討論國(guó)有商業(yè)銀行檔案管理現(xiàn)存問題及對(duì)策

1、討論國(guó)有商業(yè)銀行檔案管理現(xiàn)存問題及對(duì)策          隨著中國(guó)加入世貿(mào)組織和外資銀行的大規(guī)模進(jìn)人，國(guó)有商業(yè)銀行將面臨著更加激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。因此，近幾年各大國(guó)有銀行都在加緊深化人事與激勵(lì)機(jī)制、信貸經(jīng)營(yíng)管理、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理和內(nèi)部控制體制等多方面的改革，加快金融創(chuàng)新的步伐，增強(qiáng)信息技術(shù)的統(tǒng)一發(fā)展和應(yīng)用能力;而這些改革必將對(duì)國(guó)有商業(yè)銀行的原有檔案管理體制、模式和方式方法等產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響，促使商業(yè)銀行逐步建立適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度的檔案工作體系，繼續(xù)在銀行業(yè)務(wù)的開拓發(fā)展、重要權(quán)益的維護(hù)、內(nèi)控體系和企業(yè)文化的建設(shè)等方面發(fā)揮

2、不可或缺的重要支持保障作用。而較少考慮獨(dú)立全宗內(nèi)各門類檔案論文發(fā)表統(tǒng)一綜合管理的專業(yè)保管要求。      檔案利用工作水平和主動(dòng)服務(wù)能力有待提升。檔案利用方式以查檔為主，利用手段特別是銀行業(yè)務(wù)檔案的利用以手工提供服務(wù)為主。另一方面，檔案編研工作與企業(yè)文化建設(shè)的結(jié)合不夠密切。檔案管理在支持業(yè)務(wù)開拓、防范業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和加強(qiáng)內(nèi)部控制等方面的作用不夠明顯。      國(guó)有商業(yè)銀行檔案管理可采取的幾點(diǎn)改進(jìn)措施一、目前國(guó)有商業(yè)銀行檔案管理面臨的主要問題     

3、 檔案工作垂直管理體制有待進(jìn)一步健全。近年來四大國(guó)有商業(yè)銀行都逐步開展了檔案管理體制的改革，經(jīng)國(guó)家檔案局同意，初步建立了全系統(tǒng)檔案工作實(shí)行垂直管理的體制。雖然原有的檔案工作機(jī)構(gòu)、檔案工作隊(duì)伍和檔案管理制度為垂直管理體制奠定了一定基礎(chǔ)，但是如何在新形勢(shì)下開展全系統(tǒng)檔案工作的統(tǒng)一管理、如何加強(qiáng)對(duì)各級(jí)分支機(jī)構(gòu)的檔案業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)、如何開展檔案制度和檔案隊(duì)伍建設(shè)等，已經(jīng)成為國(guó)有商業(yè)銀行檔案管理中急待解決的重要問題。      檔案內(nèi)容和載體日趨多樣化，檔案數(shù)量迅速膨脹。一方面檔案管理內(nèi)容中較以往增加了法律事務(wù)、審計(jì)、對(duì)私信貸、中間業(yè)務(wù)、信息技術(shù)應(yīng)用、電

4、子檔案和實(shí)物檔案等，檔案門類由此而擴(kuò)展豐富;另一方面檔案載體較以往更加多樣，包括紙質(zhì)、膠片、磁帶、硬盤、軟盤、光盤等形式。同時(shí)銀行業(yè)務(wù)的迅速發(fā)展、管理的日趨嚴(yán)格和細(xì)化、計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，促使各門類檔案的數(shù)量，尤其是銀行業(yè)務(wù)檔案和電子檔案的數(shù)量明顯上升。據(jù)對(duì)某地區(qū)一級(jí)分行的不完全統(tǒng)計(jì)，至2002年底，該分行系統(tǒng)內(nèi)各門類檔案已達(dá)247.8萬卷，其中會(huì)計(jì)檔案 174 . 1萬卷，占總量的70%;信貸檔案55.2萬卷，占22%;每年增加檔案約35萬卷。      檔案管理向新業(yè)務(wù)領(lǐng)域延伸不足。檔案內(nèi)容的多樣和數(shù)量的上升是銀行經(jīng)營(yíng)前臺(tái)業(yè)務(wù)迅速擴(kuò)大和后

5、臺(tái)管理更趨嚴(yán)格先進(jìn)的結(jié)果之一。然而源于種種因素，檔案管理的發(fā)展未能及時(shí)跟上業(yè)務(wù)管理發(fā)展的速度，包括檔案管理制度的制定和頒布、業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)、工作考核和檢查等方面。這種缺乏前期規(guī)劃的管理滯后，是影響檔案材料安全和完整論文發(fā)表的重要因素。檔案隊(duì)伍建設(shè)尚需加強(qiáng)?；诔杀?、效益等因素，基層單位經(jīng)營(yíng)管理者考慮的往往是充分使用人力資源，將綜合素質(zhì)高的人充實(shí)到業(yè)務(wù)前臺(tái);因此基層檔案人員兼職情況較多、流動(dòng)性也在加大，檔案人員專業(yè)素質(zhì)水平高低不均。      同時(shí)對(duì)于檔案庫房設(shè)置和硬件設(shè)施配備多以滿足數(shù)量上存放需要為依   

