅會(huì)嚴(yán)重影響業(yè)務(wù)程序運(yùn)行的效率，而且會(huì)造成許多政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位盲目地減少電子郵件數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)數(shù)量，縮短電子郵件數(shù)據(jù)存儲(chǔ)周期。所以，數(shù)字時(shí)代人們考慮電子郵件存儲(chǔ)成本的主要出發(fā)點(diǎn)已經(jīng)不再是物理

6、空間，而是數(shù)據(jù)成本維護(hù)，要從電子郵件整體數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、系統(tǒng)效率的角度全面衡量，確保電子郵件歸檔的數(shù)據(jù)維護(hù)成本的最優(yōu)化。（二）保證電子郵件歸檔數(shù)據(jù)的安全性1.電子郵件的傳輸網(wǎng)絡(luò)必須是安全的。眾所周知，電子郵件傳輸采用的是SMTP協(xié)議，即簡(jiǎn)單郵件傳輸協(xié)議，它傳輸?shù)臄?shù)據(jù)沒有經(jīng)過任何加密。因此，要通過防火墻、加密技術(shù)防止他人在網(wǎng)路上截獲、篡改郵件內(nèi)容和破解除電子郵箱、查看電子郵件內(nèi)容，確保電子郵件在網(wǎng)絡(luò)上暢通無阻地安全傳輸和運(yùn)行。2.電子郵件的內(nèi)容信息必須是安全的。非實(shí)名傳送機(jī)制導(dǎo)致的惡意電子郵件、垃圾電子郵件、各種病毒電子郵件等直接威脅目標(biāo)用戶，不實(shí)信息、欺詐內(nèi)容讓許多用戶蒙受損失。因此要遵守電子郵件的

7、安全守則，對(duì)有意無意泄露客戶信息并造成重大損失者，追究其相應(yīng)的法律責(zé)任。3.電子郵件的使用管理必須是安全的。任何先進(jìn)的防火墻和加密技術(shù)都不是完美無缺的，要保證電子郵件歸檔數(shù)據(jù)的安全，在法規(guī)遵從原則下，使用管理是一個(gè)重要的因素。隨著信息系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的累積，電子郵件歸檔中風(fēng)險(xiǎn)事故極易發(fā)生。如員工跳槽，將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中歷年的文件（包括機(jī)密文件）全部拷貝帶走。如果能及時(shí)將電子郵件歸檔，從辦公自動(dòng)化系統(tǒng)卸載出來，則可有效地規(guī)避此類風(fēng)險(xiǎn)。二、“法規(guī)遵從”原則的實(shí)施方案（一）加強(qiáng)電子郵件歸檔的信息保護(hù)電子郵件在許多方面優(yōu)于傳統(tǒng)的郵件，隨著因特網(wǎng)的普及及應(yīng)用，電子郵件在很大程度上取代了傳統(tǒng)的郵件。電子郵件的安

8、全作為網(wǎng)絡(luò)安全的一部分，既有自己的特殊性，又有與網(wǎng)絡(luò)安全相通之處。一些政府機(jī)關(guān)、公司的電子郵件、電子文檔散落于工作人員的桌面電腦、筆記本電腦、PDA以及多個(gè)服務(wù)器和備份磁帶中，由于沒有系統(tǒng)地整理、歸檔，要及時(shí)找到相關(guān)的資料顯得極其困難。另外，任何電子設(shè)備的故障也有可能導(dǎo)致電子郵件重要數(shù)據(jù)的丟失或損壞。中華人民共和國(guó)檔案法規(guī)定，“不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的”，“由縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門、有關(guān)主管部門對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任”。電子郵件的安全威脅除了管理者的個(gè)人因素外，還有郵箱地址欺騙、垃圾郵件、郵箱病毒、郵箱炸彈、郵箱