6、0;  (一)加強(qiáng)檔案工作體系建設(shè)。      1、在管理體制方面，貫徹全系統(tǒng)檔案工作垂直管理的要求，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理。建立健全總行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下的一級(jí)分行、二級(jí)分行和縣級(jí)行的檔案工作四級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)，建立各級(jí)檔案管理人員責(zé)任制。同時(shí)適應(yīng)商業(yè)銀行內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)改革的要求，優(yōu)化中心城區(qū)行的檔案管理機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)其分支機(jī)構(gòu)的縱向監(jiān)管和控制力度。      2、在制度建設(shè)方面，健全檔案制度體系，完善檔案標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，初步形成以檔案管理總辦法為主導(dǎo)，各門類檔案管理辦法為縱向，各項(xiàng)檔案工作制度

7、為橫向的檔案制度體系。      3、在監(jiān)督指導(dǎo)方面，完善系統(tǒng)檔案工作檢查制度，加強(qiáng)對(duì)基層(部門)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，健全檔案工作年檢和綜合、專題考評(píng)制度。       (二)加強(qiáng)重要檔案的集約管理和檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。      1、強(qiáng)化銀行業(yè)務(wù)檔案和新領(lǐng)域檔案(如電子檔案、實(shí)物檔案等)的建檔管理;及時(shí)形成和完善相關(guān)的管理制度，深人開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，可通過建立管理示范行來全面推行規(guī)范建檔，而后進(jìn)行檢查考評(píng)推動(dòng)持續(xù)實(shí)施，徹底改變檔案管理滯后

8、業(yè)務(wù)發(fā)展的局面。      2、實(shí)施對(duì)系統(tǒng)內(nèi)重要檔案、保管期限較長(zhǎng)檔案的集中管理?？沙闪⒅行某鞘行械臋n案管理中心，提高檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水準(zhǔn)，使重要檔案資源得到安全保管和有效利用。例如可切實(shí)加強(qiáng)對(duì)重要業(yè)務(wù)檔案(包括信貸、會(huì)計(jì)、中間業(yè)務(wù)等檔案)、新門類檔案(信息技術(shù)、實(shí)物、電子等檔案)和重大活動(dòng)、重大基建項(xiàng)目檔案等的統(tǒng)一接收，而對(duì)于保管期限較短的檔案仍由基層單位管理。這樣，一方面可提高重要檔案的管理水平，維護(hù)其安全完整;另一方面也可減少基層單位檔案管理成本，從而使全系統(tǒng)內(nèi)有限的檔案管理資源得到科學(xué)分配、合理運(yùn)用。   

9、   3、要推動(dòng)檔案鑒定銷毀工作，提高檔案庫房資源利用效益。檔案數(shù)量猛增對(duì)檔案庫房帶來不小壓力，因此適時(shí)組織開展對(duì)超過保管期限的檔案的鑒定銷毀工作，是優(yōu)化檔案庫存結(jié)構(gòu)的重要途徑。       (三)加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)。      1、推行檔案人員持證上崗和業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)制。對(duì)各級(jí)檔案部門人員和各部門檔案人員普及上崗培訓(xùn)，凡新到崗人員必須取得檔案管理崗位資格證書。      2、對(duì)檔案業(yè)務(wù)骨干人員實(shí)施檔案繼續(xù)教育論文，使之及

10、時(shí)掌握檔案業(yè)務(wù)新理論、新知識(shí)和新技能。      3、同時(shí)系統(tǒng)內(nèi)要定期組織各級(jí)單位專(兼)職檔案人員進(jìn)行檔案新規(guī)章制度、相關(guān)銀行業(yè)務(wù)和專業(yè)技能的更新培訓(xùn)，提高檔案人員的綜合素質(zhì)，適應(yīng)新階段、新環(huán)境對(duì)檔案管理工作的新要求。       (四)加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。      1、在系統(tǒng)內(nèi)應(yīng)推行統(tǒng)一的檔案綜合信息管理系統(tǒng)，形成總分行相對(duì)集中的檔案目錄信息和全文信息的共享數(shù)據(jù)庫，使系統(tǒng)內(nèi)重要檔案信息資源得到整合，并能提供網(wǎng)上高效檢索。要堅(jiān)持分級(jí)建庫、相對(duì)集中的原則，不應(yīng)重復(fù)進(jìn)行數(shù)字化處理，避免浪費(fèi)人力、物力和財(cái)務(wù)資源。      2、對(duì)中心城市行集中管理的檔案實(shí)體進(jìn)行條形碼管理，對(duì)檔案實(shí)體的出人庫、查借閱和庫存盤點(diǎn)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理。      3、推動(dòng)各基層單位文檔一體化系統(tǒng)的運(yùn)用，使基層單位的檔案管理的現(xiàn)代化水平有質(zhì)的提高。      (五)加強(qiáng)檔案利