9、攔截、用戶信息和郵件信息泄露等?？梢?，為能輕松應(yīng)對(duì)法律訴訟，依據(jù)“法規(guī)則遵從”原則，要保護(hù)電子郵件的信息必須加強(qiáng)電子郵件的安全管理，如專門建立垃圾郵件活頁夾，經(jīng)常檢查，防止丟掉被錯(cuò)看成是垃圾的郵件；不在公眾場(chǎng)合下公布電子郵箱信息，防止電子郵件“炸彈”報(bào)復(fù)或其它威脅；給電子郵件加密，使用自己的密鑰對(duì)指紋進(jìn)行加密，保證郵件在發(fā)送過程中沒有被更；遇到攻擊時(shí)向自己所在的ISP求援，一旦發(fā)現(xiàn)信箱被轟炸或者收到可疑信息時(shí)，用電話向自己上網(wǎng)的ISP服務(wù)商求援；在電子郵件中安裝過濾器對(duì)電子郵件進(jìn)行過濾；隱藏自己的電子郵件地址；謹(jǐn)慎使用自動(dòng)回信功能；保護(hù)郵件列表中的電子郵箱地址；時(shí)刻警惕郵件病毒的襲擊，等等。（

10、二）加強(qiáng)電子郵件歸檔的使用管理電子郵件歸檔的使用管理要嚴(yán)格遵從各類法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。如我國(guó)2005年專門頒布了國(guó)家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則，規(guī)定了公務(wù)電子郵件的撰寫、傳遞、鑒定、歸檔、整理、移交與保管等規(guī)范化程序與管理規(guī)則。盡管該標(biāo)準(zhǔn)針對(duì)公務(wù)電子郵件，但對(duì)商務(wù)電子郵件同樣有參考價(jià)值。電子郵件需要保留多久以及必須保留哪些信件，由于行業(yè)之間的工作性質(zhì)不一樣，必須制定相應(yīng)的電子郵件歸檔范圍和保管期限。對(duì)于電子郵件管理者來說，滿足“法規(guī)遵從”原則，還須具備一套能夠捕獲郵件系統(tǒng)中的所有內(nèi)容的方案。當(dāng)需要因調(diào)查、法律支持等原因而尋找電子郵件的時(shí)，智能的搜索不僅要保證能夠查找到需要的電子郵件

11、，更重要的是查找的及時(shí)性、準(zhǔn)確性。（三）加強(qiáng)電子郵件歸檔的成本控制“據(jù)OstermanResearch的統(tǒng)計(jì)，Email及其附件的存儲(chǔ)空間以每年37%的速度增長(zhǎng)，這給企業(yè)在存儲(chǔ)設(shè)備和管理上的投入帶來較大的負(fù)擔(dān)?！?但是，對(duì)電子郵箱設(shè)置空間限制并不是進(jìn)行成本控制的最佳措施，這不僅會(huì)降低工作效率，還會(huì)錯(cuò)誤地驅(qū)使電子郵件的管理者為了保證新郵件獲得空間而刪除重要的電子郵件。在當(dāng)前信息化廣泛應(yīng)用的背景下，政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位關(guān)注是否符合社會(huì)法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)為重要因素。電子郵件歸檔在成本控制上應(yīng)本著“法規(guī)遵從”原則，便于利用，確保安全。電子郵件的成本控制有兩個(gè)步驟，首先是確定電子郵件存儲(chǔ)的內(nèi)容，并且不同性

12、質(zhì)的電子郵件需要存儲(chǔ)的時(shí)間要求是不等的。其次是確定歸檔系統(tǒng)。電子郵件歸檔應(yīng)從降低管理及支持成本角度考慮，通過精簡(jiǎn)操作電子郵件管理過程的方式，改進(jìn)搜索和檢索流程，管理人員用更少的時(shí)間就能檢索出存儲(chǔ)和歸檔的信息，減少人工成本的同時(shí)也提高工作效率。三、結(jié)語盡管我國(guó)目前的法律法規(guī)對(duì)電子郵件的數(shù)據(jù)保留問題沒有提出嚴(yán)格規(guī)定，但電子郵件在歸檔中的“法規(guī)遵從”原則不能回避。行業(yè)部門的部門規(guī)章里已經(jīng)涉及這一問題。如信息產(chǎn)業(yè)部在2006年頒布實(shí)施的互聯(lián)網(wǎng)電子郵件服務(wù)管理辦法已經(jīng)規(guī)定：“公民使用互聯(lián)網(wǎng)電子郵件服務(wù)的通信秘密受法律保護(hù)”，同時(shí)提出了“互聯(lián)網(wǎng)電子郵件服務(wù)提供者應(yīng)當(dāng)記錄經(jīng)其電子郵件服務(wù)器發(fā)送或者接收的互聯(lián)網(wǎng)電子郵件的發(fā)送或